Mobiles Arbeiten mit dem wahren ECM

Berlin September 2014

Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS OS|mobileDMS für iOS und für Android

Mobiles Arbeiten

Gesamtschaden durch Leerlauf in Deutschland: 170 Mrd. €*

32,5 verschwendete Arbeitstage p. A.*

Ein Beispiel: Verkäufer widmen lediglich 20 % ihrer Arbeitszeit dem aktiven Verkauf*

* Proudfoot Consulting, 2006

Vertriebsaktive Zeit

40.000 km 50 %

50.000 km 37 %

60.000 km 25 %

70.000 km 12 %

Reisezeit Quelle: Dennso Management Consulting GmbH

Mobil arbeiten – was bringt das? • Nutzung vormals unproduktiver Zeit

• Bis zu 30 Minuten Zeit pro Mitarbeiter und Tag lassen sich einsparen

• Kürzere Reaktionszeiten bringen z. B. Wettbewerbsvorteile oder größere Kundenzufriedenheit

• Bessere Vernetzung von Vertriebs- und Servicemitarbeitern

• Mobilität verspricht rasche Rentabilität

• Smartphones sind sicher (Bislang ist kein massiver Virenbefall bekannt)

Präsentationstitel | Autor | Datum

Mobil arbeiten – was bringt das?

• Das gesamte Unternehmenswissen immer griffbereit

• Aktualität bis zur letzten Minute (z. B. vor einem Termin)

• Noch flexibler auf neue Situationen reagieren

• Daten/Sachverhalte vor Ort erfassen und sofort im Firmennetzwerk ablegen

• Protokollierung von Gesprächen, Abnahmen, Verhandlungen

• Zeit gewinnen durch sofortiges Anstoßen von dringenden Prozessen

Mobil arbeiten – was bringt das? Mögliche mobile Einsatzszenarien: • Im Außendienst für Gutachter, Ver-

sicherer, Vertrieb, Logistik u. v. a. m.

• Kontrolle von Projektfortschritten

• Vor-Ort-Objektbewertung

• Hausverwaltung und Bewirtschaftung

• Mängeldokumentation auf Baustellen

Produktportfolio

• Mit OS|mobileDMS wird ECM mobiler

• OS|mobileDMS verschafft schnell und unkompliziert Zugang zum ECM-Netzwerk/-wissen

• Apps für

• iOS und Android

• Smartphones und Tablet PCs

• OS|mobileDMS – ein weiterer Baustein mobiler B2B-Kommunikationsmöglichkeiten

Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014

Unsere Lösung für unterwegs


OS|mobileDMS - mobil auf vielen Plattformen

iOS Android


enaio® und OS|mobileDMS

Unterwegs Im Haus Hybrid

Wo immer Sie es brauchen

Dokumenten-management

Revisionssichere Archivierung

Content Management

Digitale Workflows

Reporting & Analytics

Anwendungen auf vielen Geräten


Was sind die technischen Voraussetzungen?

• Folgende Produktoptionen bzw. Kerndienste sind bereitzustellen:

• enaio® server

• enaio® client

• enaio® app-connector

• enaio® document-viewer

• enaio® fulltext

• Installation der jeweils aktuellen Version von OS|mobileDMS auf den mobilen Endgeräten (kostenlos zu beziehen über Apple-AppStore bzw. Android-PlayStore unter dem Stichwort "mobileDMS")

• Hinweis: Nach dem Download können Sie die OS|mobileDMS App sofort verwenden. Für die Apps ist standardmäßig eine Verbindung zu einem Testsystem eingerichtet, so dass Sie alle

Funktionen sofort ausprobieren können.


Architektur von OS|mobileDMS

Beispielhafte Systemarchitektur zum Betrieb von OS|mobileDMS

Webserver mit SSL +

Reverse Proxy

enaio® app-connector

enaio® document-

viewer

enaio® Servergruppe

HTTPS HTTPS

Internet Firewall Firewall DMZ Corporate

OS|mobileDMS für iOS

OS|mobileDMS für iPad und iPhone

• Eine App für iPhone & iPad

• Funktionsgleich-heit zwischen iPhone & iPad

• Produktivität auch unterwegs


OS|mobileDMS für iOS - Standardfunktionen


• Abonnements und Wiedervorlagen von OS|ECM empfangen

• Volltextsuche nach Dokumenten, Ordnern, Registern in OS|ECM

• Gespeicherte Anfragen mit/ohne Variablen aus OS|ECM nutzen

• Anzeigen von Dokumenteninhalten und Indexdaten in der App

• Dokumente in der App auschecken, bearbeiten und einchecken

• Erfassen mittels Gerätekamera & Ablegen der Daten in OS|ECM

• Workflows direkt aus der App anstoßen

• Hervorheben von Favoriten in der App oder über OS|ECM

• Versenden von Dokumenten als PDF oder ZIP direkt aus der App

Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0: Mehrere Aktendokumente

enaio | mobileDMS | Juli 2014

Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0:

Navigation im Dokument über Inhaltsverzeichnis


Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0:

Überall einfach neue Objekte anlegen


• In einem Zug • mehrerer Bilder • auswählen, • hochladen und • als neue Objekte • mit Indexdaten anlegen.

OS|mobileDMS für Android

OS|mobileDMS für Android Devices

• Eine App für Smartphones & Tablet-PCs

• Funktionsgleich-heit zwischen Smartphones & Tablet-PCs

• Produktivität auch unterwegs


• Einfach & schnell auf alle Geschäftsunterlagen im Unternehmen zugreifen (die in OS|ECM verwaltet werden und für die Sie eine Berechtigung haben).

• Mittels gespeicherten Suchroutinen (mit und ohne Parametern/ Suche in den Metadaten) in den Unternehmensdokumenten zügig und komfortabel recherchieren.

• Dokumente durchblättern, zoomen, lesen und weiterleiten (egal in welchem Dateiformat sie im Original vorliegen).

• Sich die Indexdaten eines Dokuments ansehen (z. B. Bearbeiter, Aktenzeichen, Statusinformationen usw.).

OS|mobileDMS für Android - Funktionen

• Digitale Workflows empfangen, bearbeiten und weiterleiten (mit und ohne Dokumentenanhang).


• Sich über Änderungen an Dokumenten bzw. in Ordnern/ Verzeichnissen im Firmennetzwerk informieren lassen (Abonnements).

• Mittels „Wiedervorlagen“ Prozesse und Dokumente genau dann bearbeiten, wenn die richtige Zeit dafür gekommen ist

• Daten und Dokumente via Smartphone oder Tablet-PC erfassen und diese sofort im Firmennetz bereit stellen.


• Dokumente aus dem Firmennetzwerk offline speichern, um auch ohne Internetverbindung darauf zu zugreifen (z. B. während eines Fluges).

• Versenden von Dokumenten als PDF oder ZIP direkt aus der App



• Anzeige von Dokumenten-inhalten

• Anzeige von Meta-/Index-daten



• Workflow empfangen, bearbeiten und weiterleiten

• Mit und ohne Dokumenten-anhang

• Hervorheben von Favoriten in der App oder über OS|ECM


Dr. Olaf Holst Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement [email protected] OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0

Technology

Mobiles Arbeiten mit dem wahren ECM