SharePoint im WCMS-Einsatz

Möglichkeiten und Grenzen

Michael Gisiger, Michael Rettenmund V 1.0 06. April 2010 Ihre Ansprechperson: Michael Gisiger PR/Marketing Manager E-Mail michael.gisiger@aseantic.com Tel. +41 32 / 346 10 00

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Inhaltsverzeichnis

1. A Brief History: Erste Projekte mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) ............................................................................................................. 3

1.1. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 als Strategie ............................................ 3

1.2. Seit der Beta dabei .................................................................................................... 3

1.3. Infrastruktur .............................................................................................................. 3

1.4. Content Deployment als nächste Hürde .................................................................. 3

1.5. Weitere Projekte und neue Grossprojekte............................................................... 4

1.6. Ein Framework spart Zeit und Geld .......................................................................... 4

2. Im Fokus: RADO Corporate Website .................................................................. 4

2.1. Layout und Design .................................................................................................... 4

2.2. Kernfunktionen ......................................................................................................... 5

2.3. Listen, Listen und nochmals Listen ........................................................................... 5

2.4. Der Kunde ist unabhängig ......................................................................................... 6

3. SharePoint out of the box (OOTB) ..................................................................... 7

4. Ausblick: WCMS mit SharePoint 2010 ............................................................... 7

4.1. Die neuen WCM-Funktionen .................................................................................... 7

4.2. Verbesserungen am User Interface .......................................................................... 8

4.3. Verbesserte Barrierefreiheit und Browserkompatibilität ........................................ 8

5. Migration von 2007 auf 2010 ............................................................................ 8

6. Fazit ................................................................................................................. 9

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1. A Brief History: Erste Projekte mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)

1.1. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 als Strategie

RADO plante den Einsatz der Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Technologie nach und nach einzuführen. So begann man als Erstprojekt den Internetauftritt auf die Technologie zu heben, während die Möglichkeit der Einführung einer Intranetlösung basierend auf MOSS 2007 im Hinterkopf stand. Gleichzeitig stand bei unserem Partner swissTXT die Realisation einer Informationsplattform zu den „Wahlen 2007“ an. Man entschloss sich auf MOSS 2007, als zukunftsweisende neue Technologie, zu setzen.

1.2. Seit der Beta dabei

Die aseantic ag setzte seit der Beta Version von MOSS 2007 auf die neue Technologie. Einiges Basis Knowhow im Bereich Sharepoint hatte man schon mittels mehrerer Integrationen von WSS v2 im Intranet Bereich aufbauen können. Im Zusammenhang mit MOSS ergaben sich jedoch einige Hürden: Von der Beta bis zur Final Version änderten sich verschiedene Bestandteile. Dies führte dazu, dass man die laufenden internen Beta Projekte mit MOSS 2007 laufend überarbeiten musste. Man entschied sich deshalb dazu, den Releasetermin von MOSS 2007 zunächst abzuwarten und erst danach die grösseren Projekte anzugehen. Das Entwicklungsteam der aseantic baute währenddessen weiter an einem eigenen Framework für MOSS, welches wichtige Kernfunktionalitäten für Entwickler zur Verfügung stellt. Diese Strategie hat sich dann auch bewährt: Die Umsetzung der Wahlen 2007 Plattform und des RADO Auftritts begannen kurz nach dem Release von MOSS 2007 und konnten in relativ kurzer Zeit dank des eigenen Frameworks abgeschlossen werden.

1.3. Infrastruktur

Während das Entwicklungsteam der aseantic an beiden Projekten arbeitete, war man parallel dazu auf der Suche nach einem geeigneten Hosting Anbieter. Dies stellte sich schliesslich als grosses Problem heraus, da Anfang 2007 noch kaum Hosting Provider das Knowhow für den Betrieb von MOSS Lösungen hatten. Man entschied sich schliesslich RADO beim Partner swissTXT zu hosten. swissTXT als Partner der aseantic konnte die notwendige Infrastruktur zu einem günstigen Preis anbieten und verfolgte auch das Interesse, weitere „shared“ Sharepoint Websites zu hosten. So wurde für swissTXT von der aseantic in Zusammenarbeit mit Microsoft ein Hosting Konzept entworfen, welches danach umgesetzt werden konnte. Das Ziel war eine sichere Autoren- / Live-Umgebung, die für weitere Sharepoint Lösungen genutzt werden konnte. Die Installation erfolgte durch einen Microsoft Consultant und wurde auch von Microsoft abgenommen.

