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Projekte managen mitMicrosoft® Project®
Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs halten
Dipl.-Inf. (FH) Roman Bendisch
Dipl.-Kfm. (univ.)Dipl.-Wirtschaftsinf. (FH) Andreas Führer
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Hinweis: Diese Folien geben die Inhalte des W3L-Buches „Projekte managen mit Microsoft Project“ (ISBN 978-3-937137-34-6) in verkürzter Form wieder. Den Foliensatz haben Dipl.-Inf. (FH) Roman Bendisch und Dipl.-Kfm. (univ.) Dipl.-Wirtschaftsinf. (FH) Andreas Führer zusammengestellt.Für Lehrzwecke dürfen die Folien kostenlos – auch integriert in andere Foliensätze – verwendet werden. Es ist dann jedoch ein Quellenhinweis erforderlich. © W3L GmbH 2009
Hinweis
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Folie 5 1. Die GrundlagenFolie 21 2. Grundbegriffe in Microsoft ProjectFolie 35 3. Die ersten SchritteFolie 48 4. Sukzessive VorgehensweiseFolie 70 5. Strukturierung und FormatierungFolie 76 6. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisierenFolie 88 7. Den Überblick behalten: Berichtswesen
Inhalt
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Warum scheitern Projekte?
Ein Projekt wird weder vorbereitet noch geplant
Eine Projektplanung erfolgt zu Beginn des Projektes, die Planungsunterlagen werden nicht regelmäßig aktualisiert
Die Planung wird nur unvollständig durchgeführt, d. h. es werden nicht alle Planungsschritte durchlaufen
Es werden falsche oder gar keine Werkzeuge eingesetzt
» Der Projekterfolg beginnt mit der Planung! «
» Ohne Planung kein Erfolg! Garantiert! «
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Projekt
einmalig
klare Ziele
zeitliche Befristung
sehr komplex
projektspezifische Organisation
Priorisierung schwierig
neuartig
Fertigstellungsgrad schwer ermittelbar
Routineaufgaben
mehrfach
Standardprozess
kontinuierliche wiederkehrende Abläufe
wenige komplex
Standardorganisation
Priorisierung möglich
oft eindimensional
Bekannt und definierte Abläufe
Status setzbar
1. Die Grundlagen
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Planung ist die Vorbereitung zukünftigen Handelns, Sie legt vorausschauend fest, auf welchen Wegen, mit welchen Schritten, in welcher zeitlicher und sachlogischer Abfolge, unter welchen Rahmenbedingungen und mit welchen Kosten und Terminen ein Ziel erreicht werden soll.
Aufwandsschätzmethoden
Analogiemethode
Prozentsatzmethode
Methode der sukzessiven Approximation
Grundlagen - Planung
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Zielefestlegen
Aufgaben struktuieren
Ablaufplanen
Risikomanagen
Ressourcen festlegen
Kostenkalkulieren
Terminesetzen
Grundlagen - Planungsschritte
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SMART - Regel
S = schriftlich
M = quantitativ meßbar
A = anspruchsvoll
R = realistisch
T = terminlich strukturierbar
Grundlagen - Zieldefinition nach SMART
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Grundlagen - Ziele
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Strukturierung der Gesamtaufgabe in Teilprojekte
der Teilprojekte in Unterprojekte
der Unterprojekte in Arbeitspakete
Ein Arbeitspaket ist die Zusammenfassung bzw. Gruppierung von Vorgängen. Ein Arbeitspaket kann daher in mehrere Vorgänge gegliedert werden. Es kann auf eine Person oder eine Personengruppe übertragen werden.
Grundlagen - Strukturierung
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Grundlagen - Projektstrukturplan
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Voraussetzung ist der Projektstrukturplan (PSP)
Arbeitspakete werden in Vorgänge zerlegt
Erstellung einer Vorgangsliste mit laufender Numerierung (eindeutig)
Definition von Vorgangsnachfolgern / -vorgängern
Die Ablaufplanung stellt die chronologische Planung der Vorgänge dar. Sie ist Grundlage für die Ressourcenplanung.
