Anleitung BFH Office365 E-Mail-Synchronisation einrichten

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Anleitung BFH Office365 E-Mail-Synchronisation einrichten

06.2021/sdm10

Einleitung Diese Anleitung beschreibt, wie Sie die E-Mail-Synchronisation von BFH Office365 Cloud Postfächern auf privaten Geräten konfigurieren. Wir empfehlen, bei der Anbindung Ihres Postfachs die Applikation «Microsoft Outlook» zu nutzen, da diese am besten in die BFH-Systeme integriert ist. Die Applikation steht kostenlos für alle BFH Benutzer*innen zur Verfügung. Eine Synchronisation ist auch mit alternativen E-Mail-Applikationen möglich. Diese finden Sie unter den jeweiligen Unterpunkten. Inhalt 1 iPhone iOS «Microsoft Outlook» 2

iPhone iOS «Standard App» 4 2 MacOS «Outlook for Mac» 7 3 Android «Microsoft Outlook» 10

Android « Standard App» 13 4 Windows 10 «Microsoft Outlook» 16 5 Troubleshooting 18

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1 iPhone iOS «Microsoft Outlook»

«Microsoft Outlook» aus dem App Store installieren. Anschliessend in der Applikation Ihre Kürzel-E-Mail-Adresse (z.B. abc1@bfh.ch) eingeben. Ihr Kürzel entspricht Ihrem BFH-Benutzernamen, den Sie beim Eintritt erhalten haben. Wählen Sie dann «Konto hinzufügen».

Tragen Sie hier Ihre Angaben gemäss Screenshot ein: E-Mail-Adresse: [Benutzername/Kürzel]@bfh.ch Kennwort: Geben Sie Ihr persönliches BFH-Passwort ein. Beschreibung: z.B. «BFH» eingeben. Anschliessend mit «Anmelden / Sign-In» bestätigen.

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Geben Sie Ihr BFH-Passwort erneut ein und bestätigen Sie mit «Anmelden».

Multifaktor-Authentifizierung, MFA: Bestätigen Sie anschliessend den Zugriff auf Ihr Konto mit dem von Ihnen gewählten zusätzlichen Faktor (i.d.R. die MS Authenticator App auf Ihrem Smartphone). Alle Infos und Anleitungen zu MFA finden Sie hier: bfh.ch/MFA Die Konfiguration ist nun abgeschlossen.

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iPhone iOS «Standard App»

Gehen Sie in die Einstellungen und wählen Sie dort «Mail» aus.

Tippen Sie anschliessend auf «Accounts».

Wählen Sie «Account hinzufügen» / «Add Account». Wichtiger Hinweis: Sollten Sie hier bereits einen BFH-Account haben, müssen Sie diesen zwingend zuerst löschen!

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Wählen Sie «Microsoft Exchange» aus.

Bei «E-Mail» geben Sie Ihre BFH-Kürzel- E-Mail-Adresse ein: z.B. abc1@bfh.ch Beschreibung: Hier können Sie z.B. «BFH» eingeben. Diese Angabe dient zur Unterscheidung, sollten Sie mehrere Accounts synchronisieren.

Wählen Sie «Anmelden» / «Sign-In». Anschliessend erscheint die Anmeldemaske für das Passwort. Nach dem Login müssen Sie sich mit Ihrem zusätzlichen Faktor (MFA) authentifizieren.

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Entscheiden Sie, welche Dienste synchronisiert werden sollen, indem Sie diese auswählen.

Sollten Sie die Kontakte auch Synchronisieren wollen, müssen Sie hier unbedingt «Auf iPhone behalten» / «Keep on My iPhone» wählen, da diese sonst mit dem BFH-Account synchronisiert und auf dem Smartphone gelöscht werden.

Anschliessend wird die App anfangen zu synchronisieren. In den E-Mail-Einstellungen können Sie den Synchronisations-Zeitraum definieren. Beachten Sie bitte, dass es einige Minuten dauert, bis die Synchronisation startet und beendet ist.

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2 MacOS «Outlook for Mac»

Melden Sie sich auf office.com mit Ihrer Kürzel-E-Mail-Adresse (z.B. abc1@bfh.ch) und Ihrem persönlichen BFH-Passwort an. Laden Sie das Microsoft-Office-Paket für Mac herunter und installieren Sie dieses.

Starten Sie anschliessend Outlook. Geben Sie Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse (z.B. abc1@bfh.ch) ein und wählen Sie «Weiter».

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Geben Sie erneut Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse sowie Ihr BFH-Passwort ein und bestätigen Sie mit «OK».

Geben Sie Ihr BFH-Passwort erneut ein und bestätigen Sie mit «Anmelden».

Multifaktor-Authentifizierung, MFA: Bestätigen Sie anschliessend den Zugriff auf Ihr Konto mit dem von Ihnen gewählten zusätzlichen Faktor (i.d.R. die MS Authenticator App auf Ihrem Smartphone). Alle Infos und Anleitungen zu MFA finden Sie hier: bfh.ch/MFA

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Die Konfiguration ist nun abgeschlossen.

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3 Android «Microsoft Outlook»

Installieren Sie Microsoft Outlook aus dem Playstore und wählen Sie anschliessend in der App «Konto Hinzufügen».

Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse (z.B. abc1@bfh.ch) ein. Wählen Sie «Weiter».

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Geben Sie Ihr BFH-Passwort ein und wählen Sie «Anmelden».

