Digitale Signatur mit eEvolution Rechtssicherheit und Kostenersparnis bei

elektronischem Belegversand

Über Mentana-Claimsoft

• Softwarehaus spezialisiert auf:

– Elektronische Signaturen

– Langzeitarchivierung / Beweiswerterhaltung

– Identmanagement / PKI

• Betreiber von sicheren Intermediärportalen im

Internet, etwa Signaturportal.de

• De-Mail Provider

• Sitz: Bad Salzdetfurth / Hannover, Spreenhagen /

Berlin, Niederlassung in der Schweiz

Über Mentana-Claimsoft AG

Auszug E-Billing Kunden:

• AerTicket GmbH, Berlin

• Allianz, München

• Creditreform, Hannover

• Cultuzz Digital Media GmbH, Berlin

• DeltiCom AG, Hannover

• EWE TEL GmbH, Oldenburg

• htp GmbH, Hannover

• Lufthansa Technik AG, Hamburg

• TUI InfoTec GmbH, Hannover…

Was ist eine elektronische Signatur?

Ablauf der Erstellung:

1. Hashwertbestimmung

2. Verschlüsseln des Hashwerts (privater Schlüssel)

3. Kombinieren Dokument und verschlüsselter Hashwert

1

2

3

Was ist eine elektronische Signatur?

Ablauf der Prüfung:

1. Entschlüsseln der Hashwerts (öffentlicher Schlüssel)

2. Eigenes Berechnen des Hashwerts

3. Vergleich der Hashwerte

1

2 3

Technische Umsetzung von Signaturen

• Dokumentenformate

– PDF und PDF/A (ISO 19005-1)

– XML

– Sonstiges (TIFF, DOC etc.)

• Signaturarten

– In das Dokument integrierte Signaturen

• Standard bei PDF

• Möglich bei XML

– Externe Signaturdateien

• PKCS#7 (RSA Standard) für sonstige Formate

Komponenten einer Signaturlösung

• Kartenlesegerät

– Zulassung durch Bundesnetzagentur

– Mindestens Typ 2 (besitzt eine Tastatur)

– Vorgaben Mentana-Claimsoft

• Qualifizierte Signaturkarte (SSEE)

– Stammt von einem Trustcenter (ZDA)

– Verwendung einer Massensignaturkarte

– Vorgabe Mentana-Claimsoft

• Signaturanwendungskomponente

– Zulassungen durch Bundesnetzagentur

– Liefert Mentana-Claimsoft / eEvolution

Elektronische Rechnungen, warum?

• Vorteile:

– Verzicht auf Papierform möglich, sofern Empfänger einverstanden ist

– Keine Porto- und Verarbeitungskosten

– Kein Medienbruch für Transport (B2B)

– Skalierbare Lösungen für eEvolution vorhanden

• Nachteile:

– Signaturserver muss angeschafft und betrieben werden

– Empfänger müssen ggf. überzeugt werden

Elektronische Rechnungen - Nutzen

Kosten für Papierrechnungsstellung:

Druck 0,05

Kuvertierung 0,15

Porto 0,55

Summe 0,75

Kosten für elektronische Signatur:

(Hard und Software)

Standard -3.000 Sig/h 6.000

Performance - 12.000 Sig/h15.000

Zzgl. Wartung 18% p.a.

Bei 24.000 elektronisch signierten

Rechnungen pro Jahr:

Kosten traditionell 18.000

Kosten elektronisch 6.000

Integration & Wartung ca. 2.000

(Verifikationsprotokolle 2.400)

Einsparung 1. Jahr 7.600

Bei 480.000 elektronisch signierten

Rechnungen pro Jahr:

Kosten traditionell 360.000

Kosten elektronisch 15.000

Integration & Wartung ca. 6.000

(Verifikationsprotokolle 36.000)

Einsparung 1. Jahr 303.000

Annahmen [in €] Nettoersparnis [in €]

Elektronische Rechnungen - Erfordernisse

• Versender

– Einverständnis des Empfängers (implizit)

– Qualifizierte elektronische Signatur

– Lesbares Transportformat (etwa PDF)

– Darf nicht selbst das Verifikationsprotokoll liefern

• Empfänger

– Darf elektronische Rechnungen ablehnen

– Elektronische Weiterverarbeitung erforderlich

– Verifikation der elektronischen Rechnung

– Archivierung des Verifikationsprotokoll

Produkte fürs E-Billing

• Einzelsignatur: Office-Signer (Windows)

