1 Projekte managen mit Microsoft ® Project ® Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs...

1

Projekte managen mitMicrosoft® Project®

Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs halten

Dipl.-Inf. (FH) Roman Bendisch

Dipl.-Kfm. (univ.)Dipl.-Wirtschaftsinf. (FH) Andreas Führer

2

Hinweis: Diese Folien geben die Inhalte des W3L-Buches „Projekte managen mit Microsoft Project“ (ISBN 978-3-937137-34-6) in verkürzter Form wieder. Den Foliensatz haben Dipl.-Inf. (FH) Roman Bendisch und Dipl.-Kfm. (univ.) Dipl.-Wirtschaftsinf. (FH) Andreas Führer zusammengestellt.Für Lehrzwecke dürfen die Folien kostenlos – auch integriert in andere Foliensätze – verwendet werden. Es ist dann jedoch ein Quellenhinweis erforderlich. © W3L GmbH 2009

Hinweis

3

Folie 5 1. Die GrundlagenFolie 21 2. Grundbegriffe in Microsoft ProjectFolie 35 3. Die ersten SchritteFolie 48 4. Sukzessive VorgehensweiseFolie 70 5. Strukturierung und FormatierungFolie 76 6. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisierenFolie 88 7. Den Überblick behalten: Berichtswesen

Inhalt

4

Warum scheitern Projekte?

Ein Projekt wird weder vorbereitet noch geplant

Eine Projektplanung erfolgt zu Beginn des Projektes, die Planungsunterlagen werden nicht regelmäßig aktualisiert

Die Planung wird nur unvollständig durchgeführt, d. h. es werden nicht alle Planungsschritte durchlaufen

Es werden falsche oder gar keine Werkzeuge eingesetzt

» Der Projekterfolg beginnt mit der Planung! «

» Ohne Planung kein Erfolg! Garantiert! «

5

Projekt

einmalig

klare Ziele

zeitliche Befristung

sehr komplex

projektspezifische Organisation

Priorisierung schwierig

neuartig

Fertigstellungsgrad schwer ermittelbar

Routineaufgaben

mehrfach

Standardprozess

kontinuierliche wiederkehrende Abläufe

wenige komplex

Standardorganisation

Priorisierung möglich

oft eindimensional

Bekannt und definierte Abläufe

Status setzbar

1. Die Grundlagen

6

Planung ist die Vorbereitung zukünftigen Handelns, Sie legt vorausschauend fest, auf welchen Wegen, mit welchen Schritten, in welcher zeitlicher und sachlogischer Abfolge, unter welchen Rahmenbedingungen und mit welchen Kosten und Terminen ein Ziel erreicht werden soll.

Aufwandsschätzmethoden

Analogiemethode

Prozentsatzmethode

Methode der sukzessiven Approximation

Grundlagen - Planung

7

Zielefestlegen

Aufgaben struktuieren

Ablaufplanen

Risikomanagen

Ressourcen festlegen

Kostenkalkulieren

Terminesetzen

Grundlagen - Planungsschritte

8

SMART - Regel

S = schriftlich

M = quantitativ meßbar

A = anspruchsvoll

R = realistisch

T = terminlich strukturierbar

Grundlagen - Zieldefinition nach SMART

9

Grundlagen - Ziele

10

Strukturierung der Gesamtaufgabe in Teilprojekte

der Teilprojekte in Unterprojekte

der Unterprojekte in Arbeitspakete

Ein Arbeitspaket ist die Zusammenfassung bzw. Gruppierung von Vorgängen. Ein Arbeitspaket kann daher in mehrere Vorgänge gegliedert werden. Es kann auf eine Person oder eine Personengruppe übertragen werden.

Grundlagen - Strukturierung

11

Grundlagen - Projektstrukturplan

12

Voraussetzung ist der Projektstrukturplan (PSP)

Arbeitspakete werden in Vorgänge zerlegt

Erstellung einer Vorgangsliste mit laufender Numerierung (eindeutig)

Definition von Vorgangsnachfolgern / -vorgängern

Die Ablaufplanung stellt die chronologische Planung der Vorgänge dar. Sie ist Grundlage für die Ressourcenplanung.

