Wissensmanagement bei Volkswagen

© MediaStudio Bielefeld 1

Methoden des

Wissensmanagement

GFU Cyrus AG Köln

Dienstag, 20. Januar 2009

Informations-

management Explizierbares Wissen

6/7Implizites Wissen

Wissensmanagement

Kompetenz-

management

Handeln

1/7

Unterschied zwischen Informations-und Wissensmanagement

2


Ziele von Wissensmanagement

Innovative lokale Lösungen unternehmensweit

weitergeben

Wissen jederzeit, an jedem Ort zur Verfügung stellen

Aus Fehlern im Unternehmen weltweit lernen

Wissen an den richtigen Stellen nur einmal aufbauen

Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren

3

Methoden des Wissensmanagement

Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeitereinsatz optimieren

Kompetenz-

managementSoll Haben

Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und Projekten

Wissens-

netzwerke

Finden von Ansprechpartnern an allen Standorten „Gelbe Seiten“

Wissens-wegweiser

Einführung von Datenbanken und DokumentenmanagementWissensbasen

Dokumente

Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger

Wissensstafette

Wissens-

management

Methoden

4


Wissensbasen Prozess

BibliothekAktenschrank

Datenbank

eingeben empfangen

Eingabeformalität Anfrage

Rückkopplung

Rückkopplung

Sender Empfänger

5

Autor oder ggf.

Redakteur ordnen

den Beitrag der

Struktur zu.

Akzeptanz der

Struktur

Aktualität,

Konformität,

Relevanz,

Redundanz

Gibt Prüfkriterien

vor (Richtlinien-

kompetenz)

Vertrauen

(Nutzerkreis,

Fairness)

individuelle

Nutzener-

wartung

Zeitbudget,

Prozess-

verankerung,

Verfügbarkeit

von Technik

Können,

Wollen,

Dürfen

Zeitbudget

Prozess-

verankerung

Senden

Erzeugen Einstellen Prüfen Strukturieren

Bibliothek

Aktenschrank

Datenbank

senden empfangen


Mensch

Die Organisation

gibt die Struktur

vor und passt

diese ggf. an.

Kommunikation

der Struktur

6

Organisation


Vertrauen in die Technik

BerechtigungskonzeptBetreiberkonzept

Speichern

Speichern Sichern Revision

Bibliothek

Aktenschrank

Datenbank

senden empfangen


Autor oder ggf.

Redakteur prüft die

Aktualität,

Konformität,

Relevanz, Redundanz

Gibt Prüfkriterien

vor (Richtlinien-

kompetenz)

7

Organisation

Mensch

Vertrauen in die

Aktualität der

Ergebnisse

Beherrschung

von

Suchstrategien

Orientierung in

der Struktur des

Systems

gibt die Richtlinien

für die Mensch -

Maschine

Schnittstelle vor

Vertrauen in die

Validität der

Daten

Verbreitung und

Bekanntmachung

der Informations-

quelle

Erkenntnis ("zu

wissen, wo

Wissen fehlt")

"Kultur„: Lern-

bestrebungen

werden gefördert.

Definition von

Lern-

schwerpunkten.

Empfangen

BedarfAuswahl der

Informations-quelle

Navigation und Suche Ergebnis

Mensch

Bibliothek

Aktenschrank

Datenbank

senden empfangen


gibt Richtlinien

für die Ergebnis-

präsentation vor

& schafft den

Rahmen für die

Ergebnisnutzung

8

Organisation


Rückmeldung /

Bewertung über

den Beitrag an

Autor und/oder

andere Nutzer

Das Ergebnis der

Recherche muss

für den

Empfänger einen

Erkenntnis-

gewinn bedeuten

Anschluss-

fähigkeit der

Informationen an

das vorhandene

Wissen des

Empfängers

Empfänger

Bibliothek

Aktenschrank

Datenbank

senden empfangen


Sender

Rückkopplung

Sinn Neuigkeitswert Bewertung

9

Nutzen von Wissensbasen

Größere Akzeptanz von Datenbanken und neuen

Kommunikationsmedien seitens der Nutzer

Fehlplanungen werden vermieden

Weniger Misserfolge bei der Einführung von Datenbanken

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

10




Kompetenz-



Wissens-

netzwerke


Wissens-wegweiser


Dokumente


Wissensstafette

Wissens-

management

Methoden

11

Wissenswegweiser

12


Xing

13

„Gelbe Seiten“ im Unternehmen

Wissenswegweiser

Name Dr. Jochen Köhler

Firma MediaStudio

Adresse Stieghorster Straße 60

33605 Bielefeld

Tel 05 21 / 2 08 89 50

Mobil 01 72 / 5 47 57 61

Fax 05 21 / 2 08 89 45

Mail [email protected]

Tätigkeit Berater

Schwerpunkte Wissensmanagement, Kompetenzmanagement, Personalentwicklung, Geschäftsprozessanalyse, Geschäftsprozessoptimierung, Business Reengineering, Corporate University

Branchen Automotive, Sanitär, Verlagswesen, IT

Sprachen Deutsch, Englisch

14


Akteure

15

Was wird publiziert?