Grundlagen - Ablauf planen
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Grundlagen - Ablaufplan
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Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen
Prüfung von Engpässen und Überlastungen
Nach der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen erhält man eine Beschaffungsliste.
Grundlagen - Ressourcen planen
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Grundlagen - Kosten kalkulieren
Die Kostenkalkulation dient als Grundlage für die Genehmigung oder Ablehnung eines Projektes.
Die Kosten müssen ermittelt und den Vorgängen bzw. Arbeitspaketen zugeordnet werden.
Probleme:
Personalkosten sollen oder können nicht offengelegt werden, daher Arbeit mit Standardsätzen
Im Vorhinein sind oft nur grobe Schätzungen möglich
Es sollten Aufwandsschätzmethoden herangezogen werden.
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Kostenart Zwischensumme SUMME
Ausbauhaus 109.000 €
Grundstückskosten 120.000 €
Gebühren:
Grundstücksmakler 7,00% 8.400 €
Grunderwerbssteuer 3,50% 4.200 €
Versicherungen €/Jahr
Bauherrenhaftpflicht 60 €
Haftpflicht 1.000 € 1.060 €
Reisekosten: Flüge: Paris 199 €
München 199 €
Wien 300 €
Fahrt-kosten: 4500 € 0,30 € 1.350 € 315.708 €
Handwerker: Arbeitsstunden:
Tischer 78 40 € 3.120 €
Maler 34 40 € 1.360 €
Gärtner 22 30 € 660 € 5.140 €
Grundlagen - Kostenkalkulation
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Grundlagen - Termine setzen (Gantt-Diagramm)
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Grundlagen - Termine setzen (Netzplan)
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Grundlagen - Risikomanagement
Projektrisiken können z.B. technischer, wirtschaftlicher, personeller oder organisatorischer Natur sein.
Identifikation und Fixierung von Projektrisiken (schriftlich)
Abschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit (in %)
Abschätzung der Auswirkungen bei Eintritt (in €)
Definition der betroffenen Bereiche
Definition präventiver bzw. korrigierender Maßnahmen
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Grundlagen - Risiken managen
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2. Grundbegriffe in MS Project
Zeiträume und Zeitpunkte
Arbeitszeit
Termine und Dauer
Einschränkungen
Meilensteine
Ressourcen
Personalressourcen
Materialressourcen
Kostenressourcen
Vorgänge
Anordnungsbeziehungen
Einsatzmittelplanung
Termintreu
kapazitätstreu
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Grundbegriffe - Bruttoarbeitszeit
Monatliche Bruttoarbeitszeit
Vertragliche Arbeitszeit pro Tag * durchschnittliche Anzahl Tage / Monat
7,5 Std. * 21 Tag = 157,5 Std. / Monat
Jährliche Bruttoarbeitszeit
Bruttoarbeitszeit / Monat * Monate / Jahr
157,5 Std. / Monat * 12 Monate / Jahr = 1.890 Std. / Jahr
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Grundbegriffe - Nettoarbeitszeit
Jährliche Nettoarbeitszeit
Bruttoarbeitszeit / Jahr – Urlaub – Krankheit – andere Termine
1.890 Std. / Jahr – 225 Std. – 90 Std. – 45 Std. = 1.530 Std./Jahr
30 Tage Urlaub
12 Tage Krankheit
6 Tage Weiterbildung
Tatsächliche Nettoarbeitszeit
Jährliche Nettoarbeitszeit – Störfaktoren (1/2 Std. / Tag)
