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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Der wirtschaftlichste Bieter:
100% Preis oder 100% Preis oder …?
Monika Prell, Rechtsanwältin
SammlerUsinger Rechtsanwälte mbB
Bärbel Freiberger, Senior Teamleiterin
Computacenter AG & Co. oHG
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Wunsch
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
und Wirklichkeit
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
§ 127 GWB
Abs. 1: „Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Grundlage dafür
ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die
vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich
nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Abs. 3: „Die Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung
stehen.“
Abs. 4: „Die Zuschlagskriterien müssen so festgelegt und bestimmt sein, dass die
Möglichkeit eines wirksamen Wettbewerbs gewährleistet wird…“
Gesetzliche Grundlage
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
RL 2014/24, Erwägungsgrund 92 – I
„Öffentliche Auftraggeber sollten bei der Bewertung des besten Preis-Leistungs-
Verhältnisses die mit dem Gegenstand des Auftrags verbundenen wirtschaftlichen
und qualitativen Kriterien festlegen, die sie zu diesem Zweck heranziehen werden.
Diese Kriterien sollten damit eine vergleichende Beurteilung des Leistungsniveaus
jedes einzelnen Angebots gemessen am Gegenstand des Auftrags, wie in den
technischen Spezifikationen festgelegt, ermöglichen.“ …
Gesetzliche Grundlage
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
RL 2014/24, Erwägungsgrund 92 – II
„Öffentliche Auftraggeber sollten zur Wahl von Zuschlagskriterien ermutigt werden,
mit denen sie qualitativ hochwertige Bauleistungen, Lieferungen und
Dienstleistungen erhalten können, die ihren Bedürfnissen optimal entsprechen.
Die gewählten Zuschlagskriterien sollten dem öffentlichen Auftraggeber keine
unbegrenzte Wahlfreiheit einräumen, einen wirksamen und fairen Wettbewerb
ermöglichen und mit Regelungen verknüpft werden, die eine wirksame
Überprüfung der von den Bietern beigebrachten Informationen erlauben.“
Gesetzliche Grundlage
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin7
Vergabestelle Bieterseite
Ausreichende Anzahl von Angeboten Wettbewerb zu realisierbaren Bedingungen
Abdeckung aller „Risiken“ in Unterlagen Angemessener Aufwand für das Angebot
Niedriger Preis Mind. Kostendeckung, Marge und Gewinn
„Treffsichere“ Leistungsbeschreibung
Neuester Standard Faire, umsetzbare Technologieklausel
Größtmögliche SicherheitUmsetzbarer Ansatz, Abstimmung mit
Fachabteilung
Idealvorstellung Vergabeverfahren
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Idealvorstellung Vertragsphase
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Vergabestelle Bieterseite
Konstante Prozessabläufe Sinnvolle Flexibilität
Feste Ansprechpartner Realisierbarer Ansatz
Reibungsloser Ablauf / klar definierte Mitwirkung
Keine Preissteigerungen Preisanpassungen nach unten und oben
Keine wesentlichen Änderungen
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Bewertungsmethoden für IT : UfAB 2018
Quelle: www.cio.bund.de
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
100% Preis, Lieferung Hardware
Wunsch: Günstige Beschaffung, größtmögliche Flexibilität
• Offenes Verfahren, Rahmenvereinbarung mit 3 Unternehmen
• Vorgabe: pro RV-Partner je Produktkategorie Angebot
von drei Herstellern, exakte Spezifikation technischer Anforderungen
• Flexible und preisgünstigste Auswahl über folgenden Miniwettbewerb
Wirklichkeit: Ein einziges Angebot, keine Auswahl
• „Vergleichende Beurteilung“, wirksamer Wettbewerb?
Die Wirklichkeit: 100% = 100% Preis?
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
100% Preis, Dienstleistung
Wunsch: Günstige Beschaffung, detaillierte Beschreibung des
Dienstleistungskatalogs
• Offenes Verfahren
• Detaillierte Beschreibung der Leistungsscheine
• Vermeidung von Change Requests durch klare Vorgaben, einfache
Vertragsabwicklung
Wirklichkeit: Zahlreiche Change Requests/Nachträge
• „Ihren Bedürfnissen entsprechend“, wirksamer Wettbewerb?
Die Wirklichkeit: 100% Preis = 100% Preis?
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
70% Leistung / 30% Preis Dienstleistung (Finanzsoftware)
Wunsch: Sicherstellung des Verfahrensablaufs
• Offenes Verfahren
• Bewertungskriterium: Beschreibung der Verfahrensabläufe
• Vorgabe: pro Ablauf eine DIN A-4 Seite
• Leistung erfüllt: 5 Punkte/Leistung nicht erfüllt: 0 Punkte
Wirklichkeit: Keine Überprüfung der Abläufe, 100% Preis
• „Wirksame Überprüfung der Informationen der Bieter“, wirksamer Wettbewerb?
Die Wirklichkeit: 70% Leistung = 70% Leistung?
