Capitol - mps Programm für Immobilienverwaltung und Grundstücksmanagement 2

Capitol - mpsCapitol - mps

Programm für

Immobilienverwaltung

und

Grundstücksmanagement

2

Einleitung

Capitol mps – arbeitet als Add-On zum Kassensystem von mps und ist ein intuitiv zu bedienendes Programm zur Verwaltung von Liegenschaften, angepasst an die Anforderungen der Kommunen.

Das Programm ist mandantenfähig und verfügt über nutzerabhängige Zugriffsberechtigungen.

Die SQL-Datenbank erlaubt als Client/Server-Applikation mehreren Nutzern gleichzeitigen Datenzugriff.

Die Daten sind auch verfügbar unter MS Excel, Word und Outlook.

Firmengründung 1996Firmengründung 1996

Sommer Informatik GmbH

Sepp–Heindl–Straße 5

83026 Rosenheim

Erarbeitet unter freundlicher Mitarbeit von:

•Stadt Neuwied Amt für Immobilienmanagement Herr Feiten Tel.:02631 /802161

•Stadt Karlsruhe

•Stadt Rosenheim

•Stadt Passau

Stadt RosenheimStadt RosenheimUmgesetzte Ziele:

• Zusammenführung versch. Programme

• Übergreifende Funktionen

• Leichte Erlernbarkeit

• Vermögensübersicht

• Kostenersparnis

Zusatznutzen:

• Kürzere, effektivere Arbeitszeiten

• Arbeiten in einem durchgängigen System

• Transparenz der Geschäftsvorgänge

• Fachwissen innerhalb der Applikation

Stadt PassauStadt PassauUmgesetzte Ziele:

• Sichere Software

• Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit

• Vereinheitlichung

• automatische Übernahme der ALB-Daten

• Kostenersparnis

Zusatznutzen:

• Vermögensauswertungen

• Bestände abgleichen mit Grundbuch

• Steuerung der Geschäftsvorgänge

www.sommer-informatik.de 1.2

Programme

Immobilien- / Facility – Management Liegenschaftsverwaltung

Adressverwaltungaller Personen

-         Eigentümer -         Mieter/Vermieter-         Nutzer-         Pächter/Verpächter-         Interessent-         Kunde-         Lieferant-         Vertreter-         Bewerber-         Behörde-         Investor-         Erbbaurechtsnehmer/Erbbaurechtsausgeber-         Lastennehmer/Lastengeber Frei definierbare Personengruppen

Es werden alle Personen eingegeben und verwaltet.

Import und Export zu Excel und Outlook.

Personen

Die eingetragen Personen können selektiert und gefiltert werden, z.B. alle Interessenten der Postleitzahl 83026.

Man erhält alle Daten zu dieser Person:

-Verträge

-Dokumente

-Termine

-Emails

-Zahlungen

Objekt- und Einheitenverwaltung

-         - bebaute/unbebaute Grundstücke-         - Gebäude in gewerblicher Nutzung-         - denkmalgeschützte Bauten - Hotelanlage

- Jugendwohnheime - Kirchen- und Klosteranlagen - Firmengebäude - Einkaufszentren - Verkehrsbetriebe - Strassen und Wege

- Wald- und Wiesengrundstücke

Objekt und Einheit sind abstrakte Begriffe,um Abhängigkeiten darzustellen. Objekt kann sein ein großes Grundstück das angepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird. Ein Objekt kann sein ein Mehrfamilienhaus, die Einheiten sind dann die Wohnungen.Ein Objekt kann sein ein Wohnheim, die Einheiten sind dann die Zimmer.

Objekte

Zu jedem Objekt sind alle Daten

verfügbar:

-Einheiten

-Flächen

-Eigentümer

-Verträge

-Dokumente

-Termine

-Emails

-Zahlungen

-Bilder

Schnittstelle Riwa

Schnittstelle Google Earth

Einheiten / Teilflächen

Zu jeder Einheit sind alle Daten

verfügbar:

-Flächen

-Eigentümer

-Verträge

-Dokumente

-Termine

-Emails

-Zahlungen

-Bilder

Raumbuch

Das Raumbuch verwaltet zugeordnet dem Gebäude oder einer Einheit deren Raumdaten, Bauteile und Medienausstattungen.

Schnittstelle Autocad

Struktur

Stammdaten

Bilder

Dokumente

Einheit

Objekt

Person

Terminverwaltung

Zuordnungen

Objektmanagement

Begehungen

Energiemanagement

Gewährleistung

Instandhaltung

Inventar

Kaution

Raumbuch

Rechtsfälle

Reinigungsmanagement

Schlüsselverwaltung

Versicherung

Zählerstand

Zählerverwaltung

Abrechnung

Betriebskostenabrechnung

Heizkostenabrechnung

Begehungen

Eine Protokollierung von Besichtigungen ermöglicht das Begehungsmodul.

ToDo-Listen für Hausmeister

Bilder

In der Bilderverwaltung sind alle Bilder erfasst und Objekte und Einheiten zugeordnet.

Vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können eingelesen werden.

Instandhaltungen

Die Aufwendungen werden mit der Einheit und dem Objekt verknüpft. Man erhält einen Überblick über alle gemachten Instandhaltungen.

Man kann auch Instandhaltungen für die Zukunft anlegen, um einen Investitionsplan zu erhalten.

Inventar

Schlüsselverwaltung

Um eine Übersicht der ausgegebenen Schlüssel zu gewährleisten, werden diese hier eingetragen.

Verknüpft damit wird das Objekt, die Einheit und die Person.