1.530 Std. / Jahr – 126 Std. = 1.404 Std. / Jahr
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Grundbegriffe - Produktivanteil
Produktivanteil
1.530 Std. Nettoarbeitszeit / Jahr / 1.890 Std. Bruttoarbeitszeit / Jahr = 80,95 %
Produktivanteil unter Berücksichtigung von Störfaktoren
1.404 Std. Netto-Nettoarbeitszeit / Jahr / 1.890 Std. Bruttoarbeitszeit / Jahr = 74,29 %
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Grundbegriffe – Termine
Projektanfangstermin
Endtermin - Projektdauer
Projektendtermin
Anfangstermin + Projektdauer
Frühester bzw. spätester Vorgangsanfangstermin
Frühester bzw. spätester Vorgangsendtermin
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Grundbegriffe – Dauer
Gesamtdauer
Zeit zwischen Projektanfangs- und Endtermin
Arbeitsdauer
Zeit, die eine Ressource benötigt, um einen Vorgang vollständig zu bearbeiten und abzuschließen
Vorgangsdauer
Hängt von der Ressourcenkapazität ab
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Grundbegriffe – Einschränkungen
Verschiebungen werden in beide Richtungen gestattet => hohe Flexibilität
So früh wie möglich
Der Vorgang beginnt so früh wie möglich, sofern Vor-gängerbeziehungen dies gestatten
So spät wie möglich
Der Vorgang beginnt zum spätesten Anfangstermin
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Grundbegriffe – Einschränkungen
Verschiebungen nur in eine Richtung gestattet => eingeschränkte Flexibilität
Ende nicht früher als
Der Vorgang endet zum festgelegten Termin oder später. Ein früheres Ende ist unzulässig.
Anfang nicht früher als
Der Vorgang beginnt zum festgelegten Termin oder später. Ein früherer Start ist unzulässig.
Ende nicht später als
Der Vorgang endet zum festgelegten Termin oder früher. Ein späteres Ende ist unzulässig.
Anfang nicht später als
Der Vorgang beginnt zum festgelegten Termin oder früher. Ein späterer Start ist unzulässig.
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Grundbegriffe – Einschränkungen
Verschiebungen werden nicht gestattet => keine Flexibilität
Muss enden am
Vorgang endet genau zum festgelegten Termin.
Muss anfangen am
Vorgang beginnt genau zum festgelegten Termin.
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Grundbegriffe – Meilensteine
Die Verknüpfung von Meilensteinen und Vorgängen kann problematisch sein, da letztere während des Projektes verschoben werden könnten.
Stellen einen Zeitpunkt dar, haben keine eigene Dauer
Zwischenziel, an dem der Projektfortschritt überprüft werden kann
Messbarkeit muss gewährleistet sein
Meilensteine sollten zumindest am Ende jeder Projektphase gesetzt werden
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Grundbegriffe - Ressourcen
Ressourcen werden unterteilt in
Personalressourcen (z.B. Mitarbeiter, Dienstleister)
Materialressourcen (z.B. Steine, Parkett, Dachziegel, Verbrauchsmaterial)
Kostenressourcen (z.B. Reisekosten)
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Grundbegriffe - Vorgänge
Ein Vorgang ist die kleinste Einheit eines Projektes
Die Summe aller Vorgänge ergibt den Leistungsumfang des Projektes
Zu jedem Vorgang können verschiedene Informationen abgelegt werden, z.B.:
Name
Termine und Dauer
Priorität
Fertigstellungsgrad
Notizen
......