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
60% Preis / 40% Dienstleistung (Erneuerung Medientechnik)
Wunsch: Erfüllung der anspruchsvollen Leistungsinhalte
• Offenes Verfahren
• Erfüllung ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement, Qualität des
Angebotes (Darstellung Unternehmen/Erfahrungen, Vorlage 3 vergleichbarer
Referenzen), Darstellung des Servicekonzepts
• Leistung erfüllt: volle Punktzahl (6/12/12 Punkte), nicht erfüllt: 0 Punkte
Wirklichkeit: Unternehmensbezogene Auswahl
• „Ihren Bedürfnissen entsprechend“, wirksamer Wettbewerb?
Die Wirklichkeit: 40% Leistung = 40% Leistung?
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Die Wirklichkeit I: Geschätztes Abnahmeverhalten
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Grundgerät
Server I
Server II
Server III
Optionen I
Optionen II
Storage
Wartung I
Wartung II
weitere Dienstleistungen
Annahme des Bieters (Bestandslieferant)
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Die Wirklichkeit II: Geschätztes Abnahmeverhalten
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Grundgerät
Server I
Server II
Server III
Optionen I
Optionen II
Storage
Wartung I
Wartung II
weitere Dienstleistungen
Annahme der Vergabestelle
5. Deutscher Vergabetag 2018
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Die Wirklichkeit III: Im Vergleich
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Gewichtung Kunde Annahme Bieter
Auswirkungen auf das Angebot und die Wertung
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Konzepte
• Zu wenig, keine klaren oder zu hohe Anforderungen
• Objektive und nachvollziehbare Bewertung?
Hohe Fachkunde beim Auftraggeber
Präsentationen
• Zu offene Vorgaben
Wertende Teststellungen/Bedienertests
• Testgruppen mit subjektiver Bewertung
• Keine einheitlichen Vorgaben, schwammige Formulierungen
„Haptisches Erleben“, „Sich Wiederfinden“
Sonderpunkte bei „besonders benutzerfreundlicher Umsetzung“
Die Wirklichkeit: „weiche“ Faktoren – wirksame Überprüfung?
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
„Erweiterungsfähigkeit der zur Verfügung stehenden SW-Komponenten
• 40 Punkte : Das Konzept ist schlüssig. Der Anbieter kann überzeugend
darlegen, dass seine Produkte vollständig erweiterbar sind.
• 20 Punkte - Das Konzept ist schlüssig. Der Anbieter kann darlegen, dass
wesentliche Teile seiner Produkte erweiterbar sind.
• 10 Punkte - Das Konzept ist schlüssig. Der Anbieter kann darlegen, dass
einige Teile seiner Produkte erweiterbar sind.“
Zukünftige Weiterentwicklung des eigenen Produktes in Bezug auf das
Projekt
• 80 Punkte: Vollumfänglich überzeugendes Zeugnis der Innovationsfähigkeit
• 40 Punkte: Die Angaben sind nachvollziehbar“
Die Wirklichkeit: Beispiel Konzepte
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
„Die Geräte werden von mindestens fünf Personen unabhängig voneinander
hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit überprüft.
Folgende Kriterien werden bewertet:
• Allgemeiner Eindruck (Verarbeitung, Oberflächen, Scharniere,
Wärmeentstehung)
• Bedienung (Standardfunktionen, Sondertasten, Anordnung von Tasten,
Schaltern und Anzeigen, Touchpad)
• Display (Helligkeit, Helligkeitsverteilung, Schärfe, Kontraste, Darstellung)
• Portreplikator (Handling beim Ein- und Ausdocken, Kennzeichnung,
Anordnung der Schnittstellen, Tasten und Schalter).“
Die Wirklichkeit: Beispiel Bedienertest
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
100% Preis, IT-Hardware
Wunsch: Günstige Beschaffung, viele Bieter, Wettbewerb
• Offenes Verfahren
• Technologisch vollkommen offene Ausschreibung
• Keine besonderen Ansprüche an Serviceleistungen
Wirklichkeit: Viele Angebote, reiner Preiswettbewerb
Wunsch = Wirklichkeit? 100% Preis
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
50%Preis / 50% Leistung, IT-Hardware und Dienstleistungen
Wunsch: Hohe Qualität, angemessener Preis
• Verhandlungsverfahren mit TN-Wettbewerb
• 50% Leistung = 50% Konzepte
• Klare, ausführliche Anforderungen bei Konzepten
zu Technologie und Dienstleistungen
• Transparente Qualitätsbewertung durch abgestufte Leistungspunkte
Wirklichkeit: Kleiner Bewerberkreis; zielgerichtete, fachlich
ausgereifte Angebote
Wunsch = Wirklichkeit? 50% Konzept
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
EuGH, Urteil vom 14.07.2016 - Rs. C-6/15 (TNS Dimarso)
• Keine Pflicht zur Angabe von konkreter Bewertung der Angebote nebst
Wertungsmatrix
• Freiraum, Anpassung an die „Umstände im Einzelfall“
• Grundsätzlich Festlegung der Bewertungsmethode vor Angebotsöffnung
BGH, Beschluss vom 04.04.2017- X ZB 3/17
(Schulnotenrechtsprechung)
• Unterlegung der erzielbaren Noten mit konkretisierenden Informationen nicht nötig
- direkte oder mittelbare Vorgabe von Lösungskomponenten
• Ggf. bei komplexem Auftragsgegenstand mit besonders vielschichtigen
Wertungskriterien Konkretisierung zur Vermeidung einer intransparenten Wertung
Die Rechtsprechung I
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Aktuelle Tendenzen
VK Bund, Beschluss vom 26.06.2018 - VK 2-46/18
• „Durchschnittsmethode“ (Medianmethode) geeignete Methode zur Bewertung
des Preises, gewisser "Flipping-Effekt" ist hinzunehmen
EuGH, Urteil vom 20.09.2018, Rs. C-546/16
• Auch bei offenem Verfahren Mindestpunktzahl als Ausschlusskriterium als
Zwischenstufe vor weiterer wirtschaftlicher Bewertung bei technischen
Bedingungen gerechtfertigt, unabhängig davon, wie viele Bieter noch übrig sind
Die Rechtsprechung II
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Der Wunsch wird Wirklichkeit – wie?