Zählerverwaltung

Die Zählerverwaltung stellt Grundlage für die Zählerstände, wobei auch Austauschintervalle und Eichfristen eingepflegt sind.

Energiemanagement Zeit

Rechtsfälle

Wo sind denn die Unterlagen??

Behalten Sie den Überblick über die Rechtsakten und deren Stand.

Reinigungsmanagement

Komplettes Reinigungsmanagement mit zusätzlicher Verwaltung von Reinigungstätigkeiten, die separat in einem Modul verwaltet werden.

Flächenmanagement

Flächenmanagement

Versicherungen

Alle Arten von Versicherungen und deren Verträge, abgeschlossen für Personen oder Objekten, sind hier abgelegt.

Vermeiden Sie Doppelversicherungen und übersehen Sie keinen Kündigungstermin.

Grundstücksdaten

Veränderungsnachweis

Zuordnungen

Die Zuordnungen sind die rechtlichen Beziehungen unter den Vertragspartner.

Sie werden mit Datum tagesgenau erfasst und weiterverrechnet.

Rechte

Miet- oder Pachtrechte Erbbauverträge

Geh- und Fahrtrechte Wartungsverträge

landwirtschaftliches Nutzungsrecht Reinigungsverträge

Überbaurechte Dienstbarkeiten

Anpachtungskosten Abtretungen

Nebenkosten Ausgaben wie Stromverträge

Garagen- oder Stellplatzgebühren Hausmeisterverträge

Sondernutzungsgebühren

Zuordnungsmodul

Bei Mieteinnahmen werden die Ertragskonten mit den Beträgen angezeigt. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden.

Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.

Terminverwaltung

Anlegen individueller Termine mit auswählbarer Zuteilung von Prioritätsstufen.

Erinnerungsfunktion

IMPORT und EXPORT zu OUTLOOK.

Automatisches Versenden von Email an den Sachbearbeiter.

Dokumente

Vollständiges Dokumentenmanagementsystem mit automatischem Import und Zuweisung zum Objekt, Einheit, Person usw.

Serienbriefe werden erstellt mit Platzhaltern aus der Datenbank, oder aus definierten Vorlagen.

Heizkostenabrechnung

Datenerfassung für externe Heizkostendienste.

Einfache Heizkostenabrechungen

z.B. bei Wärmedurchlaufzähler

BK-Abrechnung

Eine rechtssichere Abrechnung die auch die Fälle abdeckt, die sonst manuelle gerechnet werden mussten.

Viele Schnittstellen und einfache Handhabung erleichtern das Vorgehen.

Schnittstelle Capitol - mpsNF

1.0

Übersicht Datenbereiche

 Richtung Abgleich Art Abgleich

Personen manuell Datawarehouse

Kontorahmen manuell Importdatei

Kostenstellen manuell Importdatei

Buchungsstellen = HHST manuell Importdatei

Kostenträger manuell Importdatei

Abgabenart manuell Importdatei

Buchungen automatisch Datawarehouse

mpsNF Capitol

mpsNF Capitol

mpsNF Capitol

mpsNF Capitol

mpsNF Capitol

mpsNF Capitol

mpsNF Capitol

Medium

Datenabgleich über Datawarehouse

mpsDatawarehouse

Capitol mpsNF

Personen

1. Ein Kassenkonto in mpsNF entspricht einer Person in Capitol.

2. Über die Kassenkontonummer wird eine 1:1-Beziehung zwischen der Person in Capitol und dem Kassenkonto in mpsNF hergestellt.

3. Personen können in beiden Systemen angelegt werden, d.h. der Datenabgleich erfolgt in beide Richtungen.

4. Personen können sowohl in Capitol als auch in mpsNF geändert werden, mit der Einschränkung, dass Bankverbindungen und sonstige Zahlungsdaten nur in mpsNF geändert werden dürfen.

Soll-Verbuchung

1. In Capitol werden die Sollbuchungen (z.B. Mieten) erzeugt. Dabei werden alle Sollbuchungen als „vorläufige Buchung“ gekennzeichnet.

2. Die vorläufigen Sollbuchungen werden an mpsNF übertragen.

3. In mpsNF erfolgt die Prüfung des Buchungssatzes.

4. Wurde die Buchung von mpsNF übernommen, dann wird in Capitol die Markierung „vorläufige Buchung“ entfernt.

5. Buchungen können in Capitol solange geändert werden, solange sie als „vorläufig“ gekennzeichnet sind.

Ist-Verbuchung(Zahlungsein-/ausgang)

1. Um die erfolgten Zahlungen mit den Sollbuchungen abzugleichen, greift Capitol auf die Zahlungsein-/ausgänge in mpsNF zu.

2. Ist eine Sollbuchung bei mpsNF als bezahlt markiert, dann wird in Capitol die entsprechende Sollbuchung auch als bezahlt markiert, d.h. die zugehörige Buchung auf das Gegenkonto (i.d.R. Bankkonto) erfolgt.

Eingangsrechnungen(Verbindlichkeiten)

1. Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) werden in mpsNF gebucht.

2. Die Buchungen werden dann aus mpsNF nach Capitol übernommen und mit den entsprechenden Objekten und Personen verknüpft.

3. Vorraussetzung dafür ist, dass bei der Eingabe der Rechnung in mpsNF ein Merkmal (i.d.R. Kostenstelle) hinterlegt wird, die es Capitol ermöglicht, die Buchung eindeutig einem Objekt zuzuordnen.

www.sommer-informatik.de 1.2

Programme

Immobilien- / Facility – Management Liegenschaftsverwaltung

Impressum

Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str. 5        

83026 Rosenheim

Tel.: +49(0)8031/24881Fax: +49(0)8031/24882

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