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© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Digitalisierung im HR SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung Referent: Sebastian Selent | MHPBoxenstopp: 12.12.2017 © 2017 MHP – A Porsche Company

Automatisierte AU-Bescheinigungen

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© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH

Digitalisierung im HR

SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Referent: Sebastian Selent | MHPBoxenstopp: 12.12.2017

© 2017 MHP – A Porsche Company

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© 2017 MHP – A Porsche Company 2

19.12.2017 Softwarequalität messen und absichern Die Basis für jedes IoT-Projekt

Weitere MHPBoxenstopps www.mhp.com/events

Fahrplan Zu Beginn sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten.

1. MHPBoxenstopp Vortrag Sebastian Selent

2. Pressekonferenz (Fragen & Antworten) Sie können bereits während der Web Session über die

Chatfunktion im rechten Fenster Fragen einreichen.

www.youtube.de/MHPProzesslieferantwww.slideshare.net/MHPInsights

MHPBoxenstopp verpasst? Alle vergangenen MHPBoxenstopps finden Sie hier:

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 3: Automatisierte AU-Bescheinigungen

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Sebastian Selent

Senior Manager

Human Resource

2004-2007 SAP-Berater Technologiekonzern

2007-2015 Manager/SAP-Berater HR Consulting

2016-heute Produktmanager AU-Scan bei MHP

2004 Wirtschaftsinformatiker HTW Berlin

Fahrerprofil

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 4: Automatisierte AU-Bescheinigungen

© 2017 MHP – A Porsche Company 4

1. Allgemeine Anforderungen an die Prozessdigitalisierung

2. OCR mit Abbyy

3. MHP AU-Scan – Produkte im Digitalisierungsprozess

4. MHP AU-Scan – Roadmap

5. Fragen und Antworten

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 5: Automatisierte AU-Bescheinigungen

© 2017 MHP – A Porsche Company 5

1. Allgemeine Anforderungen an die Prozessdigitalisierung

2. OCR mit Abbyy

3. MHP AU-Scan – Produkte im Digitalisierungsprozess

4. MHP AU-Scan – Roadmap

5. Fragen und Antworten

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 6: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

1. Digitalisierung im HR – Produkte im Automatisierungsprozess der AU

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 6

Digitalisierung im HR

AU-Scan

Page 7: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

1. Digitalisierung im HR – Produkte im Automatisierungsprozess der AU

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 7

Digitalisierung im HR

AU-Scan

Page 8: Automatisierte AU-Bescheinigungen

© 2017 MHP – A Porsche Company 8

1. Allgemeine Anforderungen an die Prozessdigitalisierung

2. OCR mit Abbyy

3. MHP AU-Scan – Produkte im Digitalisierungsprozess

4. MHP AU-Scan – Roadmap

5. Fragen und Antworten

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 9: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

2. Abbyy Flexicapture / OCR-Erkennung

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 9

Digitalisierung im HR

Quelle: abbyy.com

Page 10: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 10

Digitalisierung im HR

AU-Scan

2. Abbyy Flexicapture / OCR-Erkennung

Page 11: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 11

Digitalisierung im HR

AU-Scan

2. Abbyy Flexicapture / OCR-Erkennung

Page 12: Automatisierte AU-Bescheinigungen

© 2017 MHP – A Porsche Company 12

1. Allgemeine Anforderungen an die Prozessdigitalisierung

2. OCR mit Abbyy

3. MHP AU-Scan – Produkte im Digitalisierungsprozess

4. MHP AU-Scan – Roadmap

5. Fragen und Antworten

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 13: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Digitalisierung im HR – AU-Scan-Produkte im Automatisierungsprozess der AU

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 13

Digitalisierung im HR

Process Engine

SAP Addon zur Installation in SAP-Systeme, um vielfältige Datenimport-Prozesse abzubilden und zu

automatisieren. Sie ermöglicht es, prozessgesteuert eingehende Informationen vollautomatisiert zu

verarbeiten und zu verbuchen.

Scan Data Center

Das AddOn „Scan Data Center“ basiert auf dem Framework der ProzessEngine. Es ist ein Baustein zum

Aufruf, zur Validierung und zum Zurückschreiben der Scandaten aus/in eine(r) Protokolltabelle.

Die Protokolltabelle stellt dabei die Schnittstelle beider dar.

Generische Outbound Schnittstelle PA / OM

Die „Generische Outbound Schnittstelle PA“ ist ein SAP Addon zur Installation in SAP-Systeme, um

vielfältige Outbound Datenexport-Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Es ermöglicht,

prozessgesteuert, ausgehende Informationen vollautomatisiert zu ermitteln und zu exportieren.

