Besser zusammenarbeiten im Team mit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Konferenz 08.-09. Juni 2011, Wien

Besser zusammenarbeiten im Team

Christian Kiesewetter

Alfred Wallner

Herzlich willkommen

Informationworker „

Dokumentenflut

dezentrale Teams

internationale

Projekte

Integration von

Dienstleistern, Kunden

Ad Hoc Teams und

Zusammenarbeit

Zeitmangel

Steigende

Informations-

mengen

Steigende

Informations-

mengen

Papierloses Büro …?

Transport

Zugriff / Ablage

Bearbeitung

Quelle: Anderson Consulting

Rechnungen, Verträge,

Mitarbeiterakten,

Lieferscheine, etc.

Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,

Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,

Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-Reports,

Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan,

Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen,

Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen,

Grafiken, Agenturkommunikation, Event-Agenda, Vortragsbeschreibiungen,

Prozess-Definitionen, Projekt-Unterlagen, externe Kommunikation, etc.

Long Tail

Rechnungen, Verträge,

Mitarbeiterakten,

Lieferscheine, etc.

Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,

Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,

Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-Reports,

Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan,

Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen,

Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen,

Grafiken, Agenturkommunikation, Event-Agenda, Vortragsbeschreibiungen,

Prozess-Definitionen, Projekt-Unterlagen, externe Kommunikation, etc.

Long Tail

Versteckte Kosten

Quelle: IDC

Komplexe

Prozesse ...

... und deren Planung.

Formulare, Prozesse, Workflow,

Ablage, Rechte- / Zugriffs-

management, Verknüpfung

Categorized by predominant job activity: tacit = complex interactions; transactional = routine interactions;

transformational = extraction or conversion of raw materials; 800 occupations studied.

Quelle: Bureau of Labor Statistics; Global Insights; International Labour Organization, United Nations;

World Bank; McKinsey analysis, 2006

Tätigkeiten verändern sich

Collaboration, Enterprise 2.0,

Portal, Search, Business

Intelligence, Webcontent Mgmt

Wissensmanagement

Informationen ablegen

... und wiederfinden.

„Schwarmintelligenz“

Ablagesysteme

Grenzen des klassischen

Wissensmanagement

Mitarbeiter werden

Effektive Tools für

Kommunikation nutzen

Neue Technologien adaptieren

Unternehmensstandards

aufweichen

Unternehmen müssen

sich den Rahmenbedingungen

anpassen

Möglichkeiten geben in gewohnten

Umgebungen zusammenzuarbeiten

einheitliche Kommunikationswege

etablieren

Motivation

Motivation: Zeit

Reduktion der Suchzeiten

Reduktion der organisatorischen Aufwände

Geschwindigkeit der Prozessabläufe

Informations-

bereitstellung

Motivation: Informationsbereitstellung

Steigerung der Qualität

Einfachere Informationsgewinnung

Nebeneffekt der täglichen Arbeit durch Transparenz

SharePoint Die organisatorischen Mittel

Bereichsleiter Consulting HC Solutions Prokurist, Gesellschafter

26 Jahre im IT Umfeld

21 Jahre im operativen Management

23 Jahre im Beratungsumfeld tätig

Als Berater bei EADS, TIWAG, Keller Grundbau, PFS, Privatinvest, AUDI AG, Wien Energie, NATO und vielen mehr tätig.

Alfred Wallner, Ing.

Inhalt

Welche organisatorischen Mittel bietet SharePoint um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen

Übersicht über die wesentlichsten Funktionen aus organisatorischer Sicht

Strukturierung und Auffindbarkeit

Für die Zusammenarbeit von Teams ist es wichtig dass Informationen so verwaltet werden können, dass Sie ohne großen Organisations- bzw. Schulungsaufwand gefunden werden

Die Portaltechnologie, richtig eingesetzt, bietet hier eine perfekte Strukturierungsmöglichkeit an

Dokumentenverwaltung

Gemeinsame Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger Punkt für die effiziente Zusammenarbeit von Teams

Klassische Ansätze sind …

Projektakt

Teambereiche

Div. Ablagen

Die klassischen SharePoint Mechaniken erlauben diese Anforderungen perfekt abzudecken.