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Grundbegriffe - Anordnungsbeziehungen
Ende – Anfang – Beziehung (EA; „Normalfolge „)
Anfang – Anfang – Beziehung (AA; „Anfangsfolge“)
Ende – Ende – Beziehung
(EE; „Endfolge“)
Anfang – Ende – Beziehung (AE; „Sprungfolge“)
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Grundbegriffe - Einsatzmittelplanung
Ermittlung des Mittelvorrats
Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs
Vergleich von Bedarf und Vorrat
Optimierung des Mitteleinsatzes
Termintreue Einsatzmittelplanung Termine fix und Ressourceneinsatz variabel
Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Ressourceneinsatz fix und Termine variabel
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3. Die ersten Schritte Startbildschirm - Das Cockpit
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Ansichten – ein Überblick
Ansicht Balkendiagramm (Gantt):
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Ansichten – ein Überblick
Ansicht Kalender:
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Ansichten – ein Überblick
Ansicht Vorgang - Einsatz
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Ansichten – ein Überblick
Ansicht Ressource – Einsatz:
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Ansichten – ein Überblick
Ansicht Ressource: Tabelle:
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Projekt anlegen
Datei – Neu – leeres Projekt:
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Anlage der Projektdaten
Datei – Eigenschaften:
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Anlage der Projektinformationen
Projekt - Projektinfo... :
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Kalender
Basiskalender
Standard
24 Stunden
Nachtschicht
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Kalender
Projektkalender
individuell für das Projekt angepasst; Anpassung der Arbeitszeiten, die Bekanntmachung von Feiertagen, usw.
Ressourcenkalender
ressourcenspezifische, individuelle Abweichungen vom Basiskalender (z. B. Urlaubszeiten)
Vorgangskalender
spezielle, für einen oder mehrere Vorgänge geltende Einstellungen
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Kalender anpassen
Extras – Arbeitszeit ändern:
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Standardarbeitszeit ändern
Extras – Optionen,
Reiter „Kalender“:
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4. Sukzessive Vorgehensweise -Grundeinstellungen
Metaplanung abschließen
Struktur- und Ablaufplanung durchführen
Projekt anlegen
Projektinformationen und –daten einpflegen
Kalender definieren und vorbereiten
Arbeitszeiten festlegen
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Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge erfassen
Vorgänge erfassen
Automatisch, z.B. per copy + paste, wenn bereits bei der Metaplanung z.B. in MS Excel erfasst
Manuell in Tabelle: Eingabe
Erfassung der Dauer
Evtl. Erfassung der Termine
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Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge strukturieren
Sammelvorgänge definieren
Teilvorgänge markieren
Strukturierung mit Hilfe der Symbolleiste „Format“
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Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge strukturieren
Struktur auf erster Ebene
Strukturierung auf mehreren Ebenen
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Sukzessive Vorgehensweise - Meilensteine setzen
Erfassung eines Vorganges, der als Meilenstein dienen soll
Markierung des Vorganges
Über das Kontextmenü „Informationen zum Vorgang“ als Meilenstein definieren
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Sukzessive Vorgehensweise - Meilensteine setzen
Dauer des Meilensteins mit „0“ festlegen
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Sukzessive Vorgehensweise - Vorgangsarten
Die Berechnung von Vorgängen basiert auf drei voneinander abhängigen Größen:
Arbeit
Dauer und
Einheiten
Folgende Beziehung liegt zwischen ihnen vor:
Dauer * Einheiten (Intensität/Input) = Arbeit (Leistung)
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Sukzessive Vorgehensweise – Feste Größen
Feste Einheiten (Standard)
Abweichungen bei der Arbeit verändern die Dauer
Bsp.: zusätzliches Gewerk mit gleichen Ressourcen Verlängerung
Feste Dauer
Abweichungen der Arbeit beeinflussen die Einheiten
Bsp.: zusätzliches Gewerk bei gleicher Dauer mehr Einheiten
Feste Arbeit
Abweichungen der Einheiten beeinflussen die Dauer
Bsp.: weniger Einheiten bei fester Arbeit Verlängerung
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Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge verknüpfen
Vorgänge können auf drei Arten verknüpft werden:
Eingabe der Vorgangsnummer des Vorgängers in die Spalte Vorgänger
Markieren der Vorgänge und Menü Bearbeiten – Vorgänge verknüpfen
Ziehen der Verknüpfung von Vorgangsbalken zu Vorgangsbalken
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Sukzessive Vorgehensweise – Anordnungsbeziehungen
Definition über Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“
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Sukzessive Vorgehensweise - Anordnungsbeziehungen
Definition über Doppelklick auf einen Verbindungspfeil
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Sukzessive Vorgehensweise – Informationen zum Vorgang
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Sukzessive Vorgehensweise – Periodische Vorgänge
Menü Einfügen – Periodischer Vorgang
Ein Vorgang ist als Periodischer Vorgang anzulegen, wenn er regelmäßig in festen Zeitintervallen wiederkehrt.