Grundlagen - Ablauf planen

13

Grundlagen - Ablaufplan

14

Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen

Prüfung von Engpässen und Überlastungen

Nach der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen erhält man eine Beschaffungsliste.

Grundlagen - Ressourcen planen

15

Grundlagen - Kosten kalkulieren

Die Kostenkalkulation dient als Grundlage für die Genehmigung oder Ablehnung eines Projektes.

Die Kosten müssen ermittelt und den Vorgängen bzw. Arbeitspaketen zugeordnet werden.

Probleme:

Personalkosten sollen oder können nicht offengelegt werden, daher Arbeit mit Standardsätzen

Im Vorhinein sind oft nur grobe Schätzungen möglich

Es sollten Aufwandsschätzmethoden herangezogen werden.

16

Kostenart Zwischensumme SUMME

Ausbauhaus         109.000 €  

Grundstückskosten         120.000 €  

Gebühren:            

Grundstücksmakler 7,00%       8.400 €  

Grunderwerbssteuer 3,50%       4.200 €  

Versicherungen €/Jahr          

Bauherrenhaftpflicht 60 €          

Haftpflicht 1.000 €       1.060 €   

Reisekosten:   Flüge: Paris   199 €  

      München   199 €  

      Wien   300 €  

    Fahrt-kosten: 4500 € 0,30 € 1.350 € 315.708 € 

Handwerker:   Arbeitsstunden:        

Tischer   78 40 €   3.120 €  

Maler   34 40 €   1.360 €  

Gärtner   22 30 €   660 € 5.140 €

Grundlagen - Kostenkalkulation

17

Grundlagen - Termine setzen (Gantt-Diagramm)

18

Grundlagen - Termine setzen (Netzplan)

19

Grundlagen - Risikomanagement

Projektrisiken können z.B. technischer, wirtschaftlicher, personeller oder organisatorischer Natur sein.

Identifikation und Fixierung von Projektrisiken (schriftlich)

Abschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit (in %)

Abschätzung der Auswirkungen bei Eintritt (in €)

Definition der betroffenen Bereiche

Definition präventiver bzw. korrigierender Maßnahmen

20

Grundlagen - Risiken managen

21

2. Grundbegriffe in MS Project

Zeiträume und Zeitpunkte

Arbeitszeit

Termine und Dauer

Einschränkungen

Meilensteine

Ressourcen

Personalressourcen

Materialressourcen

Kostenressourcen

Vorgänge

Anordnungsbeziehungen

Einsatzmittelplanung

Termintreu

kapazitätstreu

22

Grundbegriffe - Bruttoarbeitszeit

Monatliche Bruttoarbeitszeit

Vertragliche Arbeitszeit pro Tag * durchschnittliche Anzahl Tage / Monat

7,5 Std. * 21 Tag = 157,5 Std. / Monat

Jährliche Bruttoarbeitszeit

Bruttoarbeitszeit / Monat * Monate / Jahr

157,5 Std. / Monat * 12 Monate / Jahr = 1.890 Std. / Jahr

23

Grundbegriffe - Nettoarbeitszeit

Jährliche Nettoarbeitszeit

Bruttoarbeitszeit / Jahr – Urlaub – Krankheit – andere Termine

1.890 Std. / Jahr – 225 Std. – 90 Std. – 45 Std. = 1.530 Std./Jahr

30 Tage Urlaub

12 Tage Krankheit

6 Tage Weiterbildung

Tatsächliche Nettoarbeitszeit

Jährliche Nettoarbeitszeit – Störfaktoren (1/2 Std. / Tag)