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin25
Vergabestelle Bieterseite
Ausreichende Anzahl von
Angeboten
Wettbewerb zu
realisierbaren
Bedingungen
Niedriger PreisMind. Kostendeckung,
Marge und Gewinn
„Treffsichere“ Leistungsbeschreibung
Neuester Standard Faire, umsetzbare
Technologieklausel
Größtmögliche Sicherheit
Umsetzbarer Ansatz,
Abstimmung mit
Fachabteilung
Mögliche Lösungsansätze Vergabeverfahren
Tatsächlichen Bedarf klären
Klare Zieldefinition
(Inhalt)
Klare und genaue
Vorfeldanalyse/
Markterkundung
Frühe Einbeziehung der
„Endnutzer“/Anwender
Klare Parameter:
Verfahren/Leistung/Preis
„Angemessene“
Vergabeunterlagen
Nachvollziehbare
aussagekräftige Wertung
Möglichst einfache
Wertungsmatrizen…
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Analyse der Zielrichtung und Zielgruppe
Definition der Mindestanforderungen – Preis ausreichend (Risikoanalyse)?
„Zielführende“ Gewichtung
Verstehen/Analysieren der Stärken und Schwächen der Wertungsmatrix
Kenntnis der „Qualitäts- und Preistreiber“
• Service-Level, Wartung
• Langlebigkeit des Produkts (Lebenszykluskosten)
• Umweltfaktoren, Gütesiegel
• Logistik, Installationsdienstleistungen
• „Premium-Leistungsbeschreibung“
• Auswahl des Vertragstyps (EVB-IT System?) …
Wahl des Verfahrens
• Freiraum, Anpassung an die „Umstände im Einzelfall“ erforderlich
Beeinflussung der Wertungskriterien durch
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Möglicher Lösungsansatz bei UfAB
Quelle: www.cio.bund.de
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5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Mögliche Lösungsansätze Vertragsphase
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Vergabestelle Bieterseite
Konstante
Prozessabläufe Sinnvolle Flexibilität
Feste Ansprechpartner Realisierbarer Ansatz
Reibungsloser Ablauf / Klar definierte Mitwirkung
Keine Preissteigerungen Preisanpassungen nach
unten und oben
Keine wesentlichen Änderungen
Interne Evaluation:
Überprüfung der
Wirtschaftlichkeit im
Vertragsstadium
Externe Evaluation:
Marktbeobachtung während
der Vertragslaufzeit
Sinnvolle
Vertragsgestaltung
(„Partnerschaft“)
…
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Wie kommt man zum wirtschaftlichsten Bieter? Ihre Meinung!
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Vorfeldanalyse vs. (politische) Zeitvorgabe
Fachkundiger Bieter vs. unzulässige Beeinflussung
„Rollierendes“ System vs. Beschaffungs-Know-how/fachlicher Hintergrund
Faire Bedingungen Abstimmung der Abteilungen (Einkauf/Fachabteilung)
„Richtige“ WertungsmatrixKlare Leistungsbeschreibung oder funktionale Zielsetzung?
Sinnvolle Flexibilität vs. unzulässige Vertragsänderung
5. Deutscher Vergabetag 2018
25. - 26. Oktober - Berlin
Vielen Dank!
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Monika Prell
SammlerUsinger Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
monika.prell@sammlerusinger.com
+49 30 263 95 09 - 197
www.sammlerusinger.com
Bärbel Freiberger
Computacenter AG & Co. oHG
Baerbel.Freiberger@computacenter.com
+49 30 707 85 - 136
www.computacenter.com
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