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E-Mail & Social Business Collaboration als wesentlicher Teil des Informationsmanagements Unternehmensweite Kommunikation verändert sich zum sozio-kulturellen Prozess

E-Mail & Social Business Collaboration als wesentlicher Teil des Informationsmanagements

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In vielen deutschen Unternehmen gerät der Kommunikationskanal „E-Mail“ trotz professionellen E-Mail-Managements immer mehr außer Kontrolle. Vor allem die Menge intern versendeter Nachrichten nimmt dabei permanent zu. Der zukünftige Weg zu einer effizienteren Kommunikation führt deshalb nicht alleine über intelligentes E-Mail-Management und eine Automatisierung der E-Mail-Verarbeitung. Um im ersten Schritt das interne E-Mail-Aufkommen entscheidend zu reduzieren, nutzen verschiedene Unternehmen bereits so genannte Social Software. Hierunter fallen neben Wikis, als Wissens- und Dokumentationsplattform, auch Komponenten zur internen Kommunikation, wie Instant Messaging oder Tweets bzw. Feeds. Doch Social Collaboration ist weit mehr: Es steht auch für die Veränderung in Verhalten und Zusammenarbeit, sowohl auf sozialer als auch auf prozessualer Ebene eines jeden einzelnen Mitarbeiters. Und dadurch ist eine entsprechende Veränderung auch im gesamten Unternehmen gegeben. Denn hier steht Social Collaboration für elektronische und vernetzte Zusammenarbeit entlang der Wertschöpfungskette. Der Vortrag beleuchtet die Herausforderungen, denen sich Unternehmen aufgrund der ständig steigenden Daten- und Informationsflut gegenüber sehen und beschreibt verschiedene Lösungsansätze. Referent: Marc Müller, Leiter Trovarit Competence Center DMS/ECM, Trovarit AG Weitere Information finden Sie unter http://ecm-navigator.de/termine/e-mail-social-business-collaboration-als-wesentlicher-teil-des-informationsmanagements

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Page 1: E-Mail & Social Business Collaboration als wesentlicher Teil des Informationsmanagements

E-Mail & Social Business Collaboration

als wesentlicher Teil des

Informationsmanagements

Unternehmensweite Kommunikation verändert sich zum

sozio-kulturellen Prozess

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©2014 Trovarit AG

Kurzprofil Trovarit AG

Gründung: 04.09.2000 als Spin-Off des FIR an der

RWTH Aachen

Gründer: Dr.-Ing. Karsten Sontow

Dipl.-Ing. Peter Treutlein

Mitarbeiter: 30 festangestellte & 10 freie Mitarbeiter

Ingenieure, Kaufleute, Informatiker und Geisteswissenschaftler

Standorte/Büros: Aachen, Augsburg, Dortmund, Hamburg, Göttingen, Heilbronn, Leipzig,

Wien (AT), Istanbul (TR)

Zürich & St. Gallen (c/o 2BCS)

Kompetenzen: Effiziente & sichere Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software:

ERP (u.a. Maschinen- & Anlagenbau, Prozessfertigung, Handel u. Projektdienstleister)

CRM (Vertriebsunterstützung, Customer Relationship Management)

MES (Leitstand, Fertigungssteuerung und BDE)

BI / DM (Business Intelligence und Data Management)

DMS / ECM (Dokumentenmanagement)

Kooperationen: Fachinstitute (RWTH Aachen, Uni Münster, Fraunhofer IPA,

Steinbeis Transfer-Zentrum)

Fachverbände (BDU, VDMA, VDI, VOI, SVC, …)

Fachverlage, -veranstalter

ca. 20 Fachberatungen

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Leistungen der Trovarit AG

Entscheidungsunterstützung

Konfliktlösung & Mediation

Einsatz-Optimierung

Einsatzanalyse über Online-Portal

Definition v. Verbesserungsmaßnahmen

Ableitung von Handlungsfeldern

ERP-Strategie / ERP-Roadmap

Software-Einführung

Projekt-Coaching

Projekteinrichtung & -controlling

Vorbereitung & Begleitung Abnahme

Projektaudit & -sanierung

Prozessberatung

Referenzmodelle

Online-Potenzialanalyse

Prozessanalyse

Prozessoptimierung

Software-Auswahl

Lastenheftvorlagen

Online Marktrecherche & Ausschreibung

Testfahrplan & Systemtests

Pflichtenheft & Vertragsverhandlungen

Projektmanagement

Fachmoderation

IT-Matchmaker®

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Die E-Mail: eines der beliebtesten Kommunikationsmittel