Was darf nicht publiziert werden?

Wer sieht was (und was nicht)?

Wie ist das System abzusichern?

Wie ist der Publikationsprozess?

Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt?

IT

Architektur

Integration in Systemlandschaft

Schnittstellen

Betrieb

…

Nutzen von „Gelben Seiten“

16

Schnelle und unbürokratische Suche nach kompetenten

Ansprechpartnern(z.B. jemand der russisch spricht und/oder Erfahrungen im Wertstoffrecycling hat)

Effizienterer Mitarbeitereinsatz (z.B. Mitglieder eines Projektteams oder für Sonderaufgaben können schneller gefunden werden)

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. (Unternehmen die Gelbe Seiten Einsetzen werden von deren Mitarbeitern in ihrer Eigenschaft als

Arbeitgeber besser bewertet. Erfahrungen aus Unternehmen die „Gelbe Seiten“ einsetzen bestätigen dies)




Kompetenz-



Wissens-

netzwerke


Wissens-wegweiser


Dokumente


Wissensstafette

Wissens-

management

Methoden

17

„Wissen liegt immer zwischen Menschen

und nicht auf Festplatten“

Leif Edvinsson 2003*

Erfahrungen und Kompetenzen

von Menschen

Leif Edvinsson war der weltweit erste “Director of Intellectual

Capital” beim schwedischen Finanzdienstleister Skandia

*

18


Transkultureller Austausch

Projekt-Abschluss

Einstieg und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Jobrotationen

Generationswechsel

Anlässe für die Wissensstafette

19

Unterstützung bei Fach-, Führungswechsel und Projektdebriefing

Systematischer Erfahrungsaustausch durch den Einsatz bewährter Checklisten

und halb strukturierter Interviews

Sensibilisierung des Nachfolgers für explizite und implizite Aufgaben und Themen

Klären von Erwartungen und Zielvorgaben des Nachfolgers für die

zukünftige Position

Einsparen von Zeit und Ressourcen durch den Austausch wichtiger Informationen

Ziele der Wissensstafette

20


Motive

Bedürfnisse

Erwartungen

Risiken

Befürchtungen

Themenschwerpunkte einer Wissensstafette

Fakten

Schlüsselpersonen

Unternehmenskultur

Ressourcen

Regeln

?

!

!

!

!

21

Das Prinzip

22


Informationen

Feedback

Moderierte

Übergabe-

gespräche

Kooperatives

Arbeiten

Dokumenten-

analyse

Strukturierte

Interviews

Wissensstafette Fachwechsel

23

Methoden der Wissensstafette

Fachwechsel:

Aufbau von Wissenslandkarten

Wissen von Experten

Interpretation von

Versuchsergebnissen

Schnittstellen

Wie und wo kommt

man an Informationen?

Abläufe in den Lieferantenfirmen

Abläufe in der eigenen Firma

Faktenwissen / Grundwissen

zum Fachgebiet

Grenzen des eigenen Wissens

Vernetzung und

Querbeziehungen / Globale Sicht

Terminologie

Blick für das Machbare

Benachbarte Experten /

Ansprechpartner

Treffen von Entscheidungen bei

unvollständiger Informationslage

Methoden / Tools

Problemlösungswissen / Fehleranalyse

Pleiten, Pech und Pannen

24


Wissensstafette: Der Nutzen

Effektivere Einarbeitung

(Aussage von Führungskräfte: 30% Zeitersparnis)

Sicherere Entscheidungsfindung durch gezielten Wissenstransfer

Schnellere Einschätzung komplexer Themenfelder im neuen

Verantwortungsbereich

Beschleunigte Vertrauensbildung zwischen Führungskraft und neuen

Mitarbeitern

Die Wissensstafette ist ein Standardinstrument bei Volkswagen

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Die Wissensstafette wird eingesetzt bei:

Führungswechsel

Expertenwechsel

Projektdebriefing

Telekom FRAPORTWACKER GmbH

Stadt Braunschweig Voest alpine GmbH Miba AG ...

