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SAP AG 1999
AC010 Einführung in das externe Rechnungswesen
SAP AG
AC010AC010Einführungin das externeRechnungswesen
Einführungin das externeRechnungswesen
SAP AG 2001
Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.
Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder vonTeilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Formauch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigungdurch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthalteneInformationen können ohne vorherige Ankündigung geändertwerden.
Alle Rechte vorbehalten.
Copyright
SAP AG 1999
Finanzwesen I
Einführung indas externeRechnungswesen
AC010 5 Tage
Anlagenbuchhaltung
AC305 4 Tage
Spezielle Ledger
Grundlagen derPersonalwirtschaft I
HR051 1 Tag
Level 3Level 2
Reisemanagement -Reisekostenabrechnung
AC270 3 Tage Reisemanagement -Reiseplanung
AC275 2 Tage
@AC200a
Überfälligkeits-verzinsung @ACxxxx
Weiteree-learnings
@AC010a
Stammdaten-änderung viaInternet
Grundlagen derPersonalwirtschaft II
HR052 2 Tage
@@@@
1 h
Hauptbuch- undGeschäftspartner-grundkonfiguration
AC200 3 Tage
@@2 h
Periodische Arbeiten in derGeschäftspartnerbuch-haltung
AC201 2 Tage
Einzelabschluß
AC205 2 Tage
x h
AC220 5 Tage
Zusätzliche Funktionenin der Finanzbuchhaltung
AC260 1 Tag
SAP AG 1999
Kenntnisse der Geschäftsprozesse in der Finanzbuchhaltung
SAP20 (empfohlen)
Voraussetzungen für Teilnehmer
SAP AG 1999
Zielgruppe
Teilnehmer:
Mitglieder des FI-Projektteams
Mitarbeiter der Buchhaltung
Dauer: 5 Tage
SAP AG 1999
Inhalt:
Kursüberblick
Struktur der Schulung
Zielsetzungen des Kurses
Lernziele des Kurses
Inhaltsverzeichnis
Übersichtsdiagramm
Gesamtunternehmensszenario
Einführung
SAP AG 1999
Level 2: Prozesse
Level 3: Spezialthemen
Detailkurse Detailkurse und und WorkshopsWorkshops
Level 1: Überblick
EinführungskurseEinführungskurse
IMGIMGGlobal Settings
Countries
Currencies
Calendars
GeschäftsprozeßkurseGeschäftsprozeßkurse
FISD MM PP CO
IMGIMGGlobal Settings
Countries
Currencies
Calendars
Struktur der Schulung
SAP AG 1999
Dieser Kurs ermöglicht es Ihnen:
Zielsetzungen des Kurses
Den grundlegenden Aufbau und dieFunktionsweise des externen Rechnungswesensim SAP-System zu beschreiben
Kernfunktionen im externen Rechnungswesenauszuführen
Projektteams bei wichtigen Entscheidungen zuunterstützen
SAP AG 1999
Am Ende dieses Kurses können Sie:
Lernziele des Kurses
Die Rollen und Aufgaben der unterschiedlichenApplikationen im externen Rechnungswesenerklären
Die Organisationseinheiten des externenRechnungswesens im R/3 beschreiben undmiteinander in Beziehung setzen
typische Geschäftsvorfälle in denApplikationen des externen Rechnungswesensdurchführen
SAP AG 1999
Inhaltsverzeichnis
Kapitel 6 Anlagenbuchhaltung
Kapitel 7 Reisemanagement
Kapitel 8 Bankbuchhaltung
Kapitel 9 Abschlußerstellung
Kapitel 10 Zusammenfassung
Kapitel 1 Kursüberblick
Kapitel 2 Navigation
Kapitel 3 Hauptbuchhaltung
Kapitel 4 Kreditorenbuchhaltung
Kapitel 5 Debitorenbuchhaltung
Vorspann
Anhang
SAP AG 1999
SD
Übersichtsdiagramm
CO
HauptbuchFI-GL
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch weitergeben: Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM — Materials Management). Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales & Distribution). Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen. Das Reisemanagement (TV — Travel Management) verwaltet und berechnet Reisekosten und unterstützt bei der Reiseplanung und -abrechnung. Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen. Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwand als Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
SAP AG 1999
Gesamtunternehmensszenario
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten und dieAbläufe lernen, die Ihnen die Module des externenRechnungswesens von SAP-R/3 bieten.
Der IDES-Konzern ist seit langem schon mit allenFinanzmodulen des SAP-Systems produktiv unddient der SAP als Referenzkunde.
Sie besuchen nun den IDES-Konzern, um einenpraktischen Einblick darüber zu bekommen, wieder IDES-Konzern seine Geschäftsvorfälle mitSAP-FI handhabt.
SAP AG 1999
Mandanten in R/3
Hardware Mandanten
SAP-System
Auslieferungsmandant(000 & 001)
Produktivmandant(z.B. 100)
Testmandant(z.B. 999)
Schulungsmandant(z.B. 400)
Mandanten dienen dazu, die Daten eines SAP-Systems für unterschiedliche Zwecke in verschiedene Datenbereiche zu unterteilen. Wenn ein Unternehmen z.B. sein SAP-System auch für Test- und Schulungszwecke einsetzen möchte, legt es für jeden Zweck einen Mandanten an. Ein Mandant wird über ein 3stelliges Kürzel identifiziert. Daten können über Transporte und Korrekturen von einem Mandanten zum anderen übertragen werden. Bereits bei der Anmeldung muß sich der Benutzer für einen Mandanten entscheiden, in dem er arbeiten will. Nur auf die Daten in diesem Mandanten kann er dann zugreifen.
SAP AG 1999
Die Finanzanwendungen
COCOFIFI
Hauptbuch-haltung
Nebenbuch-haltungen
TRTR
Treasury-management
Gemeinkosten-rechnung
Produktkosten-rechnung
Ergebnis-rechnung
Finanz-disposition
ECEC
Unternehmenscontrolling
Investitions-management PSPS Projekt-
systemIMIM RERE Immobilien-
management
Cashma-nagement
Verschiedene Finanzanwendungen bieten verschiedene Sichten auf die finanzielle Situation und Leistung einer Firma und ermöglichen verschiedene Steuerungsebenen:Ÿ FI externes Rechnungswesen (Finanzwesen)Ÿ CO internes Rechnungswesen (Controlling)Ÿ TR TreasuryŸ IM InvestitionsmanagementŸ EC Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling)Ÿ RE Immobilienmanagement (Real Estate)Ÿ PS Projektsystem In diesem Kurs erhalten Sie einen Überblick über die Anwendung FI.
S A P A G 1 9 9 9
Z ie lg r u p p e n d e s R e c h n u n g s w e s e n s
V e r s ic h e r u n g e n
S t e u e r -b e h ö r d e n
A k t io n ä r e J u s t iz -b e h ö r d e n
B a n k e n
R e c h n u n g s p r ü f e r
J o u r n a l is t e n M e d ie n
A n a ly s t e n
V e r w a l t u n g L e i t e n d eA n g e s t e l l t e
M i t a r b e i t e rC o n t r o l le r
U n t e r n e h m e n s le i t u n g
Es gibt zwei Gruppen von Zielgruppen, die mit Informationen aus dem Rechnungswesen arbeiten:
Unternehmensexterne Benutzer:Diese Benutzer benötigen in der Regel veröffentlichte Daten, die den rechtlichen Anforderungen genügen. Diese Daten werden in der Anwendung FI — Finanzwesen verwaltet. Unternehmensinterne Benutzer:Diese Benutzer können allen Ebenen des Unternehmens angehören. Sie benötigen Informationen zu den internen Operationen des Unternehmens.Diese Daten werden der Anwendung CO — Controlling entnommen.
SAP AG 2001
Benutzerführung
Benutzerspezifische Einstellungen
Navigation im Workplace
Inhalt:
Navigation
SAP AG 1999
Die Anwender machen sich mit der Oberfläche desSystems vertraut und hinterlegen persönlicheVoreinstellungen
Navigation: Unternehmensszenario
SAP AG 1999
Anmeldung am System
Mandant
Benutzer
Passwort
Sprache
Neues Passwort
SAP R/3SAP R/3
T70 (1) (000) iwdf5070 INS
Benutzer System Hilfe
Sie können auf dem Einstiegsbild eigene Texte hinterlegen:
Siehe Hinweis 205487
Bei Anmeldeproblemen bitte an Frau Schmitz wenden, Tel. 486
SAP Systeme sind Mandantensysteme. Durch das Mandantenkonzept ist es möglich, in einem System mehrere,
betriebswirtschaftlich voneinander unabhängige Unternehmen gemeinsam zu betreiben. Die Komponenten BW und KW bilden hier Ausnahmen, hier ist jeweils nur ein Mandant in Nutzung. Jede Benutzersitzung hat nur Zugriff auf die Daten des bei der Anmeldung ausgewählten Mandanten. Ein Mandant ist eine organisatorisch selbständige Einheit im System. Jeder Mandant hat ein eigenes Datenumfeld und demzufolge eigene Stamm- und Bewegungsdaten, zugeordnete Benutzerstämme und Kontenpläne sowie spezifische Customizing-Parameter. Damit Anwender sich am System anmelden können, muß für diese - bezogen auf den entsprechenden Mandanten - ein sogenannter Benutzerstammsatz angelegt sein. Aus Gründen des Zugriffsschutzes wird bei der Anmeldung ein Kennwort (Passwort) verlangt. Die Eingabe erfolgt dunkel („gesternt“). SAP-Systeme sind mehrsprachig ausgelegt. Über das Eingabefeld Sprache wird die für die aktuelle Sitzung gültige Anmeldesprache gewählt. Mehrfachanmeldungen werden ab Release 4.6 protokolliert. Dies hat sowohl sicherheitsbedingte, als auch lizenzrechtliche Gründe. Bei einer zweiten und jeder weiteren Anmeldung des gleichen Benutzers, erscheint eine Hinweismeldung, welche dem Benutzer drei Möglichkeiten bietet: Beenden der bestehenden Sitzung(en), Neuanmeldung Vorhandene Sitzung(en) bestehen lassen, zusätzlich neu anmelden (wird protokolliert) Neuanmeldung abbrechen Es ist möglich, auf verschiedenen Wegen, eigene Texte auf dem Anmeldebildschirm zu hinterlegen. Siehe hierzu den o.g. Hinweis. Der GuiXT (Ende dieses Kapitels) bietet eine weitere Möglichkeit.
SAP AG 1999
Elemente des Bildschirmbildes
Name der Systemfunktion: TätigkeitName der Systemfunktion: Tätigkeit
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
Auswählen Sichern
Eingabefeld
Ankreuz
Auswahl 1
Auswahl 4
Auswahl 2
Auswahl 3
Auswahl
entweder dies
oder jenes
vielleicht auch das
oder aber dieses
wie, noch eins?
Anzeigen Ändern
Überblick
neutral
positiv
Systemmeldungen T70 (1) (400) iwdf5070 INS Statusleiste
Anwendungs-funktionsleiste
Kommandofeld Systemfunktionsleiste
AnkreuzfelderAuswahlknöpfe
Druckknopf
Register
Dieses Bild ist eineZusammenstellung verschiedenster
Bildelemente und hat keineEntsprechung im System
Kommandofeld: Im Kommandofeld (welches im Default ausgeblendet ist) können Sie Anwendungen direkt über die Eingabe des Transaktionscodes anwählen. Den Transaktionscode einer Anwendung finden Sie entweder im SAP Easy Access- Menübaum (siehe Seite "Benutzerspezifische Personalisierung") oder in der jeweiligen Anwendung unter SystemStatus. Systemfunktionsleiste: Die Ikonen in der Systemfunktionsleiste sind auf jedem R/3-Bildschirmbild vorhanden. Die nicht nutzbaren Ikonen sind je nach Anwendung ausgegraut. Wenn Sie den Cursor einen Moment auf einer Ikone stehen lassen, erscheint ein kleines Fähnchen mit dem Namen, bzw. der Bedeutung der jeweiligen Ikone. Hier sehen Sie auch die entsprechende Funktionstasten-belegung. Die Anwendungsfunktionsleiste zeigt Ikonen, die in Ihrer momentanen Anwendung nutzbar sind. Ankreuzfelder (check boxes): Innerhalb einer Gruppe können Sie bei Ankreuzfeldern mehrere Optionen gleichzeitig wahrnehmen. Auswahlknöpfe (radio buttons): Sie haben die Möglichkeit jeweils einer Auswahloption. Ein Register gestaltet mehrere Informationsbildschirme übersichtlicher. Statusleiste: Zeigt Informationen zum momentanen Systemstatus, z.B. Warnungen und Fehler.Weitere Elemente sind: Menüleiste: Die hier angezeigten Menüs sind von der jeweiligen Anwendung abhängig, in welcher Sie gerade arbeiten. In diesen Menüs werden Ihnen Untermenüpunkte angeboten. Titelleiste: Die Titelleiste benennt die Funktion, die Ihnen hier zur Verfügung steht.
SAP AG 1999
SAP Easy Access - Standard
SAP Easy AccessSAP Easy AccessAnderes Menü
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
Rolle anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation
FavoritenSAP Menü
BüroLogistikRechnungswesenPersonalInfosystemeWerkzeuge
T70 (1) (400) iwdf5070 INS
Ein selbstgewähltes Logo begrüsst Sie im rechten Fensterbereich
SAP Easy Access ist der Standardeinstieg in das System. Sie navigieren im System mittels einer übersichtlichen Baumstruktur.Auf der rechten Bildschirmseite können Sie ein Bild einbinden, z.B. Ihr Unternehmenslogo. Dieses Bild kann nur systemweit vorgegeben werden, und ist mandantenunabhängig eingestellt. Entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, finden Sie unter dem Menüpunkt Zusätze --> Information zur Administration eine detaillierte Beschreibung der hierfür notwendigen Einstellungen. Bitte beachten Sie, dass das Bild im System hinterlegt wird, und bei jedem Aufruf von SAP Easy Access auf das Frontend transportiert wird. Diese Übertragung findet zwar komprimiert statt, jedoch sollte das Einstiegslogo nicht größer als etwa 20 kB sein. Sie können den Aufruf dieses Bildes auch unterbinden, indem Sie entweder im Programm SAPLogon die Einstellung „Low Speed Connection wählen“ (s. Hinweis 161053), oder unter Zusätze -->Einstellungen den Aufruf des Bildes ausschalten. Siehe auch „Benutzerspezifische Personalisierung“.
SAP AG 1999
Auswahl von Funktionen...
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
SAP Easy Access - Benutzermenü für EnjoySAP Easy Access - Benutzermenü für Enjoy
Erzeugen Modus
Löschen Modus
Benutzervorgaben
Dienste
Hilfsmittel
Liste
Dienste zum Objekt
Objekthistorie
Eigene Spoolaufträge
Eigene Jobs
Kurznachricht
Status...
Abmelden
FavoritenBenutzermenü für Enjoy
URL - SAP Notes (User / PW req.)Debitorenbuchhaltung
FD02 -Ändern Debitor (Buchhaltg.
MaterialstammVertriebWerkzeuge
... mittels Transaktionscodes im Kommandofeld
... über SAP Easy Access und Favoriten
... über Menüeinträge
Sie können Systemfunktionen auf folgende Arten aufrufen:Ÿ mit Hilfe der Maus durch Auswählen eines Menüeintrags Favoriten Eintrags des SAP Easy AccessŸ über die Tastatur (ALT + der unterstrichene Buchstaben des gewünschten Menüeintrags)Ÿ durch Eingabe eines sog. Transaktionscodes im Kommandofeld:Jeder Funktion (nicht jedem Bild!) in SAP Systemen ist ein Transaktionscode (T-Code) zugeordnet. Den zugeordneten Transaktionscode können Sie von jedem Bildschirm des Systems aus aufrufen. Z.B. können Sie zur Anzeige der Debitoren-Stammdaten "/n" und den zugehörigen Transaktionscode eingegeben: "/nfd03". Für die laufende Verarbeitung können Sie den momentanen Transaktionscode über den Eintrag Status des Menüs System ermitten. Weitere Eingabemöglichkeiten: "/n" beendet die laufende Transaktion. "/i" löscht den aktuellen Modus. "/osm04" öffnet einen neuen Modus und verzweigt in die angegebene Transaktion (SM04). Das Kommandofeld ist auch über Tastatur erreichbar. Sie können hierfür die Kombination STRG+TAB nutzen, damit springt der Cursor von einer (Eingabe-)Feldgruppe zur nächsten. Innerhalb einer Feldgruppe können Sie mit TAB springen. Über die Eingabe von "search_sap_menu" im Kommandofeld kann man sich Menüpfade zu gesuchten SAP Transaktionen anzeigen lassen. Die Suche nach Text-Strings ist ebenfalls möglich.