1.530 Std. / Jahr – 126 Std. = 1.404 Std. / Jahr

24

Grundbegriffe - Produktivanteil

Produktivanteil

1.530 Std. Nettoarbeitszeit / Jahr / 1.890 Std. Bruttoarbeitszeit / Jahr = 80,95 %

Produktivanteil unter Berücksichtigung von Störfaktoren

1.404 Std. Netto-Nettoarbeitszeit / Jahr / 1.890 Std. Bruttoarbeitszeit / Jahr = 74,29 %

25

Grundbegriffe – Termine

Projektanfangstermin

Endtermin - Projektdauer

Projektendtermin

Anfangstermin + Projektdauer

Frühester bzw. spätester Vorgangsanfangstermin

Frühester bzw. spätester Vorgangsendtermin

26

Grundbegriffe – Dauer

Gesamtdauer

Zeit zwischen Projektanfangs- und Endtermin

Arbeitsdauer

Zeit, die eine Ressource benötigt, um einen Vorgang vollständig zu bearbeiten und abzuschließen

Vorgangsdauer

Hängt von der Ressourcenkapazität ab

27

Grundbegriffe – Einschränkungen

Verschiebungen werden in beide Richtungen gestattet => hohe Flexibilität

So früh wie möglich

Der Vorgang beginnt so früh wie möglich, sofern Vor-gängerbeziehungen dies gestatten

So spät wie möglich

Der Vorgang beginnt zum spätesten Anfangstermin

28

Grundbegriffe – Einschränkungen

Verschiebungen nur in eine Richtung gestattet => eingeschränkte Flexibilität

Ende nicht früher als

Der Vorgang endet zum festgelegten Termin oder später. Ein früheres Ende ist unzulässig.

Anfang nicht früher als

Der Vorgang beginnt zum festgelegten Termin oder später. Ein früherer Start ist unzulässig.

Ende nicht später als

Der Vorgang endet zum festgelegten Termin oder früher. Ein späteres Ende ist unzulässig.

Anfang nicht später als

Der Vorgang beginnt zum festgelegten Termin oder früher. Ein späterer Start ist unzulässig.

29

Grundbegriffe – Einschränkungen

Verschiebungen werden nicht gestattet => keine Flexibilität

Muss enden am

Vorgang endet genau zum festgelegten Termin.

Muss anfangen am

Vorgang beginnt genau zum festgelegten Termin.

30

Grundbegriffe – Meilensteine

Die Verknüpfung von Meilensteinen und Vorgängen kann problematisch sein, da letztere während des Projektes verschoben werden könnten.

Stellen einen Zeitpunkt dar, haben keine eigene Dauer

Zwischenziel, an dem der Projektfortschritt überprüft werden kann

Messbarkeit muss gewährleistet sein

Meilensteine sollten zumindest am Ende jeder Projektphase gesetzt werden

31

Grundbegriffe - Ressourcen

Ressourcen werden unterteilt in

Personalressourcen (z.B. Mitarbeiter, Dienstleister)

Materialressourcen (z.B. Steine, Parkett, Dachziegel, Verbrauchsmaterial)

Kostenressourcen (z.B. Reisekosten)

32

Grundbegriffe - Vorgänge

Ein Vorgang ist die kleinste Einheit eines Projektes

Die Summe aller Vorgänge ergibt den Leistungsumfang des Projektes

Zu jedem Vorgang können verschiedene Informationen abgelegt werden, z.B.:

Name

Termine und Dauer

Priorität

Fertigstellungsgrad

Notizen

......

33

Grundbegriffe - Anordnungsbeziehungen

Ende – Anfang – Beziehung (EA; „Normalfolge „)

Anfang – Anfang – Beziehung (AA; „Anfangsfolge“)

Ende – Ende – Beziehung

(EE; „Endfolge“)

Anfang – Ende – Beziehung (AE; „Sprungfolge“)

34

Grundbegriffe - Einsatzmittelplanung

Ermittlung des Mittelvorrats

Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs

Vergleich von Bedarf und Vorrat

Optimierung des Mitteleinsatzes

Termintreue Einsatzmittelplanung Termine fix und Ressourceneinsatz variabel

Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Ressourceneinsatz fix und Termine variabel