FS AG Beschaffung Konzernrevision Produktionssteuerung QA Beijing, China VW de México

Messebau Qualitätssicherung K-GOS Finanzen China Konzernforschung VW Transport K-SV

EntwicklungKonzernkommunikation Produktion Vertrieb Kundendienst Finanzwesen

Fertigung Kassel Personalwesen ManagementService UnitAutoEuropa VW Immobilien

Lufthansa

ca. 230

ABB

ca. 230

Volkswagen AG:

26




Kompetenz-



Wissens-

netzwerke


Wissens-wegweiser


Dokumente


Wissensstafette

Wissens-

management

Methoden

27

28

Communities of Practice:

langfristig angelegt für den kontinuierlichen Austausch

von Informationen angelegt Fachexperten, die über ein

gemeinsames spezifisches Wissen verfügen

Mitglieder arbeiten im gleichen Feld

Unterschiedliche Formen von Wissensnetzwerken

Projekt Teams:

kurzfristig angelegt zur Erreichung

eines spezifischen Ziels

gemeinsame Verantwortung für

die erzielten Ergebnisse

Entscheidungsnetzwerke

Publikationsnetzwerke


Übersichtliches Meinungsbild

Diskussionsforum

29

Schnelle Entscheidungsfindung

Abstimmungen

30


Gemeinsame strukturierte

Dokumentenablage

Zentrale Bibliothek

31

Team-Termine publizieren

Team-Kalender

Hier fehlt ein Screenshot

32


Projektplanung

33

Projektverfolgung mit

Outlook-Anbindung

Datenbank

Sammlung und Darstellung

relevanter Informationen

34


usw…

Wiki, Blog, Application Sharing,

Video-Conferencing, Instant

Massaging, Chat…

35

Erste Schritte zur Einführung von Collaboration

Festlegung des Themengebiets

Identifizierung der Teilnehmer

Formulierung eines Teamvertrags

Auswahl eines Moderators

Einbeziehung der Führungskräfte

Einigung auf messbare Teamziele

36


Die wichtigsten Rahmenbedingungen

Teamvertrag

Teamziele

Moderator

Welche Regeln gelten für das Zulassen neuer Mitglieder?

Bis KW xy soll eine gemeinsame Betriebsmittel-Liste vorliegen.

Bis KW xy soll jeder Teilnehmer mindestens einen Bericht über ein gelungenes

Projekt oder eine bewährte Vorgehensweise publiziert haben.

…

Was soll mit veralteten Beiträgen geschehen?

…

Moderatorin ist Frau Müller, ihr Stellvertreter ist Herr Schmidt

37

Nutzen von Kompetenzmanagement

Vorteile für Ihr Unternehmen:

Zusammenarbeit ist unabhängig von räumlichen

und zeitlichen Gegebenheiten möglich

Schnellerer Informationsfluss

Entwicklung neuen Wissens

Lösung wiederkehrender Probleme

Weitergabe erfolgreicher Strategien / Best Practices

Identifizierung von Experten

Vorteile für die Mitglieder:

Zugang zu exklusiven Informationen

Erweiterung der persönlichen Kenntnisse

Kennenlernen neuer Arbeitstechniken

Schnellere Problemlösung

Vereinfachung der täglichen Arbeit

38




Kompetenz-



Wissens-

netzwerke


Wissens-wegweiser


Dokumente


Wissensstafette

Wissens-

management

Methoden

39

Kompetenz – Definitionen

Kompetenz

(lateinisch competere = zusammentreffen, ausreichen, zu etwas fähig sein, zustehen)

Kompetenzen sind die beobachtbaren oder messbaren Fähigkeiten, Fertigkeiten oder

Kenntnisse eines Akteurs in einer gegebenen Situation die geeigneten Aktivitäten zur

Erzielung eines gegebenen Resultats durchzuführen. 1

Kompetenzen konkretisieren sich somit im Moment der praktischen Anwendung

und werden am erzielten Ergebnis der Handlung erkennbar.

1 Definition der Volkswagen AG

2 North, K., Reinhardt, K. (2005).

Kompetenzmanagement in der Praxis

Kompetenzmanagement …

…hat die Aufgabe Mitarbeiter-Kompetenzen zu beschreiben, sie transparent zu

machen sowie den Transfer, die Nutzung und Entwicklung der Kompetenzen

hinsichtlich strategischer Unternehmensziele sicherzustellen. 2

40


(Fremd)Sprachen

Theoretische

Kenntnisse etwa

„Methoden des

Controlling“,

„Marktkenntnisse“

usw.