SAP AG 1999
Rollenbasiertes Benutzermenü
SAP Easy Access - Benutzermenü für EnjoySAP Easy Access - Benutzermenü für EnjoyAnderes Menü
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
Rolle anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation
T70 (1) (400) iwdf5070 INS
FavoritenTolle Transaktionen
SM50 - Work-Prozeß-ÜbersichtVA01 - Kundenauftrag anlegen
Interessante WWW-SeitenURL - Schau die WeltURL - Sieh in den Spiegel
Wichtige DateienURL - Urlaubsplanung
Benutzermenü für EnjoyURL - SAP Notes (User / PW req.)Debitorenbuchhaltung
FD02 - Ändern Debitor (Buchhaltung)
Vom Benutzer selbstgewählteFavoriten verkürzenNavigationszeiten
Ein rollenbasiertes Menü beinhaltet dieTätigkeiten, die der Benutzer laut seiner
Rolle im System ausführen darf
VertriebWerkzeuge
Materialstamm
Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Tätigkeiten im System. Diese repräsentieren den vom Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise benötigten Funktionsumfang. Damit Anwender des SAP-Systems mit benutzerspezifischen bzw. arbeitsplatzbezogenen Menüs arbeiten können, müssen mit dem Profilgenerator Rollen (ehemals "Aktivitätsgruppe") eingerichtet werden. Über Rollen werden auch die Berechtigungen für die in den Menüs vorgesehenen Aktivitäten den Benutzern zugeordnet. Mit dem Release 4.6 sind vordefinierte Benutzerrollen aus allen Anwendungsbereichen im Standard enthalten. Wenn ein Benutzer einer Rolle zugeordnet wurde, so kann er zwischen seinem Benutzermenü und dem Standard "SAP Menü" wählen. Im obigen Bild sehen Sie als Beispiel das rollenbasierte Benutzermenü für einen Benutzer mit dem Namen "Enjoy". Rollen, die von SAP im Standard ausgeliefert werden, finden Sie z.B. über den Druckknopf Anderes Menü im Einstiegsbild SAP Easy Access. Zusätzlich zu seiner Rolle kann jeder Endanwender seinen Einstieg ins System über Favoriten personalisieren. Sie können sich eine eigene Favoritenliste der von Ihnen am häufigsten verwendeten Transaktionen, Berichte, Dateien und Web-Adressen anlegen. Favoriten können Sie entweder über den Menüpunkt Favoriten anlegen oder einfach mit der Maus über „drag & drop“ in das Favoriten-Verzeichnis einfügen.
SAP AG 1999
Feldhilfen: F1, F4
Debitor ändern: EinstiegDebitor ändern: Einstieg
Debitor Bearbeiten Springen Zusätze Umfeld System Hilfe
Debitor
Buchungskreis
Einschränkungen
Buchungskreis
Name der Firma
Ort
Währung
Max. Trefferzahl
1000Debitor
SAP A.G. Walldorf EUR
Bu... Name der Firma Ort Wäh...
Einschränkungen
IDES AG 1000 Frankfurt UNI
IDES Canada Toronto CAD
IDES AG Frankfurt UNI
Kontonummer des Debitors
Schlüssel, über den der Debitor innerhalb des SAP-Systems eindeutig
identifiziert wird.
Vorgehen
Abhängig von der Art der Nummernvergabe ist beim Anlegen eines
Debitorenstammsatzes die Kontonummer des Debitors einzugeben, oder
das System vergibt die Nummer beim Speichern des Satzes. Die Art der
Nummernvergabe wird über die Kontengruppe bestimmt.
F4-Hilfe: Anzeige vonEingabemöglichkeiten
F1-Hilfe: Bedeutung von Feldernund technische Information
Einträge gefunden
Mit F1 erhalten Sie Erläuterungen zu Feldern, Menüs, Funktionen und Meldungen. Über die F1-Hilfe gelangen Sie auch zu technischen Informationen zum jeweiligen Feld. Dort finden Sie z. B. auch die Parameter-Id, welche Sie für Ihren Benutzer zur wertmäßigen Vorbelegung von Eingabefeldern nutzen können, welche ebenfalls auf diese Parameter-Id verweisen. Mit F4 erhalten Sie Informationen zu möglichen Eingabewerten. Die F4-Hilfe für ein Feld können Sie alternativ durch die Bedienung der Schaltfläche direkt rechts neben einem angewählten Feld aufrufen. Wenn Felder mit einem "Haken" -Symbol belegt sind, können Sie in der jeweiligen Anwendung nur nach Eingabe eines zugelassenen Wertes fortfahren. Viele Felder einer Anwendung können vom Benutzer über Transaktions- oder Bildschirmvarianten sowie über Customizing als eingabepflichtig (Muß) oder optional (Kann) gekennzeichnet, ausgeblendet oder unsichtbar mit Vorgabewerten gefüllt werden.
SAP AG 1999
SAP Bibliothek
SAP-Bibliothek - SAP- Bibliothek
SAP-Bibliothek
Contents Index Search SAP-BibliothekRelease 4.6C, März 2000
IDES
Einführung in das SAP System
Releaseinformationen
Einführungsleitfaden
Glossar
Copyright 2000 SAP AGAlle Rechte vorbehalten
Die SAP Bibliothek stelltIhnen die komplette Online
Dokumentation des Systemszur Verfügung
SAP Systeme bieten ausführliche Online-Hilfen an. Von jedem Bild des Systems können Sie die Hilfe aufrufen. Sie können Hilfe immer über das Menü Hilfe, oder über die entsprechende Ikone (gelbes Fragezeichen) anfordern. Einen sehr komfortablen und schnellen Zugriff auf die SAP Bibliothek können Sie auch auf dem SAP Service Marktplatz nutzen. Dort finden Sie unter Knowledge and Training das sogenannte SAP Help Portal. Dort können Sie die Hilfe nicht nur im HTML-Format zugreifen, sondern auch sehr effizient Volltextsuchen in der Bibliothek anstarten. Bei entsprechender Installation der SAP Bibliothek haben Sie diese Möglichkeiten natürlich auch innerhalb Ihres Unternehmens.Das Help Portal erreichen Sie auch direkt unter http://help.sap.com.
SAP AG 1999
Menüs: System und Hilfe
SAP Easy AccessSAP Easy AccessAnderes Menü
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
Rolle anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation
FavoritenSAP Menü
BüroLogistikRechnungswesenPersonalInfosystemeWerkzeuge
T70 (1) (400) iwdf5070 INS
Erzeugen Modus
Löschen Modus
Benutzervorgaben
Dienste
Hilfsmittel
Liste
Dienste zum Objekt
Objekthistorie
Eigene Spoolaufträge
Eigene Jobs
Kurznachricht
Status...
Abmelden
Hilfe zur Anwendung
SAP-Bibliothek
Glossar
Release-Infos
SAPNet
Feedback
Einstellungen...
Diese beiden Menüs stehen mit ihren Funktionenunverändert auf jedem Bildschirm zur Verfügung
Unter dem Menüpunkt System finden sich unter anderem die folgenden Punkte:Ÿ Erzeugen/Löschen Modus: Erzeugen und Löschen eines Modus, die Maximalzahl der Modi kann vom Systemadministrator über den Parameter rdisp/max_alt_modes auf eine Zahl zwischen 2 und 6 eingestellt werden.Ÿ Benutzervorgaben: Eingabe von benutzerspezifischen Voreinstellungen, z.B. können hier unter Eigene Daten sogenannte Parameter IDs genutzt werden, um benutzerabhängig bestimmte Felder im System (z.B. das Feld Buchungskreis) mit Werten vorzubelegen.Ÿ Liste: Wichtige Listenfunktionen, wie Suchen nach Zeichenketten, Sichern in PC-Dateien, Drucken, usw.Ÿ Status: Anzeigen der wichtigsten Benutzer- und SystemdatenŸ Abmelden: Beenden der SAP R/3-Sitzung (mit Rückfrage) Unter dem Menüpunkt Hilfe finden sich unter anderem die folgenden Punkte:Ÿ Eine kontextsensitive Hilfe zur AnwendungŸ Der Aufruf der SAP Bibliothek (s. nächste Seite)Ÿ ein GlossarŸ ...
SAP AG 1999
Benutzerspezifische Personalisierung
SAP Easy AccessSAP Easy AccessAnderes Menü
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
Rolle anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation
FavoritenSAP Menü
BüroLogistikRechnungswesenPersonalInfosystemeWerkzeuge
T70 (1) (400) iwdf5070 INS
Information zur Administration
Benutzer zuordnen
Dokumentation anzeigen
Technische Detailinformation
Einstellungen
Starttransaktion festlegen
Strg+ Umsch+ F8
Umsch+ F6
Umsch+ F7
Umsch+ F9
Strg+ Umsch+ F10
Favoriten am Ende der Liste anzeigen
Einstellungen
Sie können hier Einstellungen vornehmen.
Kein Menü anzeigen, nur die FavoritenKein Bild anzeigen
Technische Namen anzeigen
Optionen ...
Grafik generieren
Verknüpfung erstellen ...
GuiXT aktivieren
Standardgröße
Hardcopy
Schnelles AusschneidenEinfügen
Über ...
Verschiedene Einstellmöglichkeiten erleichtern die Arbeit mit dem System
Im System stehen den Endanwendern vielfältige Personalisierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Einige seien hier beschrieben:Ÿ Unter Zusätze Einstellungen können Sie die Gestaltung Ihres Einstiegsbilds beeinflussen, z.B. über Ausschaltung des Bildes im rechten Teilbereich des Fenster oder über Zuschaltung der tech. Namen (Transaktionscodes) im SAP Easy Access Menü. Ÿ Unter den Optionen finden Sie z.B. eine Möglichkeit ein schnelles Ausschneiden und Einfügen zu aktivieren. Unter Optionen... finden Sie eine Möglichkeit die Reaktionsgeschwindigkeit des Info-Fähnchens zu beeinflussen, welches angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger eine Ikone oder einen Druckknopf "berühren".Ÿ Unter dem Menüpunkt System Benutzervorgaben Eigene Daten können Sie persönliche Vorgabewerte einstellen. Dazu können Sie die Register Adresse, Festwerte und Parameter wählen. Als Beispiel ist die Einstellung der Parameter hier erläutert: Parameter: Hier können Sie häufig verwendete Eingabefelder vorbelegen. Voraussetzung dafür ist allerdings, daß dem entsprechenden Eingabefeld eine sogenannte Parameter-Id zugeordnet ist. Vorgehensweise um die Parameter zu finden: Gehen Sie auf das vorzubelegende Eingabefeld. Wählen Sie F1, anschließend die Ikone "Technische Info". Daraufhin wird ein Info-Fenster geöffnet, welches unnter dem Punkt "Feld-Daten" die entsprechende Parameter-Id anzeigt (sofern dem Feld eine "Parameter-Id" zugeordnet ist).
SAP AG 1999
Tabelleneinstellungen: Beispiel Parameter
Parameter Wert Text
Buchungskreis
Abrechnungskreis
Bankschlüssel
Kundenauftragsart
Varianten auswählen
Varianten verwalten
Als Standardeinstellung verwenden
Variante
Übernehmen
Standardeinstellung
Aktuelle Einstellung
Anlegen
Löschen
Administrator
Meine Variante
Grundeinstellung
Tabelleneinstellungen
Mit der Funktion Tabelleneinstellungen können Sie die mit dem System ausgelieferten Grundeinstellungen einer Tabelle im sogenannten "Table-Control" individuell ändern. Dies ist besonders nützlich bei Tabellen, bei denen Sie nicht alle Spalten benötigen. Dabei können Sie über "drag & drop"mit der Maus die Spaltenpositionen und Spaltenbreiten, bis zum Verschwinden der Spalte, verändern. Die veränderten Tabelleneinstellungen können Sie als Variante speichern. Zu einer Tabelle können Sie beliebig viele verschiedene Varianten anlegen. Die erste Variante heißt Grundeinstellung; dies ist die vom SAP-System definierte Einstellung. Die Grundeinstellung können Sie nicht löschen (im Gegensatz zu selbst definierten Varianten). Die Tabelleneinstellungen werden im jeweiligen Benutzerkontext hinterlegt. Das System verwendet die aktuell gültige Variante, bis Sie die entsprechende Anwendung verlassen. Wenn Sie die Anwendung später erneut aufrufen, verwendet das System die für diese Tabelle geltende Standardeinstellung.Hinweis: Tabelleneinstellungen können Sie überall dort ändern, wo das Table-Control-Symbol in der oberen rechten Ecke der Tabelle sichtbar ist.
SAP AG 1999
Personalisierung des Frontends mit GuiXT
FD03 mit GuiXTFD03 ohne GuiXT
Beispiel von http://www.guixt.com
SAP AG 1999
Personalisierung des Frontends mit GuiXT
FD03 mit GuiXTFD03 ohne GuiXT
Beispiel von http://www.guixt.com
Übungen
SAP AG 1999
Inhalt:
Hauptbuchhaltung
Organisationseinheiten der Bilanzierung
Sachkontenstammdaten
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derHauptbuchhaltung
SAP AG 1999
Hauptbuchhaltung: Lernziele des Kapitels
Am Ende dieses Kapitels können Sie:
Den Aufbau der Hauptbuchhaltung im R/3beschreiben
Sachkonten pflegen und abfragen
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derHauptbuchhaltung durchführen
SAP AG 1999
Übersichtsdiagramm: Hauptbuchhaltung
SD
CO
HauptbuchFI-GL
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, welche ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch weitergeben.
SAP AG 1999
Hauptbuchhaltung: Unternehmensszenario
IDES besteht aus neun Firmen auf der ganzen Welt.Jede Firma muß unterschiedliche gesetzlicheAnforderungen bei der externen Rechnungslegungerfüllen.
IDES ist in insgesamt 13 verschiedenen Branchen tätig.Die Geschäftsleitung wünscht sich, auch Auswertungenüber das Ergebnis des IDES-Konzerns innerhalbeinzelner Branchen zu erhalten.
IDES benutzt einen eigenen Kontenplan INT, welcher beiBedarf erweitert werden muß.
SAP AG 1999
Präsentation:
Organisationeinheiten der Bilanzierung
Buchungskreise
Geschäftsbereiche
SAP AG 1999
BilanzierendeEinheit
=Buchungs-kreis
Der Buchungskreis
Ein Buchungskreis repräsentiert eine selbständig bilanzierende Einheit im R/3, z.B. eine Firma innerhalb eines Konzerns. Er wird gekennzeichnet durch einen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel. Auf Buchungskreisebene wird das Hauptbuch geführt und daraus werden die vom Gesetzgeber geforderte Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Bei jeder Transaktion in der Finanzkomponente des R/3 muß der Buchungskreis angegeben werden. Dies geschieht entweder manuell oder automatisch, indem der Buchungskreis aus anderen Datenelementen abgeleitet wird.
SAP AG 1999
IDES International Frankfurt, Deutschland
IDES Amerika IDES Europa IDES Asien
Mexico City / Mexico
New York / USA
Toronto / Kanada
Frankfurt / Deutschl.
London / England
Lissabon / Portugal
Paris / Frankreich
Barcelona / Spanien
IDES International besteht aus neun Firmen in Nordamerika, Europaund Asien.
Tokyo / Japan
Die Firmen von IDES
IDES ist ein weltweit tätiger Konzern und hat Firmen in Amerika, Europa und Asien. Jede dieser Firmen bildet für sich eine wirtschaftliche Einheit, welche gesetzlich verpflichtet ist, einen Jahresabschluß unter den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen zu erstellen.
SAP AG 1999
Die Buchungskreise von IDES
IDES International Frankfurt, Deutschland
IDES Nordamerika IDES Europa IDES Asien
6000 Mexico
3000 USA
4000 Kanada
1000 Deutschland
2000 England
2100 Portugal
2200 Frankreich
2300 Spanien
5000 Japan
Die Firmen von IDES International sind im R/3 als Buchungskreiseangelegt.
Die Firmen von IDES werden im R/3-System als Buchungskreise abgebildet und durch eine jeweils vierstellige Zahlenkombination gekennzeichnet. Jeder Buchungskreis hat eine Hauswährung in die prinzipiell alle Buchungsbeträge umgerechnet werden Die Einführung des R/3-Rechnungswesens gestaltete sich weltweit als recht problemlos, da für alle IDES-Länder (und für viele weitere mehr) länderspezifische Vorlagen mit ausgeliefert werden.
SAP AG 1999
Tätigkeitsfelder
Anlagenbau
Fahrzeuge
Maschinenbau
=
Geschäftsbereiche
1000Maschinenbau
Anlagenbau
Fahrzeuge
2000
3000
Der Geschäftsbereich
Die Tätigkeitsfelder oder Branchen in denen ein Konzerns tätig ist, können als Geschäftsbereiche im R/3-System angelegt werden und bieten dann eine zusätzliche Auswertungsebene z.B. zum Zwecke der Segmentberichterstattung
SAP AG 1999
Einige Geschäftsbereiche von IDES
6000 Mexico
3000 USA
4000 Kanada
1000 Deutschland
2000 England
2100 Portugal
2200 Frankreich
2300 Spanien
5000 Japan
IDES Nordamerika IDES Europa IDES Asien/Australien
IDES International Frankfurt, Deutschland
1000 Maschinenbau1000 Maschinenbau 2000 Anlagenbau2000 Anlagenbau 3000 Fahrzeuge3000 Fahrzeuge
Geschäftsbereiche sind grundsätzlich buchungskreisübergreifend, d.h., sie können aus jedem Buchungskreis heraus bebucht werden. Auf der Folie sehen Sie drei Geschäftsbereiche des IDES-Konzerns. Wenn manche Buchungskreise nicht in einer bestimmten Branche tätig sind, so kann über eine sogenannte Validierung verhindert werden, daß diese in den entsprechenden Buchungskreis buchen.
