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Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8
Einführung als „big bang“ bei drei Versicherungen
Ihr Systemhaus für Versicherungen
Zu meiner Person…
� Heico de Rueda
� Abteilungsleiter der SV-Informatik demIT-Dienstleister der SparkassenVersicherung
� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 2
� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung� ca. 220 Mitarbeiter an 3 Standorten
� Wir betreuen auch: SV-Sachsen und HFK
� Ich bin seit 1997 im Archivumfeld und ECM „im Einsatz“
Archivmigrationen. Ich war dabei…
� zwei FileNet IS � ein FileNet IS (OSAR)
� FileNet IS (OSAR) � FileNet IS (MSAR)
� SER � FileNet IS
� FileNet IS � FileNet IS
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 3
� FileNet IS � FileNet IS
� FileNet IS � IBM P8bei drei Versicherungen parallel
Hände hoch!
Wer hat schon eine Migration durchgeführt?
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 4
Migration? Muss das denn sein?
� FileNet IS ist seit 1996 bei der SparkassenVersicherung in Produktion� Stabil, schnell, hohe KundenzufriedenheitErgo: Es gab keine fachlichen oder technischen Gründe für einen Umstieg
� Durch die Anforderung der SV zur Anbindung des Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 5
Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv verdoppelten sich die Nutzer und damit die Lizenzgebühren
� Der Zugriff für den Außendienst ermöglicht neue prozessuale Optimierungsansätze mit einer deutlichen Verbesserung und Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst
Warum P8?
� Der Umstieg auf „nicht IBM Archive“ wurden geprüft.� z.B. Oracle UCM. Warum? Weil unsere AWL auf Oracle basiert.Aber: ungünstiger Migrationspfad, Kosten
� Zum Glück gibt es P8!
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 6
� IBM hat ein attraktives Lizenzmodell angeboten
� So entstand ein Business Case der einen Umstieg „rechnete“
� Aber. Wir nutzen nur den P8-Content Manager und Content-Connector SAP
Planung
� Projektleitung lag in der der Verantwortung der SV-Informatik
� Cenit wurde beauftragt die Migration technisch - in enger Zusammenarbeit mit unserem IT-Betreiber GaVI – umzusetzen
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 7
� Cenit. Das war eine gute Entscheidung!
�kompetent, zuverlässig, mit der notwendigenExpertise und Erfahrung in IS und P8
Protagonisten
�GaVI (IT-Betreiber)
�Cenit (u.A. Spezialist für Migrationen)
�SV-Informatik (PL, Anwendungsintegration)
�Revision
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 8
�Revision
�DVK und Fachbereiche der Versicherungen
�Levigo (Jadice Viewer)
Warum drei Archive migrieren?
� Die SV-Informatik versorgt drei Versicherungen mit IT-Dienstleistungen
� Alle drei nutzten bis dato FileNet IS
� „Über“ dem Archiv liegt eine von der SV-Informatik entwickelte Postkorb-Applikation
� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 9
� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation erfolgen nach dem Prinzip des „single source“
� Darum die Entscheidung alle drei Versicherungsunternehmen „gleichzeitig“ mit P8 in Produktion zu nehmen
Zeitleiste
Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2
201220112010Q1
Konzeption und Planung
Aufbau Testumgebung
Aufbau Q-Umgebung
2009
Strategische Überlegungen
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 10
Umstellung Postkorbschnittstellen auf P8
Vorbereitung Migration
Abnahmetests und Abnahme
Implementierung Jadice-Viewer-Schnittstelle
Dokumentenmigration
Produktionsbeginn P8 / Abschaltung Filenet IS
Aufbau Produktionsumgebung
Aufbau Q-Umgebung
� Riesige Datenmengen in einem definierten Zeitkorridor von IS nach P8 transportieren
� Knowhow Aufbau P8� Annotationen müssen im Zielarchiv unverändert
angezeigt werden� Performance. Werden die Dokumente ausreichend
schnell zur Anzeige gebracht?