35

3. Die ersten Schritte Startbildschirm - Das Cockpit

36

Ansichten – ein Überblick

Ansicht Balkendiagramm (Gantt):

37

Ansichten – ein Überblick

Ansicht Kalender:

38

Ansichten – ein Überblick

Ansicht Vorgang - Einsatz

39

Ansichten – ein Überblick

Ansicht Ressource – Einsatz:

40

Ansichten – ein Überblick

Ansicht Ressource: Tabelle:

41

Projekt anlegen

Datei – Neu – leeres Projekt:

42

Anlage der Projektdaten

Datei – Eigenschaften:

43

Anlage der Projektinformationen

Projekt - Projektinfo... :

44

Kalender

Basiskalender

Standard

24 Stunden

Nachtschicht

45

Kalender

Projektkalender

individuell für das Projekt angepasst; Anpassung der Arbeitszeiten, die Bekanntmachung von Feiertagen, usw.

Ressourcenkalender

ressourcenspezifische, individuelle Abweichungen vom Basiskalender (z. B. Urlaubszeiten)

Vorgangskalender

spezielle, für einen oder mehrere Vorgänge geltende Einstellungen

46

Kalender anpassen

Extras – Arbeitszeit ändern:

47

Standardarbeitszeit ändern

Extras – Optionen,

Reiter „Kalender“:

48

4. Sukzessive Vorgehensweise -Grundeinstellungen

Metaplanung abschließen

Struktur- und Ablaufplanung durchführen

Projekt anlegen

Projektinformationen und –daten einpflegen

Kalender definieren und vorbereiten

Arbeitszeiten festlegen

49

Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge erfassen

Vorgänge erfassen

Automatisch, z.B. per copy + paste, wenn bereits bei der Metaplanung z.B. in MS Excel erfasst

Manuell in Tabelle: Eingabe

Erfassung der Dauer

Evtl. Erfassung der Termine

50

Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge strukturieren

Sammelvorgänge definieren

Teilvorgänge markieren

Strukturierung mit Hilfe der Symbolleiste „Format“

51

Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge strukturieren

Struktur auf erster Ebene

Strukturierung auf mehreren Ebenen

52

Sukzessive Vorgehensweise - Meilensteine setzen

Erfassung eines Vorganges, der als Meilenstein dienen soll

Markierung des Vorganges

Über das Kontextmenü „Informationen zum Vorgang“ als Meilenstein definieren

53

Sukzessive Vorgehensweise - Meilensteine setzen

Dauer des Meilensteins mit „0“ festlegen

54

Sukzessive Vorgehensweise - Vorgangsarten

Die Berechnung von Vorgängen basiert auf drei voneinander abhängigen Größen:

Arbeit

Dauer und

Einheiten

Folgende Beziehung liegt zwischen ihnen vor:

Dauer * Einheiten (Intensität/Input) = Arbeit (Leistung)

55

Sukzessive Vorgehensweise – Feste Größen

Feste Einheiten (Standard)

Abweichungen bei der Arbeit verändern die Dauer

Bsp.: zusätzliches Gewerk mit gleichen Ressourcen Verlängerung

Feste Dauer

Abweichungen der Arbeit beeinflussen die Einheiten

Bsp.: zusätzliches Gewerk bei gleicher Dauer mehr Einheiten

Feste Arbeit

Abweichungen der Einheiten beeinflussen die Dauer

Bsp.: weniger Einheiten bei fester Arbeit Verlängerung

56

Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge verknüpfen

Vorgänge können auf drei Arten verknüpft werden:

Eingabe der Vorgangsnummer des Vorgängers in die Spalte Vorgänger

Markieren der Vorgänge und Menü Bearbeiten – Vorgänge verknüpfen

Ziehen der Verknüpfung von Vorgangsbalken zu Vorgangsbalken

57

Sukzessive Vorgehensweise – Anordnungsbeziehungen

Definition über Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“

58

Sukzessive Vorgehensweise - Anordnungsbeziehungen

Definition über Doppelklick auf einen Verbindungspfeil

59

Sukzessive Vorgehensweise – Informationen zum Vorgang

60

Sukzessive Vorgehensweise – Periodische Vorgänge

Menü Einfügen – Periodischer Vorgang

Ein Vorgang ist als Periodischer Vorgang anzulegen, wenn er regelmäßig in festen Zeitintervallen wiederkehrt.