Informationsbereitstellung

Gezieltes zur Verfügung stellen von Informationen ist eine organisatorische Herausforderung

Beispiele

Produktdaten

Marketingdaten

Unterlagen

Wissen

SharePoint bietet mit Metadaten und Portaltechnologie perfekte Strukturierungsmöglichkeiten an

Prozessunterstützung

Prozesse können auf unterschiedliche Weise durch Systeme unterstützt werden

„Spiellevels“

„Zeigen wie der Prozess laufen soll“

Den Prozess unterstützen

Den Prozess automatisieren

Hier bieten die Ablage und Workflow Mechanismen von SharePoint breite Unterstützung an

Und noch 1000 andere Gründe …

Über die genannten hinaus gibt es noch eine Liste anderer Organisationshighlights um Teams zu unterstützen

Versionierung

WEB Fähigkeit, Ortsunabhängigkeit

Revisionssicherheit (ecspand)

Benachrichtigungen

Kalender

Aktivitäten

Outlook Integration

Office Integration

Kundeneinbindung, Extranet

Beispiele auf Anfrage

SharePoint - Strategie

Standards

SharePoint als Standardprodukt

Customizing durch Konfiguration und Parametrisierung

standardnahe Mechanismen und Erweiterungen

Standards - Vorteile

rasche Projektumsetzung und -änderungen

modulare Lösungen

geringe (Folge-)Kosten

Updatesicherheit

Integration Microsoft Landschaft

Integration: Active Directory

Single Sign On

Aufbauen auf Standards

kein neues Berechtigungskonzept

reduzierte Aufwände

Integration: Externe Benutzer

Problem Benutzerkonten

Authorisierung externer Benutzer mit Live-ID

neues Feature in 2010

einfache Verwaltung

Integration: Microsoft Office

vertraute, einheitliche Umgebung

Nutzen der SharePoint Funktionen

Backstage-Ansicht

gleichzeitiges Arbeiten

Integration von (Dritt-)Applikationen

SharePoint als „Single Point of Service“

Konsolidierung des Wissens und der Informationen

zentrale (applikationsüber-greifende) Prozessplattform

Unstrukturierte Daten

Dateiablagen

Fileserver und Archivsysteme

Webseiten

Papierdokumente

Strukturierte Daten

Datenbanken, ERP, LOB, …

„Business Connectivity Services“

Duet Enterprise

Drittapplikationen

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

Workflowintegration

Prozessabarbeitung

Workflowintegration

Prozessabarbeitung

Workflowintegration

Prozessabarbeitung

Belegablage

Nachhaltigkeit

strategische Plattform

Zentrum der IT- & Microsoftwelt

umfassendes Featureset

laufende Weiterentwicklung

Investitionssicherheit

organisatorische Möglichkeiten

Prozesse sind abbildbar

Verringerung der Durchlaufzeit

Qualitätssicherung

Standardisierung der Prozesse

Standorte verschwimmen

Unternehmensstandorte (national und international)

Homeoffice & Mobility

Einbeziehung externer Personen

Informationsbereitstellung

unkomplizierte Informationsbereitstellung

über ein zentrales Portal

Aggregation von Informationen

Geschäftsprozesse

Navigation

Reporting

über Teamsites

strukturierte Gruppenarbeits-bereiche

projektspezifisch

Produktivitätssteigerung

über individuelle Beiträge

Social Media Konzepte

MySites

Rating- und Tagging

SharePoint ist Standard

Sicherheit

„Security“

Investitionssicherheit

Qualität

Zukunftssicherheit

Integration

Office und die Microsoft Welt

Drittsysteme

durchgängige Plattform

Integration Struktur & Prozess

Usability

einfache Plattform

gewohnte Tools und Umgebung

geringer Einarbeitungsaufwand

„Commodity“

SharePoint vernetzt

Inhalte.

SharePoint vernetzt

Inhalte mit

Menschen.

SharePoint vernetzt

Menschen untereinander.

SharePoint spannt die Brücke ….

Kommunikation

Konversation

Kollaboration.

FRAGEN ?

VIELEN DANK!

Christian Kiesewetter

Sales & Partner Manager christian.kiesewetter@d-velop.at

d.velop GmbH

EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien

T: +43 1 908 08 96

W: www.d-velop.at | www.ecspand.com

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