Was waren die Herausforderungen?
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 11
� Performance. Werden die Dokumente ausreichendschnell zur Anzeige gebracht?
� Stabilität. Läuft das neue Archiv robust?� Der Benutzer soll keine Veränderungen feststellen
(außer Verbesserungen…)� Integration eines neuen Viewers� und, und, und…
Unsere Herausforderung. „Export“
� Bereitstellung eines stabilen, konsistenten Verfahrens für den Transport von Dokumenten und Annotationen von der Quelle zum Ziel
� Die Verwendung des „eMigrator“ für den Export erwies sich als Sackgasse� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 12
� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX
Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2
201220112010Q1
Vorbereitung Migration
Konzeption und Planung
Aufbau Testumgebung
Aufbau Produktionsumgebung
Aufbau Q-Umgebung
2009
Strategische Überlegungen
Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2
201220112010Q1
Vorbereitung Migration
Konzeption und Planung
Aufbau Testumgebung
Aufbau Produktionsumgebung
Aufbau Q-Umgebung
2009
Strategische Überlegungen
Ärger, Forschung,Umbau der Verfahren
Unsere Herausforderung. „Export“
� Schwenk und Umbau von „eMigrator“ auf „IS-Exporter“für den Export der Dokumente aus IS
� Zentrale Verwaltung der Migration über die „Auftragstabelle“ � durchgängige Protokollierungalle Prozessschritte � Nachvollziehbarkeit
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 13
� Aber weiterhin: Import der Dokumente nach P8 unter Verwendung des „eMigrator“
� Durchsatz:IS-Exporter (raus aus IS): ca. 12 - 15.000 Doks / heMigrator (rein in P8) : ca. 20 - 25.000 Doks / h
Unsere Herausforderung. Annotationen
� Annotationen haben eine zentrale Bedeutung� Annotationen dienen als Nachweis� Zum Teil „phantasievolle“ Anwendung von Annotationen
� Position, Größe, Menge, Typen, Schrifttypen, kunden-spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 14
spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden� Beispiel 200 Annotationen auf einem Dokument
� Neuer Dokumenten-Viewer „Jadice“ unter P8
Unsere Herausforderung. Viewer
� IBM bieten keinen leistungsfähigen Dokumentenviewer für P8
� Entscheidung für den Einsatz von „Jadice“ von Levigo
� Notwendig: Umbau der Schnittstellen unserer Postkorb-Applikationen auf „Jadice“ und P8. Aufwand hoch
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 15
� Sehr gute Unterstützung durch Levigo
Ablauf und Komponenten…
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 16
15.000 Doks/h25.000 Doks/h
2 bis 4 WindowsServer
Zahlen und Fakten.
Dokumente im FileNet IS Migration von SAP-DatenDaten + Dokumente (SAPMIG)
Themen
Seiten im FileNet IS
davon COLD-Dokumente
120 Mio
SV
334 Mio
26 Mio
24 Mio
SVS
44,5 Mio
-
5,7 Mio
HFK
18,1 Mio
-
Dauer �2.4. bis 17.8.2011= 137 Tage
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 17
Annotationen 27,9 Mio 2,6 Mio 0,7 Mio
Plattenplatzbelegung vor Migra 2 x 15 TB 2 x 2 TB 2 x 1 TB
Plattenplatzbedarf nach Migra 1 x 15 TB 1 x 2 TB 1 x 1 TB
jährl. Zuwachs 2,3 TB 400 GB 150 GB
Schnittstellen
Postkorb-Viewer
Themen
Docentry/Filenet-Capture(Scanner, OCR, Massen-e-mail)
Postkorb-AD-Web-Service
ja
SV
ja
ja
ja
SVS
ja
ja(neu mit P8)
ja
HFK
ja
nein
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 18
(Scanner, OCR, Massen-e-mail) ja ja ja
Cold-Import nein nein nein
BatchIT-Import/PK-Import (Papyrus-Dokumente) ja ja ja
AC-SAP (Eingangsrechnungen, Reorg-Daten) ja
ja(neu mit P8)
nein
Fileindex/IDM-Desktop (DVD-/File-Import, e-mail) ja ja ja
Test. Last und Performance
� Die Betriebstauglichkeit des neu aufgebauten FileNet P8-Systems wurde durch Last- und Performancetests geprüft und dokumentiert
� Die Tests erfolgten direkt gegen FileNet P8 mit realitätsnahen Daten
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 19
� Ziel des Lasttest:
� Überprüfung des System- und Antwortzeitverhaltens unter realitätsnaher Serverbelastung.