SAP AG 1999
Präsentation:Sachkontenstammdaten
Präsentation:
Sachkontenstammdaten
Kontenpläne
Kontengruppen
Abstimmkonten
Bilanzstrukturen
SAP AG 1999
Kontenpläne
INT CAUS GKR
... und beliebigviele weitereKontenpläne!
1000
2000
10000
20000 2000
1000
Jedes Hauptbuch wird gemäß eines Kontenplans aufgebaut. Der Kontenplan enthält in geordneter Form die Definitionen aller Sachkonten des Hauptbuchs. Diese Definitionen umfassen im wesentlichen die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des Sachkontos als Erfolg- oder Bilanzkonto.Im R/3-System können beliebig viele Kontenpläne definiert werden. Viele länderspezifische Kontenpläne werden bereits standardmäßig ausgeliefert.
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Kontenplanzuordnung
Kontenplan
Buchungskreis A Buchungskreis B Buchungskreis C
Ein Buchungskreis muß sich entscheiden nach welchem Kontenplan er sein Hauptbuch aufbaut. Diesem wird er daraufhin zugeordnet. Ein Kontenplan kann durchaus von mehreren Buchungskreisen verwendet werden (siehe Abbildung). Das bedeutet, daß deren Hauptbuch dann auch identisch aufgebaut ist.
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IDES-Kontenpläne
1000Deutschland
2000England
2100Portugal
5000Japan
2300Spanien
3000USA
4000Kanada
6000Mexiko
2200Frankreich
INT
CAUS CAFR CAJP
Die IDES-Buchungskreise benutzen die folgenden Kontenpläne:Ÿ INT wird genutzt von den Buchungskreisen 1000, 2000, 2100, 2300 und 6000.Ÿ CAUS wird genutzt von den Buchungskreisen 3000 und 4000.Ÿ CAFR wird genutzt von dem Buchungskreis 2200.Ÿ CAJP wird genutzt von dem Buchungskreis 5000.
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Buchungskreisspezifische Einstellungen
Kontendefinition im Kontenplan
PLUS PLUS
Konto X im Buchungskreis 1000 Konto X im Buchungskreis 3000
Buchungskreis-spezifische
Einstellungen
Buchungskreis-spezifische
Einstellungen
BK 3000
Konto X
BK 1000
Bevor ein Buchungskreis ein bestimmtes Konto verwenden kann, muß er der Kontendefinition noch buchungskreisspezifische Einstellungen hinzufügen, welche dann nur für den einen Buchungskreis gelten. Ein Beispiel für eine typische buchungskreisspezifische Einstellung ist die Festlegung der Kontowährung. Während der Buchungskreis 1000 die meisten seiner Konten in UNI führt, führt der Buchungskreis 3000 die meisten Konten in USD.
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Kontengruppen für Hauptbuchkonten
C
Hau
ptb
uc
h
Cash
Matl
P/L
Liab
...
000000-099999
100000-199999
200000-299999
300000-399999
400000-499999
500000-599999
600000-699999
Zahlungsmittel- konten
KontengruppenCash
Konto 001111
000000-099999 Konten-
gruppe
Kontendefinitionim Kontenplan
Buchungskreisspezifische Einstellungen
Asst
Um die große Menge an Sachkonten zu ordnen und besser zu verwalten, werden die Sachkonten in Kontengruppen eingeteilt. Die Konten einer Kontengruppe haben normalerweise ähnliche betriebswirtschaftliche Aufgaben. Es kann zum Beispiel eine Kontengruppe für Zahlungsmittelkonten, eine für Aufwandskonten, eine für Erfolgskonten, eine für sonstige Bestandskonten etc. geben.
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Abstimmkonten
aa bb
Abstimmkonten für Debitoren, Kreditoren, Anlagen
Hauptbuch
Ne
ben
bü
ch
er
Deb
ito
ren
Kre
dit
ore
n
Nebenbuch-konten
aa bb
An
lag
en
Abstimmkonten verbinden die Nebenbücher mit dem Hauptbuch realtime, d.h., sobald eine Buchung auf einem Nebenbuchkonto getätigt wurde, wird analog die Buchung auch auf dem entsprechenden Abstimmkonto im Hauptbuch getätigt.Nebenbücher, welche über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbunden sind, sind die Bücher der Debitoren, Kreditoren und der Anlagen.
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Verkehrszahlen
Sachkonto
1000Maschinenbau1000Maschinenbau
2000Anlagenbau2000Anlagenbau
3000Fahrzeuge3000Fahrzeuge
Positionen..
Positionen..
Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben
Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben
Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben
Unter einer Verkehrszahl versteht man die Summe aller Buchungen im Soll bzw. im Haben. Grundsätzlich werden im R/3-System pro Konto je eine Verkehrszahl für das Soll und eine Verkehrszahl für das Haben geführt. Die Bilanz des Buchungskreises wird erstellt, indem auf diese Verkehrszahlen zurückgegriffen wird. Wenn Geschäftsbereiche verwendet werden, werden außerdem Verkehrszahlen pro Geschäftsbereich geführt (siehe Abbildung). Wird eine Geschäftsbereichsbilanz erstellt, so wird dann nur auf die Verkehrszahlen des jeweiligen Geschäftsbereichs zurückgegriffen.
S A P A G 1 9 9 9
B i l a n z /G u V - S t r u k t u r e n
I N TH a n d e ls b i l a n z
I D E SA k t i v a P a s s i v a
P o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .
P o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .
G u VP o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .- . . .
G K RH a n d e ls b i l a n zD e u t s c h l a n d
A k t i v a P a s s i v a
P o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .
P o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .
G u VP o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .- . . .
C A U SH a n d e ls b i l a n z
U S AA k t i v a P a s s i v a
P o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .
P o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .
G u VP o s i t io n- U n t e r -
p o s i t i o n- . . .- . . .
. . . u n d v i e l e w e i t e r e B i l a n z / G u V - S t r u k t u r e n
Das Hauptbuch wird geführt, um daraus eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Diese Berichte müssen sich nach den landesspezifischen Anforderungen richten, d.h. für IDES zum Beispiel, daß der Buchungskreis 1000 (Deutschland) eine Bilanz nach HGB erzeugen muß, während der Buchungskreis 3000 (USA) eine Bilanz nach US-GAAP abgeben muß. Für diese unterschiedlichen Reportinganforderungen können im R/3-System verschiedene Bilanz/GuV-Strukturen angelegt werden. In diesen Bilanz/GuV-Strukturen ist genau festgelegt, welche Konten in welcher Bilanzposition erscheinen sollen. Viele Bilanz/GuV-Strukturen werden bereits ausgeliefert. Bei der Erzeugung der Bilanz muß dem System mitgeteilt werden, nach welcher Bilanz/GuV-Struktur die Bilanz aufgebaut sein soll.
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Parallele Rechnungslegung
1000Deutschland
HandelsbilanznachIAS
Handelsbilanznach
US-GAAP
Bewertungnach IAS
Bewertungnach US-GAAP
Für viele Unternehmen kann es heutzutage notwendig sein, nicht nur eine Bilanz für die nationale Rechnungslegung zu erstellen, sondern auch Bilanzen nach anderen Bewertungsrichtlinien wie IAS oder US-GAAP zu erstellen. Gründe hierfür können sein:Ÿ Zugang zu internationalen KapitalmärktenŸ Orientierung an ausländischen AktionärenŸ Globale Fusionen und AkquisitionenŸ erhöhte Transparenz Diese parallele Rechnungslegung kann mit R/3 verwirklicht werden, indem Ÿ die unterschiedlichen Bewertungen auf verschiedenen Sachkonten geführt werdendiese Sachkonten in unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen verwendet werden.
SAP AG 1999
Präsentation:Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der Hauptbuchhaltung
Enjoy - Sachkontenbuchung
Allgemeine/Komplexe Buchungen
Kontenabfrage
Präsentation:
Innerperiodische Geschäftsvorfälle inder Hauptbuchhaltung
SAP AG 1999
Arbeits-vorlagen
Kopfdaten
Positionsdaten
Informations-bereich
Enjoy-Sachkontenbuchung
Seit dem Release 4.6 (ENJOY-Release) ist es möglich, einen Sachkontenbeleg komfortabel mit Hilfe einer Einbildtransaktion zu erfassen und zu buchen. Der Erfassungsbildschirm ist unterteilt in die Bereiche Ÿ Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als Vorlagen gewählt werden)Ÿ Kopfdaten (hier werden Daten des Belegkopfes erfaßt)Ÿ Positionsdaten (hier werden die Positionen des Belegs erfaßt)Informationsbereich (hier werden die Soll- und Habensummen des Belegs angezeigt)
SAP AG 1999
Einstiegsbild
1. Positionsbild
2. Positionsbild
Bild
schirm
folg
e
EingabeBelegkopf
EinstiegErste Belegposition
EingabeErsteBelegposition
EinstiegZweite Belegposition
EingabeZweiteBelegposition
EinstiegDritte Belegposition
weiterePositions-
bilder
Allgemeine/Komplexe Buchungen
Die komplexe oder allgemeine Buchung in Release 4.6 entspricht der alten, umständlicheren Standardbuchungstransaktion FB01. Da noch nicht alle Buchungstransaktionen zum Release 4.6 erneuert wurden, ist es oftmals noch notwendig, die Technik der allgemeinen/komplexen Buchung zu beherrschen:Ÿ Auf einem Einstiegsbild werden die Daten des Belegkopfes eingegeben. Außerdem gibt man hier den Buchungsschlüssel und das Konto der ersten Belegposition an. Der Buchungsschlüssel liefert dem System nun die Information, um welche Kontoart (Sachkonto, Debitor, Kreditor, Anlagen, Material) es sich bei dem Konto handelt. Der Buchungsschlüssel und die Feldstatusgruppe steuern, wie der Eingabebildschirm der Position aussehen soll. Ÿ Aus diesen Informationen wird der Eingabebildschirm der ersten Position aufgebaut. Diesen füllt man aus und ruft über die Eingabe des nächsten Buchungsschlüssels und des nächsten Kontos den nächsten Bildschirm auf.Ÿ Auf dem folgenden Bildschirm gibt man die Daten der zweiten Position ein und ruft unter Umständen die dritte Position auf und so weiter.
SAP AG 1999
Wichtige Standardbelegarten
Debitoren-
rechnungen
DR Debitoren-
gutschriften
DG Debitoren-
zahlungenDZ Sachkonten-
belegeSA
Kreditoren-
rechnungen
KR Kreditoren-
gutschriften
KG Kreditoren-
zahlungenK
Z Kreditoren-
nettorech-
nungen und
-gutschriften
KN
Um die Vielzahl der FI-Belege leicht unterscheiden und ordnen zu können, werden Belegarten verwendet. Jeder Beleg ist genau einer Belegart zugeordnet, welche im Belegkopf eingetragen ist. Eventuell existierende Echtbelege, auf die sich der R/3-Beleg bezieht, sollten ebenfalls nach der R/3-Belegart abgelegt werden (siehe Folie). Die Nummern von Belegen mit gleicher Belegart befinden sich im selben Nummernbereich. Für Sachkontenbuchungen wird meist die Belegart SA verwendet, aber auch weitere Belegarten (z.B. für Abgrenzungsbelege, Bewertungsbelege etc.) sind möglich.
SAP AG 1999
Der Buchungsschlüssel (BS)hat eine Steuerungsfunktionbei den Belegpositionen.
Er legt folgendes fest:
1. Kontoart für die Buchungder Belegposition
2. Buchung der Belegpositionim Soll oder Haben
3. Feldstatus derZusatzangaben
Zusatzangaben Gechäftsbereich Kostenstelle Text ...
Position 1 / BS
Konto
BetragSteuerkennz
Detailansicht
1. S, D, K, A, M ?
3. Feldstatus?
2. Soll oderHaben?
Der Buchungsschlüssel
Jede Belegposition enthält genau einen Buchungsschlüssel. Dies ist ein internes Steuerungsinstrument, welches bei den komplexen Buchungen verwendet wird, um dem System zu signalisieren,Ÿ welche Kontoart bebucht werden sollŸ ob es sich um eine Soll oder Habenbuchung handeltŸ welche Felder der Position gefüllt werden können bzw. müssen.In den neuen ENJOY-Transaktionen muß der Buchungschlüssel nicht mehr eingegeben werden. Im Beleg taucht er aber nach wie vor auf und seine Steuerungsfunktionen sind immer noch relevant.
SAP AG 1999
010203040506070809
Debitoren
111213141516171819
313233343536373839
Kreditoren
212223242526272829
50
909193949596
Hauptbuch
40
808183848586
75
Anlagen
70 99
Material
89
Für Buchungen aufHauptbuchkonten aus MMheraus
Standardbuchungsschlüssel
Im R/3-System gibt es eine große Zahl an Standardbuchungsschlüsseln, welche verwendet werden sollten. Jeder Buchungsschlüssel wird für Buchungen auf eine bestimmte Seite auf Konten bestimmter Kontenarten verwendet. Für Buchungen im Hauptbuch benötigt man nur die BuchungsschlüsselŸ 40 für SollpositionenŸ 50 für Habenpositionen
SAP AG 1999
Einzelpostenliste
ORIGINAL-BELEG
Optischarchiviert
Kontenabfrage
Konto 100000
JanuarFebruarMärzApril...
100000+400000+300000-100000+...
Konto 100000
Saldenanzeige
400000-300000-100000+500000+ 200000+ 200000-200000-
1.3.200010.3.200012.3.200015.3.200018.3.200020.3.200025.3.2000
Positionen
Beleg
18.03.2000
01 100000 200000-02 113100 200000+
eventuell
Für die Kontenabfrage stehen die Saldenanzeige und die Postenanzeige zur Verfügung, welche getrennt voneinander, aber auch aufbauend aufeinander genutzt werden können. Die Saldenanzeige gibt einen Überblick über die gespeicherten Verkehrszahlen eines Kontos. Durch Doppelklick auf eine Verkehrszahl gelangt man auf eine Liste der Einzelposten, welche die Verkehrszahl ergeben. Aus dieser Einzelpostenliste wiederum gelangt man per Doppelklick auf einen Posten zu dem Beleg, welcher diesen Posten enthält. Existiert zu diesem R/3-Beleg ein Echtbeleg und wurde dieser optisch archiviert, so kann man sich auch diesen anzeigen lassen.
SAP AG 1999
Nach Behandlung dieser Selbstlerneinheit könnenSie:
Self-Study: Sachkontenstammdaten
den Kontenplan anzeigen
das Sachkontenverzeichnis erzeugen
Sachkonten mit Vorlage anlegen
Bilanz-/GuV-Strukturen pflegen
die besondere Rolle von Abstimmkonten erklären
ÜBungen
EXP_0003.doc Übernommen
SAP AG 1999
Inhalt:
Kreditorenbuchhaltung
Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derKreditorenbuchhaltung
Integration mit der Materialwirtschaft
Abschlußarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung
SAP AG 1999
Am Ende dieses Kapitels können Sie:
Kreditorenbuchhaltung: Lernziele des Kapitels
den Aufbau der Kreditorenbuchhaltung im R/3beschreiben
Kreditorenstammdaten pflegen und abfragen
innerperiodische Geschäftsvorfälle in derKreditorenbuchhaltung durchführen
die Integration mit der Materialwirtschaft erklären
beschreiben, wie SAP Sie bei der Bilanzvorbereitungin der Kreditorenbuchhaltung unterstützt
SAP AG 1999
SD
CO
HauptbuchFI-GL
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
Übersichtsdiagramm : Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM — Materials Management).
SAP AG 1999
Präsentation:Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung
Präsentation:
Stammdaten in derKreditorenbuchhaltung
Kontendefinitionen und buchungs-kreisspezifische Einstellungen
Kontengruppen
SAP AG 1999
Kreditorenkonto in SAP-FI
PLUS PLUS
Kreditor X im Buchungskreis 1000 Kreditor X im Buchungskreis 2000
Buchungskreis-spezifische
Einstellungen
Buchungskreis-spezifische
Einstellungen
BK 2000BK 1000
Kreditor X
AllgemeineDaten
Kontendefinitionauf Mandantenebene
Wie Sachkonten umfassen auch Kreditorenkonten zwei Bereiche:Ÿ Auf Mandantenebene wird das Debitorenkonto für alle Buchungskreise definiert. Hier werden auch allgemeine Daten wie zum Beispiel die Kundenadresse gespeichert.Ÿ Bevor das Konto in einem Buchungskreis bebucht werden kann, muß es um buchungskreisspezifische Einstellungen ergänzt werden, wie zum Beispiel die vereinbarten Zahlungsbedingungen.
SAP AG 1999
Kontengruppen für Kreditoren
C
Kre
dit
ore
nb
uch
ha
ltu
ng
Kred
Inl.
Ausl
CPD
0001
...