61

Sukzessive Vorgehensweise – Ressourcen erfassen

Beispiele für Ressourcen sind:

Handwerker

Programmierer

Projektleiter

Kreissäge

Drucker

Parkett

Steine

Kosten für ein Weiterbildungsseminar

62

Sukzessive Vorgehensweise – Ressource: Tabelle

Erfassung in der Ansicht Ressource: Tabelle

Copy + paste z.B. aus MS Excel möglich

63

Sukzessive Vorgehensweise – Informationen zur Ressource

Erfassung über den Dialog „Informationen zur Ressource“:

64

Sukzessive Vorgehensweise –Kostensätze erfassen - Ressouce: Tabelle

65

Sukzessive Vorgehensweise – Kostensätze erfassen - Dialog „Informationen zur Ressource“

66

Sukzessive Vorgehensweise – Einzelne Ressourcen zuordnen

Einzelne Ressourcen können den Vorgängen mit Hilfe einer Auswahlliste in der Ansicht Tabelle: Eingabe zugeordnet werden

67

Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang

Einem Vorgang können auch mehrere Ressourcen zugeordnet werden über

Dialogfeld Extras – Ressourcen zuordnen oder

Dialogfeld Projekt – Informationen zum Vorgang

68

Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang

Dialogfeld Extras – Ressourcen zuordnen

69

Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang

Dialogfeld Projekt – Informationen zum Vorgang

70

5. Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Diagrammbereichs

Darstellung der Balken:

Farben

Darstellung

Anfang, Mitte, Ende

Grafische Informationen

Beschriftung der Balken

71

Strukturierung und Formatierung - Balkenformatierung

Balkenplanassistent

Dialogfelder Format – Balkenarten

Dialogfeld Format - Balken

72

Strukturierung und Formatierung - Balkenformatierung

73

Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Tabellenbereiches

Größe des Tabellenbereiches verändern

74

Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Tabellenbereiches

Spalten anzeigen, verschieben und verbergen:

Menü Einfügen – Spalten

Drag + drop

Markieren und über

Rechtsklick ausblenden

75

Strukturierung und Formatierung - Formatierung der Zeitskala

... über einen Doppelklick auf die Skala im Diagrammbereich

76

6. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Projektcontrolling

Effektives und effizientes Projektcontrolling heißt:

Soll – Ist – Vergleiche durchzuführen

Abweichungen festzustellen

Abweichungen zu analysieren

Steuerungsmaßnahmen zu definieren

Steuerungsmaßnahmen empfehlen, einleiten und Effektivität kontrollieren

77

Aus der Projektplanung wird ein BASISPLAN generiert

Er dient als Vergleichsreferenz zu den Ist-Werten

Es können bis zu 11 Basispläne gespeichert werden, z.B. für Szenario-Analysen

Der Basisplan ist eine Momentaufnahme des Projektes zum Zeitpunkt der Speicherung

Basispläne enthalten Informationen zu

Vorgängen

Ressourcen und

Zuordnungen

Basispläne können für einzelne Vorgänge oder das gesamte Projekt angelegt werden, sind daher auch erweiterbar

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Anlage eines Basisplans

78

Speicherung des Basisplans über das Menü

Extras – Überwachung – Basisplan festlegen

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Anlage eines Basisplans

79

Bei der Speicherung eines Basisplan werden alle aktuellen Werte in die Felder „geplante xxxx“ kopiert ( Sollwerte)

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Sollwerte setzen

80

Während der Projektdurchführung sollten die IST-Daten folgender Kategorien gepflegt werden:

Bearbeitungsstatus der Vorgänge (% abgeschlossen) und Termine

Kosten

Arbeit und Ressourcen

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Eingabe von Istwerten

81

Wie weit ist der Vorgang abgeschlossen?

