Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter Corrensstraße 25 |48149 Münster...

Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter

Corrensstraße 25 |48149 Münster

0251 – 83 64850 | Fax: 64853 | klotz-berendes@fh-muenster.de / https://www.fh-muenster.de/bibliothek

BibControl- ein Tool für die Steuerung von Bibliotheken –

ein Werkstattbericht nach zwei Wochen

Fachhochschule Münster

University of Applied Sciences

Tagesordnungspunkte

2

Motivation

Ausgangssituation – Datenseiten

Ausgangssituation – Reports

Geschäftsprozesse – Strategie

Fazit nach zwei Wochen

BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

3

ÜberblickStandorte in der Region - Fakten

Die Fachhochschule im Überblick

Standorte der FH Münster Studienorte An-Institute

Steinfurt

Greven

Münster

Ahlen / Beckum / Oelde

Coesfeld

Personal

Professorinnen und Professoren 257

Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen 328

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 402

Stand 02/2013

Fakten

Studierende 11.854

Fachbereiche 12

Interdisziplinäre Einrichtungen 2

Forschungsinstitute 5

Studiengänge 77

Stand 02/2013

4 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Motivation

Präsidium der Fachhochschule MünsterErst durch das dynamische Gestalten und Entwickeln von Qualität statt eines planlosen Bündels einzelner Qualitätssicherungsmaßnahmen entsteht ein ganzheitliches Qualitätsmanagementkonzept. Ein möglicher Weg – aber sicherlich nicht der einzige – zur Realisierung ist eine prozessorientierte Umsetzung. Zwingend dagegen ist eine Anbindung des Qualitätsmanagements an das hochschulweite Managementsystem, aus dem sich Qualitätspolitik und Qualitätsziele ableiten. von Lojewski: Qualitätsmanagement mit Schwerpunkt Prozessqualität. Das Beispiel der Fachhochschule Münster. In: Beiträge zur Hochschulforschung, H.1, 30. Jg., 2008

5 | Die Fachhochschule im Überblick

StrategiePerspektiven und Struktur der Academic Scorecard

Bildung

Ressourcen

Forschung

ZIELE & STRATEGIE

Personal

Finanzen

Infrastruktur

Management

Hochschulweite Academic Scorecard (ASC)

Strategisches Ziel Konkretes Ziel Kennzahl Ausmaß Maßnahmen

6 | Die Fachhochschule im Überblick

ArbeitsfelderStrategie

We

ttb

ew

erb

spo

siti

on

na

chh

alt

ig

sich

ern

Lehr- und Forschungsprofil weiter entwickeln

Transfer stärken

Management professionalisieren

Studienberatung

Weiterbildung

Wissenschaftlicher Nachwuchs

Forschungsbedingungen

Austauschprozesse

Strategische Partnerschaften

Qualitätsmanagement

Kaufmännische Buchhaltung

Berichtswesen

7 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Motivation

Anforderung schnell und individuell statistische Kennzahlen für die verschiedensten Aspekte zur Verfügung zu haben, um auf Anfragen reagieren zu können.

Proaktive Analyse von Daten für die Weiterentwicklung der Bibliothek auch über mehrere Jahre.

Bisher Pflege von Jahresstatistiken in PDF-Dateien; die nicht weiter in Excel nutzbar waren.

Eine zentrale Stelle für Datenanalysen auch über die Grenzen des Bibliothekssystems (Ausleihe; Erwerbung) hinaus.

E-Ressourcen; Personenzähler, etc.

8 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausgangssituation Daten

Eigene statistische Daten – Sisis und MySQL-DB

Datensammlung hbz – ein zentraler Sammelpunkt

Auf etlichen Webportalen

Per Email

Insgesamt unbefriedigende

Situation

9 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausgangssituation Reports

Statistische Informationen an FB – Jahresbericht

Managementreport Präsidium

10 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

1_20

11

2_20

11

3_20

11

4_20

11

5_20

11

6_20

11

7_20

11

8_20

11

9_20

11

10_2

011

11_2

011

12_2

011

ITB_2

011

IBL_

2011

- €

20,000.00 €

40,000.00 €

60,000.00 €

80,000.00 €

100,000.00 €

120,000.00 €

140,000.00 €

Literaturausgaben 2011 - 20122012: Gesamtausgaben: 637365 €2011: Gesamtausgaben: 664.357 €

Sondermittel(2011-FH Ausbau; 2012 -Pflege dual)

FH Ausbau

QV/Studienbeiträge (inkl. Mittel aus FB)

Zuschusshaushalt

Fachbereiche und wissenwschaftliche Einrichtungen

Ausgangssituation Reports

11 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausgangssituation Reports

Statistische Informationen an FB – Jahresbericht

Managementreport Präsidium

Unspezifische Ad-hoc Anforderungen aus den Fachbereichen (Akkreditierungen und Reakkreditierung)

Wenig planbar und an einer Person gebunden.

12 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Interne Lösungsansätze

13 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Geschäftsprozesse - Strategie

Lieferzeiten

Umsatz – Wie viel Finanzbedarf hat die HB pro Quartal?

Auslastung der Bibliothek – Ausleihen - Arbeitsplätze

IDM - Connector welchen Ressourcenbedarf wofür?

14 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fazit nach zwei Wochen

sehr mächtiges Werkzeug

sehr interessante Analysen möglich – Umarbeiten in der Systematik

sehr komplex – erfordert Detailwissen in den SunRise Parametern

hervorragend geeignet Zuordnungsfehler zu finden

Geringe Fehlerquoten – gute Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in der HB

sehr zügige Umsetzung durch Herrn Hoverath

Analyse der Geschäftsprozesse – Analyse der Datenerfassung

Bisher Geschäftsprozesse nach anderen Kriterien entwickelt und dokumentiert

15 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Übersicht -1

16 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Übersicht -2

17 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Übersicht -3

18 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Datenanalyse

19 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fehlerbereinigung

20 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fehlerbereinigung

21 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fehlerbereinigung

22 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen

23 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen

24 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenmeldung - SunRise

25 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten

26 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten

27 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten

28 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

LieferantenzeitenLieferant 1 – ca. 1500 Bestellungen

29 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

LieferantenzeitenLieferant 2 ca. 1000 Bestellungen

30 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausleihen

31 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

AusleihenPro Bereichsbibliothek

32 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausleihen pro BereichsbibliothekPro Fachbereich

33 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

LiteraturausgabenNach Medientyp mit Ausleihen

34 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Für Rückfragen:

klotz-berendes@fh-muenster.de