� Tool �
Test. Last und Performance
Testsequenzen:
� Test 1: Abarbeitung einer Referenzdokumentenliste mit 516 Dokumenten. Vergleich des Standortdurchsatzes
� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 20
� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu Spitzenzeiten bis zu 5-facher durchschnittlicher Produktionslast
� Test 3: (Stresstest): mit maximaler Anzahl an möglichen parallelen Zugriffen (hochdrehen der Zugriffszahlen bis zum Stillstand der Server)
Test. PCs pro Standort
11
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 21
1
3
3
5
RZ in Stuttgart
Rahmenbedingungen. Big Bang
� Die Datenmigration erfolgt komplett vor dem Umschalten der Systeme auf P8. Inklusive der letzten Delta-Migration…
� Vor dem eigentlichen Umschalten der Systeme kann das komplette System durchgetestet werden und von den Fachbereichen und der Revision geprüft werden
� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 22
� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf P8 umgestellt
� Im Postkorb werden die DocIDs von IS und P8 gehalten. Der Wechsel von IS auf P8 kann per Konfigurationsparameter im Postkorb umgestellt werden
� Die umgestellten Anwendungsschnittstellen werden technisch vor Umstellung bereitgestellt. Die Aktivierung erfolgt zeitgleich mit der Umschaltung auf P8
Rahmenbedingungen. Big Bang
� Stichtagsumstellung � Umstellung aller Eingangs- und Ausgangsschnittstellen
gleichzeitig auf Filenet P8� Im Postkorb wird per Konfiguration das Zielarchiv (mit
Viewer) definiert� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 23
� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice
� Vorteile� Keine kontinuierliche Deltamigration IS nach P8� Keine organisatorischen und prozessualen
Einschränkungen
� Nachteile� Keine stufenweise Einführung möglich
Zeitplan der Produktivnahme
JanDezNov
Jan 2012Nov – Dez 2011
Aktivitäten und Meilensteine
Deltamigrationen25.-30.11.11, 2. - 3.1.12, 12.1.12
Produktionsbeginn P8 13.1.12
SV-Sachsen
HFK
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 24
Produktionsbeginn P8
Deltamigrationen25.–30.11.11, 20.-22.12., 19.–20.1.12, 26.1.12
Deltamigrationen 2. – 3.1.12, 19.1.12
Produktionsbeginn P8
Hauptmigration 15.11. -30.11.11
27.1.12
20.1.12
HFK
SV
Rahmenbedingungen. Fallback
� Für die Umstellung von IS nach P8 wurde ein Fallback auf IS entwickelt, verbunden mit einer Rückmigration der in P8 neu hinzugekommenen oder geänderten Dokumente und Annotationen.
� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 25
� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig gewesen…Zum Glück wurde dieses mehrfach verprobte Szenariokeine Wirklichkeit!
Was bleibt…
� Nach der Migration ist vor der Migration� Nächste ist schon in Planung
Von P8 nach IBM CM (bei HFK)
� „Rück“Migrationsverfahren P8 nach IS
� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 26
� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von Dokumenten am Bildschirm IS<=>P8.Extrem hilfreich für Revision, Abnahme, Fehlersuche
� Selbstentwickelte, unabhängige Schnittstelle zwischen Jadice und P8
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