000000-099999
100000-199999
200000-299999
300000-399999
400000-499999
500000-599999
600000-699999
Kreditoren- konten
KontengruppenKred
Konto 001111
000000-099999 Konten-
gruppe
AllgemeineDaten
Buchungskreis-daten
Einkaufs-organisations-
daten
Wie Sachkonten können auch Kreditorenkonten zu verschiedenen Kontengruppen zusammengefaßt werden, um die Konten leichter ordnen und leichter verwalten zu können. Normalerweise haben die Konten einer Kontengruppe ähnliche Eigenschaften, z.B. kann es eine Kontengruppe geben für inländische Kreditoren, eine für ausländische Kreditoren, eine für verbundene Kreditoren, eine für CPD-Konten und so weiter.
SAP AG 1999
Präsentation:Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der Kreditorenbuchhaltung
Präsentation:
Innerperiodische Geschäftsvorfälle inder Kreditorenbuchhaltung
ENJOY-Rechnungs-/Gutschriftsbuchung
Dauerbuchungen
Manueller und automatischer Zahlungsausgang
SAP AG 1999
Enjoy-Rechnungs-/Gutschriftsbuchung
Arbeits-vorlagen
Kopf- undKreditorendaten
Sachkontenpositionen
Informations-bereich
Vorgang: Rechnung/Gutschrift
Seit dem Release 4.6 (ENJOY-Release) ist es möglich, eine Kreditorenrechnung oder -gutschrift komfortabel mit Hilfe einer Einbildtransaktion zu erfassen und zu buchen. Der Erfassungsbildschirm ist unterteilt in die Bereiche Ÿ Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als Vorlagen gewählt werden)Ÿ Kopf- und Kreditorendaten (hier werden Daten des Belegkopfes und der Kreditorenposition erfaßt)Ÿ Positionsdaten (hier werden die Sachkontenpositionen des Belegs erfaßt)Ÿ Informationsbereich (hier werden der Saldo des Belegs sowie Informationen über den Kreditor angezeigt)Mit dieser Transaktion können auch Belege in Fremdwährung erfaßt werden. Der Fremdwährungsbetrag wird mit Hilfe von hinterlegten Umrechnungskursen in die Hauswährung umgerechnet.
SAP AG 1999
CO-Kontierungslogik
CO Beleg # 1000000009
FI Beleg # 1200000089
Echtes CO-Objekt
BelastungKostenart Betrag
Aufwandskonto
Betrag
Kreditor
Betrag
Statistisches CO-Objekt
BelastungKostenart Betrag
+ weitere statistische Objekte
Positionen001 Aufwandskonto
Betrag +Echtes CO-Objekt(+ Statistische CO-Objekte)
002 KreditorBetrag -
FI Beleg
SAP AG 1999
Workplace und Benutzerrollen
SAP bietet vorkonfigurierteArbeitsplätze, die genau auf diespeziellen Anforderungen bestimmterBenutzer ausgerichtet sind und aufErkenntnissen beruhen, die in derPraxis gesammelt wurden. Derzeitwerden für den Workplace in derBuchhaltung folgende Rollenangeboten:
LLeiter Finanzbuchhaltung
HHauptbuchhalter
LLeiter Debitorenbuchhaltung
DDebitorenbuchhalter
CCredit Manager
LLeiter Kreditorenbuchhaltung
KKreditorenbuchhalter
BBankbuchhalter
Die mit dem SAP-Standardmenü erstellte Kreditorenrechnung kann auch über ein Menü und Bildschirmbild erzeugt werden, das mit Hilfe des Workplace und Benutzerrollen speziell für Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung eingerichtet wurde. Diese Konfiguration wird im 2-Tage-Kurs MY301 behandelt. Vorteile: Zugriff auf alle von den Benutzern benötigten Anwendungen über ein einziges Portal: einfacher zentraler Zugriff auf unterschiedliche Systeme; wichtige Informationen sind direkt auf der Benutzeroberfläche zusammengefaßt; Links zu weiteren Informationen stets verfügbar; Ausblenden nicht benötigter Informationen und Funktionen über Filter. Das LaunchPad eines Benutzers im Workplace ist entsprechend der Rolle im Unternehmen aufgebaut. Einzelrollen sind nützliche Sammlungen von Funktionen. Einzelrollen können mehreren Systemen zugewiesen und zu einer Sammelrolle kombiniert werden. Zur Beschleunigung der Einführungsphase werden Einzelrollen mit vordefinierten Berechtigungsprofilen ausgeliefert. So können zum Beispiel Funktionen im Ansichtsmodus vielen Benutzern in einer Rolle zur Verfügung gestellt werden, während eine andere Rolle Änderungen/Eingaben erlaubt.Der WorkSpace steht für alle SAP- und Fremdanwendungen zur Verfügung, die Sie aus dem LaunchPad heraus aufrufen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, mehrere Modi zu erzeugen und zwischen den gewünschten Anwendungen und MiniApps zu wechseln. MiniApps liefern dem Benutzer ständig grundlegende Kurzinformationen, ohne daß in verschiedenen Anwendungen danach gesucht werden muß. In der Buchhaltung könnten dies wichtige Kontensalden, der Status des Monatsabschlusses oder eine Liste der zehn Kunden mit der höchsten ausstehenden Schuld sein. Der Benutzer kann in seinem Workplace nach eigenen Wünschen Links zu einer Intranet- oder Internetsite erstellen, um einen ständigen Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Individuell kann auch eingestellt werden, welche Miniapps wie angezeigt werden sollen.
SAP AG 1999
Das Dauerbuchungsprogramm
1000
Kreditor
1000
Aufwand
Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg
Positionen001 40 Aufwand 1000002 31 Kreditor 1000-
Erste Ausführung 01.01.XXLetzte Ausführung 01.12.XXNächste Ausfg. 01.02.XXAbstand in Monaten 1
Dauerbuchungsprogramm
Batch-Input Mappe
Abrechnungsperiode: 01.02.XX - 29.02.XX
NächsteAusführungam 01.03.XX
Echtbuchung
Für sich regelmäßig wiederholende Buchungen, wie Miet- oder Zinsaufwand, gesetzliche Gebühren und Eigentumssteuern kann das Dauerbuchungsprogramm verwendet werden, welches die erforderlichen Buchungsbelege automatisch erzeugt.Ÿ Die sich wiederholenden Geschäftsvorfälle müssen dafür als Dauerbuchungsurbelege im System gespeichert werden. Jeder Dauerbuchungsurbeleg enthält das Datum der ersten und der letzten Ausführung und die Periodizität, sowie das Datum der geplanten nächsten Ausführung.Ÿ In periodischen Abständen muß dann das Dauerbuchungsprogramm mit einem mitgegebenen Abrechnungszeitraum gestartet werden. Dieses selektiert alle Dauerbuchungsurbelege, bei denen das Datum der nächsten Ausführung in dem Abrechnungszeitraum liegt und erzeugt daraus eine Batch-Input-Mappe.Ÿ Durch das Abspielen der Mappe wird ein FI-Beleg gebucht, der dem Urbeleg entspricht und das Datum der nächsten Ausführung im Dauerbuchungsurbeleg wird heraufgesetzt.
SAP AG 1999
Elemente des Zahlungsvorgangs
Ausgabe des Zahlungsträgers
Wahl des Zahlwegs und der Bank
Selektion der zu zahlenden Posten
Buchen des ZahlungsbelegsKreditor
1010
Barmittel
10
Berechnung des Zahlbetrags mitBerücksichtigung der Skontofristen
AutomatischManuell
Alle Zahlungsvorgänge enthalten die auf der Folie abgebildeten Elemente. Solch ein Zahlungsvorgang kann entweder manuell durchgeführt werden (Kreditoren Buchung Zahlungausgang) oder automatisch mit Hilfe des Zahlungsprogramms. Das Standardsystem umfaßt die üblichen Zahlwege und die zugehörigen Formulare, die für jedes Land getrennt definiert wurden.
SAP AG 1999
Parameter
KontoKonto
D oder K
10...
20...
KontoPK ...PK ......
Items
Beleg
PK ...PK ......
Items
Beleg
BS ...BS ......
Positionen
Beleg
Tag der Ausführung 01.03.XXXXIdentifikation AC200
Status
Parameter pflegen
Parameter wurden erfaßt
Das Zahlungsprogramm wurde für internationale Zahlungsvorgänge mit Kunden und Lieferanten entwickelt und kann sowohl für den Zahlungsausgang als auch den Zahlungseingang verwendet werden. Die Verwendung für Zahlungsausgänge ist international jedoch gebräuchlicher. Der automatische Zahlungsprozeß umfaßt mehrere Schritte.Der erste Schritt umfaßt die Pflege von Parametern. Über Parameter teilen Sie dem Zahlungsprogramm mit, welche Konten und Posten im automatischen Zahllauf berücksichtigt werden sollen.
SAP AG 1999
Vorschlagslauf
KontoKonto
D oder K
10...
20...
KontoPK ...PK ......
Items
Beleg
PK ...PK ......
Items
Beleg
BS ...BS ......
Beleg
Status
Parameter wurden erfaßt
Vorschlagslauf starten
Zahlungsvorschlag wurde erstellt
Tag der Ausführung 01.03.XXXXIdentifikation AC200
Positionen
Parameter pflegen
Der zweite Schritt umfaßt den Vorschlagslauf. Im Vorschlagslauf werden:Ÿ die durch Parameter ausgewählten Konten und Belege nach fälligen Posten durchsuchtŸ fällige Posten für die Zahlung zusammengefaßtgeeignete Zahlwege, Hausbanken und Partnerbanken für die Zahlung gewählt
SAP AG 1999
Vorschlag bearbeiten
KontoKonto
D oder K
10...
20...
KontoPK ...PK ......
Items
Beleg
PK ...PK ......
Items
Beleg
BS ...BS ......
Beleg
Status
Parameter wurden erfaßt
Zahlungsvorschlag wurde erstellt
Vorschlag bearbeiten
Zahlungsvorschlag wurde bearbeitet
Tag der Ausführung 01.03.XXXXIdentifikation AC200
Positionen
Parameter pflegen
Vorschlagslauf starten
Im dritten Schritt kann der erstellte Zahlungsvorschlag geprüft und bearbeitet werden. Dieser Schritt kann übersprungen werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Korrektheit der Daten sicherzustellen.
SAP AG 1999
KontoKonto
D oder K
10...
20...
KontoPK ...PK ......
Items
Beleg
PK ...PK ......
Items
Beleg
BS ...BS ......
Beleg
Status
Parameter wurden erfaßt
Zahlungsvorschlag wurde erstellt
Vorschlag bearbeiten
Zahlungsvorschlag wurde bearbeitet
Zahlungslauf starten
Buchungsaufträge: x erzeugt, x erledigtZahlungslauf wurde ausgeführt
Tag der Ausführung 01.03.XXXXIdentifikation AC200
Positionen
Parameter pflegen
Vorschlagslauf starten
Barmittel
X
Kreditor
X
Zahllauf
Der vierte Schritt umfaßt den eigentlichen Zahllauf. Beim Zahllauf werden:Ÿ Zahlungsbelege gebuchtŸ Offene Posten ausgeglichenDaten für die Druckprogramme zum Druck von Zahlungsträgern bereitgestellt
SAP AG 1999
KontoKonto
D oder K
10...
20...
KontoPK ...PK ......
Items
Beleg
PK ...PK ......
Items
Beleg
BS ...BS ......
Beleg
Status
Parameter wurden erfaßt
Zahlungsvorschlag wurde erstellt
Vorschlag bearbeiten
Zahlungsvorschlag wurde bearbeitet
Zahlungslauf starten
Druck startenDTA
EDI
Tag der Ausführung 01.03.XXXXIdentifikation AC200
Positionen
Parameter pflegen
Vorschlagslauf starten
Buchungsaufträge: x erzeugt, x erledigtZahlungslauf wurde ausgeführt
Zahlungsträger drucken
Der letzte Schritt umfaßt den Druck. In diesem Schritt werden Zahlungsträger generiert, d.h.,: Zahlungsträger werden gedruckt Zwischenbelege für EDI werden generiert Zahlungsdaten werden an die DTA-Verwaltung gesandtWenn Sie nicht mit dem Zahlungsvorschlag arbeiten möchten, können Sie die Schritte “Vorschlagslauf starten”, “Vorschlag bearbeiten”, Zahlungslauf starten” und “Druck starten” zu einem Schritt zusammenfassen. Sie können also direkt im Anschluß an die Erfassung der Parameter Zahlungen erstellen, buchen und ausgeben.
SAP AG 1999
Präsentation:Integration mit der Materialwirtschaft
Werke
Einkaufsorganisationen
MM-Sicht des Kreditorenstammsatzes
Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung
Präsentation:
Integration mit der Materialwirtschaft
SAP AG 1999
IDES-Werke in Deutschland
BK 1000IDES Deutschland
Werk 1000Hamburg
Werk 1100Berlin
Werk 1200Dresden
Werk 1300Frankfurt
Werk 1400Stuttgart
Das Zentrale Organisationsobjekt in der Logistik ist das Werk. Mehrere Werke können in einem Buchungskreis liegen, das heißt sie werden in der Konfiguration einem gemeinsamen Buchungskreis zugeordnet. Der IDES-Buchungskreis 1000 (Deutschland) umfaßt zum Beispiel die WerkeŸ 1000 (Hamburg)Ÿ 1100 (Berlin)Ÿ 1200 (Dresden)Ÿ 1300 (Frankfurt)Ÿ 1400 (Stuttgart) Alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge in einem dieser fünf Werke werden in der Buchhaltung des Buchungskreises 1000 verbucht.
SAP AG 1999
IDES-Einkauf in Deutschland
BK 1000IDES Deutschland
Werk 1000Hamburg
Werk 1100Berlin
Werk 1200Dresden
Werk 1300Frankfurt
Werk 1400Stuttgart
Einkaufsorganisation1000 IDES Deutschland
Einkauf wirdgebucht in...
Einkaufsorganisation 1000 kauft ein für...
Der Einkauf für die Werke wird von Einkaufsorganisationen übernommen. In jedem Land in dem IDES Werke betreibt, gibt es auch je eine Einkaufsorganisation. Diese kauft jeweils für alle Werke des Landes ein und bucht den Einkauf in dem jeweiligen Buchungskreis. In Deutschland gibt es zum Beispiel die Einkaufsorganisation 1000, welche für alle deutschen Werke (Hamburg, Berlin, Dresden, Frankfurt, Stuttgart) den Einkauf erledigt. Gebucht wird der Einkauf im deutschen Buchungskreis 1000.
SAP AG 1999
Einkaufsdaten des Kreditorenstammsatzes
PLUS PLUS
Kreditor X im Buchungskreis 1000 Kreditor X in derEinkaufsorganisation 1000
Buchungskreis-spezifische
Einstellungen
Einkaufs-organisations-
spezifischeEinstellungen
BK 1000
Kreditor X
AllgemeineDaten
Kontendefinitionauf Mandantenebene
EK 1000
Die Einkaufsorganisationen kaufen bei Lieferanten ein, welche dann von der Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden. Die verschiedenen Einkaufsorganisationen des Konzerns müssen einkaufsspezifische Daten im Kreditorenstammsatz hinterlegen bevor sie den Lieferantenstammsatz verwenden können.
SAP AG 1999
Dreistufige Abstimmung (Standard)
Bestellung
Wareneingang
Rechnungseingang
Kreditor
WE/RE
MM
FI
Kein Beleg
MaterialWE/RE
Positionen
Beleg
WE/REKreditorSteuer
Positionen
Beleg
Materialbestandoder -verbrauch
1
12
2
Material-beleg
Waren-eingang
MM FI
FI
Bestellung
Bestell-betrag
MM
Rech-nungs-prüfungs-beleg
Die dreistufige Abstimmung ist das Standardverfahren zum Buchen von Beschaffungsvorgängen in FI. Das Verfahren umfaßt folgende drei Schritte:Ÿ BestellungDieser Vorgang läuft ausschließlich in MM ab. Es erfolgen keine Buchungen in FI.Ÿ WareneingangZur Aktualisierung des Bestands wird in MM ein Materialbeleg erstellt. Gleichzeitig wird in FI ein Beleg erstellt, mit dem die bewerteten Waren auf das Materialbestandskonto oder das Verbrauchskonto (Soll) und auf ein Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Haben) gebucht werden.Ÿ RechnungseingangDie Kreditorenrechnung wird in MM gebucht, und gleichzeitig wird in FI ein Beleg erstellt, mit dem der Rechnungsbetrag auf das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Soll) und das Kreditorenkonto (Haben) gebucht wird. Die beiden letzten Schritte können in umgekehrter Reihenfolge ausgeführt werden, je nachdem, ob zuerst Waren oder zuerst Rechnungen eingehen. Über das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto wird sichergestellt, daß für jede Rechnung ein Wareneingang erfolgt ist und umgekehrt.
