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Egal ob Aufbewahrungsfristen bei steuerrelevanten Unterlagen, Produkthaftung oder Anlagendokumentation, oder Erhalt des Unternehmensgedächtnisses als Knowledge Base – oft sind auch E-Mails zu berücksichtigen. Obgleich allgegenwärtig, entziehen sich E-Mails häufig einer eleganten und zuverlässigen längerfristigen Aufbewahrung. Zuweilen wünscht man sich die Zeiten zurück, als man die wenigen wichtigen E-Mails einfach ausdrucken und zusammen mit anderen Papierdokumenten aufbewahren konnte. Technologien wie PDF, insbesondere der inzwischen gut etablierte ISO-Standard für den Einsatz von PDF/A als Langzeit-Archivformat, wirken verlockend: E-Mails samt Anhängen einfach in einen digitalen PDF/A-Ausdruck überführen, und genauso wie andere Dokumente – ganz gleich ob gescannte Eingangspost, Word-Dateien, PDF-Formulare oder sonstige Unterlagen – einheitlich als PDF/A archivieren. Die Frage steht allerdings im Raum, ob nicht mögliche Nachteile die nicht bestreitbaren Vorzüge zu sehr schrumpfen lassen: welcher Aufwand ist zu treiben für die Wandlung von E-Mails in PDF/A? Werden aus den meist leichtgewichtigen E-Mails nicht in der Summe zu große PDF-Datenmengen? Ist der Erhalt der wichtigsten Metadaten sicher gestellt, so dass eine Zuordnung zusammengehöriger E-Mails auch später noch zweifelsfrei möglich ist? Referent: Dietrich von Seggern, Business Development Manager, callas software GmbH Weitere Information finden Sie unter http://ecm-navigator.de/termine/e-mails-als-pdf-archivieren-ei-des-kolumbus-oder-holzweg
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E-Mails als PDF archivieren Ei des Kolumbus oder Holzweg?
!Dietrich von Seggern, Business Development Manager callas software GmbH, Berlin
E-Mails als PDF archivieren
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... und müssen in die Dokumentenprozesse integriert werden. !
Fragen bei der Archivierung und in Dokumentenprozessen:
- Was ist das E-Mail Format und ist es “aufbewahrungsfähig”?
- Was ist das “Originalformat” einer E-Mail?
E-Mails ersetzen den klassischen Posteingang...
E-Mails als PDF archivieren
Das E-Mail Format Rechtliche Aspekte Systemunabhängige Archivierung von E-Mails mit PDF/A
Übersicht
E-Mails als PDF archivieren
Das E-Mail Format
E-Mails als PDF archivieren
RFC #833 regelt die Kommunikation, aber: ”Some message systems may store messages in formats that differ from the one specified in this standard. This specification is intended strictly as a definition of what message content format is to be passed BETWEEN hosts.” !
E-Mail ist ein Übertragungsprotokoll aber kein Dateiformat !
Was genau findet sich nun auf dem Speichermedium?
Das E-Mail Datei Format?
E-Mails als PDF archivieren
Server: E-Mails meist in proprietären Formaten Clients mit POP3: Konvertieren den E-Mail Datenstrom
- Einzelne Dateien
• eml (z.B. Thunderbird) • emlx (Apple Mail) • msg (Outlook)
- Datenbanken
• mbx (Opera Mail)
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Das Outlook Format (msg) ist proprietär, zwar offen gelegt aber Versionsänderungen unterworfen
Was speichern E-Mail-Server und -Client?
E-Mails als PDF archivieren
“People are trying to use MSG files as an archival format, and that's not their intended purpose. If you really want to archive mail, you should develop your own format for persisting the data. You'll gain advantages in versatility, speed, and fidelity.”
Aus einem Microsoft Blog
E-Mails als PDF archivieren
Rechtliche Aspekte
E-Mails als PDF archivieren
Allgemein - Handelsgesetzbuch HGB
- Abgabenordnung AO
Steuerrecht - GoBS und GDPdU
- In 2014 ersetzt durch GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Beweisqualität - Zivilprozessordnung ZPO
Private E-Mails - Datenschutzrecht
- Fernmeldegeheimnis
Rechtliche Grundlagen
E-Mails als PDF archivieren
E-Mails sind als “Handelsbriefe” anzusehen, wenn sie ein Handelsgeschäft betreffen
Im Zweifel die gesamte E-Mail Korrespondenz eines Unternehmens außer Spam
Nach HGB sind aufzubewahren: - Empfangene Handelsbriefe (6 Jahre)
- Abgesandte Handelsbriefe (6 Jahre)
- Buchungsbelege (10 Jahre)
Vorgaben
E-Mails als PDF archivieren
Speicherung einer E-Mail als PDF Datei ist zulässig, da maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird
Eventuelle Einschränkungen gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen, z.B. wenn die Informationen des Headers dabei verloren gehen
(9.1 Ziffer 127)
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Klarstellung in den GoBD Entwurf vom 11.04.2014
E-Mails als PDF archivieren
Systemunabhängige Archivierung von E-Mails mit PDF/A?