– Arbeitsplatzlösung für Einzel- und Stapelsignatur

• Massensignatur: eEvolution AutoSigner (Windows)

– Elektronische Rechnungen im Batchbetrieb

• Massenverifikation: eEvolution AutoVerifier (Windows)

– Prüfung von Eingangsrechnungen

• ASP-Lösung: www.signaturportal.de (E-Mail, SOAP)

– SigG-konforme Signatur sowie GDPdU-konforme

Verifikation und Online-Archivierung

Elektronische Rechnungen - Versenderseite

Erstellung Verteilung Signatur

eEvolution

AutoSigner

Webportal

E-Mail

eEvolution

Rechnungs-

Daten

Format-

Vorlagen

Elektronische

Rechnung

(PDF)

Signatur-

karte(n)

Elektronische Rechnungen - Empfängerseite

eEvolution

AutoVerifier Webportal

E-Mail

Empfang Verteilung Verifikation

Archivierung Verifikations-

protokoll

Ausdruck

(= Kopie!)

Onlineverifikation

Signaturportal.de

oder

Elektronisch

signierte

Rechnung

EU: Neuregelung RL/UStG

Änderung der RL 2006/112 EG durch die Europäischen

Kommission, u.a.

• Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung

gefordert! (Sinnvoll?)

• Erforderlich sind:

– Authentizität qual. Zertifikat

– Integrität qual. Signatur

– neu: Lesbarkeit PDF-Format

OK!

EU: Neuregelung RL/UStG

DE: Steuervereinfachungsgesetz

• Umsetzung in nationales Recht bis Ende 2012. Der

deutsche Gesetzgeber hat gearbeitet:

Steuervereinfachungsgesetz

Eine Stellungnahme des BMF dazu wird erwartet…

• Erlaubt sind wahlweise:

– Elektronische Signaturen mit qual. Zertifikat

– Standardisierte EDI Verfahren

– Sonstige Verfahren, die Echtheit und Unversehrtheit

der Inhalte gewährleisten

EU: Neuregelung RL/UStG

DE: Steuervereinfachungsgesetz

• Sonstige Verfahren:

– Nur „Prozesssicherheit“ wird gefordert (WP notwendig?)

– Rechtsicherheit? Prüfer sagt später, ob es ok war…

– Gut für KMUs? Große führen eigene Prozesse ein…

Offen ist, wie die neuen „anderen Verfahren“ - etwa interne

Kontrollverfahren - ausgestaltet werden müssen, um die Echtheit

und Herkunft von elektr. Rechnungen über den vollen

Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zu garantieren.

Zusätzlich bestehen innerhalb der EU erhebliche Unterschiede in

der Auffassung dieser "internen Kontrollverfahren". Eine EU-

weite Harmonisierung ist kurz- und mittelfristig nicht absehbar…

EU: Neuregelung RL/UStG

DE: Steuervereinfachungsgesetz

Warum Signaturen?

Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe a) weist

explizit daraufhin, dass nicht nur Rechnungsversender,

sondern insbesondere auch Rechnungsempfänger in der

Lage sein müssen, Authentizität und Integrität einer

elektronischen Rechnung für den gesamten

Aufbewahrungszeitraum nachzuweisen.

Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe b):

„bislang [sind] nur die Nutzung qualifizierter Signaturen

und die Übermittlung per EDI-Verfahren als bekannte und

genutzte Verfahren standardisiert.“

Persönlicher Ausblick

• Elektronischer Rechnungen mit Signaturen sind seit Jahren

erfolgreich EU-weit im Einsatz und sind weiterhin die

universelle, internationale „State of the Art“-Lösung

• Existierenden Lösungen (eEvolution) verstecken die

Komplexität (des SigG) vor dem Anwender

• Der Preis alleine ist kein Grund (mehr) gegen eine

Einführung von elektronischen Rechnungen – im Gegenteil!

Ein schneller ROI möglich ist

► Entdecken Sie das Potential der elektronischen

Rechnungen für sich!

Fragen?

Kontakt:

Mentana-Claimsoft AG

Axel Janhoff

Griesbergstr. 8

31162 Bad Salzdetfurth

axel.janhoff@mentana.de