1.4. Content Deployment als nächste Hürde

Die strukturelle Umgebung stand bereit und es wurde die erste Version der Wahlen 2007 Website getestet. Als grosses Problem zeigte sich das Content Deployment, also der Prozess, welcher die Inhalte der Autoren Umgebung zur Live Umgebung transportieren sollte. Bis zum Release des Service Pack 1 enthielt leider das Content Deployment verschiedene kritische Fehler und man konnte keinen sauberen Publikationsprozess

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gewährleisteten. Das SP1 erschien relativ spät, also erst im Dezember 2007, löste jedoch schliesslich die gravierenden Fehler des Content Deployments.

1.5. Weitere Projekte und neue Grossprojekte

Bis Anfang 2008 kamen weitere Projekte im Zusammenhang mit MOSS 2007 und WCMS hinzu. Die Kunden „schrien“ regelrecht nach der Technologie, dies auch aus dem Grund, da immer noch recht wenige WCMS Anbieter für Grossunternehmen im „Non-Open Source“ Bereich existierten. Selbst swissTXT wünschte nun die Realisierung ihrer Corporate Website mit MOSS 2007 und gab nach der Konzeptphase der aseantic einen Realisierungsauftrag. Im Mai 2008 wurde schliesslich auch die Website der aseantic basierend auf Sharepoint 2007 Technologie online geschaltet.

1.6. Ein Framework spart Zeit und Geld

2009 stieg das Kundenbedürfnis nach Sharepoint 2007 weiter an, was schliesslich zu neuen Grossprojekten führte. MOSS 2007 als WCMS war weiterhin ein grosses Thema und aufgrund des weiterentwickelten Frameworks auch für die aseantic eine effiziente Möglichkeit, Websites zu realisieren. Das aseantic MOSS Framework enthielt inzwischen nicht nur WCMS Basisfunktionalitäten, sondern auch Funktionalitäten für eine zeitsparende Umsetzung von Intranetlösungen.

2. Im Fokus: RADO Corporate Website

2.1. Layout und Design

Sharepoint verwendet ein Masterpage und Pagelayout Konzept. Also gewisse Vorlagenseiten. Diese Vorlagen werden einmalig entwickelt und aufgeschaltet und können dann beim Inhaltserfassen ausgewählt werden, wie man es auch anderen CMS Lösungen kennt. Das Anpassen der Vorlageseiten in MOSS 2007 ist zunächst nicht so einfach und verlangt einige Einarbeitungszeit. Wie man anhand des Beispiels von RADO sieht, lässt sich die Optik von Sharepoint ausgehend vom Default Layout komplett abändern, um dem Corporate Design gerecht zu werden.

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2.2. Kernfunktionen

Zu den wichtigsten Funktionen der RADO Website zählen:

Vollständige Mehrsprachigkeit (Deutsch, Französisch, Spanisch, Englisch, Chinesisch, Japanisch, Russisch)

Collection: Uhren „Browser“ mit Darstellung der Uhren mit allen Varianten Web 2.0: Einsatz von Ajax Technologie (damit Seiten nicht immer neu geladen

werden müssen, z.B. bei WinnoWing Suche oder beim Blättern in der Collection) WinnoWing Suche Wunschliste für Uhren Verkaufsstellen Browser Kundenservice Browser Katalogbestell Funktion Katalog und Manual Download (PDF) FAQ Funktion Tell-a-friend Funktion Kontaktformular Funktion Newsmeldungen mit Archiv Geschützter Presse Bereich mit eigenen Benutzern (Form User) Landingpages für Stores und Uhren (mehrsprachig) u.a. für Suchmaschinen

