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LVM 2016 Vertragsmanagement-System für Microsoft Office365 & SharePoint Alle Unternehmensanforderungen an das Vertragsmanagement Umfassendste Lösung für Microsoft Office365 Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv Komfortabel, intuitiv und modern LVM 2016 Vertrags- Management © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: [email protected] Anforderungen an ein Vertragsmanagementsystem in Unternehmen – Fachartikel hier

Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint

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LVM 2016 Umfassendes Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint

Eingebettet in Unternehmens-Prozesse

Abteilungsübergreifend relevant

Integriert in IT-Systeme

Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der sicheren Microsoft-Cloud

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Organisatorischer Nutzen

Strategisch Baustein zur Prozessoptimierung Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer

Praktisch Fristenkontrolle, Verhandlungsspielräume Kürzere Verhandlungsdauer Schnellere Vertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten Vertragscontrolling Unmittelbarer Zugang und Verfügbarkeit Schutz vor unbefugten Zugriffen Größtmögliche Transparenz

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LVM 2016Nutzen für die Organisation

Zentrale Verwaltung aller Vertragsakten und -artenFristenbuch, VertragscontrollingKomfortable Dokumentablage mit MS Office-IntegrationTransparenz über Inhalt und HistorieSicherheit beim Zugriff / BerechtigungsrollenAnbindung an Systeme wie SAPRisikomanagement

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VertragsakteKompletter VorgangDokumente E-MailsFristenVertragspartnerVerantwortlicheAttribute VertragsentwürfeOriginaleKostenNotizen/SchriftwechselHistorie…

Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben

Vertrags-bibliothek

Suche / Recherche

Vertragsvorlagen,Gescannte & Online-

Dokumente

Reporting

Attribute/Metadaten

Kommunikation

Verwalten / Bearbeiten

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Vertrags-lebenszyklus

Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team

Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zu Verträgen

Abstimmung zwischen Vertragspartnern Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen Ablage rechtsgültiges Original Suchen und Wiederfinden von Verträgen Auswertung -> Fristenwahrung, Vertragsrisiken Wiedervorlagen und Erinnerungen Archivierung

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Vertragstypen

Vertragstypen können nach Kundenwunsch vorkonfiguriert werden, z.B. Dienstleistungsvertrag Wartungsvertrag Lieferantenvertrag Versorgungsvertrag Immobilienvertrag Engagement Letter Agenturvertrag

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VertragsportalIntuitivModernDokumentmanagement integriert

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Vertragsakte anlegenIntuitive FormulareIndividuell anpassbar Inkl. Regelmanagement

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Vertrags-dokumenteDrag & DropAutomatische VerschlagwortungDokumentenmanagementGestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreife Version

Korrespondenz z.B. per E-Mail

Änderungen durch Vertragspartner

Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint

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Integration in Outlook

• Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu Vertragsakten

• Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der Vertragsakte verbunden

• E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und für die Suche indiziert

• Die Verschlagwortung erfolgt automatisch

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ScannenAltverträge & OriginaleAutomatische TexterkennungStapelerfassung

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VerschlagwortungVerwaltete Vertrags-informationenMetadatenAttribute

Einfache Konfiguration von SchlagwortkategorienViele Schlagwortkategorien bereits im Standard vorkonfiguriert

Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…) Vertragsarten Vertragsdokumente Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Aufgaben Termine Benachrichtigungen Zugriffsrechte

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Vertrags-partnerEigene Vertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung Partner aus ERP/SAP

Erweiterbar für Lieferantenbewertung

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Einzelverträge/Rahmen-verträge

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Laufzeiten und Kündigungs-fristenKonfigurierbare WiedervorlagenErinnerungs-FunktionOptische Kennzeichnung

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Controlling/ Vertragskosten

Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System Lieferantenpreislisten (Add-On) Basisdaten für neue Vertragsverhandlungen Wirksames Vertragscontrolling

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BenachrichtigungenWiedervorlageFristenToDos/Aufgaben

• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard• Zeit- und aktionsgesteuert

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Organisation & ZugriffsrechteBerechtigungsrollenActive Directory-Integration

Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge? In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor? Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Organisationsstruktur Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren

Dokumentversionen

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Vertrags-prozesse

Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen Genehmigungshistorie Aktionen bei Vertragskündigung Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse

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FormulareAnpassbarFormular-Regeln und Felder

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Suche & RechercheVolltextDokument-VorschauSuchfilterErweiterte Suche

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Vertrags-reporting

Definition von Reportumfang und Intervall Grafische oder Listenauswertung Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel

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Integration/ Schnittstellen

Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-

Konnektor

Vertrags-management

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Integration/ SchnittstellenDatenübernahmeSynchronisierung

Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter

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Zusammen-fassung

Zentrales Management-Informations-System aller Verträge

Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten Freigabe- und Genehmigungsworkflow

Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten 

Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen Verwaltung von verschiedenen Vertragstypen z.B. Mietverträge,

Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge Einfaches Verwalten von Vertragsakten von der

Vertragsanbahnung bis zur Archivierung, inklusive der einfachen Ablage und Verwaltung aller zugehörigen Dokumente, Korrespondenz und E-Mails

Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten

Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem

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LVM 2016VertragsmanagementSharePointOffice365

DurchdachtUmfassendClever

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LeistungenProzess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & KonzeptionWorkshops & Schulungen ProjektmanagementAnpassung – Erweiterung - SoftwareentwicklungEinführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation

ProduktlösungenLVM VertragsmanagementLTRS

TicketsystemAnforderungsmanagementServicedesk

LPM ProjektmanagementLQM QualitätsmanagementLRM Reklamationsmanagement

UnternehmenUnternehmensgruppe Locatech seit 1992Microsoft Partner seit 2000SharePoint-Expertise seit 2006Locatech IT Solutions seit 200815 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler

KompetenzenUnternehmens- und Prozesslösungen für UnternehmenVereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePointStrategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und

Office 365

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