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Dezernat Finanzen
Der Aufbau und die Einführung einerTrennungsrechnung
Edgar SchöneTechnische Universität Ilmenau
Hagen HausbrandtBauhaus Universität Weimar
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 2
Dezernat FinanzenAgenda
� Von der FIBU zur Trennungsrechnung - Überblick
� Ausgangssituation
• Rahmenbedingungen in Thüringen – neue Herausforderungen
• Vorhandene Systeme und Einschränkungen
� Maßnahmen der Hochschulen
• Vorkalkulation mit Planwerten aus der KLR an der TU Ilmenau
• Vorkalkulation an der Bauhaus-Universität Weimar
� Ist-Verrechnung von direkten Kosten und Gemeinkosten
• Sammelkonten, WT-Konto, Verteilung der Einnahmen
� Ausblick
• Probleme, Schwächen, Vollkostenrechnung, Fragen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 3
Dezernat Finanzen
Exkurs: Von der FIBU zur Trennungsrechnung
� FIBU vereinfacht die Einrichtung einer Vollkostenrechnung zur Trennungsrechnung durch:
• Verbesserung der Qualität der zu Grunde liegenden Daten
• Durchführung wesentlicher Berechnungsschritte auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen (HGB)
• Daten aus geprüften Jahresabschlüssen
kameralistische Mittel-
bewirtschaftung
Anlagen-buchhaltung
Beschaffung
Personalwesen
kaufmännische Finanzbuch-
haltung
Kosten- und Leistungs-rechnung
Trennungs-rechnung
vorhandene Systeme
neu aufzubauende
Systeme
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 4
Dezernat Finanzen
Rahmenbedingungen in Thüringen - Herausforderungen
� Anfang 2008 wurden die Hochschulen des Landes konfrontiert mit:
• EU-Gemeinschaftsrahmen mit Übergangsregelung
• Forderungen des Landes Thüringen
- Thüringer Aufbaubank
- Thüringer Wirtschaftsministerium
- Thüringer Kultusministerium
� Lösungen mussten schnellstmöglich erarbeitet werden!
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 5
Dezernat Finanzen
Rahmenbedingungen in Thüringen - Herausforderungen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 6
Dezernat Finanzen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 7
Dezernat Finanzen
Folge Anfang 2008
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 8
Dezernat Finanzen
Rahmenbedingungen in Thüringen
ES2
Folie 8
ES2 Erläuterung Schöne
Kameralistik und flexibilisierter Haushaltsvollzug
TU Ilmenau - Kontenahmen statt KoA schoene; 02.03.2009
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 9
Dezernat Finanzen
Rahmenbedingungen in Thüringen
ES3
Folie 9
ES3
Erläterung Schöneschoene; 02.03.2009
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 10
Dezernat FinanzenFolgen der Blockade
� strategische Kooperationen / Allianzen mit lokalen Unternehmen gefährdet
� Verlässlichkeit von Partnern nicht mehr gegeben
� kleine Technologieunternehmen in ihrer Existenz bedroht
� Verbundforschung insgesamt auf dem Prüfstand
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 11
Dezernat FinanzenSachzwänge - Erste Schritte
� Erstellung Prüfraster für wirtschaftliche Tätigkeiten -> Titelgruppe 75
� Erstellung einer Projektkalkulation
� Einführung einer Zeiterfassung zur Nachkalkulation
� Erstellung eines Schemas zur Verteilung der Projektmittel
� Implementierung einer KLR
� Interne Abschlüsse für Projekte der wirtschaftlichen Tätigkeit
� besonderes Augenmerk auf:
• Buchung der bewerteten Zeiterfassung
• Prüfung der Trennungsrechnung (Nachkalkulation) durch einen Wirtschaftsprüfer
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 12
Dezernat Finanzen
Erstellung Prüfraster für wirtschaftliche Tätigkeiten
� Trennungsrechnung
� Verwertung von Forschungs-ergebnissen bei Reinvestition im nichtwirtschaftlichen Bereich
� Vermietung vonForschungsinfrastruktur
� Vorbereitung von Forschungsergebnissen
� Beratung/Gutachten� Grundlagenforschung
� Auftragsforschung� Ausbildung/Lehre
Trennungsrechnung
wirtschaftlichNicht-wirtschaftlich
Vereinfachungsregelung:
Abgrenzungskriterium ist Zugehörigkeit zu BgA(TG 75)
Grenzfälle:
Frage der Verwertungs-
rechte
Klärung bilateral mit betroffenem Wissenschaftler
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 13
Dezernat Finanzen
Zusammenfassung:Trennungsrechnung an der BUW
� Trennungsrechnung ist die Trennung von wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten der Hochschule zur Vermeidung von Quersubventionierungen.