Page 14: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Durchgängig customizierbare Prozessabläufe für Schnittstellen

Prozessschritte werden generisch definiert

Prozesse sind eine Abfolge von Prozessschritten

Prozessschritte können durch Prozessschrittfunktionen (Step

Functions) untergliedert werden

Prozessschritte erhalten Parameter

Vordefinierte Prozessschritte:

Emails versenden

Infotypen schreiben

Pernr Prüfungen

Restart-Funktion

Eigene Step Functions !

Eigene Prozessschritte !!

Eigene Prozesse !!!

Jede Funktion jede Methode kann redefiniert werden.

3. Digitalisierung im HR – Process Engine

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 14

Digitalisierung im HR

Page 15: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. ProcessEngine - Prozess-Schaubild Allgemein

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 15

Digitalisierung im HR

XML-Datei

mit den

Nutzdaten Es

können auch

mehrere

Dokumente

in einer Datei

bereitgestellt

werden.

User Exit, z.B.

Sortierungen

Process Engine

Aufruf und Einlesen

der Dateien in die

Process Engine

Update der

relevanten

Tabellen/Infotypen

Generierung

Mail/Ticket bei

Fehler, z.B.

PersonalNr

gesperrt etc.

1

Datenvalidierung,

z.B. Ist die

Personalnummer

vorhanden?

42

5Datenkonvertierung

zur

Weiterverarbeitung

durch SAP

3

6

Dokumenten-

archivierung

7

Page 16: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. ProcessEngine - Prozess-Schaubild AU-Scan

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 16

Digitalisierung im HR

Process Engine

Sortierung der gelieferten

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

nach Ausstelldatum, sowie Erst- bzw.

Folgebescheinigung

Umwandlung des Datumsformates

„TT.MM.JJJJ“ in das SAP-interne

Datumsformat „JJJJ.MM.TT“

Umwandlung der Checkbox-

Informationen

• Existiert die Personalnummer?

• Mitarbeiter „aktiv“?

• Mitarbeiter zum AU-Beginn aktiv

• Mitarbeiter zum AU-Ende aktiv

• Ist eine Erstbescheinigung zur

Folgebescheinigung vorhanden?

• Liegt Arbeits- bzw. Wegeunfall vor?

• Liegt eine Abwesenheit (Krankheit) >

42 Tage vor? (Entgeltfortzahlung

Krankenkasse)

• Fachliche Updateverarbeitung bei

vorhandenen Abwesenheiten (Splitt,

Löschen, Abgrenzen usw.)

• Wiederholungsläufe bei gesperrte

Personalnummern

• Protokollierung

UpdateDatenvalidierung

4 5

DatenkonvertierungUser Exit

32

Page 17: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Sind die Daten logisch

Nicht älter als n Tage

Nicht in der Zukunft angelegt

Ergeben die Daten einen Sinn (keine Buchstaben

im Datum, keine Zahlen im Namen, … )

Gibt es den MA im Unternehmen?

Ist der MA aktiv?

Gibt es eine Erstbescheinigung zur

Folgebescheinigung?

Ist der MA in ATZ?

Liegt Beginn der AU nach Eintritt?

Gibt es Kollisionen, die verhindert werden müssen?

Andere Abwesenheiten

Anwesenheiten

Vertretungen

Bereitschaften

Mehrarbeiten

Kontingente

Jede Funktion jede Methode kann redefiniert

werden.

3. Digitalisierung im HR – Process Engine

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 17

Digitalisierung im HR

Page 18: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Do

ku

men

te e

rkan

nt

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 18

3. OCR & Process Engine.

Einreichung der

Arbeitsunfähigkeitsbescheini-

gung (AU) beim Arbeitgeber

Bild- & Textverarbeitung

(OCR)

Scan der AU

Erzeugung einer CSV- und

PDF-Datei

Speicherung der Nutzdaten in

den jeweiligen Mitarbeiter-

Personalstammsatz

xxx

ProcessEngine

Automatisierte Einspielung

der AU-Daten.

Manuelle Eingabe

Do

ku

men

te n

ich

t erk

an

nt

XY%

XY%

Speicherung der Nutzdaten in

den jeweiligen Mitarbeiter-

Personalstammsatz

Digitalisierung im HR

Page 19: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Produkte im Automatisierungsprozess der AU

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 19

Digitalisierung im HR

Process Engine

SAP Addon zur Installation in SAP-Systeme, um vielfältige Datenimport-Prozesse abzubilden und zu

automatisieren. Sie ermöglicht es, prozessgesteuert eingehende Informationen vollautomatisiert zu

verarbeiten und zu verbuchen.

Scan Data Center

Das AddOn „Scan Data Center“ basiert auf dem Framework der ProzessEngine. Es ist ein Baustein zum

Aufruf, zur Validierung und zum Zurückschreiben der Scandaten aus/in eine(r) Protokolltabelle.