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Sukzessive Vorgehensweise – Ressourcen erfassen
Beispiele für Ressourcen sind:
Handwerker
Programmierer
Projektleiter
Kreissäge
Drucker
Parkett
Steine
Kosten für ein Weiterbildungsseminar
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Sukzessive Vorgehensweise – Ressource: Tabelle
Erfassung in der Ansicht Ressource: Tabelle
Copy + paste z.B. aus MS Excel möglich
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Sukzessive Vorgehensweise – Informationen zur Ressource
Erfassung über den Dialog „Informationen zur Ressource“:
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Sukzessive Vorgehensweise –Kostensätze erfassen - Ressouce: Tabelle
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Sukzessive Vorgehensweise – Kostensätze erfassen - Dialog „Informationen zur Ressource“
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Sukzessive Vorgehensweise – Einzelne Ressourcen zuordnen
Einzelne Ressourcen können den Vorgängen mit Hilfe einer Auswahlliste in der Ansicht Tabelle: Eingabe zugeordnet werden
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Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang
Einem Vorgang können auch mehrere Ressourcen zugeordnet werden über
Dialogfeld Extras – Ressourcen zuordnen oder
Dialogfeld Projekt – Informationen zum Vorgang
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Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang
Dialogfeld Extras – Ressourcen zuordnen
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Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang
Dialogfeld Projekt – Informationen zum Vorgang
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5. Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Diagrammbereichs
Darstellung der Balken:
Farben
Darstellung
Anfang, Mitte, Ende
Grafische Informationen
Beschriftung der Balken
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Strukturierung und Formatierung - Balkenformatierung
Balkenplanassistent
Dialogfelder Format – Balkenarten
Dialogfeld Format - Balken
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Strukturierung und Formatierung - Balkenformatierung
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Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Tabellenbereiches
Größe des Tabellenbereiches verändern
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Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Tabellenbereiches
Spalten anzeigen, verschieben und verbergen:
Menü Einfügen – Spalten
Drag + drop
Markieren und über
Rechtsklick ausblenden
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Strukturierung und Formatierung - Formatierung der Zeitskala
... über einen Doppelklick auf die Skala im Diagrammbereich
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6. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Projektcontrolling
Effektives und effizientes Projektcontrolling heißt:
Soll – Ist – Vergleiche durchzuführen
Abweichungen festzustellen
Abweichungen zu analysieren
Steuerungsmaßnahmen zu definieren
Steuerungsmaßnahmen empfehlen, einleiten und Effektivität kontrollieren
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Aus der Projektplanung wird ein BASISPLAN generiert
Er dient als Vergleichsreferenz zu den Ist-Werten
Es können bis zu 11 Basispläne gespeichert werden, z.B. für Szenario-Analysen
Der Basisplan ist eine Momentaufnahme des Projektes zum Zeitpunkt der Speicherung
Basispläne enthalten Informationen zu
Vorgängen
Ressourcen und
Zuordnungen
Basispläne können für einzelne Vorgänge oder das gesamte Projekt angelegt werden, sind daher auch erweiterbar
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Anlage eines Basisplans
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Speicherung des Basisplans über das Menü
Extras – Überwachung – Basisplan festlegen
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Anlage eines Basisplans
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Bei der Speicherung eines Basisplan werden alle aktuellen Werte in die Felder „geplante xxxx“ kopiert ( Sollwerte)
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Sollwerte setzen
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Während der Projektdurchführung sollten die IST-Daten folgender Kategorien gepflegt werden:
Bearbeitungsstatus der Vorgänge (% abgeschlossen) und Termine
Kosten
Arbeit und Ressourcen
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Eingabe von Istwerten
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Wie weit ist der Vorgang abgeschlossen?