� Wird zunächst auf das kamerale Buchungssystem aufgebaut. Übergangszeit beginnt am 01.10.2008 und endet am 01.01.2010.
� Eine Vorkalkulation ist für alle Projekte im wirtschaftlichen Bereich notwendig.
� Doppelte Buchführung wird zum 01.01.2010 eingeführt, um die Trennung künftig auf Basis geprüfter Jahresabschlüsse und Ist-Werten nachweisen zu können.
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 14
Dezernat Finanzen
� Definition und Abgrenzung von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten der Universität
� Zuordnung der wirtschaftlichen und der nicht wirtschaftlichen Tätigkeiten zu Buchungskreisen und damit Zuordnung der Kostenstellen und Kostenträger zu den entsprechenden Buchungskreisen
� Weiterentwicklung der kostendeckenden Kostenkalkulationen als Vorkalkulation
� Einführung von Aufschreibungssystemen für die Nachkalkulation
� Einführung der Leistungsverrechnungen zwischen den wirtschaftlichen Tätigkeiten einerseits und zwischen den wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Tätigkeiten andererseits
� Entwicklung der Nachweisführung im Jahresabschluss der Hochschulen
Zusammenfassung:Trennungsrechnung an der TU Ilmenau
ES4
Folie 14
ES4
Erläuterung Schöneschoene; 02.03.2009
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 15
Dezernat Finanzen
Investitionen
indirekte Personalkosten
direkte Personalkosten
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 16
Dezernat Finanzen
Gewinn: bleibt bei der Professur
sonstige Gemeinkosten
Sachgemein-kosten
direkte Sachkosten
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 17
Dezernat Finanzen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 18
Dezernat Finanzen
zusätzlich:
pauschale Wartungskosten für dem wirtsch. Bereich zuzuordnende Maschinen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 19
Dezernat Finanzen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 20
Dezernat FinanzenNachkalkulation
� Forderung des Gemeinschaftsrahmens� Trennungsrechnung auf der Basis von Ist-Werten
� Das heißt:
• Stundenaufschreibungen bei wirtschaftlichen Projekten
• Verrechnung des Anteils des festangestellten Personals (Entlastung des Haushaltes)
• Zentralisierung Gemeinkostenanteil (die Verwendung dieses Teils der Einnahmen ist mit dem Freistaat Thüringen zu regeln)
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 21
Dezernat Finanzen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 22
Dezernat FinanzenDokumentation
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 23
Dezernat FinanzenAnleitung
Download aller Dokumente für Hochschul-angehörige über die Seite der Universität
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 24
Dezernat Finanzen
Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 25
Dezernat Finanzen
Zusammenfassung Kalkulationsschema Weimar
� Aggregationsebene Fakultäten
� direkte Kosten
• Personal, Investitionen, Sachkosten
� indirekte Kosten
• hochschulfinanziertes Personal, kalkulatorische Miete, Betriebskosten, kalkulatorische Abschreibungen, sonstige Gemeinkosten (Verwaltung, Rechenzentrum, Bibliothek, Sprachenzentrum),
• Verwendung des FuE-Koeffizienten bei sonstigen Gemeinkosten
� Nachkalkulation projektbezogen, nicht personenbezogen
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 26
Dezernat Finanzen
Kalkulationsschema TU Ilmenau
� Umarbeitung des bereits seit 2002 verwendeten Schemas -> Universitätsspezifische Ausgestaltung der Arbeitsblätter gegenüber der BU Weimar, aber gleiche Kalkulationsstruktur und –inhalt
� Abweichungen:
• zusätzlich: AfA für Büro- und PC-Arbeitsplätze
• Verwaltungsgemeinkosten
Keine Verwendung von Forschungskoeffizienten aus der Bundesstatistik bei der Zuordnung der Verwaltungskosten
ES5
Folie 26
ES5
Erläuterung Schöneschoene; 02.03.2009
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 27
Dezernat Finanzen
Problemstellung:Aufteilung der Einnahmen - Nachkalkulation
� Trennung von direkten und hoheitlich finanzierten Einnahmen notwendig
� Berücksichtigung der Nachkalkulation
� Inhomogenität der durchgeführten Aufträge / Projekte (langfristig/kurzfristig, größer/kleiner Personalanteil, usw.)