Die Protokolltabelle stellt dabei die Schnittstelle beider dar.

Generische Outbound Schnittstelle PA / OM

Die „Generische Outbound Schnittstelle PA“ ist ein SAP Addon zur Installation in SAP-Systeme, um

vielfältige Outbound Datenexport-Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Es ermöglicht,

prozessgesteuert, ausgehende Informationen vollautomatisiert zu ermitteln und zu exportieren.

Page 20: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. ProcessEngine - Prozess-Schaubild Allgemein

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 20

Digitalisierung im HR

XML-Datei

mit den

Nutzdaten Es

können auch

mehrere

Dokumente

in einer Datei

bereitgestellt

werden.

User Exit, z.B.

Sortierungen

Process Engine

Aufruf und Einlesen

der Dateien in die

Process Engine

Update der

relevanten

Tabellen/Infotypen

Generierung

Mail/Ticket bei

Fehler, z.B.

PersonalNr

gesperrt etc.

1

Datenvalidierung, z.B. Ist die

Personalnummer vorhanden?

4

2

5Datenkonvertierung

zur

Weiterverarbeitung

durch SAP

3

6

OPTIONAL:

Dokumentan-

archivierung

7

Page 21: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Scan Data Center - Prozess-Schaubild Allgemein

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 21

Digitalisierung im HR

Ermittlung aller AU-Daten-

sätze, die in der Protokoll-

tabelle den Status „SCA0“

haben.

Möglichkeit der

Berechtigungsprüfung. Der

Sachbearbeiter hat nur

eingeschränkten Zugriff auf

Personaldaten.

Um Doppelbearbeitung zu

vermeiden, wird während der

Bearbeitungszeit der Status

auf „SCA1“ gesetzt.

Suchbereich

Aktivitätenbereic

h

Gescanntes

Dokument (PDF)

Gesamtheit aller

Datensätze der

Protokolltabelle

(Status SCA0)

Prozess- und

Scandaten

(CSV) aus der

Protokolltabelle

Page 22: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Digitalisierung im HR – Process Engine

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 22

Digitalisierung im HR

Datenvalidierung

Online vs Batch-Modus

Für jeden Prüftyp lassen sich

die Prüfungen einzeln

konfigurieren und aktivieren.

So ist es möglich, Prüfungen

für die automatische

Verarbeitung anders

durchzuführen als in der

Online-Nachbearbeitung.

Page 23: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Protokolltabelle

3. Scan Data Center - Prozess-Schaubild Allgemein

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 23

Digitalisierung im HR

Scan Data Center

Scan Data Center ermöglicht die Korrekturen der

nicht erkannten Datensätze schneller und flexibler

Einreichung der

Arbeitsunfähigkeitsbes

cheinigung (AU) beim

Arbeitgeber

Do

ku

men

te e

rkan

nt

Bild- & Textverarbeitung

(OCR)

Scan der AU

Erzeugung einer CSV- und

PDF-Datei

Do

ku

men

te n

ich

t erk

an

nt

Speicherung der

Nutzdaten in den

jeweiligen Mitarbeiter-

Personalstammsatz

ProcessEngine

Automatisierte

Verarbeitung der

Daten.

Zurückschreibe

n der

Korrekturen

Page 24: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Produkte im Automatisierungsprozess der AU

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 24

Digitalisierung im HR

Process Engine

SAP Addon zur Installation in SAP-Systeme, um vielfältige Datenimport-Prozesse abzubilden und zu

automatisieren. Sie ermöglicht es, prozessgesteuert eingehende Informationen vollautomatisiert zu

verarbeiten und zu verbuchen.

Scan Data Center

Das AddOn „Scan Data Center“ basiert auf dem Framework der ProzessEngine. Es ist ein Baustein zum

Aufruf, zur Validierung und zum Zurückschreiben der Scandaten aus/in eine(r) Protokolltabelle.

Die Protokolltabelle stellt dabei die Schnittstelle beider dar.

Generische Outbound Schnittstelle PA / OM

Die „Generische Outbound Schnittstelle PA“ ist ein SAP Addon zur Installation in SAP-Systeme, um

vielfältige Outbound Datenexport-Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Es ermöglicht,

prozessgesteuert, ausgehende Informationen vollautomatisiert zu ermitteln und abzuspeichern.

Page 25: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Generic Outbound Interface

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 25

Digitalisierung im HR

Ähnlich wie in der Process

Engine lassen sich über

Customizing Prozesse

erstellen und steuern.

Allerdings werden mit der

GOI Datenextrakte erzeugt,

also Schnittstellen, die

andere Systeme beliefern.

Datenlieferungen lassen sich

über die Angabe des

Spaltennamens, der

Infotypnummer und des

technischen Feldnamens

„zusammenstecken“. Eigene

Datenermittlungsmethoden

können eingebunden

werden.

