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10.06.2015 Seite 1 Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

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Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

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Vorstellung Hannes Leitner

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Leitner, Hannes

Berater PortallösungenM: +49 151 10854492E: [email protected]

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Übersicht

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Der Nutzen

Die Demo /Anwendungs-beispiel Fragen?

Die LösungZiele

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Ziele

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Warum eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?

Steigerung von durch bei gleichzeitiger Transparenz und Automatisierung von Erfüllung rechtlicherEffizienz Prozessen Vorgaben.

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Transparenz

• Prozessverfolgung: Wer hat wann was gemacht? Oder auch nicht…

• Ablage von Dokumenten in elektr. Aktenstrukturen → Eindeutige fachliche Zuordnungen und Verknüpfungen

• Ablage (Verknüpfung) in mehreren Akten möglich

Effizienzsteigerung

• Reduktion der Durchlaufzeiten

• Drastische Verkürzung bei der Suche nach Belegen im Archiv

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Ziele

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Automatisierung

• Automatische Erkennung von Rechnungsdaten und (wenn möglich) Zuordnung zu Bestellungen oder Lieferungen

• Automatische Prüfung nach §14 UStG

• Automatische Erkennung von Abweichungen gegenüber Bestellung oder Lieferung (Menge/Preis)

• Automatische Freigabe zur Buchung bei 100% Übereinstimmung von Bestell-, Liefer-und Rechnungsmengen

• Automatische Ablage, revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

• Automatische Verknüpfung in Aktenplänen

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Ziele

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Einhaltung rechtlicher Vorgaben

• Steuerrechtliche Vorgaben

GDPdU

GoBD

§14b Aufbewahrungspflicht 10 Jahre

• Handelsrechtliche Vorgaben

Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original (Unveränderbarkeit) und Lesbarmachung innerhalb angemessener Frist

• Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Als Grundlage für die vollständige elektronische Archivierung von Eingangsrechnungen

«Scan to shredder» theoretisch möglich!

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Ziele

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Übersicht

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Der Nutzen

Die Demo /Anwendungs-beispiel Fragen?

Die LösungZiele

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Plattform- und Kommunikationsbrüche werden über den ganzen Prozess vermieden Rollenspezifischer Einsatz wird ermöglicht

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Die Lösung

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• Rechnungseingang via Verzeichnis

• Outlook

• Scanner

IndexArbeitsplatz

• Beleglesung

• GDPdU konforme Archivierung

• Workflows

• Freigabecenter

• Ablage in Akte

SharePoint• ERP mit Rechnungs-

Eingangs-Monitor

• Bearbeitung / Freigabe / Buchung

ERP

• Weitere Workflows(Freigabe/Eskalation)

• BI / Controlling

SharePoint

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Systemunterstützte Prüfung der automatisch erkannten Daten und gegebenenfalls Korrektur

Zugehörige Bestell- und Lieferdaten sowie Lieferantendaten in einer einzigen Oberfläche einsehbar

Fehler und Abweichungen werden automatisch hervorgehoben

Archivierung und Ablage in Akten, Fortführung des Prozesses per Mausklick

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Prozessbeschreibung

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Rechnungseingang und Klassifizierung

Prüfung und Korrektur

Automatische Archivierung

Freigabeworkflow (DMS)

Übertrag an ERP System (NAV)

Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten

Freigabeworkflow (NAV)

Eskalationsworkflow

Buchung

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Transport zum ERP System mit vorgelagertem Workflow

Fachliche Prüfung durch vorgelagerten Freigabeworkflow

• Bedienung über mobile Geräte (Tablets) möglich

• Verhindert effektiv, dass ungültige Rechnungen im ERP-System angelegt werden

• Eigene Berechtigungslogik anwendbar

• Rollenspezifischer Systemeinsatz

Es sind keine Umlaufmappen mehr notwendig

Automatischer Übertrag der Kopfdaten und Rechnungsposition ins ERP (NAV)

Verknüpfung der Systeme über einheitliche Dokumenten-ID

Absprung in beide Richtungen (ERP DMS) möglich

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Prozessbeschreibung

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Rechnungseingang und Klassifizierung

Prüfung und Korrektur

Automatische Archivierung

Freigabeworkflow (DMS)

Übertrag an ERP System (NAV)

Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten

Freigabeworkflow (NAV)

Eskalationsworkflow

Buchung

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Weiterverarbeitung/Prozessabschluss in NAV

Automatische Freigabe (bei genügender Übereinstimmung) oder erneuter Freigabeworkflow

Integration Aktenplan in NAV-Ansichten

Ablage zusätzlicher Dokumente in Akte per Drag & Drop möglich

Eskalationsworkflows bei nicht fristgerechter Bearbeitung

Absprung in beide Richtungen (ERP DMS) möglich

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Prozessbeschreibung

Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

Rechnungseingang und Klassifizierung

Prüfung und Korrektur

Automatische Archivierung

Freigabeworkflow (DMS)

Übertrag an ERP System (NAV)

Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten

Freigabeworkflow (NAV)

Eskalationsworkflow

Buchung

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Übersicht

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Die LösungZiele

Page 14: Hannes Leitner: Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung

Schritt 1: Erfassen der Eingangsrechnungen mit der YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung

• Eingangsverzeichnis wird überwacht

Scan Ablageverzeichnis (Barcode-Trennung empfohlen)

Ablage aus Outlook

Export aus Drittsystem

• Visuelle Kontrolle und Korrekturmöglichkeit

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Der Prozess im Detail

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Schritt 2: Bearbeitung/Kontrolle in der YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung

• Automatischer Abgleich mit demERP-System im Hintergrund

• Manuelle Überprüfung und Korrektur der erkannten Rechnungsdaten

• Freigabe zur Archivierung

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Der Prozess im Detail

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Schritt 3: Archivierung und Ablage in Akten

• Automatische Archivierung in SharePoint / Archivsystem

• Vergabe Dokument-ID

• Start erster Freigabe und Eskalations-Workflows

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Der Prozess im Detail

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Schritt 4: Freigabecenter SharePoint (optional)

• Komfortable Oberfläche zur Freigabe von Eingangsbelegen durch fachliche Mitarbeiter

• Möglichkeit falsche Rechnungen „abzufangen“ bevor sie nach NAV übertragen werden

• Anpassbare Berechtigungslogik

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Der Prozess im Detail

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Schritt 5: Übertrag nach NAV

• Rechnungskopfdaten und Bestellpositionen werden per Webservice an NAV übergeben

• Übersicht Rechnungseingang

• Anzeige des archivierten Belegs und Aktenplans direkt in NAV

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Der Prozess im Detail

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