2.3. Listen, Listen und nochmals Listen

Wenn man eine Sharepoint Lösung verstehen möchte, so muss man sich zunächst anschauen, wo Sharepoint seine Daten ablegt: In sogenannten Sharepoint Listen. Die Listen bieten eine einfache und gute Möglichkeit ein Container für seine Daten zu bauen und diese abzufüllen. Der Kunde hat den Vorteil, dass er sich einmal mit dem Umgang mit Sharepoint Listen vertraut machen muss und danach unabhängig seine Daten verwalten kann. Da sich Sharepoint in Bezug auf Listen im WCMS und im Intranet Bereich nicht unterscheiden, ist das aufgebaute Knowhow bei einem späteren Ausbau der Infrastruktur doppelt von Nutzen.

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Alle zuvor erwähnten RADO Funktionalitäten beziehen ihre Daten aus Sharepoint Listen. Zudem werden in eingen Fällen auch Daten in Listen gespeichert. Dies beispielsweise beim Absenden von Formularanfragen (Kopie der Mail in eine Liste) oder das Zwischenspeichern der Wunschliste des anonymen Users (Identifikation via Cookie). Folgende Listen kamen bei der Realisierung der RADO Lösung zum Einsatz:

2.3.1. Konfigurations Listen

Dies sind Listen, welche Konfigurationseinstellungen enthalten. So zum Beispiel wird dort Konfigurationsdaten zum Mailserver, Formular Empfänger Mailadressen abgelegt. Der Kunde hat den Vorteil, dass er so Einstellungen selber verwalten kann.

2.3.2. Label Liste

Hier wurden mehrsprachige Texte abgelegt. Pro Sprache existiert eine Spalte.

2.3.3. Watches Collection Listen (Uhren)

Eine Reihe von Sharepoint Listen wurde für das Ablegen der Uhrendaten genutzt. Jede Uhr wurde mit Bild, sowie Metadaten erfasst. Das Aktualisieren ist entsprechend für den Kunden einfach. Diese Listen machen den Kern der RADO Website aus. Die wichtigsten Funktionen der Website fragen die Sharepoint Listen mit den Uhrendaten ab. Hier muss die WinnoWing Suche speziell erwähnt werden, also die Such-/Filtermöglichkeiten für Uhren in der Collection Browser Ansicht auf der rechten Seite.

2.3.4. Libraries für Dokumente wie PDFs und Bilder

Sharepoint bietet eigene Listentypen z.B. für Dokumente, sogenannte Document Libraries. Diese können genutzt werden, um u.a. Word oder PDF Files abzulegen. Alle downloadbare PDF Dateien des RADO Webauftritts wurden in diese Document Libraries eingefügt. Bilder werden in Images Libraries abgelegt. Jede dieser Bibliotheken besteht eigentlich im Grunde aus einer eigenen Liste, welche bereits auf einen Typ (z.B. Bild als Typ) zugeschnittene Felder anbietet.

2.4. Der Kunde ist unabhängig

Jede Liste erlaubt es, beliebige Benutzer und Gruppen zu berechtigen. So kann der Kunde selber bestimmen, welche der eigenen Mitarbeiter Zugang zu welcher Liste haben. Im Fall von RADO zeigte sich, dass es reichte einige wenige Superuser zu haben, mit Zugriff über die gesamte Website. Diese erstellten User, vergeben schliesslich alle weitere Rechte und waren Ansprechpartner der anderen Content Erfasser. Da die Funktionen von MOSS 2007 relativ komplex sind, lohnt es sich für einfache Inhaltserfasser nur wenige Rechte zu vergeben. Sharepoint zeigt dadurch auch nicht alle Funktionen an, sondern nur die relevanten bzw. jene, wo der Benutzer Zugriff hat. Ein weiterer grosser Vorteil der Listen ist die Versionierung der Inhalte. Wird ein PDF Dokument aktualisiert, kann jederzeit auf die alten Versionen zurückgegriffen werden. Dies gilt natürlich auch für alle anderen Listen, wenn diese entsprechend konfiguriert wurden.