SAP AG 1999
Präsentation:Abschlußarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung
Überblick: Kreditorenabschlußarbeiten
Saldenbestätigungen
Fremdwährungsbewertung
Umgliedern von Verbindlichkeiten
Präsentation:
Abschlußarbeiten in derKreditorenbuchhaltung
SAP AG 1999
Überblick: Kreditorenabschlußarbeiten
Gesetzliche ArbeitenTechnische/organisatorische
Arbeiten
Buchungsperioden für KreditorensperrenSonderperioden für Kreditorenöffnen
Saldovortrag durchführen
Abstimmung • Belege - Verkehrszahlen• verbundene Unternehmen
Saldenbestätigungen versendenRücklauf auswerten
Fremdwährungen bewerten
Umgliederungen vornehmen
Sonderperioden für Kreditoren schließen
Beginn neues Geschäftsjahr
Zeitstrahl
Bei den Jahresabschlußarbeiten kann man grob unterscheiden inŸ Gesetzliche Arbeiten (Vorbereitungen, welche vom Gesetzgeber verlangt werden)Ÿ Technische/organisatorische Arbeiten (Vorbereitungen, welche technische notwendig sind oder die Organisation der Buchhaltung unterstützen) In diesem Kurs werden wir uns auf eine kurze Darstellung der gesetzlichen Arbeiten beschränken. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der Kreditorenkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Dann werden die Buchungperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für die Abschlußbuchungen für Korrekturen zum Ende des Geschäftsjahres geöffnet. Eine technische Abstimmung garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege. Danach folgt die Versendung von Saldenbestätigungen, die Bewertung von Fremdwährungsbelegen und eine bilanzielle Umgliederung der Verbindlichkeiten. Nachdem die Korrekturen zum Ende des Geschäftsjahres vorgenommen wurden, können die Sonderperioden geschlossen werden.Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.
SAP AG 1999
Saldenbestätigungen
Kontroll-stelle
Kreditoren
Abstimm-liste
Ergebnis-tabelle
Buchhaltung
Lis
ten
Saldenbestätigungen
Rück-antwort
Das Programm zur Erstellung von Saldenbestätigungen erstellt automatisch Saldenbestätigungen inkl. Rückantwortschreiben an eine freie abgrenzbare Menge von Kreditoren sowie eine Abstimmliste und eine Ergebnistabelle. Die Saldenbestätigungen und Rückantwortschreiben werden an die Kreditoren versendet; die Listen werden an eine Kontrollstelle weitergereicht. Bei IDES handelt es sich bei dieser Kontrollstelle um die Abteilung „Interne Revision.“ Die Kreditoren kontrollieren den gemeldeten Saldo und senden ihr Rückantwortschreiben an die Kontrollstelle, welche die Antwort mit der Abstimmliste vergleicht und das Resultat in die Ergebnistabelle einträgt.
SAP AG 1999
Fremdwährungsbewertung
Verbindlichkeiten
500 USD1000 UNI
- Verbindlichkeiten 1100 UNI
Korrekturkonto für FW
100 UNI
Bilanz (Hauswährung UNI)GuV
Aufwand aus Währungsbewertung
100 UNI
Passiva
...
Kreditor
500 USD1000 UNIBewertungs-differenz 100 UNI
Eine Fremdwährungsbewertung ist immer dann notwendig, wenn es auf den Kreditorenkonten offene Posten in Fremdwährung gibt. Die Beträge dieser offenen Posten wurden zum Zeitpunkt ihrer Entstehung mit dem aktuellen Wechselkurs in die Hauswährung umgerechnet (auf der Folie wurden z.B. 500 USD in 1000 UNI Hauswährung umgerechnet) Zum Bilanzstichtag hat sich normalerweise der Wechselkurs verändert und die offenen Posten müssen neu bewertet werden. Ein Programm nimmt die Bewertung zum neuen Kurs vor und trägt die entstandene Bewertungsdifferenz (auf der Folie 100 UNI) in den bewerteten Posten ein. Weiterhin erzeugt es die Bewertungsbuchung Ÿ Aufwand aus Währungsbewertung an Korrekturkonto für Fremdwährung (siehe Folie) Es kann nicht direkt durch eine Buchung auf dem Verbindlichkeitskonto bewertet werden, da Abstimmkonten prinzipiell nicht direkt bebucht werden können. Daher wird auf ein Korrekturkonto gebucht, welches in der selben Bilanzposition auftaucht wie das Abstimmkonto. Wie im einzelnen bewertet wird, wird mit einer Bewertungsmethode festgelegt. Diese muß in Abhängigkeit von den landesspezifischen Bewertungsvorschriften eingerichtet werden. Sie gibt zum Beispiel an, ob nach den Niederstwertprinzip, nach dem strengen Niederstwertprinzip oder generell (also auch mit Erträgen aus Bewertung) bewertet wird.
SAP AG 1999
Umgliedern von Verbindlichkeiten
Bilanz
Verbindlichkeiten
1000 2000 RLZ < 1 J.3000 RLZ 1-5 J.4000 RLZ >5 J.
...- Verbindlichkeiten
- mit Restlaufzeit < 1 Jahr 2000
- mit Restlaufzeit 1-5 Jahre 3000
- mit Restlaufzeit >5 Jahre 4000
Korrektur
30004000
1000
DebitorischeKreditoren
1000
3000
RLZ 1-5 Jahre
4000
RLZ >5 Jahre
...- Forderungen
PassivaAktiva
Verbindlichkeiten und Forderungen dürfen in der Bilanz nicht verrechnet ausgewiesen werden. Da es aber vorkommen kann, daß einzelne Kreditoren ein Sollsaldo aufweisen, müssen diese Salden für die Bilanzerstellung auf ein Konto für Debitorische Kreditoren umgegliedert werden. In manchen Ländern wird außerdem verlangt, daß die Verbindlichkeiten nach Restlaufzeiten gruppiert in der Bilanz aufgeführt werden. Beide Umgliederungen werden mit Hilfe eines speziellen Programmes durchgeführt. Gleichzeitig werden sie für den ersten Tag der nächsten Periode bereits wieder zurückgenommen, da diese Umgliederungen während des Tagesgeschäfts nicht notwendig sind. Auf der Folie sehen Sie wie die Forderungen mit höheren Restlaufzeiten zwecks Bilanzerstellung auf separat ausgewiesene Konten ausgebucht werden. Außerdem werden debitorische Kreditoren umgegliedert. Als Gegenkonto dient wieder ein Korrekturkonto, da nicht direkt auf dem Abstimmkonto korrigiert werden darf. Hinweis: Sowohl die Fremdwährungsbewertung als auch die Umgliederung kann unterschiedlich für verschiedene Rechnungslegungsvorschriften vorgenommen werden. Die Ergebnisse werden dann auf verschiedenen Konten verbucht, welche wiederum in unterschiedlichen Bilanz/GuV-Versionen verwendet werden. Hinweis: Dieses Programm wird auch eingesetzt, wenn das Abstimmkonto eines Kreditors im Laufe des Jahres geändert wurde.
SAP AG 1999
Self-Study: Kreditorenstammdaten im FI
Nach Behandlung dieser Selbstlerneinheit könnenSie:
Das Kreditorenverzeichnis erstellen
Kreditorenstammdaten im FI pflegen
SAP AG 1999
Inhalt:
Anlagenbuchhaltung
Anlagenstammdaten
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in derAnlagenbuchhaltung
Abschlußarbeiten in der Anlagenbuchhaltung
SAP AG 1999
Am Ende dieses Kapitels können Sie:
Anlagenbuchhaltung: Lernziele des Kapitels
Anlagenstammdaten pflegen
Anlagenbewegungen buchen
Abschreibungen erfassen und buchen
beschreiben, wie SAP Sie bei denAbschlußvorbereitungen in der Anlagenbuchhaltungunterstützt
SAP AG 1999
Übersichtsdiagramm: Anlagenbuchhaltung
SD
CO
HauptbuchFI-GL
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die Verwaltung von Anlagen betreffen.
SAP AG 1999
Anlagenbuchhaltung: Unternehmensszenario
Buchhalterische Geschäftsvorfälle mit Anlagen sind indas Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung ausgegliedertworden. Dort werden die Wertänderungen von Anlagenauf speziellen Anlagekonten verwaltet, überwacht undverarbeitet.
Anlagebewegungen können entweder direkt im FI oderintegrativ über die Materialwirtschaft erzeugt werden.
Zum Zwecke der Bilanzerstellung müssen die Werte derAnlagen geprüft und angepaßt werden.
SAP AG 1999
Präsentation:Anlagenstammdaten
Präsentation:
Anlagenstammdaten
Anlagenklassen
Bewertungsbereiche
SAP AG 1999
Anlagen in FI-Organisationseinheiten
Buchungs-kreis
Geschäfts-bereich A
Geschäfts-bereich B
Geschäfts-bereich C
Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3
Jede Anlage gehört zu jeweils einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich. Alle Buchungen, die für die Anlage durchgeführt werden (Zugänge, Abgänge, Abschreibungen, etc.), werden innerhalb des zugeordneten Buchungskreises und Geschäftsbereiches getätigt. Weiterhin kann die Anlage verschiedenen CO-Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag, Leistungsart) und Logistik-Organisationseinheiten (nur für Selektionszwecke) zugeordnet werden.
SAP AG 1999
Die Anlagenklasse
C
An
lag
enb
uch
ha
ltu
ng 1000
3000
4000
5000
...
000000-099999
100000-199999
200000-299999
300000-399999
400000-499999
500000-599999
600000-699999
Konten für Gebäude
Betriebs- undGeschäftsausstattung
1000
Anlage 001111
000000-099999 Anlagen-
klasse
2000
Anlagen im Bau
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Gebäude
Maschinen „normale“ Anlagen
Die Anlagenklasse ist das Hauptgliederungskriterium für das Anlagevermögen. Jede Anlage muß genau einer Anlagenklasse zugeordnet werden. In jeder Anlagenklasse können Sie bestimmte Steuerungsparameter und Vorschlagswerte für die Abschreibungsrechnung und sonstige Stammdaten festlegen. Anlagen, die in der Bilanz an unterschiedlichen Stellen aufgeführt werden sollen (z.B. Gebäude und Maschinen) müssen verschiedenen Anlagenklassen zugeordnet werden. Außerdem gibt es mindestens je eine spezielle Anlagenklasse für Anlagen im Bau und geringwertige Wirtschaftsgüter. Bei IDES sind dies die AnlagenklassenŸ 4000 für Anlagen im BauŸ 5000 für geringwertige Wirtschaftsgüter 1. Hinweis: Auch für immaterielle Anlagen und geleaste Anlagen lassen sich eigene Anlagenklassen anlegen. Für die Leasingabwicklung stehen eigene Funktionalitäten zur Verfügung. 2. Hinweis: Für die technische Verwaltung der Anlagen dient das Komponente PM (Plant Maintenance). Für die Verwaltung von Finanzanlagen ist das Komponente TR (Treasury) vorgesehen.
SAP AG 1999
Bewertungsbereiche
Anlage xy im Jahr 2000
Steuer-recht
Kalkula-torisch
ParalleleBewertung
Handels-recht
Bestandswerte Abschreibungen Restbuchwert
100 000
100 000
100 000
100 000
40 000
40 000
10 000
10 000
60 000
60 000
90 000
90 000
Es kommt häufig vor, daß Anlagenbestände und Bewegungen für unterschiedliche Zwecke unterschiedlich bewertet werden sollen, z.B. sollen möglicherweise unterschiedliche Wertansätze verwendet werden fürŸ die Handelsbilanzierung nach regionalen ErfordernissenŸ die Steuerbilanz (soweit eine andere Bewertung erlaubt ist)Ÿ das interne Rechnungswesen (Kalkulation)Ÿ parallele Rechnungslegungen für die Konzernbilanzierung (nach IAS, US-GAAP etc.) Um diese unterschiedlichen Wertansätze führen zu können, werden im R/3-System sogenannte Bewertungsbereiche geführt. Es werden separate Verkehrszahlen geführt Ÿ pro Anlage und BewertungsbereichŸ für einzelne Wertkomponenten wie Bestandswerte, Abschreibungen, Restbuchwerte etc.
SAP AG 1999
Normal-AfA-Beginn Wann begann die Nutzungsdauer?01Jan
Kalender
AfA-Schlüssel Wie soll abgeschrieben werden?
PrognostizierteNutzungsdauer
Wie lange wird die Anlageerwartungsgemäß genutzt werdenkönnen?
Jahre, Monate
Index Sollen jährlich erhöhte Wiederbe-schaffungswerte ermittelt werden?
Steuerungsdaten im Bewertungsbereich
z.B. Bewertungsbereich Handelsrecht
BisherigeNutzungsdauer
Wie lange wird die Anlage bereitsgenutzt?Jahre, Monate
Den Bewertungsbereichen können im Anlagenstammsatz verschiedene Daten hinterlegt werden, die die Berechnung der Normal- und Sonderabschreibungen für den speziellen Bewertungsbereich steuern. So kann handelsrechtlich zum Beispiel anders abgeschrieben werden als steuerrechtlich.
SAP AG 1999
Kontenfindung
Handels-recht
Kalkulation
ParalleleBewertung
Anlage X
Konten-findung
Bestands-konten
Handelrecht
Bestands-konten
z.B. für IAS
Afa-Konten
Handelrecht
Kalkulato-rischeAfa-
Konten
Afa-Konten
z.B. für IAS
Bewertungs-bereiche
Da die Bewertungsbereiche der Anlagenbuchhaltung im Hauptbuch nicht existieren, müssen deren Werte im Hauptbuch auf unterschiedliche Sachkonten gebucht werden, die dann in unterschiedlichen Bilanzstrukturen (für Handelsbilanz, Steuerbilanz, Konzernbilanz etc.) verwendet werden. Bei diesen Sachkonten handelt es sich um Ÿ Bestandskonten, die Zu- und Abgänge aufnehmenŸ Afa-Konten, für Zu- und Abschreibungen Die Zuordnung der Sachkonten zu den verschiedenen Bewertungsbereichen ist einem gemeinsamen Kontenfindungsschlüssel hinterlegt, die in den Anlagenstammsatz eingetragen ist. Anlagen einer Anlagenklasse haben denselben Kontenfindungsschlüssel, d.h., deren Werte werden auf dieselben Abstimmkonten gebucht. Hinweis: Manche Firmen ziehen es vor, ihre parallelen Bewertungen nur in der Anlagenbuchhaltung zu führen (nur statistisch oder informativ) und sie nicht an das Hauptbuch weiterzureichen. Dann ist es natürlich auch nicht notwendig, entsprechende Sachkonten zuzuordnen.
SAP AG 1999
Anlagenkomplexe und Unternummern
Anlagen
Anlagenunternummern
1000 / 0000
1000 / 0100 1000 / 0200
2000 / 0000
Anlagen-komplex
3000 / 0000
Für Reportingzwecke können Teile einer Anlage separat unter Anlagenunternummern geführt werden, und Anlagen können zu Anlagenkomplexen zusammengefaßt werden. Die Hauptanlage bekommt die Unternummer 0000, die Anlagenunternummern können frei vergeben werden.Der Anlagenkomplex hat einen eigenen Stammsatz. Diesem Komplex können verschiedene Hauptanlagen zugeordnet werden. Dies ist hauptsächlich in den USA von Bedeutung.
SAP AG 1999
Präsentation:Innerperiodische Geschäftsvorfällein der Anlagenbuchhaltung
Bewegungsarten
Anlagenbewegungen
Außerplanmäßige Abschreibungen
Anlagen im Bau
Asset Explorer
Präsentation:
Innerperiodische Geschäftsvorfälle inder Anlagenbuchhaltung
SAP AG 1999
Anlagenbuchungz.B. Zugang, Abgang, Umbuchung, Verrechnung, Abschreibung,Zuschreibung, Aufwertung etc.
Buchungsschlüssel 70/75Bewegungsart xxx
Die Bewegungsart
AnlagengitterBuchwerteGJ-Beginn
BuchwerteGJ-Ende
Zu-gänge
Ab-gänge
Umbu-chungen
Abschrei-bungen
+ - Afa
DM
$
DM
$
Die Bewegungsart ist eine Ergänzung zu den Anlagenbuchungsschlüsseln 70 und 75, die immer mitgegeben werden muß, wenn auf ein Anlagekonto gebucht werden soll. Die Bewegungsart ist notwendig, um der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen, an welcher Stelle im Anlagengitter die Anlagenbuchung ausgewiesen werden soll. Die Bewegungsart ist das Hauptunterscheidungsmerkmal der unterschiedlichen Anlagenbuchungen, seien esŸ Käufe und VerkäufeŸ GutschriftenŸ Zugänge aus EigenfertigungŸ UmbuchungenŸ Abgänge ohne ErlösŸ Zu- oder AbschreibungenŸ etc.
SAP AG 1999
100
Verrechn.
Hauptbuch
Anlage
100
Anlagen
100
Kreditor
Kreditoren
Anlage
100
Anlagen
100
Kreditor
Kreditoren
Anlage
100
Anlagen
MM
Anlagenbewegungen
Anlagenbewegung integriertmit Debitoren- oderKreditorenbuchhaltung
Anlagenbewegung aus demMM
Anlagenbewegung überVerrechnungskonto (nichtintegriert)
Anlagenbewegungen (Zugänge, Abgänge) können je nach organisatorischen oder betriebswirtschaftlichen Erfordernissen unterschiedlich integrativ gebucht werden:Ÿ nur im FI-AA ohne Bezug auf einen Kreditor oder eine Bestellung. Die Gegenbuchung erfolgt auf ein Verrechnungskonto im Hauptbuch. Ÿ im FI-AA integriert mit der Kreditorenbuchhaltung allerdings ohne Bezug auf eine Bestellung,Ÿ über die Materialwirtschaft mit Nutzung der MM-Funktionalitäten (Bestellung, Rechnungsprüfung, Wareneingang)Bei Buchungen auf Konten unterschiedlicher Nebenbücher werden dementsprechend auch die Abstimmkonten beider Nebenbuchkonten im Hauptbuch fortgeschrieben.