Aktualisierung z.B. über die Symbolleiste „Überwachen“

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Bearbeitungsstatus

82

Die Projektüberwachung kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen, z.B.

Ansicht Balkendiagramm: Überwachung

Fortschrittslinien

kritischer Weg (kritischer Pfad)

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Projektüberwachung

83

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Balkendiagramm: Überwachung

84

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Fortschrittslinie

85

Zeitliche und inhaltliche Verschiebungen lassen sich über die definierten Meilensteine prüfen

Vorgänge bzw. Ereignisse ohne Pufferzeit werden als kritisch (Kritischer Weg) bezeichnet. Sie sind sorgfältig zu überwachen, da eine Verzögerung das Projekt über den festgelegten Endtermin hinaus verschieben würde.

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Kritischer Pfad

86

Der kritische Pfad sollte

regelmäßig angezeigt werden

genau überwacht werden

auf seinen Verlauf hin geprüft werden, um Änderungen durch Verschiebungen abschätzen zu können (z.B. Entwicklung eines neuen kritischen Pfades)

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Meilensteine und kritischer Pfad

87

Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Kritischer Pfad

88

7. Den Überblick behalten: Berichtswesen – Berichtsarten

Microsoft Office Project 2007 stellt grundsätzlich zwei unterschiedliche Arten von Berichten zur Verfügung:

Basisberichte (ein Format, in dem die Informationen adres-satenorientiert aufbereitet gedruckt werden können)

Grafische Berichte (bereitgestellt über Microsoft Office Excel und Microsoft Office Visio)

Für beide Berichtsformen stehen vordefinierte Berichte für Vorgänge, Ressourcen und Kreuztabellen zur Verfügung.

89

Den Überblick behalten: Berichtswesen – Basisberichte

Die Basisberichte können im Dialogfeld Berichte des Menüs Bericht aufgerufen werden. Von dort kann

die Kategorie des Berichts, der ausgeführt werden soll, ausgewählt werden

ein bestimmter Berichts innerhalb der ausgewählten Kategorie ausgewählt werden

eine Vorschau des zu druckenden Berichts angezeigt werden

die Definition und die Einzelheiten eines bestimmten Berichts bearbeitet werden

90

Den Überblick behalten: Berichtswesen – Basisberichte

Die Basisberichte sind in die folgenden sechs Kategorien unterteilt:

Übersicht

Vorgangsstatus

Kosten

Zuordnungen

Arbeitsauslastung

Benutzerdefiniert

91

Den Überblick behalten: Berichtswesen – Grafische Berichte

Grafische Berichtsvorlagen stehen im Menü Bericht – Grafische Berichte in sechs Kategorien zur Verfügung:

Vorgang: Einsatz

Ressource: Einsatz

Zuordnungseinsatz

Vorgangszusammenfassung

Ressourcenzusammenfassung

Zuordnungszusammenfassung

92

Den Überblick behalten: Berichtswesen – Drucken von Seitenansichten

Mit Hilfe des Projektberaters lassen sich Seitenansichten als Bericht drucken:

93

Den Überblick behalten: Berichtswesen – Drucken von Seitenansichten

94

Online-Kurs mit Mentor/TutorBuch

Projekte managen mit Microsoft Project

Projekte managen mit Microsoft ProjectProjekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs haltenISBN 978-3-937137-34-6DIN A5, 266 Seiten, 252 Abb.27 Glossarbegriffe€ 29,90

E-Learning-Kurs mit Mentor einschl. Buch und Zertifikat: € 95.- E-Learning-Kurs mit Tutoreinschl. Buch und 2 Zertifikaten: € 295.-

Leseprobe und kostenloser E-Learning- Kurs „Schnelleinstieg Projektplanung“ auf: www.W3L.de