Multifaktor-Authentifizierung, MFA: Bestätigen Sie anschliessend den Zugriff auf Ihr Konto mit dem von Ihnen gewählten zusätzlichen Faktor (i.d.R. die MS Authenticator App auf Ihrem Smartphone). Alle Infos und Anleitungen zu MFA finden Sie hier: bfh.ch/MFA

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Wählen Sie «Vielleicht Später». Die Konfiguration ist nun abgeschlossen.

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Android « Standard App»

Öffnen Sie die Standard App auf dem Smartphone. Beachten Sie, dass die Printscreens je nach Version Ihres Betriebssystems variieren können. Wählen Sie anschliessend «Exchange». Wenn Sie Office 365 zur Auswahl haben, wählen Sie Office 365 aus.

Geben Sie hier Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse (z.B. abc1@bfh.ch) ein und klicken Sie auf «Weiter».

Hier müssen Sie Ihr persönliches BFH-Passwort eingeben.

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Multifaktor-Authentifizierung, MFA: Bestätigen Sie anschliessend den Zugriff auf Ihr Konto mit dem von Ihnen gewählten zusätzlichen Faktor: Öffnen Sie Ihre Microsoft Authenticator App oder Prüfen Sie Ihre SMS für den Prüfcode. Alle Infos und Anleitungen zu MFA finden Sie hier: bfh.ch/MFA

Stimmen Sie den Berechtigungen für E-Mail und Kalender zu, indem Sie «Zulassen» wählen.

Beim Punkt «Zeitraum für Kalendersynchronisation» empfehlen wir die Einstellung «Alle E-Mails». Klicken Sie anschliessend auf «OK».

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Klicken Sie auf «Aktivieren».

Geben Sie hier einen beliebigen Namen für Ihr Konto ein (z.B. BFH). Klicken Sie anschliessend auf «OK». Warten Sie, bis die Mail/Kalender/Kontakte vollständig synchronisiert sind. Dies kann mehrere Minuten dauern. Die Konfiguration ist anschliessend abgeschlossen.

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4 Windows 10 «Microsoft Outlook»

Melden Sie sich auf office.com mit Ihrer BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse (z.B. abc1@bfh.ch) und Ihrem BFH-Passwort an und laden Sie das Microsoft-Office-Paket herunter. Bei der Installation werden Sie gebeten, Ihren Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse und Ihr BFH-Passwort anzugeben. Damit wird Ihr BFH Postfach automatisch verbunden und es sind keine weiteren Schritte nötig. Wenn Sie eine bereits vorinstallierte Microsoft Outlook Version verwenden, folgen Sie den nächsten Schritten.

Outlook starten und unter Datei > «Konto hinzufügen» auswählen.

BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse eingeben und «Verbinden» wählen.

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Geben Sie Ihr BFH-Passwort ein und wählen Sie «Anmelden». Multifaktor-Authentifizierung, MFA: Bestätigen Sie anschliessend den Zugriff auf Ihr Konto mit dem von Ihnen gewählten zusätzlichen Faktor (i.d.R. die MS Authenticator App auf Ihrem Smartphone). Alle Infos und Anleitungen zu MFA finden Sie hier: bfh.ch/MFA

Wählen Sie «Vorgang abgeschlossen». Anschliessend starten Sie «Microsoft Outlook» neu. Die Konfiguration ist nun abgeschlossen.

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5 Troubleshooting

Wichtige Voraussetzung: Multifaktor-Authentifizierung MFA Damit Sie Outlook auf Ihren privaten Geräten nutzen können, müssen Sie sich zwingend für die Multi-Faktor-Authentifizierung MFA angemeldet haben. Alle Infos und Anleitungen zu MFA finden Sie hier: bfh.ch/MFA und hier: intranet.bfh.ch/MFA.

Benutzername / BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse Ihr Benutzername bzw. Ihr Kürzel setzt sich aus Buchstaben Ihres Vor- und Nachnamens, gefolgt von einer Zahl zusammen und dient der Authentifizierung an IT-Diensten der BFH (z.B. Office Login, BFH-Computer). Beispiel

− bei Mitarbeitenden: abc1 − bei Studierenden: abcd1

Für die Anmeldung bei sämtlichen Microsoft-Diensten benötigen Sie Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse – also [Ihren Benutzernamen]@bfh.ch. Beispiel

− bei Mitarbeitenden: abc1@bfh.ch − bei Studierenden: abcd1@bfh.ch

Standard-Mail App / Gmail auf Android Eine weitere Möglichkeit bei Android – neben den Standard-Apps – ist Gmail und Google Kalender. Gmail sollte überall funktionieren, da dies in Android integriert ist und nicht vom Hersteller des Gerätes angepasst wurde. Die Einrichtung mit Gmail ist identisch wie die Anleitung zur Standard-App.

Manuelle Konfiguration Verwenden Sie untenstehende Parameter für die Einrichtung von Applikationen, welche nicht in dieser Anleitung beschrieben wurden. E-Mail-Adresse: Ihre BFH-E-Mail-Adresse Benutzername: [Benutzername]@bfh.ch / Ihre BFH-Kürzel-E-Mail-Adresse, z.B. abc1@bfh.ch Kennwort: Ihr BFH-Passwort Server: outlook.office365.com IMAP: Port 993, SSL/TLS, Authentication OAuth2 SMTP: Port 587, STARTTLS, Authentication OAuth2

Hinweise Die Screenshots in den Anleitungen variieren je nach Version Ihres Betriebssystems.

Kontakt IT-Servicedesk Telefon: +41 31 848 48 48 Ticket: servicedesk.bfh.ch E-Mail: servicedesk@bfh.ch

Weitere Infos

bfh.ch/support bfh.ch/MFA intranet.bfh.ch/email