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3. SharePoint out of the box (OOTB)

RADO zeigt, dass man mit MOSS 2007 „Out of the Box“ eigentlich nicht sehr weit kommt. Zu viele Anpassungen müssen vorgenommen werden. Beginnt man beim Layout, so muss einige Zeit eingerechnet werden, wenn man beispielsweise ein Corporate Design nach Vorlage einer Grafikagentur umsetzen muss. Listen sind für die Datenhaltung eine sehr interessante Sache. Das Auslesen und die Aufbereitung der Daten für die Ausgabe auf dem Frontend beschäftigt Entwickler jedoch einige Zeit. Besteht bereits ein Framework, welches als Grundlage für eigene Funktionen genutzt werden kann, so ist der Zeitaufwand bestimmt überschaubarer. Sharepoint bietet OOB zwar einige Darstellungsmöglichkeiten für Listendaten z.B. mit WebParts, jedoch müssen diese unter MOSS 2007 zu derart massiv angepasst werden, dass man am einfachsten den Inhalt selber ausgibt (kann auch ein eigener WebPart sein). Man hat bei MOSS 2007 schnell ein wenig das Gefühl, dass man rohes Baumaterial erhält und sein eigenes Schiff erst seetüchtig bauen muss. Je nachdem was man erreichen möchte, trifft dies zu. Jedoch bietet MOSS sehr viele Funktionen bereits OOB die einfach und schnell genutzt werden können, so z.B. die Suche.

4. Ausblick: WCMS mit SharePoint 2010

In MOSS 2007 standen viele Web Content Management-Funktionen nicht out of the box (OOTB) zur Verfügung, so dass oftmals ein grösserer Entwicklungsaufwand anfiel. Microsoft hat dies erkannt und hat der neuen Version 2010 von SharePoint einige verbesserte und neue WCM-Features hinzugefügt.

4.1. Die neuen WCM-Funktionen

Managed Metadata Service: In SharePoint 2010 ist es nun möglich, über jeglichen Content hinweg Metadaten zu vergeben, und zwar entweder in der Form einer vorgegebenen Taxonomie oder aber frei durch die Benutzer (Folksonomy). Beide Varianten können auch parallel eingesetzt werden.

Tagging: Das Vergeben von Tags unterscheidet sich an und für sich nicht gross von der Vergabe von Metadaten in vorgegebenen Feldern. Aus Nutzersicht jedoch machen Tags deutlich mehr Sinn: Statt in einem Korsett aus gegebenen Keywords gefangen zu sein, können alle Nutzer mittels Tags die Relevanz von Informationen organisch abbilden. SharePoint 2010 unterstützt dies mit einem Tag Cloud WebPart OOTB:

Bewertung von Inhalten: Neu können die Nutzer auch Seiten und einzelne Dokumente mittels dem weit verbreiteten Fünfsterne-System bewerten:

Content Organizer: Wie der Name es bereits sagt, hilft der Content Organizer den Autoren dabei, Inhalte am richtigen Ort abzulegen. Dieses Feature nutzt ein regelbasiertes Konzept, welches mit Hilfe der Metadaten entscheidet, wo ein bestimmter Inhalt abgelegt werden soll.

Weitere Neuerungen: Silverlight WebPart OOTB, Video Streaming, Digital Asset Management, AJAX, JSON und RESTful API Support.

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4.2. Verbesserungen am User Interface

AJAX-Interface: Die durchgehende Verwendung von AJAX erleichtert die tägliche Arbeit mit SharePoint deutlich. Bei fast allen Aktionen, die man ausführt, werden keine Page Loads mehr benötigt. Auch die Übersichtlichkeit wurde so stark verbessert.

Ribbon-Navigation: Die mit Office 2007 eingeführte Ribbon-Navigation wird nun in Office 2010 (also auch bei Outlook z.B.) und SharePoint 2010 vollständig umgesetzt. Der Ribbon macht die Integration von Drittanbieterprodukten deutlicher einfacher, zusätzliche Menüfunktionen lassen sich einfach einbinden.

