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7/31/2019 Bericht Palm
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Den Auendienstmitarbeitern stehen mit dem Zire alle der Initiative verfgbaren
Informationen, wie Adressen, Telefonnummern und Datenbankeintrge jederzeit zur Verfgung
Ralf Lippold, Palm Projektmanager der Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern
Branche
ffentliche Verwaltung
Lsungen
Syncronisierung mehrerer Palms innerhalb einerbegrenzten Nutzergruppe (mit
Infoaustausch zwischen den Nutzern)
Verfgbarkeit von Informationen auerhalb des Bros
Nutzung von Papierokumenten als eBook
Kernpunkte der Lsung
Adresssyncronisierung (ber mehrere Nutzer)
Terminplanung
IT-Architektur
Palm Handhelds Zire (8 Stck)
PalmOS 4.1
PC unter Windows NT, Windows 2000 integriert in DV-Netzwerk der Landeshauptstadt
Dresden Syncronisation mit Groupsync (http://www.groupsync.co.uk)
Aufgabe
Die Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern ist seit der Hochwasserkatastrophe
2002 aktiv und koordiniert freiwillige Hilfsgesuche und -angebote zur Beseitigung der
Flutschden. Im Rahmen eines ABM-Projekts war diese Ttigkeit bis Ende Dezember 2002 auf
ein Callcenter mit 15 Mitarbeitern und das telefonische Vermitteln beschrnkt. Mit Beginn des
Jahres 2003 ist das Projekt qualitativ aufgewertet worden in Form eines Auendienstes -durch 5
Mitarbeiter-, der die Aufgabe hat, konkrete Hilfe durch persnliche Gesprche mit Betroffenen
festzustellen und die hierfr erforderliche Hilfe zu koordinieren.
Die Aufgaben werden in enger Zusammenarbeit mit den zustndigen mtern der
Landeshauptstadt Dresden durchgefhrt. Um Doppelarbeiten zu vermeiden und Informationen
aktuell verfgbar zu haben besteht die Notwendigkeit, die bisher genutzten Dokumente und
Adresslisten regelmig auszutauschen bzw. zu ergnzen, um einen fr alle Mitarbeiter
identischen Informationsstand zur Verfgung zu haben.
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Eine Lsung musste gefunden werden, die Papierkosten und den damit verbundenen
Aktualisierungsaufwand mglichst gering hahlt, so dass den Mitarbeitern mehr Zeit fr die
wichtige Beratung von Hochwasseropfern zur Verfgung steht..
Lsung
Die Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern hat in Zusammenarbeit mit Palm
Germany GmbH 8 Palm Handhelds (Zire) in die tgliche Arbeit integriert. Eine separate
Softwarelsung war hierfr nicht erforderlich.
Den Mitarbeitern ist es nun mglich -auch abseits der PC- off-line auf alle relevanten Daten
zugreifen zu knnen, die fr die Koordinierungsaufgaben erforderlich sind. Die individuelle
Fhrung von Papier-Timern durch die Mitarbeiter ist durch die Nutzung des integrierten
Kalenders ebenfalls ersetzt worden.
Der Abgleich der einzelnen Palm Handhelds geschieht mittels der Group-Software Groupsync,
mit deren Hilfe alle arbeitsrelevanten Adressen in einer Masterdatenbank verwaltet werden.
Darber hinaus ist es mglich, die zeitliche Planung und der Einsatz der Auendienstmitarbeiter
mittels dieses Programm zentral an einem PC durch den Teamleiter vornehmen zu knnen.
Durch die Nutzung der Freeware CSpotRun ist es mglich in txt.Format konvertierte Word-
Dokumente und andere hochwasserrelevante Dokumente auf den mit relativ geringem Speicher
ausgestatteten Zires abzulegen und fr die tgliche Arbeit zu nutzen.
Auf ihren Auendiensteinstzen knnen die Mitarbeiter sich mittels der Merkzettelfunktion
Notizen zu den einzelnen Besuchen machen und diese knnen nach Rckkehr ins Bro auf dem
PC entsprechend weiterverarbeitet werden.
Lean Thinking - Qualittssprung
Durch die Nutzung der Palm Handhelds entflt ein groer Teil der fr die Administration
erforderlichen Zeit und Manpower, da Adressen, Termine und Dokumente zentral erstellt und
verwaltet werden. Informationen zu Adressen und innerhalb von Dokumenten knnen schnell
mittels Suchfunktionen (Adressen mit Hilfe von FindHack 3.8.1;Suche innerhalb vonDokumentene in CspotRun) aufgefunden werden - das bliche Blttern im Timer oder in Listen
entfllt.
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Telefonnummern und Visitenkarten von Ansprechpartnern knnen ber die Infrarot-Schnittstelle
problemlos auf den Zire -oder anderen Handhelds- und zurck (z.B. von Handys oder
Handhelds) bertragen werden, d.h. eine manuellel
Eingabentfllt und e.Der Zire bietet eine All-in-one
Lsung und ermglicht die Einbindung in Groupware-Lsungen wie Lotus Notes und Outlook).Durch
die Integration mehrerer Applikationen in einem Gert und den verringerten manuellen
-teilweise mehrfachen- Dateneingabeaufwand wird den Mitarbeitern die Konzentration auf die
wesentlichen auszufhrenden Aufgaben erleichtert. Die Nutzung von Palm Handhelds innerhalb
ffentlicher Verwaltungen
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