Page 26: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

3. Produkte im Automatisierungsprozess der AU - Zusammenfassung

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 26

Digitalisierung im HR

+ + =

AU-Scan

Page 27: Automatisierte AU-Bescheinigungen

© 2017 MHP – A Porsche Company 27

1. Allgemeine Anforderungen an die Prozessdigitalisierung

2. OCR mit Abbyy

3. MHP AU-Scan – Produkte im Digitalisierungsprozess

4. MHP AU-Scan – Roadmap

5. Fragen und Antworten

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 28: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 28

Digitalisierung im HR

4. Roadmap AU-Scan 2017 - 2019

Ready to DeliverVollständige

Lieferfähigkeit inkl.

Integration Support der

Lösung in das MHP

Application Management

Anbindung KIRückfluss der

Erkenntnisse aus

der Belegüberarbeitung in

den OCR-Prozess

Start AU-ScanAufnahme der Lösung AU-

Scan in das

Produktportfolio der MHP

AU-Scan-AppEntwicklung und

Anbindung einer

App für die mobile

Erfassung der AU-

Bescheinigungen in der

SAP Cloud Plattform

Full-CloudVollständige Übertragung

der ProcessEngine und

ScanDataCenter in die

SAP-CP

01. Okt. 2017 15. Dez. 2017

2018 20202019

Page 29: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Protokolltabelle

4. Roadmap-Thema 1: AU-Scan-App

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 29

Digitalisierung im HR

Scan Data Center

Scan Data Center ermöglicht die Korrekturen der

nicht erkannten Datensätze schneller und flexibler

Einreichung der

Arbeitsunfähigkeitsbes

cheinigung (AU) beim

Arbeitgeber

Do

ku

men

te e

rkan

nt

Bild- & Textverarbeitung

(OCR)

Scan der AU

Erzeugung einer CSV- und

PDF-Datei

Do

ku

men

te n

ich

t erk

an

nt

Speicherung der

Nutzdaten in den

jeweiligen Mitarbeiter-

Personalstammsatz

ProcessEngine

Automatisierte

Verarbeitung der

Daten.

Zurückschreibe

n der

Korrekturen

Page 30: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Protokolltabelle

4. Roadmap-Thema 1: AU-Scan-App ohne OCR

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 30

Digitalisierung im HR

Scan Data Center

Scan Data Center ermöglicht die Korrekturen der

nicht erkannten Datensätze schneller und flexibler

MA fotografiert AU-

Bescheinigung

Speicherung der

Nutzdaten in den

jeweiligen Mitarbeiter-

Personalstammsatz

ProcessEngine

Automatisierte

Verarbeitung der

Daten.

Zurückschreibe

n der

Korrekturen

Page 31: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

Protokolltabelle

4. Roadmap-Thema 1: AU-Scan-App mit OCR

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 31

Digitalisierung im HR

Scan Data Center

Scan Data Center ermöglicht die Korrekturen der

nicht erkannten Datensätze schneller und flexibler

MA fotografiert AU-

Bescheinigung

Speicherung der

Nutzdaten in den

jeweiligen Mitarbeiter-

Personalstammsatz

ProcessEngine

Automatisierte

Verarbeitung der

Daten.

Zurückschreibe

n der

Korrekturen

Page 32: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

4. Roadmap-Thema 2: KI-Integration

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 32

Digitalisierung im HR

Page 33: Automatisierte AU-Bescheinigungen

l

4. Roadmap-Thema 3: Full-Cloud

12.12.2017© MHP Management- und IT-Beratung GmbH 33

Digitalisierung im HR

MA fotografiert AU-

Bescheinigung

Page 34: Automatisierte AU-Bescheinigungen

© 2017 MHP – A Porsche Company 34

1. Allgemeine Anforderungen an die Prozessdigitalisierung

2. OCR mit Abbyy

3. MHP AU-Scan – Produkte im Digitalisierungsprozess

4. MHP AU-Scan – Roadmap

5. Fragen und Antworten

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Page 35: Automatisierte AU-Bescheinigungen

35© 2017 MHP – A Porsche Company

MHPBoxenstopp: SAP Addon – automatisierte AU-Bescheinigung

Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH

MHP – A PORSCHE COMPANY

Sebastian Selent

Senior Manager

Human Resource

Mobil: +49 (0)151 2030 2396

E-Mail: [email protected]

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MHPBoxenstopp verpasst? Kein Problem!

Mitschnitte und Videos:

http://www.youtube.com/MHPProzesslieferant

Präsentationsunterlagen:

http://de.slideshare.net/MHPInsights

MHPBoxenstopp: Timetable 2017

MHPBoxenstopp

Softwarequalität

messen und

absichern19.12.2017 - 11:00

Uhr