Fachlich-

theoretische

Kompetenz

Handwerkliche

Fähigkeiten wie

Schweißen, Löten,

Drechseln.

Bedienung von

Software wie MS

Office, R-Plan,

Fachlich-

praktische

Kompetenz

Change

Management,

Kommunikations-

technik, Konflikt-

management,

Konstruktive

Gesprächsführung,

Moderation

Fachlich-

methodische

Kompetenz

Durchsetzungs-

fähigkeit,

Überzeugungskraft,

Führungsverhalten,

Kommunikations-

verhalten,

Teamfähigkeit

Überzeugungskraft

Sozial-

kommunikative

Kompetenz

Interkulturelle

Kompetenz,

Konfliktfähigkeit,

Kreativität,

Kritikfähigkeit,

Leistungs-

bereitschaft,

Lernfähigkeit,

Selbständigkeit,

Selbstorganisation

Persönliche

Kompetenzen /

Eigenschaften

Fachliche KompetenzenÜberfachliche

Kompetenzen

Kompetenzen

Vergleich der Anforderungen (Soll) mit den vorhandenen Kompetenzen (Ist)

um geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Gap-Analyse

Über-

qualifizierung

Entwicklungs-

bedarf

Erhebung Maßnahmen

Personal -

entwicklung

Einsatzplanung

Mitarbeiter-

gespräch

Zielvereinbarung

etc.

Prinzipielles Vorgehen

42

Soll

Ist

Soll-Ist


Ablauf Kompetenzentwicklung

Jahreszyklus

Sich ändernde

Marktanforderungen

Geänderte politische

Rahmenbedingungen

1. Auswahl der

Kompetenzen (was)

2. Festlegung der

SOLL-Ausprägung

(wie gut)

Unter-

nehmens-

Strategie

Abgleich

6. Organisation und

Durchführung der

Qualifizierung

5. Auswahl der

Qualifizierungs-

formate

7. Evaluierung der

Qualifizierung

3. Erhebung von

Mitarbeiter-

Kompetenzen

(IST)

4. Abgleich

SOLL-IST-

Kompetenzen

43

Ablauf kompetenzbasierter Mitarbeitereinsatz

Bedarfsorientiert

Sich ändernde

Marktanforderungen

Geänderte politische

Rahmenbedingungen

Unter-

nehmens-

Strategie

Abgleich

5. Organisation

des Personal-

einsatzes

6. Personal-

auswahl und

-einsatz

3. Erhebung von

Mitarbeiter-

Kompetenzen

(IST)

4. Abgleich

SOLL-IST-

Kompetenzen

44

2. Festlegung der

SOLL-Ausprägung

(wie gut)

1. Auswahl der

Kompetenzen (was)


bekannte MA - Ressourcen

Zeit

Anzahl Projekte

Ziel:Mitarbeiter kompetenzbasiert einsetzen

bekannte MA - Ressourcen

n Projekte

Kompetenzmanagement

45

Kompetenz-level

vorhandene Kompetenzen

Ziel:MA-Kompetenzen transparent machen und

bedarfsorientiert weiterentwickeln

Zeit

vorhandene Kompetenzen

Kompetenzmanagement

46


Akteure

47

Wie verläuft ein Mitarbeitergespräch?

Was darf / darf nicht erhoben werden?

Wer sieht was (und was nicht)?

Wie ist das System abzusichern?

Wie ist der Prozess definiert?

Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt?

…

IT

Architektur

Integration in Systemlandschaft

Schnittstellen

Betrieb

…

Nutzen von Kompetenzmanagement

Monetärer Nutzen:

Vermeidung von Überqualifizierung/Fehlqualifizierung

Weniger Arbeitsfehler aufgrund passender Kompetenz

Zeitgewinn durch effizientere Personaleinsatzplanung

Kürzere Reaktionszeiten bei zukünftigen Anforderungsänderungen

Trockenlegung des „grauen Bildungsmarktes“

Detailliertere Qualifizierungsbudgetplanung

Qualitativer Nutzen:

Mitarbeiter können nach objektiven Kriterien beurteilt werden

Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation durch Entwicklungschancen erhöhen

Höhere Attraktivität als Arbeitgeber („War of talents“)

Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen

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Kontakt

Dr. Jochen Köhler

MediaStudio GmbH

Stieghorster Straße 60

Tel: +49 172 5475761

[email protected]

33605 Bielefeld

Fax: +49 521 2088945

www.mediastudio.de

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