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connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV Wir sorgen für exzellente Geschäftsprozesse.

Der elektronische Rechnungsaustausch auf Basis des ZUGFeRD-Standard mit Microsoft Dynamics NAV – einfache und kostengünstige Lösung für die Praxis | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

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Referenten: Martin Wanka, Leiter Marketing, COI GmbH und Christian Bruzsa, Leiter Software und Projektrealisierung, Navigate GmbH Systeme und Consulting Weitere Informationen unter: http://ecm-navigator.de/termine/der-elektronische-rechnungsaustausch-auf-basis-des-zugferd-standard-mit-microsoft-dynamics-nav-einfache-und-kostenguenstige-loesung-fuer-die

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© by COI GmbH

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV

Wir sorgen für exzellente Geschäftsprozesse.

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© by COI GmbH

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV

callas software GmbH Schönhauser Allee 6/7 D-10119 Berlin

o Spezialist für Software zur PDF-Optimierung und -Prüfung in Publishing und Archivierung

o Produkte werden in vielen Anwendungen weltweit als OEM Komponente eingesetzt, u.a. in Adobe Acrobat

o Mitarbeit an Industrie-Standards bei ISO und DIN

Folie 2

COI GmbH Am Weichselgarten 23 D-91058 Erlangen

o Produkt- und Branchenlösungen für dokumenten- und prozessoptimiertes Arbeiten

o Spezialist für komplexe Aufgabenstellungen im Bereich Enterprise Content Management

o Fokus auf die Branchen Maschinen- & Anlagenbau, Engineering, Pharma & Life Science

Navigate GmbH Systeme und Consulting Am Weichselgarten 30 b D-91058 Erlangen

o Partner für Business Software

o Projekte in den Bereichen Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR) und Dokumentenmanagement Systeme (DMS)

o Unternehmenssoftware auf Basis der Premiumprodukte Microsoft Dynamics NAV (ehem. Navision), P&I LOGA und Lösungen für Enterprise Content Management

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© by COI GmbH Folie 3

Rechnungsprozesse

Kleinunternehmen

Mittelstand

Großunternehmen

EDI-Prozess

ZUGFeRD-Prozess

Papierprozess

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© by COI GmbH Folie 4

„Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet derzeit ein

• übergreifendes Datenformat

• für elektronische Rechnungen ("ZUGFeRD").“*)

ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig

• bundesweit

• die bestehenden EDI-Standards ergänzen und

• papierbasierte Prozesse ablösen.

FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.

Das Forum soll die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen und hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und

umzusetzen.

*) lt. Forum elektronischer Rechnung Deutschland, http://www.ferd-net.de/

ZUGFeRD – Was steckt dahinter?

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© by COI GmbH Folie 5

• Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung als Dokument und als Datenstruktur

• Nationale Konsensbildung elektronischer Rechnungsaustausch

• Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen zur elektronischen Rechnung

• Einbeziehung und Umsetzung gesetzlicher Vorgaben

• Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten, Einzelinitiativen bleiben nicht berührt

• Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen

*)lt. Forum elektronischer Rechnung Deutschland, http://www.ferd-net.de/

ZUGFeRD – Zielsetzungen

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© by COI GmbH Folie 6 *) Tipps und Tricks zum elektronischen Rechnungsaustausch ohne digitale Signatur, http://www.ferd-net.de/upload/KMU_-_eRechnung_TippsTricks_FeRD_16.11.pdf

Wie verfahren bei elektronischen Rechnungen?

Eingangs-bearbeitung

Inhaltliche Prüfung

Formelle Prüfung

Buchung Archivie-

rung Zahlung

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© by COI GmbH Folie 7 *) Tipps und Tricks zum elektronischen Rechnungsaustausch ohne digitale Signatur, http://www.ferd-net.de/upload/KMU_-_eRechnung_TippsTricks_FeRD_16.11.pdf

*)

Formelle Prüfung nach § 14 (4) UStG

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© by COI GmbH Folie 8

ZUGFeRD – Blick unter die „Motorhaube“

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Buchhaltung des

Lieferanten

Buchhaltung des

Kunden

Rechnungsdruck

Kuvertieren

Rechnungsversand - klassisch

Postausgang

Frankieren

Zustellung Rechnung

Arbeitszeit

Arbeitszeit

Arbeitszeit +

Porto

Arbeitszeit

Posteingang

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV NAV

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Buchhaltung des

Lieferanten

Buchhaltung des

Kunden

Rechnungsdruck

Kuvertieren

Rechnungseingang - klassisch

Postausgang

Frankieren

Zustellung Rechnung

Posteingang

Rechnungseingang

Papier

Postverteilung

Rechnungsprüfung

Papier

Rechnungsfreigabe

Papier

Rechnungserfassung

und Buchung

Rechnungseingang

Papier

Scannen Rechnung

Papier

Auslesen der Inhalte

(OCR)

Fehlerprüfung

Import in Microsoft

Dynamics NAV

Variante A Variante B

Arbeitszeit

Arbeitszeit

Arbeitszeit

Arbeitszeit

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV NAV

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Buchhaltung des

Lieferanten

Buchhaltung des

Kunden

Rechnungsdruck

ZUGFeRD

Microsoft

Dynamics NAV

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

Zusammenführung

zu PDF/A inkl.