� Lösung: Einrichtung eines Kontos der wirtschaftlichen Tätigkeit für jede Professur (WT-Konto)
WT-KontoEinnahmen aus wirtschaftlicher
Tätigkeit
Ausgaben für wirtschaftliche
Tätigkeit
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 28
Dezernat Finanzen
Professur
Dezernat Forschung
Dezernat Finanzen
Projekt-/ Auftrags-
durchführung
Projekt-/ Auftrags-
kalkulation
Projekt-/ Auftrags-anfrage
Einnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit gemäß
Kalkulation (Idealfall)
Hilfestellung bei Projekt-/
Auftrags-kalkulation
Vergabe Forschungs-
nummer
Bereit-stellung
Kalkulations-schema auf Webseite
Verbuchung der Einnahmen auf dem spezifischen
Projektkonto (>5000€) oder der Sammelnummer (<5000€)
Personal-kosten f.
Hochschul-mitarbeiter
Sachgemein-kosten (kalk.
Miete u. Betrieb)
Sachgemein-kosten (kalk.
Ab-schreibungen)
Gemeinkosten f. allg.
Verwaltung (Dez.,UB, SCC)
Zentralisierung
Gewinndirekte Personal-
kosten
Verbleib bei der Professur
Inves-titionen
direkte Sach-kosten
Personal-ausgaben
TG 75
Invest. im Bereich der
TG 75
Sachkosten im Bereich der TG 75
Ausgleich Verluste
Ausgaben über WT-Konto der Professur
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 29
Dezernat Finanzen
Zusammenfassung BU Weimar
Einnahmen
Ausgaben
Projekt-/ Auftrags-
kalkulation
Projekt-/ Auftrags-durchführung
Einnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit gemäß Kalkulation (Idealfall)
Verbuchung der Einnahmen auf dem spezifischen Projektkonto (>5000€) oder
der Sammelnummer (<5000€)
Umbuchungen in DF
Personal-kosten f.
Hochschul-mitarbeiter
Sachgemein-kosten (kalk.
Miete u. Betrieb)
Sachgemein-kosten (kalk.
Ab-schreibungen)
Gemeinkosten f. allg.
Verwaltung (Dez.,UB, SCC)
Zentralisierung
Personalausgaben TG 75 überWT-Konto
Investitionen im Bereich der TG 75 über
WT-Konto
Sachkosten im Bereich der TG 75 über
WT-Konto
Ausgleich Verluste über WT-Konto
WT-Konto
Gewinndirekte Personal-
kosten
Verbleib bei der Professur
Inves-titionen
direkte Sach-kosten
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 30
Dezernat Finanzen
TU Ilmenau
AnfrageAnfrageAnfrageAnfrage KostenKostenKostenKosten----
vorvorvorvor----
kalkulationkalkulationkalkulationkalkulation
Angebot Angebot Angebot Angebot und und und und
AnnahmeAnnahmeAnnahmeAnnahme
DurchfDurchfDurchfDurchfüüüührunghrunghrunghrung
Geldeingang
AbrechnungAbrechnungAbrechnungAbrechnung
NachNachNachNach----KalkulationKalkulationKalkulationKalkulation
JahresJahresJahresJahres----abschlabschlabschlabschlüüüüssessessesse
der Unider Unider Unider Uni
KLRKLRKLRKLR
Vorperiode
Planwerte
Direkte KostenDirekte KostenDirekte KostenDirekte Kosten (haushaltsfinanziertes Personal) -> Berufungsgebiet
Verrechnung laut Vor-Kalkulation
wirtschaftliche Tätigkeit - BgA
Hoheitliche Tätigkeit
GemeinkostenGemeinkostenGemeinkostenGemeinkosten
• Mieten und Betriebskosten -> Liegenschaftsverwaltung (zentral)
• AfA Geräte -> Berufungsgebiet
• Verwaltungsgemeinkosten -> Fakultät und zentral
Verfahrensweise bei Soll-/Ist-
Abweichungen?
AufschreibungenAufschreibungenAufschreibungenAufschreibungen
Personal
Größere Geräte
ES6
Folie 30
ES6
Erläuterung Schöneschoene; 02.03.2009
Stand: Dienstag, 10. März 2009 Hagen Hausbrandt 31
Dezernat FinanzenFragen
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