Exchange Server 2013 Site Mailboxes mit SharePoint Server 2013

Thomas Stensitzki

Site Mailboxen in Exchange

• Arbeiten für ein gemeinsamesErgebnis/ Ziel

• Arbeit an geteiltenErgebnisdokumenten

• Alle Werzeuge, um als Team erfolgreich zu sein

Zusammenarbeitals Team

• Team erscheint als viertuelleIdentität(z.B. vertrieb@varuna.com)

• Arbeiten mit geteiltemEingangsordner

• Antworten als virtuelle Identität, nicht als Eizelperson

Arbeiten alsvirtuelle identität

• Historie von öffentlichenKonversationen

• Für jedermann zugänglich

• Nicht im Posteingang

ÖffentlicheKonversationen

• Zustellung von Informationen in die Postfächer einer Gruppe von Personen

DirekteKommunikation miteiner Gruppe

Site Mailboxes Shared Mailboxes Public Folders Distribution Lists

Daten Speicherung und Datenzugriff für Dokumente

http://varuna.sharepoint.com/docs/IRTemplate.pptx

Provisionierung

Out of the Box – über SharePoint Site

Self-Service Provisionierung durch Outlook

Erstellung von Site Mailboxes mit

Povisionierungssystemen

Deletion

Site Mailbox wird zusammen mit der

SharePoint Site gelöscht

Löschung erfolgt manuell oder Policy

gesteuert

Site Mailboxes werden in Exchange nur als

gelöscht gekennzeichnet

Site Mailbox Lifecycle

Site Mailbox Lifecycle Management

Erstellung

• Stark vereinfachteErstellung von geteiltemSpeicher

• Integriert mit SharePoint Sites Hub

Aktive Nutzung

• Team arbeitet im Projekt

• Aktive Zusammen-arbeitan Inhalten

• Zugriff über Outlook und SharePoint

Abschluß

• Projekt wird geschlossen

• Inhalt wird alseingefroren (“Archive” Status) gekennzeichnet

• Zugriff nur durchSharePoint

Löschung

• Inhalte werden von Exchange und SharePoint gelöscht

Voraussetzungen für Site Mailboxen

SharePoint 2013

- User Profile Synchronization für SharePoint Farm

- SSL-aktivierte Web Applikation

Exchange 2013

- AutoDiscover Setup

- RBAC Rollen für den Zugriff und die Verwaltung von Site Mailboxen

Mapping

- Eine SharePoint Farm verweist genau auf einen Exchange Forest für die Provisioniering von Site Mailboxen

- Mehrere SharePoint Farmen können auf den gleichen Exchange Forest verweisen

- Die SharePoint Farm muss auf einen Exchange 2013 Server verweisen

Provisioning Script

SharePoint

- Installation der Exchange Web Services API in den Global Assembly Cache (GAC)

- Konfiguration OAuth Trust mit Exchange

- Berechtigung für Exchange Server App Principal

- Aktivierung Site Mailbox Feature in SharePoint Farm

- Konfiguration Exchange Target Domain (entweder AutoD für Arbitration Mailbox oder spezifische Mailbox –

muss auf Exchange 2013 Server liegen)

Exchange

- Erstellung Partner App für SharePoint

- Konfiguration OAuth Trust mit SharePoint

- Berechtigung für SharePoint Server App Principal

Site Mailbox Provisioning Policy

Get/Set-SiteMailboxProvisioningPolicy

Prefix

Mailbox quota

Hinweis

Out-of-the-box is der Prefix aktiviert. (“SM-ProjectHercules” On-Premises und “SMO-ProjectHercules in Office 365)

End User Diagnostik

NDR bei fehlgeschlagenem Upload (wird nur bei fehlgeschlagenem Upload gesendet, um

Datenverlust zu vermeiden)

Outlook Ordneransicht, zur Prüfung von Synchronisierungsproblemen zwischen Exchange

und SharePoint

Ansicht “Site Mailbox Eigenschaften” über Outlook Client

Admin Diagnostik und Troubleshooting

Test Oauth Setup

- Prüfung OAuth Setup und Berechtigungen für den Service App PrincipalTest-SiteMailbox –sharepointurl “http://contoso.com/site1” –UseAppTokenOnly

- Prüfung OAuth Setup und Berechtigungen für den User PrincipalTest-SiteMailbox –sharepointurl “http://contoso.com/site1” -RequestorIdentity

testuser@varuna.com

Prüfung Sync Status

- Sync Status abfragenGet-SiteMailboxDiagnostics sitemailbox1 -BypassOwnerCheck | fl

- Sync manuell initiierenUpdate-SiteMailbox sitemailbox1 – BypassOwnerCheck

Unlink/relink

- Unlink und Re-Link mit einer neue SharePoint SiteSet-SiteMailbox sitemailbox1 -SharePointUrl $null

Set-SiteMailbox sitemalbox1 -SharePointUrl “http://varuna.com/site1”

Site Mailboxen in Outlook

Site Mailboxen haben den Status pinned oder unpinned. Pinning und unpinning erfolgt über

die Site Mailbox Seite in den OWA Optionen. Unpinning (oder Schließen) kann auch über

Outlook erfolgen.