WYSIWYG-Editor: WYSIWYG-Editoren sind oftmals entweder überladen und unübersichtlich oder nicht mit allen Browsern kompatibel. Der neue Editor in SharePoint 2010 ist zwar nicht der Weisheit letzter Schluss, aber dank der Integration in die Ribbon-Navigation wurde er übersichtlicher und unterstützt - wie das ganze System nun auch - endlich neben dem Internet Explorer auch Firefox und Safari.

4.3. Verbesserte Barrierefreiheit und Browserkompatibilität

Wie erwähnt ist SharePoint nun endlich auch mit anderen Browsern vernünftig verwendbar. Darüber hinaus wurde stark an der Standardkonformität gearbeitet. Die OOTB Masterpages und Page Layouts sind XHTML- und WCAG 2.0 AA-konform. Neben der verbesserten Barrierefreiheit erleichtert dies auch das vollständige Branding der Seiten deutlich. Ein gerade für Webseiten wichtiges Feature. IE 6 wird übrigens von SharePoint 2010 nicht mehr unterstützt. Für Firefox 3 ist neu ein so genannter tier 1 supported browser, d.h. er wird genau gleich unterstützt wie der IE - zumindest auf Windows-Rechnern. Auch Mac-User kommen bis zu einem bestimmten Grad in den Genuss von SharePoint: Safari ist ein tier 2 browser.

5. Migration von 2007 auf 2010

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Content Migrationen von älteren Versionen wie z.B. Microsoft Content Management Server 2002 (MCMS) auf 2007 möglich ist, man jedoch meist rasch an Grenzen stösst. Bei stark „customized Lösungen“, die sich weit von „Out oft he Box“ Default Sites entfernt haben, lässt sich eine Migration meist nicht ohne die Entwicklung eigener Migrations Tools sauber durchführen. Grundsätzlich gilt jedoch: Machbar ist alles. Jedoch sollte man hier vorsichtig sein und den angepriesenen Migrationsmöglichkeiten nicht blind vertrauen. Das gleiche gilt Migration von MOSS 2007 zur neueren Version MOSS 2010: Hier haben wir ebenfalls bereits festgestellt, dass sich die Migration von einer alten Lösung schwierig gestalten kann – dies obwohl Tools von Microsoft und Drittanbietern angeboten werden. Einfacher und ohne Migrations Tools geht es, wenn man den Content neu aufbaut. Wenn sich grundlegende Konzepte ändern, wie dies beim MOSS 2007 und auch bei MOSS 2010 leider der Fall ist, so muss darauf geachtet werden, dass man die Datenhaltung auch entsprechend dem Produkt anpasst. Übergeht man dies, so muss man beispielsweise mit Einbussen bei der Performance rechnen.

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6. Fazit

Will man Sharepoint als WCMS einsetzen, so muss fast zwingend ein eigenes Entwicklerteam bei kleineren Projekten von mindestens ein bis zwei Personen zur Verfügung stehen. Dies ist für interne Projekte meist kein Problem, jedoch sollte darauf geachtet werden, dass man mit wenig Sharepoint Entwicklungserfahrung für die ersten Projekten mehr Zeit einrechnen sollte. Kann man auf ein erfahrenes Team oder einen Partner wie die aseantic zurückgreifen, spart man Zeit. Besteht zudem ein nutzbares Framework, so kann die Zeit weiter reduziert werden. Die Grenzen von OOB sind leider relativ schnell erreicht. Man sollte von Anfang an MOSS als einen Flugzeugträger für Webauftritte betrachten und nicht als kleines Beiboot. Die Möglichkeiten sind riesig. Jedoch muss eine entsprechende Crew zur Verfügung stehen, die das Schiff auf Kurs bringt. Für kleinere Webauftritte lohnt sich daher der Einsatz von MOSS meist nicht. Der Einsatz von MOSS 2007 oder MOSS 2010 im Web Bereich lohnt sich jedoch, wenn bereits ein Intranet und der Technologie besteht. Hat man das Knowhow einmal aufgebaut, so sollte man es auf „beiden Seiten“ nutzen.