E-Mails als PDF archivieren
PDF/A ist das standardisierte, statische Format für Dokumente in Archiven Vollständigkeit
- Schriften einbetten
- Metadata einbetten, eigene Metadaten mit eingebetteter Spezifikation definieren
- Keine Verschlüsselung oder Passwortschutz
- Bezüge zwischen Archivdokumenten: Z.B. zwischen E-Mail und Attachments über PDF Attachments
=> Migrationsaufwände auf Format- und auf Systemebene reduzieren
Wichtige Aspekte von PDF/A für die E-Mail Archivierung
E-Mails als PDF archivieren
PDF/A-1 (“Classic”)keine Attachments
PDF/A-2 (“Newer”) Attachments als PDF/A
PDF/A-3 (“Extensible”) Attachments in beliebigen Formaten
PDF/A Standardteile
E-Mails als PDF archivieren
PDF/A-1 (“Classic”)keine Attachments
PDF/A-2 (“Newer”) Attachments als PDF/A
PDF/A-3 (“Extensible”) Attachments in beliebigen Formaten
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Attachments als zusätzliche Seiten
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Attachments nach PDF/A konvertieren und einbetten !
Zusätzlich Attachments im Original einbetten
E-Mail nach PDF/APDF/A Standardteile
E-Mails als PDF archivieren
In die Metadaten des PDFs übernehmen Wenn möglich vordefinierte Properties Für PDF/A ein Extension Schema hinzufügen Eventuell Header Felder in den Seiteninhalt übernehmen (From, X-Envelope-To, Date etc.)
Empfehlungen für den Umgang mit dem E-Mail Header
E-Mails als PDF archivieren
Text, RTF oder HTML - Die Variante, die vom E-Mail Client angezeigt wird, idR also die
"reichste"
Referenzierte Bilder (extern) integrieren Sinnvolle Seitenumbrüche
Empfehlungen für den Umgang mit dem E-Mail Body
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Formatezoo reduzieren ZIPs entpacken, auch wenn verschachtelt Ordnerstruktur in PDF abbilden Zusätzliche Verlinkungen aus dem Haupt-PDF !
PDF/A Standardteile ! PDF/A-1: Zusätzliche Seiten, verlinkt von der ersten Seite PDF/A-2: PDF Attachments als PDF/A PDF/A-3: Im Original und als PDF/A Attachment Optional: E-Mail im Original einbetten
Empfehlungen für den Umgang mitE-Mail Attachments
E-Mails als PDF archivieren
Header: In die XMP Metadaten im PDF Body: In das Haupt-PDF/A Dokument konvertieren Attachments: Nach PDF/A konvertieren und im Original anhängen Optional auch die E-Mail im Original einbetten
E-Mail nach PDF/A-3
E-Mails als PDF archivieren
Das Übertragunsformat für E-Mail ist auf Sicherheit hin konzipiert, alles wird in ASCII 7 Bit codiert - auch Binärdaten Das führt zu einer signifikanten Vergrößerung solcher Daten (8 Bit Bilder, ZIPs etc.) Bei gespeicherten E-Mails programmabhängig !
PDF macht extensiv Nutzen von Kompression und kann Daten daher deutlich kompakter speichern Für PDF/A größere Informationsmenge um das Format vollständig zu machen, z.B. eingebettete Schriften, geräteneutrale Farben mit Farbprofildaten etc.
Dateigrößenbetrachtung
E-Mails als PDF archivieren
“Normale" Text E-Mail ohne Attachments:🌖 PDF ca. 1,5-2,5 mal so groß
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Text E-Mail mit Binär Attachment (z.B. Office Datei):🌗 PDF etwa gleich gr0ßUnabhängig ob Attachment im Original oder als PDF eingebettet wird !
HTML E-Mail:🌕 PDF deutlich größer In HTML sind Bilder in der Regel nur referenziert, in PDF eingebettet
Einige Zahlen zu Dateigrößen: msg/eml versus PDF/A
E-Mails als PDF archivieren
•E-Mail ist kein Standardformat sondern ein Standardprotokoll - die Frage der Langzeittauglichkeit stellt sich - nicht nur bei den Attachments
•E-Mail Archivierung als PDF ist gesetzeskonform - die Konvertierung sollte ohne Informationsverlust stattfinden
•Durch vollständige PDF/A “Ausdrucke” lassen sich Migrationskonzepte und -projekte für “veraltende” Dateiformate vermeiden
•In PDF/A-3 lassen sich auch Fremdformate einbetten - die Vorteile von Standardformat und Originalformat können so kombiniert werden
“What to take home”
E-Mails als PDF archivieren
16 Mitarbeiter in Berlin Mitte
Weltweiter Vertrieb, vor allem OEM (u.a. in Adobe Acrobat)
Produkte:
- pdfaPilot: Archivierung und PDF/A
- pdfToolbox: Publishing und Print
- Automatisierung und Integration: Kommandozeile, Softwarebibliotheken oder Hotfolder
- Interaktive Desktop-Produkte: Standalone oder Plug-In für Acrobat
Buch: “PDF/A kompakt” - Klassiker zum Thema PDF/A(-1), kostenloser Download
Gegründet 1993, PDF Produkte seit 1997
Beteiligt an PDF/ISO-Normierung seit 1999
Visitenkarte callas software
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E-Mails als PDF archivieren
Dietrich von Seggern
Business Development Manager
www.callassoftware.com
Vielen Dank!