50.000.000.000.000

160.000.000.000 pro Tag

100 E-Mails pro Tag

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Wenn Mitarbeiter-Rechner zur dezentralen Messie-Kiste mutieren

Informationsflüsse werden entscheidend gestört

Genehmigungen und wichtige Entscheidungen verzögern sich unnötig

Mitarbeiter-Rechner mutieren zu wahren Messie-Kisten

90% aller E-Mails werden nur einmal

gelesen

E-Mails geraten in Vergessenheit und

belegen oft lokalen Speicherplatz

E-Mail-Systeme werden als individuelle

Datenablage missbraucht

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Die E-Mail: Trotz einiger Tücken hat sie so ihre Vorteile

Extrem flexibel und einfach nutzbar

Schneller und kostengünstiger als Briefpost

Weil in elektronischer Form, können E-Mails

einfach weiterverarbeitet und automatisch

verwaltet werden

Möglichkeit der Verschlüsselung durch

einfache Dienstprogramme

Wäre sie morgen abgeschafft, würden wir

sie schrecklich vermissen

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Lösungen und Strategien zur zentralen Archivierung

Archiv

Mail-Server

E-Mail-Postkorb

E-Mail

§ 147 AO

Client-/serverseitige Archivierung

Journaling

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E-Mail-Management ist Teil des Informationsmanagements

automatisch klassifizieren anhand des Inhalts

klassifizieren anhand der Adresse

anhand der E-Mail-eigenen Metadaten

E-Mails mit eindeutigem Bezug vorgangsbezogen ablegen

Zusammenhang zwischen (einer) Information(en) und Vorgang herstellen

Informationen aktiv nutzen

Sämtliche Informationen zentral verwalten und Mitarbeitern orts- und zeitunabhängig

zur Verfügung stellen

Enterprise Content Management (ECM)

E-Mail-Klassifizierung

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Im Anfang war die Klassifikation, und diese war bei der E-Mail

erheblicher Mehrwert in der Verarbeitung

elektronischer Nachrichten

bietet hohes Maß an Automatisierung

Potenzial für deutliche Kosteneinsparung

Informationen werden schneller bearbeitet

Inhalt besser auf Relevanz analysierbar

Konkrete Bestimmung des Ablageortes und der

Aufbewahrungsfristen

Anstoßen von weiteren Workflows

Vorteile der E-Mail-Klassifikation:

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Social Media statt E-Mail

etwa 20 Stunden/Woche für E-Mail schreiben/bearbeiten

die Menge intern versendeter E-Mails nimmt permanent zu

weniger als 40% der beruflichen E-Mails sind wirklich wichtig

Der Kommunikationskanal E-Mail ist staugefährdet!

Alternative Kommunikationsmöglichkeiten sind der zukünftige Weg zur effizienteren

Kommunikation!

Social Media

Social Software

Social Business Collaboration oder kurz Social Collaboration

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Social Business Collaboration

Die Werkzeuge

Nachhaltige Kommunikations- und Collaboration-Infrastruktur

aktive Förderung von Wissensmanagement und Informationsfluss

Stärkung der Zusammenarbeit im Team/Projektteam

Arbeitsprozesse gestalten sich kreativer, informeller und interaktiver

Reduktion der Kommunikationskosten, vor allem mit externen Mitarbeitern

Wiki zur Wissensdokumentation

Microblogging (vgl. Twitter)

Instant-Messaging

Videoconferencing

Chats, Dashboards und Whiteboards

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Kommunikation und Zusammenarbeit = sozio-kultureller Prozess

Veränderung/sozio-kultureller Prozess muss gelebt werden

Lösungen müssen in bestehende IT-Landschaft integriert werden

Anbindung an Produktivsysteme sinnvoll und auch notwendig

In stark hierarchisch aufgestellten Unternehmen oder Organisationen ist er höher als

in Unternehmen mit flachen Verantwortungsebenen.

Faustregel:

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Fazit / Zusammengefasst

E-Mail-Management als Teil des

Informationsmanagements optimiert

Geschäftsprozesse und gestaltet diese transparenter

E-Mail-Kommunikation ist Auslöser geschäftlicher

Prozesse

Alternative Kommunikationskanäle entstehen durch

Social Software und machen der E-Mail Konkurrenz

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Marc Müller

Senior Consultant

Leiter Kompetenzzentrum ECM/DMS

Trovarit AG – the IT-Matchmaker

Campus-Boulevard 57

52074 Aachen

Tel +49 (0)241 40009-0

[email protected]

www.trovarit.com | www.it-matchmaker.com

Trovarit – Ihr Partner für die anbieterneutrale Auswahl, Einführung und

Einsatz-Optimierung von Unternehmenssoftware.