SAP AG 1999
Außerplanmäßige Abschreibung
Bewegungsart füraußerplanmäßige Abschreibung
Anlage xy im Jahr 2000 — Planwerte
Steuer-recht
Kalkula-torisch
ParalleleBewertung
Handels-recht
Außerpl. Abschreibungen
40 000
40 000
10 000
10 000
... ...
Eine außerplanmäßige Abschreibung wird verbucht, wenn ein Ereignis eingetreten ist, das den Wert einer Anlage dauerhaft verringert. Wie bei jedem Anlagenvorgang muß auch hierfür eine spezielle Bewegungsart verwendet werden. Es ist möglich, den entstandenen Schaden in den verschiedenen Bewertungsbereichen unterschiedlich hoch anzugeben, z.B wird der Schaden vielleicht kalkulatorisch niedriger angesetzt als handelsrechtlich.Nach der Verbuchung des Vorgangs werden die außerplanmäßigen Abschreibungen als Planwerte gespeichert. Zu Buchwerten werden sie erst mit der Durchführung des Abschreibungslaufs im Rahmen der Abschlußarbeiten.
SAP AG 1999
Anlagen im Bau
Anlage im Bau
FI-AA
IM
Investitions-
aufträge
Anlagenzugänge
oder
Anlage 1
Anlage 2
Abrechnung derAnlage im BaugemäßAufteilungsregel
40%
60%
Die Aufwendungen für Anlagen im Bau können auf zwei unterschiedliche Arten verwaltet werden:Ÿ In der Applikation IM (Investitionsmanagement) können Investitionsaufträge angelegt, bebucht, verwaltet und schließlich auf eine Anlage im Bau abgerechnet werden. Das IM bietet umfassende Funktionalitäten zur Unterstützung von Investitionsmaßnahmen.Ÿ Soll die Applikation IM nicht verwendet werden, da Anlagen im Bau nur gelegentlich auftreten, so kann die Anlage im Bau auch direkt in der Anlagenbuchhaltung bebucht werden. Ist die Anlage fertiggestellt, so müssenŸ für die fertigen Anlagen die Stammsätze angelegt werden undŸ die Werte von dem AIB-Konto auf die fertigen Anlagen umgebucht werden, wobei diese aktiviert werden. Dabei können die Aufwendungen gemäß einer Aufteilungsregel auf mehrere Anlagekonten verteilt werden.
SAP AG 1999
Der Asset Explorer
Selektion desBewertungs-
bereichs
Selektion von Anlage und Jahr
Bewegungenim Geschäftsjahr
Übersicht:Gebuchte/geplante
Abschreibungen
Abschreibungs-parameter
BuchwerteGeplante Werte
Reiter
Der Asset Explorer bietet ab Release 4.6 pro Bewertungsbereich, Anlage und Geschäftsjahr eine übersichtliche Darstellung derŸ geplanten WerteŸ gebuchten Bewegungen Ÿ gebuchten BeträgeŸ gebuchten und geplanten AbschreibungenŸ Abschreibungsparameter
SAP AG 1999
Präsentation:
Abschlußarbeiten in derAnlagenbuchhaltung
Inventur
Abschreibungslauf
Anlagengitter
SAP AG 1999
Überblick: Anlagenabschlußarbeiten
Gesetzliche ArbeitenTechnische/organisatorische
Arbeiten
Jahreswechsel
Abstimmung FI-AA — Hauptbuch
Abschreibungslauf
Periodische Bestandsbuchung
Anlagengitter erzeugen
Jahresabschluß
Beginn neues Geschäftsjahr
Zeitstrahl
Inventur durchführen, notwendige Korrekturen verbuchen
Bei den Jahresabschlußarbeiten kann man grob unterscheiden inŸ gesetzliche Arbeiten (Vorbereitungen, die vom Gesetzgeber verlangt werden)Ÿ technische/organisatorische Arbeiten (Vorbereitungen, die technisch notwendig sind oder die Organisation der Buchhaltung unterstützen) Mit dem Jahreswechselprogramm wird noch im alten Geschäftsjahr der Jahreswechsel durchgeführt und damit der Saldo der Anlagenkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird eine technische Abstimmung durchgeführt, die die Verkehrszahlen in der Anlagenbuchhaltung mit den Verkehrszahlen der ensprechenden Sachkonten vergleicht. Danach folgt die Inventur und die Verbuchung der durch die Inventur aufgedeckten Korrekturen. Der Abschreibungslauf bucht die Abschreibungen in das Hauptbuch. Da nur ein Bewertungsbereich seine Bestandbuchungen online an das Hauptbuch weiterreichen kann, müssen die Bestandsbuchungen weiterer relevanter Bewertungsbereiche mit Hilfe eines Programmes ins Hauptbuch gebucht werden (periodische Bestandsbuchung) Anschließend kann das Anlagengitter erzeugt werden.Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.
SAP AG 1999
Inventur
Inventur
Anlagenbuchhaltung
Inventur-liste
Inventur-liste
Korrekturen durchführen
Für die Inventur können mit Hilfe des R/3-Systems eine oder mehrere Inventurlisten erstellt werden. Diese werden an die Mitarbeiter verteilt, die die Inventur durchführen. Diese notieren darauf alle Unstimmigkeiten und geben die Liste an die Buchhaltung zurück, die die notwendigen Korrekturen durchführt.
SAP AG 1999
Der Abschreibungslauf
Afa-Konten
Handelsrecht
Kalkulato-rischeAfa-
Konten
Afa-Konten
z.B. für IAS
Bat
ch-I
np
ut-
Map
pe
absp
iele
n
Kalkulation
GeplanteAbschrei-bungen
gebuchteAbschrei-bungen
Handelsrecht
GeplanteAbschrei-bungen
gebuchteAbschrei-bungen
Parallele Bewertung
GeplanteAbschrei-bungen
gebuchteAbschrei-bungen
FI-AA
FI-GL
Ab
sch
reib
un
gsl
auf
Alle Abscheibungen (Normalabschreibungen, Sonderabschreibungen, außerplanmäßge Abschreibungen) werden zuerst nur als Planwerte in der Anlagenbuchhaltung geführt. Erst mit dem Start des Abschreibungslaufs werden die Abschreibungen tatsächlich in der Anlagenbuchhaltung gebucht. Außerdem wird eine Batch-Input-Mappe erzeugt, die die Buchungen auf die Hauptbuchkonten enthält. Wenn diese abgespielt wird, werden die Abschreibungen auf die entsprechenden Abschreibungskonten gebucht.
SAP AG 1999
Das Anlagengitter
BuchwerteGJ-Beginn
BuchwerteGJ-Ende
+ -
Zugänge Abgänge Um-buchungen
Abschrei-bungen
AfaDM
$
DM
$
Das Anlagengitter ist die wichtigste und umfassendste Auswertung für den Abschluß. Wie bei der Bilanz, so hängt auch der Aufbau des Anlagengitters stark von länderspezifischen Anforderungen ab. Es ist daher möglich, verschiedene Anlagengitterversionen zu erstellen. Jede Anlagengitterversion enthält verschiedene Gittergruppen wie z.B.Ÿ Buchwerte zu GeschäftsjahresbeginnŸ ZugängeŸ AbgängeŸ UmbuchungenŸ AbschreibungenŸ Buchwerte zu Geschäftsjahresende
SAP AG 1999
Nach Behandlung dieser Selbstlerneinheit könnenSie:
Self-Study: Anlagenstammdaten
Anlagenstammdaten pflegen
die Rolle der Bewertungsbereiche beschreiben
SAP AG 1999
Inhalt:
Reisemanagement
Stammsätze im Reisemanagement
Geschäftsvorfälle im Reisemanagement
SAP AG 1999
Am Ende dieses Kapitels können Sie:
Reisemanagement: Lernziele des Kapitels
Reiseprivilegien pflegen
Reisen erfassen
Reisen abrechnen
SAP AG 1999
Übersichtsdiagramm: Reisemanagement
SD
CO
HauptbuchFI-GL
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
Das Reisemanagement (TV — Travel Management) verwaltet und berechnet Reisekosten und unterstützt bei der Reiseplanung und -abrechnung.
SAP AG 1999
Reisemanagement: Unternehmensszenario
Das Reisemanagement dient dazu, Reisen effizient zuplanen, die Reisefakten so einfach wie möglich zuerfassen und die Reisekosten und Reiseerstattungs-beträge zu errechnen und zu buchen.
Die Reiseaufwendungen werden vom Reisemanagementan das FI weitergegeben, und der Erstattungsbetragwird z.B. durch die Kreditorenbuchhaltung an denMitarbeiter ausbezahlt.
SAP AG 1999
Reisemanagement: Unternehmensszenario
Das Reisemanagement dient dazu, Reisen effizient zuplanen, die Reisefakten so einfach wie möglich zuerfassen und die Reisekosten und Reiseerstattungs-beträge zu errechnen und zu buchen.
Die Reiseaufwendungen werden vom Reisemanagementan das FI weitergegeben, und der Erstattungsbetragwird z.B. durch die Kreditorenbuchhaltung an denMitarbeiter ausbezahlt.
SAP AG 1999
Präsentation:
Stammsätze im Reisemanagement
Aufbau des Personalstammsatzes
Kreditorenstammsätze für Mitarbeiter
SAP AG 1999
Personalstammsatz im HR und im FI-TV
Personalnummer1000
(durch-geführte)
Maß-nahmen
Bankver-bindungen
Reisepri-vilegien
AnschriftenOrganisa-torische
Zuordnung
Reisekosten-Ministamm im FI-TV
Vertrags-bestand-
teile
Urlaubs-anspruch
Soll-arbeits-
zeit
Basis-bezüge
Personalstamm im HR
... und vieleweitere
Infotypen
Daten zurPerson
Reise-präferenzen
Mitarbeiterdaten sind im sogenannten Personalstammsatz gespeichert. Da der Personalstammsatz sehr groß werden kann, sind dessen Daten unter inhaltlichen Gesichtspunkten zu Datengruppen zusammengefaßt. Eine solche Datengruppe nennt sich Infotyp. Beispielsweise bilden Wohnort, Straße und Hausnummer die Anschrift eines Mitarbeiters und werden somit (neben weiteren Angaben) im Infotyp Anschriften gespeichert. Der IDES-Konzern hat die Komponente HR im Einsatz und ist dadurch in der Lage, eine Vielzahl von Daten in den Infotypen des Personalstammsatzes zu speichern und auszuwerten. Firmen, die die Komponente HR nicht im Einsatz haben, haben die Möglichkeit im FI-TV einen kleineren Personalstamm anzulegen, den sogenannten Reisekosten-Ministamm. Der Reisekosten-Ministamm enthält nur die InfotypenŸ Maßnahmen (Verzeichnis aller durchgeführten Personalmaßnahmen)Ÿ Organisatorische Zuordnung (z.B. zu Buchungskreis, Geschäftsbereich und Kostenstelle)Ÿ Daten zur Person Ÿ AnschriftenŸ BankverbindungenŸ Reiseprivilegien (Steuerparameter z.B. zur Zuordnung der Mitarbeiter zu Reiseregeln und zur Ermittlung der Erstattungsbeträge)Reisepräferenzen (eine Reihe von Infotypen zur Unterstützung der Reiseplanung)
SAP AG 1999
Mitarbeiterkreditorenstammsatz
Kreditor XPersonalnummer
1000
Infotypen
Personal-nummer: 1000
Report undBatch-Input
FI-AP
FI-TV
Der IDES-Konzern läßt die angefallenen Reiseaufwendungen an den Mitarbeiter über die Finanzbuchhaltung auszahlen. Damit das Zahlprogramm diese Arbeit übernehmen kann, muß für jeden reisenden Mitarbeiter ein Kreditorenstammsatz angelegt werden. Diese mitarbeiterbezogenen Kreditorenstammsätze können mit Hilfe eines Reports automatisch angelegt werden. Der Report erzeugt erst eine Batch-Input-Mappe, die dann noch abgespielt werden muß. Die Personalnummer wird in den Kreditorenstammsatz eingetragen.
SAP AG 1999
Präsentation:
Geschäftsvorfälle im Reisemanagement
Reisen erfassen
Reisen abrechnen
Reisen ans FI weiterleiten
SAP AG 1999
Der Reisemanager (ENJOY)
Reisen Reiseanträge Reisepläne Reisekosten-
abrechnungen
Name des Mitarbeiter
Anlegen von Reiseobjektenoder
Detailsicht eines Reiseobjekts
Übersichtüber angelegte Reiseobjekte
Im Reisemanager hat der Mitarbeiter einen kompletten Überblick über alle seine Reisen und die Reiseobjekte, die dazu existieren. Es gibt drei Arten von Reiseobjekten: Reiseanträge, Reisepläne und Reisekostenabrechnungen. Jedes dieser Objekte kann aus dem Reisemanager heraus angelegt oder verändert werden. Je nachdem wie das Reisekostenmanagement in der Firma organisiert ist, können alle Reiseobjekte oder nur ein Teil davon eine Rolle im Reiseprozeß spielen:Ÿ Mit einem Reiseantrag bekundet der Mitarbeiter seine Absicht, eine Dienstreise zu unternehmen, und leitet diesen gegebenenfalls an ein internes Reisebüro weiter.Ÿ Der Reiseplan kann verwendet werden, um eine Reise im Detail zu planen und Reisemittel zu buchen. Dabei werden die als Infotypen im System hinterlegten Reisepräferenzen berücksichtigt. Ein Reiseplan kann sowohl von einem internen Reisebüro als auch vom Mitarbeiter selbst angelegt werden. Bei der Reisekostenabrechnung handelt es sich um eine Sammlung aller abrechnungsrelevanten Reisefakten. Sie sind die Basis für die Berechnung der Reiseerstattungsbeträge gemäß der jeweiligen Landesgesetzgebung und für deren Verbuchung im Rechnungswesen. Fallen lohnsteuerpflichtige Beträge an, so können diese in die Personalabrechnung übertragen werden.
SAP AG 1999
Die Reisekostenabrechnung
OffeneReisekosten-abrechnung
Reiseantrag Reiseplan
Simulation
AbrechnungGenehmigung
Übergabeans FI
Kreditor
x
Reiseaufwand
x
Die Reisekostenabrechnung ist das zentrale Objekt im Reiseprozeß. Die Reisefakten werden manuell erfaßt oder können aus einem Reiseantrag bzw. Reiseplan übernommen und anschließend korrigiert werden. Während der Reiseantrag und der Reiseplan eine optionale Zusatzfunktionalität bieten, ist die Reisekostenabrechnung unbedingt notwendig. Vor der eigentlichen Abrechnung können die Abrechnungsergebnisse simuliert werden. Die Reisekostenabrechnung kann entweder vom Mitarbeiter selbst oder von der Spesenabteilung angelegt werden. Wurde Sie vom Mitarbeiter selbst erfaßt, so muß sie vor der Abrechnung noch von der Spesenabteilung nach Prüfung der Belege genehmigt werden. Bei der Abrechnung der Reisekostenabrechnung erzeugt das System aus den erfaßten Reisedaten und den eingerichteten Erstattungssätzen und Abrechnungsregeln die Abrechnungsergebnisse und speichert diese in der Datenbank.Die Abrechnungsergebnisse werden anschließend über einen speziellen Buchungslauf an das FI weitergegeben.
SAP AG 1999
Nach Behandlung dieser Selbstlerneinheit könnenSie:
Self-Study: Stammsätze im Reisemanagement
Reiseprivilegien im Personalstammsatz pflegen
Kreditorenstammsätze für Mitarbeiterautomatisch anlegen
SAP AG 1999
Inhalt:
Bankenbuchhaltung
Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
Geschäftsvorfälle in der Bankenbuchhaltung
SAP AG 1999
Am Ende dieses Kapitels können Sie:
Bankenbuchhaltung: Lernziele des Kapitels
das Bankenverzeichnis pflegen
verschiedene Geschäftsvorfälle in derBankenbuchhaltung verarbeiten
SAP AG 1999
Übersichtsdiagramm: Bankbuchhaltung
SD
CO
HauptbuchFI-GL
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen.
SAP AG 1999
Bankenbuchhaltung: Unternehmensszenario
Alle buchhalterischen Geschäftsvorfälle, die direktZahlungsein- und Zahlungsausgänge betreffen,können zentral in der Bankenbuchhaltungdurchgeführt werden.
Die Bankenbuchhaltung ist jedoch keine wirklicheNebenbuchhaltung wie die Debitoren-, Kreditoren-oder Anlagenbuchhaltung, da sie über keine eigenenNebenbuchkonten verfügt und statt dessen direktauf Hauptbuchkonten bucht.