ZUGFeRD-Daten

PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

E-Mail-Versand

Rechnung PDF/A

inkl. ZUGFeRD-

Daten

Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

@

@

Rechnungsversand mit ZUGFeRD

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV NAV

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Buchhaltung des

Lieferanten

Buchhaltung des

Kunden

Rechnungsdruck

ZUGFeRD

Microsoft

Dynamics NAV

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

Trennung und

extrahieren

Rechnungsdaten

E-Mail-Versand

Rechnung PDF/A

inkl. ZUGFeRD-

Daten

Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

@

Rechnungseingang mit ZUGFeRD

Vollautomatisches Einlesen in

Microsoft Dynamics NAV

Eingang

Funktionspostfach

ZUGFeRD-

Rechnungen

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

Zusammenführung

zu PDF/A inkl.

ZUGFeRD-Daten

PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

@

@

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV NAV

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© by COI GmbH

Buchhaltung des

Lieferanten

Buchhaltung des

Kunden

Trennung und

extrahieren

Rechnungsdaten

connect.ZUGFeRD

Rechnungsversand & Rechnungseingang

Vollautomatisches Einlesen in

Microsoft Dynamics NAV

Eingang

Funktionspostfach

ZUGFeRD-

Rechnungen

@

Rechnungsdruck

ZUGFeRD

Microsoft

Dynamics NAV

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

Zusammenführung

zu PDF/A inkl.

ZUGFeRD-Daten

PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

E-Mail-Versand

Rechnung PDF/A

inkl. ZUGFeRD-

Daten

Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

@

@

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© by COI GmbH Folie 14

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV Rechnungsversand V2 ohne Angebot NAV

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Buchhaltung des

Lieferanten

Buchhaltung des

Kunden

Trennung und

extrahieren

Rechnungsdaten

connect.ZUGFeRD

Rechnungsversand & Rechnungseingang

Vollautomatisches Einlesen in

Microsoft Dynamics NAV

Eingang

Funktionspostfach

ZUGFeRD-

Rechnungen

@

Rechnungsdruck

ZUGFeRD

Microsoft

Dynamics NAV

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

PDF (1) + Datei

ZUGFeRD (2)

Zusammenführung

zu PDF/A inkl.

ZUGFeRD-Daten

PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

E-Mail-Versand

Rechnung PDF/A

inkl. ZUGFeRD-

Daten

Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

@

@

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connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV Rechnungseingang NAV

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• Der Nutzen allgemein

• kostengünstiger Web-Service

• keine Einstiegshürde bzgl. Investition oder Technik

• einfach nutzbar

• Abrechnung nur nach Nutzungsvolumen

• Unabhängige Nutzung der Lösung beim Sender oder Empfänger da getrennte Web-Services

• Bei Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Standards keine Anpassungen in Microsoft Dynamics NAV notwendig, da Web-Service zentral gepflegt wird

• Vereinfachung des Rechnungsprozesses

• Vermeidung von Erfassungsfehlern

• Langzeitarchivierungsformat PDF/A inklusive

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• Der Nutzen für den Versender

• Wegfall des Papierprozesses

• kein Papierhandling

• kein Porto

• kein Postversand (Reduzierung der Prozesskosten)

• PDF/A-Generierung inklusive,

• früherer Zahlungseingang

• Der Nutzen für den Empfänger

• Wegfall der klassischen Papierverarbeitung

• Wegfall der OCR- und manuellen Nachverarbeitungsschritte

• automatische Übernahme der Rechnung inkl. Rechnungspositionen

• Nutzung von Skontozielen

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Unser Angebot

Lösung

connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV

• 12 Cent je Transaktion

• Einrichtung 1 PT

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Besuchen Sie uns auf dem BITKOM ECM Solutions Park

Halle 3 Stand B17

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Vielen Dank.

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• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland • AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

• Leitfaden „Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“ http://www.ferd-net.de/upload/Leitfaden_zur_Einfuehrung.pdf

• Webseite: http://www.ferd-net.de/

• BITKOM • Faktura Base - Management Summary

http://www.bitkom.org/de/publikationen/38338_74233.aspx

• XING-Gruppe ZUGFeRD • https://www.xing.com/net/pri0a5674x/zugferd/

• connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV • http://www.coi.de/coi-zugferd

• Interessanter Einstieg zum Thema • findet man auf der Webseite der Computerwoche: Neues Format für den elektronischen Rechnungsaustausch (19.04.2013 | von

Carsten Heiermann)**)

*) lt. Forum elektronischer Rechnung Deutschland, http://www.ferd-net.de/ **) Computerwoche, http://www.computerwoche.de/a/neues-format-fuer-den-elektronischen-rechnungsaustausch,2536679

Informationen zum Thema ZUGFeRD NAV