Site Mailboxen werden in Outlook angezeigt, wenn Folgendes wahr ist:

- Das Benutzerpostfach ist auf einem Exchange 2013 Server und der Benutzer verwendet Outlook 2013 Pro

Plus

- Benutzer ist Standard Besitzer- oder Mitgliedergruppe der SharePoint Site oder als individueller Benutzer

hinzugefügt (nicht durch eine Sicherheitsgruppe) – dies ist gültig für Sites mit eindeutigen Berechtigungen

und für Sites mit vererbten Berechtigungen

- Die Site Mailbox ist pinned für einen Benutzer (eine Site Mailbox wird automatisch gepinned, wenn ein

Benutzer hinzugefügt wird und das persönliche Postfach in der gleichen Umgebung liegt)

- Der Benutzer hat das Limit von 10 Site Mailboxen in Outlook noch nicht erreicht

Synchronisierte Dokumente

Site Besitzer können kontrollieren, welche Bibliotheken mit der Site Mailbox synchronisiert

werden

- Nur Listen des Typs ‘Document Library’ werden synchronisiert

- Nur Bibliotheken aus dem Quick Launch Menu der SharePoint Site werden synchronisiert

Vorsicht mit

- Asset Bibliotheken

- Document Libraries, die Metadaten erfordern, Check-In verwenden oder dem Records Management

unterliegen

Benutzer können Site Dokumente synchronisieren, um Offline Zugriff zu erlangen

- Benutzer müssen auf die Sync-Schaltfläche in der Dokumentenbibliothek klicken, deren Dokumente im

Offline-Zugriff verfügbar sein sollen

Trigger für Synchronisierung

Provisionierung im UI oder Cmdlet (Doc+

Membership)

- Triggert initiale Synchronsierung der Dokumente und

Mitgliedschaften

- Retry für 1 Minute

- Erfolgreicher Sync fügt die Site Mailbox zur MBX Tabelle hinzu

- Cmdlet versucht eine Anmeldung an die Site Mailbox, um auf die

MBX Tabelle zuzugreifen

Mailbox assistant (D+M)

- Synchronisation der Dokumente und Mitgliedschaften alle 6

Stunden

- Beschränkt auf aktive Site Mailboxen in der MBX Tabelle

- Retry im Fehlerfall beim nächsten Sync

Sync Now Button oder Update-SM Cmdlet (D+M)

- Benutzergesteuert, sofortige Synchronisation

- Update-SiteMailbox project1

-BypassOwnerCheck

Site Mailbox is geöffnet Outlook/SM app (D+M)

- Wenn einer oder mehrere Benutzer mit der Site Mailbox in

Outlook oder der Site Mailbox App arbeiten, erfolgt der Sync alle

15 Minuten

Veröffentlichung eines Dokumentes via Outlook

(nur Dokumente)

- Synchronisationg getriggert nach Veröffentlichung

- Andere Outlook Aktionen, wie Erstellund/Löschung eines

Ordners/Dokuments triggert einen Sync

SM App Logon Denied (nur Mitgliedschaft)

- Access Denied einer Site Mailbox App triggert einen Sync der

Mitgliedschaften

- Wiederholte Anmeldeungen sollten funktionieren, wenn der

Benutzer Mitglied der Default Besitzer/Mitglieder Gruppen ist

Maintenance Job (D)

- Triggert einen Sync, wenn sich die Site URl ändert

Pro

- Konsolidierte Ansicht von Inhalten aus SharePoint und

Exchange in Outlook

- Gewohnte Nutzung von Drag & Drop in Outlook, um E-Mails

und Dateianhänge in SharePoint und Exchange zu speichern

- Bequemer Zugriff auf SharePoint Inhalte über Outlook

- Nutzung einer Site Mailbox als E-Mail Empfänger (z.B. als

CC), um Nachrichten in den Posteingange einer Site Mailbox

zuzustellen

- „Weiterleitung“ eines Dokumentenlinks oder Drag & Drop

von mehreren Dokumenten in eine E-Mail

- Site Mailboxen können Bestandteil der eDiscovery Suche sein

- Minimale Nutzungsänderungen für Endbenutzer, bessere

Nutzererfahrung

- Vereinfachte Provisionierung von Site Mailboxen durch

Benutzer in Abhängigkeit der SharePoint Berechtigungen

Pro

- Einrichtung der Umgebung für Site Mailboxen erfordert

Konfigurationen von SharePoint und Exchange

- E-Mail wird nicht in SharePoint gespeichert und steht somit

nicht für Geschäftsprozesse zur Verfügung (z.B.

Worksflows, Metadata)

- Eingeschränkte Funktionen für Drag & Drop (Metadaten,

Umbenennung von Dateien)

- Keine Anzeige von SharePoint Informationen (Spalten mit

Metadaten) in Outlook

- Maximum von 10 Site Mailboxen in Outlook

Links

Site Mailboxes in the new Office

Site mailboxes in Exchange 2013

Configure site mailboxes in SharePoint Server 2013

SharePoint Site Mailbox integration with Outlook – A new way to get email into SharePoint

How do I setup my environment for SharePoint Site Mailboxes

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