SAP AG 1999
Präsentation:Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
Bankenstammsätze
Bankensachkonten
Präsentation:
Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
SAP AG 1999
Das Bankenverzeichnis
Bankverbindung in denDebitoren-/Kreditorenstammdaten
Land
Man-dan-ten-ebene Steuerdaten
...
Anschrift ...
Bankenstammdaten imBankenverzeichnis
Debitor/KreditorMan-danten-ebene
BankangabenLand Bankschlüssel Konto
Banktyp Einzugserm.
Banken
Bankschlüssel
Das Bankenverzeichnis enthält die Adressen und allgemeingültige Steuerungsdaten (z.B. Swift-Code) aller Banken, die im SAP-System verwendet werden. Das Bankenverzeichnis kann entwederŸ automatisch eingelesen werden, soweit das Bankenverzeichnis auf einem Datenträger verfügbar ist und ein Einlesereport für diese Daten existiert oderŸ manuell aufgebaut werden.Wenn eine Bank im Bankenverzeichnis angelegt ist, so kann zum Beispiel beim Eingeben der Bankangaben im Debitoren- oder Kreditorenstammsatz darauf zurückgegriffen werden. Es muß dann nur das Bankland und der Bankschlüssel angegeben werden, und Name und Adresse der Bank werden im Hintergrund ermittelt.
SAP AG 1999
Bankkonten
Bankensachkonto — Stammsatz
Bank/Finanzang.
Hausbank Konto-ID
Kontosteuerung
Kontonummer
Kontowährung
Hausbank-IDKonto-ID
Bankkonto im SAP-System
BankBankkonto beider Hausbank
Eine Hausbank ist eine Bank, bei dem ein Buchungskreis ein oder mehrere Konten hat. Jedes Bankkonto wird im SAP-System dargestellt durch eine Kombination aus Hausbank-ID und Konto-ID. Diese Kombination wird wiederum in ein Sachkonto eingetragen, das im Hauptbuch das Bankkonto repräsentiert. Es besteht also eine VerknüpfungsketteBankkonto bei der Hausbank <--> Kombination Hausbank und Konto-ID <--> SachkontoDie dargestellten Verbindungen sollten immer 1-zu-1 -Verbindungen sein.
SAP AG 1999
Präsentation:Geschäftsvorfälle in der Bankenbuchhaltung
Kassenvorgänge
Scheckeinreichung
Lockbox
Kontoauszüge
Scheckverwaltung
Präsentation:
Geschäftsvorfälle in derBankenbuchhaltung
S A P A G 1 9 9 9
K a s s e n b ü c h e r
B u c h u n g s k r e i s x x x x
K a s s e n b u c h0 0 0 1
K a s s e 0 0 0 1
K a s s e n b u c h0 0 0 2
K a s s e 0 0 0 2
K a s s e n b u c h0 0 0 3
K a s s e 0 0 0 3
Seit dem ENJOY-Release 4.6 bietet SAP Kassenbücher für die Verwaltung von Kassenbeständen an. Sie können Kassenbücher anlegen, die durch eine vierstellige Bezeichnung gekennzeichnet sind. Jedes Kassenbuch sollte genau einem Sachkonto zugeordnet werden, die das Kassenbuch im Hauptbuch repräsentiert. Es ist jedoch auch möglich, mehrere Kassenbücher mit einem Sachkonto zu verbinden. Die Kassenvorgänge werden im Kassenbuch separat gespeichert und periodisch (z.B. einmal pro Tag) an das Hauptbuch weitergeleitet.
SAP AG 1999
Die Kassenbuchtransaktion (ENJOY)
Datenselektion
Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben)
Saldenanzeige fürAnzeigezeitraum
Das Kassenbuch ist als neue Transaktion bereits als ENJOY-Transaktion gestaltet. Der Bildschirm unterteilt sich in drei Bereiche:Ÿ Datenselektion: Hier kann der Datenzeitraum gewählt werden.Ÿ Saldenanzeige: Zeigt die Summen der Ein- und der Ausnahmen sowie den Anfangs- und Endsaldo an. Ÿ Geschäftsvorfälle: Hier können die Kassenbuchvorfälle eingegeben werden. Die Geschäftsvorfälle werden im Kassenbuch separat gespeichert und periodisch (z.B. einmal pro Tag) an das Hauptbuch weitergeleitet. Die weitergeleiteten Vorgänge lassen sich in einem Journal ausdrucken. Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall läßt sich eine Quittung drucken.
SAP AG 1999
Typen von Kassenbuchgeschäftsvorfällen
Einzahlung von Bankkonto
Auszahlung auf Bankkonto
Debitorenzahlung
Kreditorenzahlung
Kasse Bankverrechng
X X
Kasse Bankverrechng
X X
Kasse Debitor
X X
Kasse Kreditor
X X
AufwandsbuchungKasse Aufwand
X X
ErlösbuchungKasse Erlöse
X X
Auf dieser Folie sind die möglichen Typen von Kassenbuchgeschäftsvorfällen und ihre zugehörigen Buchungssätze abgebildet. Zu jedem dieser Typen kann es beliebig viele konkrete Geschäftsvorfälle mit genau spezifizierten Bankverrechnungs-, Erlös- oder Aufwandskonten und einem aussagefähigen Text geben. Ein Beispiel für einen Geschäftsvorfall des Typs „Aufwandsbuchung“ ist z.B. „Barkauf von Büromaterial“ mit dem Aufwandskonto „Büromaterial“. Die Geschäftsvorfälle werden im Customizing angelegt, können aber auch gegebenenfalls aus der Anwendung heraus angelegt werden, wenn im täglichen Betrieb ein neuer Geschäftsvorfall notwendig wird. 1. Hinweis: Die Debitoren- und Kreditorenzahlungen können nicht mit Ausgleich durchgeführt werden. Die Zahlung muß in einem separaten Schritt in der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung mit einem offenen Posten verrechnet werden.2. Hinweis: Bankein- und -auszahlungen werden nicht direkt auf die Bankkonten gebucht, sondern zuerst auf Bankverrechnungskonten. Die Bankverrechnungskonten werden später mit Hilfe der Kontoauszugsbuchung ausgeglichen.
S AP AG 1999
Lockboxdatei
V erarbeitung von Scheckeingängen
B K 3000U S A
B K 1000D eutsch land
B ankErstellung derScheckeinreicherlisteund Verbuchung derScheckeingänge
Erstellung einerLockboxdatei
B ank Einziehen des G eldesund Verbuchung desG eldeinganges
S checks undE inreicherlis te K ontoauszug
Verbuchung derLockboxdaten
Die Verarbeitung von Scheckeingängen wird international unterschiedlich behandelt. Die beiden gängigsten Verfahren sind auf der Folie anhand der IDES-Buchungskreise 1000 (Deutschland) und 3000 (USA) dargestellt. In Deutschland werden Zahlungen oft mit Überweisungen getätigt; in den USA geschieht dies fast immer per Scheck. Daher ist die Menge an eingehenden Schecks in Deutschland geringer und kann von der Buchhaltung selbst bewältigt werden. In den USA nehmen viele Unternehmen dagegen oft einen besonderen Service ihrer Bank in Anspruch, die sogenannte Lockbox, der ihnen sehr viel Arbeit abnimmt. Deutschland: Die Schecks werden von den Debitoren direkt an die Buchhaltung geschickt. Diese gleicht die bezahlten Posten aus, verbucht die Scheckeingänge auf speziellen Scheckeingangskonten und gibt die Schecks zusammen mit einer Scheckeinreicherliste an die Bank weiter. Die Bank zieht das Geld ein und verbucht den Geldeingang auf dem Bankkonto. Diese Buchung taucht auf dem Kontoauszug auf, und der Geldeingang gleicht im Hauptbuch das Scheckeingangskonto aus.USA: Die Schecks werden von den Debitoren direkt an die Lockbox des Unternehmens geschickt. Die Bank zieht das Geld ein und registriert die Schecks und die Avise in einer Lockboxdatei. Diese gibt sie an die Buchhaltung weiter. Durch Verbuchen der Lockboxdaten werden die bezahlten Posten ausgeglichen und die Scheckbeträge auch direkt auf dem Banksachkonto gebucht. Für das Lockboxkonto ist die Verarbeitung des Kontoauszugs also nicht notwendig. Hinweis: Das Lockboxkonto ist nur für Geldeingänge vorgesehen. Das eingegangene Geld wird auf ein anderes Bankkonto übertragen, von dem alle anderen Geschäftsvorfälle (Spesen, Geldausgänge etc.) abgewickelt werden. Für dieses muß dann auch der Kontoauszug verarbeitet werden.
SAP AG 1999
Scheckeinreichung
ManuelleErfassung
ElektronischeErfassung
Bes
tand
Sch
ecke
inre
icher
liste
n
ManuelleNachbearbeitung
Batch-Input-Mappenoder direkt buchen
Der Prozeß der Scheckeinreichung läuft folgendermaßen ab: Ÿ Die eingegangenen Schecks können entweder elektronisch mit Hilfe eines Schecklesegerätes oder manuell erfaßt werden. Ÿ Nach der Erfassung existiert im System ein Bestand von Scheckeinreicherlisten, die manuell nachbearbeitet werden können.Ÿ Die Scheckeinreicherlisten können ausgedruckt werden und werden zusammen mit den Schecks an die Bank gegeben. Aus den Scheckeinreicherlisten werden außerdem Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Ab 4.0 besteht auch die Möglichkeit, direkt (d.h. ohne Batch-Input) zu buchen.
SAP AG 1999
Buchungen der Scheckeinreichung
Debitor
OP 2
Scheckverrechnung
2 1
Scheckeingang
1
Nebenbuch-haltungsmappe
Bankbuch-haltungsmappe
OffenerPosten
Aus den Scheckeinreicherlisten werden zwei Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Bei diesen beiden Mappen handelt es sich um eine Nebenbuchhaltungsmappe und eine Bankbuchhaltungsmappe.Ÿ Die Nebenbuchhaltungsmappe wird im allgemeinen von der Debitorenbuchhaltung abgespielt und gleicht die bezahlten offenen Posten aus. Die Gegenbuchung wird auf ein Scheckverrechnungskonto getätigt. Die auszugleichenden Posten werden anhand der Daten gefunden, die der Scheckeinreicherliste mitgegeben wurden (z.B. Liefernummer, Belegnummer etc.)Ÿ Die Bankbuchhaltungsmappe wird im allgemeinen von der Bankbuchhaltungsabteilung (oder dem Cashmanagement) abgespielt und bucht die Scheckbeträge auf das Scheckeingangskonto und die Gegenbuchung wiederum auf das Scheckverrechnungskonto. Die Bankbuchhaltungsmappe sollte zuerst abgespielt werden, um dem Cashmanagement so bald wie möglich die aktuellen Daten zur Verfügung zu stellen. Beim Abspielen der Nebenbuchhaltungsmappe müssen unter Umständen Zahlungsdifferenzen behandelt werden. Hinweis: Für ein kleines Unternehmen ohne diese strikte Abteilungstrennung kann auch auf die Verwendung des Scheckverrechnungskontos verzichtet werden. Dann würden die Buchungen der Nebenbuchhaltungsmappe direkt auf das Scheckeingangskonto gebucht werden.
S AP AG 1999
Lockbox
D aten-transfer
E in lesen
D ebitor
O P 1
Scheckeingang
1 2
B ank
2
Lockbox-datei
B eträgeund
A viseH aus-bank
1 . B ankbuchhaltungsm appe
2. N ebenbuchhaltungsm appe
Bei Verwendung des Lockbox-Verfahrens schicken die Debitoren ihre Schecks und Avise direkt an die Bank. Dort werden die Scheck- und die Avisdaten in einer Datei gespeichert und diese über Datentransfer (Datenträger, Datenleitung, EDI) an die Buchhaltung geschickt. Die Lockboxdatei wird über einen Report in das SAP-System eingelesen, und es werden automatisch die Scheckeingangsbuchungen getätigt und die bezahlten Posten ausgeglichen. Je besser die Informationen sind, die auf den Avisen mitgegeben wurden, umso zuverlässiger kann R/3 den Ausgleich vornehmen. Ist eine Zuordnung nicht möglich, so müssen die Avisdaten mit einer speziellen Transaktion nachbearbeitet werden.
SAP AG 1999
Konto-auszugs-
datei
Kontoauszug
ManuelleErfassung
Konto
ausz
üge
imB
ankd
aten
spei
cher
Batch-Input-Mappenoder direkt buchen
Datentransfer
Einlesen
Kontoauszugausdrucken
Haus-bank
Über die Vorgänge auf dem Bankkonto des Unternehmens informiert die Bank die Buchhaltung mit Hilfe eines Kontoauszuges. Die darauf verzeichneten Buchungen müssen daraufhin in der Buchhaltung nachvollzogen werden. Der Kontoauszug kann auf zwei verschiedene Weisen zum Unternehmen gelangen: als Formular: In diesem Fall muß der Kontoauszug manuell im SAP-System erfaßt werden. als Datei: Die Datei wird entweder auf einem Datenträger geliefert oder kann mittels eines Übertragungsprogramms (bankenspezifisch) von der Bank abgerufen werden. Ein SAP-Report liest daraufhin diese Datei in den Bankenzwischenspeicher des SAP-Systems. Die Weiterverarbeitung erfolgt folgendermaßen: Die Kontoauszüge im Bankzwischenspeicher können für Dokumentationszwecke ausgedruckt werden. Aus den Kontoauszügen im Bankzwischenspeicher werden außerdem Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Ab 4.0 besteht auch die Möglichkeit, direkt (d.h. ohne Batch-Input) zu buchen.Eine eventuelle Nachbearbeitung erfolgt entweder durch Sichtbar-Abspielen der Batch-Input-Mappen oder — beim direkten Buchen — durch eine spezielle Nachbearbeitungstransaktion.
SAP AG 1999
Scheckausgänge und Scheckeingänge
Debitor
OP 1
Scheckeingang
1 2
Bank
2
OffenerPosten
Scheckeingänge
Scheckeinreichungoder Lockbox
KontoauszugBankbuch-
haltungsmappeoder Lockbox
Scheckausgänge
Bank
2
Scheckausgang
2 1
Kreditor
1 OP
Zahlprogramm OffenerPosten
KontoauszugBankbuchhaltungsmappe
oder Scheckrücklauf
Im Verlauf des Kurses wurden verschiedene Programme vorgestellt, die die Buchhaltung bei der Verarbeitung von Schecks unterstützen. Auf dieser Folie ist nochmal zusammenfassend dargestellt, für welche Buchungen diese Programme jeweils zuständig sind. Scheckausgänge: Das Zahlprogramm erzeugt den Scheck und bucht den Scheckausgang, wobei der offene Kreditorenposten ausgeglichen wird. Der Scheckausgang wird auf ein dafür vorgesehenes Scheckausgangskonto gebucht. Wenn der Scheck schließlich vom Kreditor eingereicht und das Bankkonto belastet wurde, erscheint dies auf dem Kontoauszug, und die Bankbuchhaltungsmappe der Kontoauszugfunktionalität bucht „Scheckausgang an Bank“. Bei der Verwendung der Scheckverwaltung wird diese Buchung über den Scheckrücklauf getätigt. Scheckeingänge: Hier haben Sie bereits zwei unterschiedliche Verfahren kennengelernt. In den USA werden alle erforderlichen Buchungen von der Lockbox-Funktionalität durchgeführt. Bei dem anderen Verfahren bucht zuerst die Scheckeinreichung auf ein Scheckeingangskonto und gleicht die offenen Posten aus. In einem zweiten Schritt bucht die Bankbuchhaltungsmappe schließlich den Geldeingang über „Bank an Scheckeingang“.
SAP AG 1999
Überweisungen
Debitor
OP 2
Geldeingang
2 1
Bank
1
OffenerPosten
Eingehende Überweisungen
Ausgehende Überweisungen
Bank
2
Geldausgang
2 1
Kreditor
1 OP
KontoauszugBankbuch-
haltungsmappe
Zahlprogramm OffenerPosten
KontoauszugNebenbuch-
haltungsmappe
KontoauszugBankbuch-
haltungsmappe
Überweisungen werden in manchen Ländern sehr intensiv genutzt, in anderen hingegen fast überhaupt nicht. Auf dieser Folie ist nochmal zusammenfassend dargestellt, für welche Buchungen welche Programme jeweils zuständig sind. Ausgehende Überweisungen: Das Zahlprogramm erstellt die Überweisung und bucht sie auf ein Geldausgangskonto. Gleichzeitig werden die offenen Kreditorenposten ausgeglichen. Der Geldabfluß erscheint später auf dem Kontoauszug und die Bankbuchhaltungsmappe erzeugt die Buchung „Geldausgang an Bank“.Eingehende Überweisungen: Eingegangene Überweisungen erscheinen auf dem Kontoauszug. Die Kontoauszugsfunktionalität bucht über die Bankbuchhaltungsmappe den Geldeingang „Bank an Geldeingang“. Die Nebenbuchhaltungsmappe gleicht die bezahlten Posten auf dem Debitorenkonto aus. Die Zuordnungsinformationen holt sich die Kontoauszugsfunktionalität aus dem Überweisungsfeld „Verwendungszweck“.