Aktualisierung z.B. über die Symbolleiste „Überwachen“
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Bearbeitungsstatus
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Die Projektüberwachung kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen, z.B.
Ansicht Balkendiagramm: Überwachung
Fortschrittslinien
kritischer Weg (kritischer Pfad)
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Projektüberwachung
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Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Balkendiagramm: Überwachung
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Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Fortschrittslinie
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Zeitliche und inhaltliche Verschiebungen lassen sich über die definierten Meilensteine prüfen
Vorgänge bzw. Ereignisse ohne Pufferzeit werden als kritisch (Kritischer Weg) bezeichnet. Sie sind sorgfältig zu überwachen, da eine Verzögerung das Projekt über den festgelegten Endtermin hinaus verschieben würde.
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Kritischer Pfad
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Der kritische Pfad sollte
regelmäßig angezeigt werden
genau überwacht werden
auf seinen Verlauf hin geprüft werden, um Änderungen durch Verschiebungen abschätzen zu können (z.B. Entwicklung eines neuen kritischen Pfades)
Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Meilensteine und kritischer Pfad
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Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Kritischer Pfad
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7. Den Überblick behalten: Berichtswesen – Berichtsarten
Microsoft Office Project 2007 stellt grundsätzlich zwei unterschiedliche Arten von Berichten zur Verfügung:
Basisberichte (ein Format, in dem die Informationen adres-satenorientiert aufbereitet gedruckt werden können)
Grafische Berichte (bereitgestellt über Microsoft Office Excel und Microsoft Office Visio)
Für beide Berichtsformen stehen vordefinierte Berichte für Vorgänge, Ressourcen und Kreuztabellen zur Verfügung.
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Den Überblick behalten: Berichtswesen – Basisberichte
Die Basisberichte können im Dialogfeld Berichte des Menüs Bericht aufgerufen werden. Von dort kann
die Kategorie des Berichts, der ausgeführt werden soll, ausgewählt werden
ein bestimmter Berichts innerhalb der ausgewählten Kategorie ausgewählt werden
eine Vorschau des zu druckenden Berichts angezeigt werden
die Definition und die Einzelheiten eines bestimmten Berichts bearbeitet werden
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Den Überblick behalten: Berichtswesen – Basisberichte
Die Basisberichte sind in die folgenden sechs Kategorien unterteilt:
Übersicht
Vorgangsstatus
Kosten
Zuordnungen
Arbeitsauslastung
Benutzerdefiniert
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Den Überblick behalten: Berichtswesen – Grafische Berichte
Grafische Berichtsvorlagen stehen im Menü Bericht – Grafische Berichte in sechs Kategorien zur Verfügung:
Vorgang: Einsatz
Ressource: Einsatz
Zuordnungseinsatz
Vorgangszusammenfassung
Ressourcenzusammenfassung
Zuordnungszusammenfassung
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Den Überblick behalten: Berichtswesen – Drucken von Seitenansichten
Mit Hilfe des Projektberaters lassen sich Seitenansichten als Bericht drucken:
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Den Überblick behalten: Berichtswesen – Drucken von Seitenansichten
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Online-Kurs mit Mentor/TutorBuch
Projekte managen mit Microsoft Project
Projekte managen mit Microsoft ProjectProjekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs haltenISBN 978-3-937137-34-6DIN A5, 266 Seiten, 252 Abb.27 Glossarbegriffe€ 29,90
E-Learning-Kurs mit Mentor einschl. Buch und Zertifikat: € 95.- E-Learning-Kurs mit Tutoreinschl. Buch und 2 Zertifikaten: € 295.-
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