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LehrerfortbildungLehrerfortbildung

Erstellen normgerechter Vorlagen

Ingrid StephanIdstephan@web.de

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Erstellen normgerechter Vorlagen

Ingrid StephanIdstephan@web.de

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Dokumentvorlagen in Word 2000Dokumentvorlagen in Word 2000

Normal.dot

• • •

Dokument 1 Dokument 1 Dokument 1 Dokument 1 Dokument 1

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Dokumentvorlagen mit Word 2000

.DOT = Document template

In Dokumentvorlagen kann gespeichert werden:

TextFormatvorlagenAutoText-EinträgeMakrosSymbolleistenTastenbelegungenMenüstrukturen

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Neue Registerkarte für Dokumentvorlagen

Arbeitsablauf:

• Wählen Sie Extras – Optionen

• Registerkarte: Speicherort für Dateien

• Klicken Sie auf Benutzervorlagen und anschließend auf die Schaltfläche Ändern

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Neue Registerkarte für Dokumentvorlagen

Legen Sie einen neuen Ordner mit Ihrem Namen an.

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Neue Registerkarte für Dokumentvorlagen

Achtung:

Die Registerkarte wird im Menü Datei – Neu erst dann sichtbar, wenn sie eine Dokumentvorlage enthält.

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Eine neue Dokumentvorlage erstellen

1. Wählen Sie den Befehl Datei – Neu.

2. Aktivieren Sie im Fenster Neu unter Neu erstellen die Option Vorlage

3. Bestätigen Sie mit OK.

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Auf der Titelseite des neuen Dokuments er-scheint Vorlage 1.

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Gestalten Sie die Dokumentvorlage mit einer Kopf- und Fußzeile:

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Speichern Sie die Vorlage in ihrem Vorlagenverzeichnis unter Arbeitsblatt.dot

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Satzspiegel - Privatbrief

Linker Rand: 2,41 cm

Oberer Rand: 1,69 cm

Rechter Rand: 2,00 cm*

Unterer Rand: 2,00 cm

*Nach der DIN 5008 wird ein rechter Rand von 0,81 cm empfohlen. In der Praxis hat sich jedoch aus optischen Gründen ein Rand von 2 cm durchgesetzt.

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Privat-brief

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Absenderangabe - Privatbrief

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Absenderangabe - Privatbrief

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Absenderangabe - Privatbrief

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Absenderangabe - Privatbrief

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Absenderangabe - Privatbrief

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Absenderangabe - Privatbrief

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Erstellen Sie eine Dokumentvorlage für Ihre private Korrespondenz.

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Formulare

Nach DIN 32754 spricht man von Vordruck:

Der Vordruck ist ein Papier eines bestimmten Formats mit Aufdruck zur ergänzenden Be-schriftung.

In Word können Formulare als Dokumentvor-lagen erstellt und gespeichert werden.

Im alltäglichen Sprachgebrauch spricht man meistens von Formularen.

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Gestaltungsgrundsätze

Ziel:Ziel:

rationeller Datenaustausch

sichereDatenverarbeitung

vollständig

ablaufgerecht

schreibgerecht

verständlich

ablagerecht

auswertungsgerecht

versandgerecht

umweltgerecht

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Es gibt verschiedene Möglich-keiten Formulare zu benutzen:

Von einem vorhandenen Formular wird eine Bildschirmmaske angefertigt. Die einzelnen Ausfüllpositionen werden ausgemessen und mit Stoppcodes markiert.

Ein Formular wird am PC erstellt, anschließend ausgedruckt und von Hand ausgefüllt.

Formular wird als Dokumentvorlage erstellt, die Ausfüllpositionen werden mit Stoppcodes oder Formularfelder markiert = Online-Formulare.

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Formulare erstellen

1. Der Cursor wird an der Stelle positioniert, an der später das Feldergebnis stehen soll

2. Geben Sie die Tastenkombination Strg + F9 ein.

3. Word fügt folgendes Feld ein:

{•|•}

Einfache Formular können mit Stopp-Codes erstellt werden:

Mit F 11 können alle Stopp-Codes bzw. Felder der Reihe nach angefahren werden.

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Vor- und Zuname: {•|•}

Straße, Hausnummer: {•|•}

PLZ, Ort: {•|•}

Beispiel:

{•Vor- und Zuname•}

{•Straße und Hausnummer•}

{•PLZ, Ort•}

Die Variante mit Anweisung wird häufig gewählt wenn ausdem Formular nicht hervor-geht (Platzgründe), welcheEingabe an der Stopp-Positionerfolgen soll.

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Erstellen Sie ein Deckblatt für ein Protokoll. Ihre Arztpraxis heißt Praxis für Kinder-heilkunde, Dr. Ramona Schwarz.

Folgende Angaben sollen im Protokoll gemacht werden:

Überschrift: Protokoll; Ziel/Zweck, Datum; Ort; Beginn; Ende; Protokoll; Teilnehmer

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Lösungsvorschlag:

KinderarztpraxisDr. Ramona Schwarz

ProtokollProtokollZiel/Zweck: {•|•}

Datum: {•|•}

Ort: {•|•}

Beginn: {•|•}

Ende: {•|•}

Protokoll: {•|•}

Teilnehmer: {•|•}

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FormularfelderFormularfelder

Text-Formularfeld

Kontrollkästchen-Formularfeld

Dropdown-Formularfeld

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FormularfelderFormularfelder

Übung:

1. Fügen Sie eine Tabelle mit 1 Zeile und 3 Spalten ein.

2. Fügen Sie in die erste Zelle ein Text-Formularfeld, in die zweite Zelle ein Kontrollkästchen-Formularfeld und in die dritte Zelle ein Dropdown-Formularfeld ein.

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Das Text-FormularfeldDas Text-Formularfeld

In ein Text-Formularfeld kann beliebiger Text, der aus Zeichen oder Zahlen besteht, eingegeben werden.

Format-Absatz – Abstand Vor: 6 pt

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Das Text-FormularfeldDas Text-Formularfeld

Sie können in jedem Textfeld ein Vorgabetext erstellen. Dieser erscheint im Eingabefeld und kann vom Be-nutzer geändert werden.

Vorgabetext

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Das Kontrollkästchen-FormularfeldDas Kontrollkästchen-Formularfeld

Angaben, die in Formularen nur durch Ankreuzen ausgewählt werden, kann man rationell mit einem Kontrollkästchen-Formularfeld gestalten.

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Das Dropdown-FormularfeldDas Dropdown-Formularfeld

Ein Dropdown-Formularfeld wird immer dann eingefügt, wenn mehrere bereits feststehende Einträge möglich.

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Der DokumentschutzDer Dokumentschutz

Der Dokumentschutz verhindert, dass ein Formular beim Ausfüllen – außer an den dafür vorgesehen Stellen – verändert oder zerstört wird.

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Der Geschäftsbrief

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Satzspiegel - Geschäftsbrief

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Absender und Geschäftsangaben

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Der Geschäftsbrief

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Sie sollen für die Kinderarzt-praxis Ramona Schwarz eine Telefonnotiz gestalten. Welche Leitwörter werden benötigt?

Gestalten Sie ein Online-Formular für die Telefonnotiz!

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