SAP AG 1999
Verwaltung von ausgehenden Schecks
BK 3000USA
Haus-bank
Kreditor-bank
Kreditor
Bank
2
Scheckausg.
2 1
Kreditor
1 OP
Zah
lpro
gra
mm
Zahlweg C
... reicht den Scheck bei seiner Bank ein.... le
itet
den
Sch
eck weite
r.
Scheckrücklaufliste/-datei
1
2
Scheckregister
Scheck 1000
Scheck 2000
...
Scheckextrakt
Die Scheckverwaltung dient dazu, den Status eines Schecks (offen, eingelöst, entwertet) nachverfolgen zu können. SAP bietet zwei Zahlwege an, für die die Scheckverwaltung unterschiedlich durchgeführt wird: Zahlweg S (nicht abgebildet): Der Scheck erhält dieselbe Nummer wie der dazugehörige Zahlungsbeleg. Die Zahlungsbelege werden auf dem Scheckausgangskonto gebucht. Der Status eines Schecks kann durch einen Blick auf das OP-geführte Scheckausgangskonto ermittelt werden. Zahlweg C (siehe Folie): Der Scheck ist vornumeriert oder erhält eine eigene fortlaufende Nummer aus einem festgelegten Nummernbereich. Der Status solcher Schecks wird in einem speziellen Scheckregister festgehalten. Dies wird insbesondere in den USA stark genutzt. Der Zahlungsprozeß mit dem Zahlweg C läuft folgendermaßen ab: Das Zahlprogramm gleicht den offenen Posten aus, druckt den Scheck und trägt ihn als „offen“ in das Scheckregister ein. Der Bank wird zur Prüfung der Rückläufe eine Liste aller ausgegebenen Schecks geschickt (Scheckextrakt). Der Kreditor erhält den Scheck und reicht ihn bei seiner Bank ein, die ihn an die Hausbank des Buchungskreises des Debitors weiterleitet. Auf dem Kontoauszug der Bank erscheinen die Scheckzahlungen; diese werden jedoch beim Einlesen des Auszuges übersprungen. Die Buchhaltung erhält von der Bank weiterhin eine Scheckrücklaufliste oder -datei. Diese wird erfaßt oder eingelesen und gleicht dann die Scheckausgangsbuchung aus und markiert den Scheck im Scheckregister als „eingelöst“.
SAP AG 1999
Nach Behandlung dieser Selbstlerneinheit könnenSie:
Self-Study: Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
das Bankenverzeichnis pflegen
die Verbindung zwischen Sachkontenund Bankkonten beschreiben
SAP AG 1999
Inhalt:
Abschlußerstellung
Abschlußarbeiten im Hauptbuch
Umsatzkostenverfahren
Konsolidierung
SAP AG 1999
Am Ende dieses Kapitels können Sie:
Abschlußerstellung: Lernziele des Kapitels
den grundlegenden Ablauf der Abschlußerstellungbeschreiben
beschreiben, wie R/3 Sie bei der Erstellung desAbschlusses im FI-GL unterstützt
beschreiben, wie eine GuV nach demUmsatzkostenverfahren erstellt werden kann
die verschiedenen Möglichkeiten derKonsolidierung im R/3 nennen
SAP AG 1999
Übersichtsdiagramm: Abschlußerstellung
SD
CO
FI-AA
FI-AP
FI-TV
FI-BL
FI-AR
MM
Bilanz
GuV
...
... ...
HauptbuchFI-GL
Die Salden des Hauptbuchs dienen der Erstellung der Bilanz und GuV.
SAP AG 1999
Abschlußerstellung: Unternehmensszenario
Am Ende des Geschäftsjahres müssen die Firmendes IDES-Konzerns gemäß den Anforderungen ihrerLänder einen Abschluß erstellen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung wird von manchenFirmen nach dem Gesamtkostenverfahren aufgebautund von anderen nach dem Umsatzkostenverfahren.
Gesetzlich gefordert ist außerdem die Erstellungeines Konzernabschlusses. Dies macht dieDurchführung von Konsolidierungsmaßnahmenerforderlich.
SAP AG 1999
Präsentation:Abschlußarbeiten im Hauptbuch
Der Schedule Manager
Überblick: Hauptbuchabschlußarbeiten
Abgrenzungen, WE/RE-Analyse
Kontenschreibung, Bilanz erstellen
Meldewesen
Präsentation:
Abschlußarbeiten im Hauptbuch
SAP AG 1999
Der Schedule Manager
Aufgabenplan
Monatsübersicht
Tagesübersicht
— Aufgaben-gruppen
— Aufgaben
Ab Release 4.6 (ENJOY-Release) steht der Schedule Manager für die Planung, Durchführung und Überwachung komplexer Arbeitsabläufe zur Verfügung. Ein Arbeitsablauf wird im Schedule Manager als Aufgabenplan abgelegt. Solch ein Aufgabenplan enthält selbst nicht weiteres als eine bestimmte Reihenfolge von Aufgaben. Innerhalb des Arbeitsplans können die Aufgaben auch zu Aufgabengruppen zusammengefaßt sein. Aufgaben können sein:Ÿ online auszuführende Transaktionen oder ProgrammeŸ im Hintergrund auszuführende Programme mit VarianteŸ WorkflowdefinitionenŸ Merkhilfen als Platzhalter zur Beschreibung einer Aufgabe, die nicht im R/3-System bearbeitet wird Die Mitarbeiter, die als verantwortlich für eine Aufgabe bestimmt wurden, können diese dann aus dem Aufgabenplan heraus in die Tagesübersicht einplanen oder diese bei Bedarf online ausführen.Der Schedule Manager wird insbesondere im Rahmen der Abschlußarbeiten eingesetzt, kann aber auch für innerperiodische Arbeiten verwendet werden. Der Einsatz ist in allen Nebenbüchern des FI und auch im CO möglich.
SAP AG 1999
Überblick: Hauptbuchabschlußarbeiten
Gesetzliche ArbeitenTechnische/organisatorische
Arbeiten
Buchungsperioden für Sach-konten sperrenSonderperioden für Sachkonten öffnen
Saldovortrag durchführen
Technische Abstimmung
Fremdwährungsbewertung für offene Posten und Bestände
Abgrenzungen durchführen
Kontenschreibung Sonderperioden für Sachkontenschließen
Bilanz/GuV erstellen
Beginn neues Geschäftsjahr
Zeitstrahl
WE/RE-Analyse
Nachbelastung Bilanz/GuV
Meldewesen
Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der Sachkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Dann werden die Buchungsperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für die Abschlußbuchungen geöffnet. Eine technische Abstimmung zwischen Verkehrszahlen und Belegen garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege. Danach folgt die Bewertung von Fremdwährungsbelegen, die Durchführung von Abgrenzungen und eine Analyse des WE/RE-Verrechnungskontos inklusive bilanzieller Umgliederung des Saldos. Sollten Geschäftsbereichsbilanzen erwünscht sein, muß eine Nachbelastung der Geschäftsbereiche durchgeführt werden. Dabei werden die Geschäftsbereiche nachträglich auf Saldo Null gebracht. Anschließend können die Sonderperioden geschlossen werden. Zwecks Dokumentation wird dann die Kontenschreibung durchgeführt und die Bilanz/GuV wird erstellt. Schließlich werden Meldungen für das gesetzliche Meldewesen erstellt. Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.
SAP AG 1999
Zeitliche Abgrenzung von Aufwand und Erlös
Aufwand
Perioden
120
AntizipativeAbgrenzungen
TransitorischeAbgrenzungen
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
RechnungRechnung
10
Beispiel: Abgrenzung von Aufwand
Aufwendungen und Erlöse, die in einer bestimmten Buchungsperiode verbucht wurden, haben oftmals ihren wirtschaftlichen Ursprung nicht nur in dieser einen Periode, sondern wurden auch von anderen Perioden verursacht. Daher müssen solche Aufwendungen und Erlöse zeitlich abgegrenzt werden, d.h., sie werden auf die Perioden verteilt, von denen sie verursacht wurden. Es wird unterschieden inŸ antizipative Abgrenzungen Auslösende Situation: Aufwand/Erlös gehört wirtschaftlich in die laufende Periode, wird aber erst beim Rechnungseingang/-ausgang in einer späteren Periode gebucht.Ÿ transitorische Abgrenzungen Auslösende Situation: Aufwand/Erlös wurde beim Rechnungseingang/-ausgang in der laufenden Periode gebucht, gehört aber zumindest teilweise wirtschaftlich in eine zukünftige Periode. Antizipative und transitorische Abgrenzungen können im FI unterschiedlich behandelt werden.Auf der Abbildung sehen Sie das Beispiel einer Rechnung, die in der 7.Periode eintrifft und dort auch gebucht wird. Da diese Rechnung für ein Gut erstellt wurde, das das ganze Jahr über genutzt wird, muß der Aufwand über 120 auf alle Perioden anteilsmäßig verteilt werden. Für die ersten 6 Perioden müssen daher antizipative Abgrenzungen in Höhe von jeweils 10 erstellt werden. Ein Betrag von 50 muß nach Rechnungseingang noch auf die letzten fünf Monate verteilt werden.
SAP AG 1999
Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg
Abrechnungsperiode: 01.02.XX - 29.02.XX
Echtbuchung
Antizipative Abgrenzungen
10
Sonst. Verb./Rückst.
10
Aufwand
Positionen40 Aufwand 1050 Sonstige Verbindlich-
keiten/Rückstellungen 10-
Erste Ausführung 01.01.XXLetzte Ausführung 01.06.XXNächste Ausfg. 01.02.XXAbstand in Monaten 1
Dauerbuchungsprogramm
Abrechnungsperiode: 01.02.XX - 29.02.XX
NächsteAusführungam 01.03.XX
10
vom 01.01.XX
vom 01.02.XX...
Batch-Input-Mappe
Antizipative Abgrenzungen müssen immer dann gebildet werden, wenn in der Zukunft ein Aufwand oder ein Erlös eintreten wird, dessen wirtschaftliche Zugehörigkeit ganz oder teilweise in der aktuellen Periode liegt. Für deren Buchung eignet sich das Dauerbuchungsprogramm, da in jeder Periode genau der gleiche Betrag (hier: 10) auf die gleichen Konten gebucht wird. Der Buchungssatz lautet in jeder Periode „Aufwand an Sonstige Verbindlichkeiten (bzw. Rückstellungen)“. Es wird gebucht auf das Konto Sonstige Verbindlichkeiten: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund und Höhe sicher ist. Rückstellungen: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund, Höhe oder beidem ungewiß ist und daher nur geschätzt werden kann. Mit jeder Periode, in der antizipative Abgrenzungen durchgeführt werden, wächst der Habensaldo auf dem Konto „Sonstige Verbindlichkeiten (bzw. Rückstellungen)“.
SAP AG 1999
WE/RE-Analyse
Bilanz
Passiva
...
Anhang
WE/RE-Konto
10080
WE/RE-Korrektur
20
Geliefert,aber nicht berechnet
20
Bilanz
Aktiva
...
Anhang
WE/RE-Konto
80100
WE/RE-Korrektur
20
Berechnet,aber nicht geliefert
20
oder
Das WE/RE-Verrechnungskonto zeichnet alle Wareneingänge und alle Rechnungseingänge auf. Wenn zum Bilanzstichtag das WE/RE-Konto nicht den Saldo Null hat, bedeutet dies, daß entweder Waren bereits berechnet, aber noch nicht geliefert wurden oder Waren bereits geliefert, aber noch nicht berechnet wurden Im ersten Fall handelt es sich um eine Forderung an den Kreditoren, im zweiten Fall um eine Verbindlichkeit. Dementsprechend muß der Saldo entweder auf der Aktiva- oder der Passivaseite gesondert ausgewiesen werden. Ein spezielles Programm analysiert dafür das WE/RE-Konto und bucht den Saldo entweder auf ein Konto „Berechnet, aber nicht geliefert“ oder „Geliefert, aber nicht berechnet“. Gleichzeitig wird die Buchung für den ersten Tag der nächsten Periode bereits wieder zurückgenommen, da diese Umbuchung während des Tagesgeschäfts zu fehlerhaften Ergebnissen führen würde. Die Ausbuchung findet normalerweise mit Hilfe eines Korrekturkontos statt. Das WE/RE-Verrechnungskonto und sein Korrekturkonto finden sich im Anhang der Bilanz.
SAP AG 1999
Kontenschreibung
Arbeits-datei
Grundbuch
Konto
... Positionen ...
Saldovortrag
Kontostand
Jährlich
Periodisch
Datenbank
Es ist im allgemeinen gesetzlich vorgeschrieben, daß es möglich sein soll, auch über Jahre hinweg jederzeit den Saldo eines Kontos anhand der zugehörigen Belegpositionen erklären zu können. Solange sich die betreffenden Belege noch alle im System befinden, ist dies problemlos möglich. Allerdings ist es normalerweise notwendig, ältere Beleg zu archivieren und aus der Datenbank zu löschen, um das System zu entlasten. Um dann trotzdem noch jeden Kontenstand erklären zu können, muß vor der Archivierung die sogenannte Kontenschreibung gestartet werden. Diese erzeugt für eine Periode das Grundbuch und trägt dieses in eine Datei ein. Einmal in Jahr kann dann der kumulierte Inhalt dieser Arbeitsdatei archiviert oder ausgedruckt werden. Hinweis: Wird die Archivierung nur einmal pro Jahr gestartet, so kann auf dem Umweg mit der Arbeitsdatei verzichtet werden und das Grundbuch direkt aus der Datenbank erstellt werden.
SAP AG 1999
CAUSHandelsbilanz
USAGKRHandelsbilanzDeutschland
Bilanz und GuV für GKV erstellen
INTHandelsbilanz
IDES
Bilanzversionen
Buchungs-kreisbilanzen
Geschäfts-bereichsbilanzen
Operativer Kontenplan
Landes-kontenplan
Zum Erstellen einer Bilanz gibt es im R/3-System zur Zeit zwei Möglichkeiten:Ÿ mittels eines ABAP-ReportsŸ mittels des Sachkonteninformationssystems Beide Methoden bieten die Möglichkeit,Ÿ verschiedene Bilanzversionen zu verwendenŸ Einzel- und Summenbilanzen für Buchungskreise zu erstellenŸ Einzel- und Summenbilanzen für Geschäftsbereiche zu erstellenŸ Bilanzen gemäß des operativen Kontenplans zu erstellenŸ Bilanzen gemäß des Landeskontenplans zu erstellenAbweichungsanalysen zwischen zwei Geschäftsjahren oder zwischen Plan und Ist zu erstellen.
SAP AG 1999
Meldewesen
ZusammenfassendeMeldung (EU)
Sonstige gesetzlicheMeldungen
MeldenderBuchungskreis
Umsatzsteuer-meldungen
Finanz-behörde
Zur Unterstützung des Meldewesens gibt es zur Zeit bereits eine Vielzahl von Reports, die auch den landesspezifischen Anforderungen gerecht werden. So gibt es eine Liste von landesspezifischen Reports zur Durchführung der Umsatzsteuermeldung, eine Unterstützung der zusammenfassenden EU-Meldung und weitere Reports zur Abdeckung sonstiger gesetzlicher Meldepflichten (z.B. gemäß der deutschen Außenwirtschaftsverordnung).
SAP AG 1999
Präsentation:Das Umsatzkostenverfahren
Funktionsbereiche
Das Umsatzkostenledger
Präsentation:
Das Umsatzkostenverfahren
SAP AG 1999
Das Gesamtkostenverfahren
GuV nach GKV
Umsatzerlöse
+/- Bestandsveränderung
= Betriebsergebnis (brutto)
Betriebsergebnis (netto)
Materialaufwand
+ Personalaufwand
+ Abschreibungen
+ Sonst. betr. Aufwand
= Gesamtaufwand
Gesamtleistung der Periode
Gesamtkosten der Periodegegliedert nach Aufwandsarten
Für die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung sind prinzipiell zwei Verfahren möglich:Ÿ das GesamtkostenverfahrenŸ das Umsatzkostenverfahren Beide Verfahren führen zum selben Betriebsergebnis. Welches dieser Verfahren verwendet werden soll, Ÿ ist entweder gesetzlich vorgeschrieben Ÿ oder bei einem gesetzlichen Wahlrecht frei wählbar. In diesem Fall wird die Entscheidung für eines der beiden Verfahren aufgrund betriebswirtschaftlicher Erwägungen (z.B. internationaler Vergleichbarkeit) getroffen. Beim Gesamtkostenverfahren wird die Gesamtleistung einer Periode den Gesamtkosten der Periode gegenübergestellt. Ÿ Die Gesamtleistung einer Periode bestimmt sich dabei als der Umsatzerlös abzüglich einer Verringerung des Lagerbestandes bzw. zuzüglich einer Erhöhung des Lagerbestandes. Ÿ Die Gesamtkosten der Periode werden gemäß den einzelnen Aufwandsarten gegliedert, d.h. es können einfach die Salden ähnlicher Aufwandskonten (z.B. verschiedene Konten für Personalaufwand) zusammengefaßt werden. Durch diese Gliederung wird deutlich, wie sich die Aufwendungen auf die verschiedenen Produktionsfaktoren verteilen.
Lektion 9 Seite 15
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