Geprüfte Fachkaufleute Einkauf und Logistik. Logistikgrundlagen Logistikcontrolling Was bedeutet...

Geprüfte Fachkaufleute Einkauf und Logistik. Logistikgrundlagen

Logistikcontrolling

Was bedeutet „Controlling“ überhaupt?

Controlling (von englisch: to control für „steuern“, „regeln“; englische Bezeichnung der Tätigkeit üblicherweise: „Management accounting“ oder „Managerial accounting“) ist ein umfassendes Steuerung- und Koordinationskonzept zur Unterstützung der Geschäftsführung und der führungsverantwortlichen Stellen bei der zielgerichteten Beeinflussung bestehender betrieblicher Prozesse.

11.04.23

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Logistikcontrolling

Langfristiges Ziel ist dabei die Sicherung und Mehrung des Vermögens der Unternehmung bzw. der Erfüllung des Organisationszwecks im nicht-wirtschaftlichen Bereich. Controller gestalten und begleiten

• den Management-Prozess der Zielfindung,• die Planung und Steuerung der Unternehmensprozesse und

tragen damit• Mitverantwortung für die Zielerreichung

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Aufgabe des Controllings ist es, im Auftrag des Managements über die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu wachen, jedoch nicht, diese zu garantieren.

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Logistikcontrolling

Controlling befasst sich mit der Konzeption und dem Betrieb • von qualitativen und quantitativen Steuerungsinstrumenten, • der Ausrichtung der Steuergrößen auf die strategischen

Zielgrößen, • mit der Koordination der Informationsflüsse, • mit der Moderation der Analyse und Interpretation der

Messergebnisse • und der Unterstützung der Entscheidungsprozesse des

Managements.

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Logistikcontrolling

Die Aufgabe des Logistikcontrolling ist es, • die komplexen und hohen Leistungsanforderungen

• der Logistik, ihrer Systeme und Teilbereiche zu

• planen, steuern und zu koordinieren.

Dazu erhebt das Logistikcontrolling unterschiedliche Daten und generiert daraus Informationen.

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Diese Informationen werden eingesetzt, um durch Koordination des Logistikmanagements alle Logistikziele optimal zu erreichen.

Jedes Unternehmen benötigt hierfür ein individuelles und auf seine speziellen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnittenes Logistikcontrolling.

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Die Herausforderung des Logistikcontrollings besteht darin, Logistikprozesse auf

• Strategischer • und operativer Ebene nachhaltig zu verbessern und zu optimieren sowie die

erbrachten Leistungen zu quantifizieren.

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Strategisches Controlling:

• wettbewerbsfähigen Logistikstrategie• mindestens ein wirkungsvolles Führungsinstrument• der Anpassung der Logistikorganisation• die Personalorganisation

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Wettbewerbsfähige Logistikstrategie

Was ist das z. B. in Eurem Betrieb?

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Logistikcontrolling Balanced Score Card

Die BSC geht auf Arbeiten von Robert S. Kaplan und David P. Norton Anfang der 1990er Jahre an der Havard Universität zurück.

Das Grundkonzept basiert auf der Idee eines logischen bzw. physischen Objektes/Systems,

• welches Informationen bzw. Materie aus seiner Umwelt aufnimmt (Input),

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Logistikcontrolling Balanced Score Card

• verarbeitet (Prozess),

• in veränderter Form an seine Umwelt abgibt (Output)

• und darauf eine materielle/immaterielle Antwort (Return/Outcome/Impact/Result) in Form einer Wirkung bzw. eines Effektes erhält.

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LogistikcontrollingTypische Perspektiven der BSC

Nachfolgend sind die Perspektiven nach Robert S. Kaplan und David P. Norton aufgeführt und mit jeweils zwei beispielhaften Kennzahlen illustriert:

Finanzperspektive: Kennzahlen zum Erreichen der finanziellen Ziele. Umsatz pro Vertriebsbeauftragten: Unterstützt das Wachstum des Unternehmens, nicht

notwendigerweise die Profitabilität.

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LogistikcontrollingTypische Perspektiven der BSC

Kosten pro Stück: Unterstützt das Kostenbewusstsein, hohe Volumina – steht aber

der Qualität entgegen.

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Kundenperspektive: Kennzahlen zum Erreichen der Kundenziele.

Kundenzufriedenheit: Unterstützt kundenorientiertes Verhalten, nicht notwendigerweise kurzfristigen Gewinn, ist dabei aber schwierig zu messen.

Zeit zwischen Kundenanfrage und Antwort: Unterstützt zeitgerechtes Reagieren auf Kundenanfragen, wird oft in Verbindung mit Prioritäten verwendet.

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Interne bzw. Prozessperspektive: Kennzahlen zum Erreichen der internen Prozess- und Produktionsziele.

Prozessqualität: Unterstützt die ausgelieferte Qualität, nicht notwendigerweise einen effektiven und effizienten Produktionsprozess.

Prozessdurchlaufzeit: Unterstützt schnelle Durchlaufzeiten, geringe Kapitalbindung und wenig Zwischenlager. Kann mittels Process Performance Management detailliert und kontinuierlich ausgewertet werden.

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Mitarbeiter-, Potenzial- bzw. Lern- und Wachstumsperspektive: Kennzahlen zum Erreichen der (langfristigen) Überlebensziele der Organisation.

Umsatzverhältnis neuer Produkte zu alten Produkten: Unterstützt schnelle Neu- und Weiterentwicklung von Produkten.

Fluktuation von Leistungsträgern aus der Organisation heraus: Unterstützt die langfristige Beschäftigung von Leistungsträgern in der Organisation, fördert Leistungsdifferenzierung, kann Querdenker blockieren.

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LogistikcontrollingUmsetzung

• Loop 1: Umfeld- und Potentialanalyse mit dem Ergebnis einer Leitbildaussage (Vision/Mission)

• Loop 2: Ableitung qualitativer Ziele aus der Vision/Mission für die vier Perspektiven der BSC und Ermittlung der Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge, so dass eine Strategie definiert werden kann

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• Loop 3: Erarbeitung von Leistungskennzahlen für die Perspektiven der BSC (i.d.R. Finanzen-Kunde-Prozesse-Mitarbeiter), um die Zielerreichung messbar zu machen

• Loop 4: Ermittlung von Ist-Werten und Zeitreihen sowie Bestimmung von Ziel-/Planwerten für die Leistungskennzahl

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• Loop 5: Identifikation und Bewertung von Initiativen, Maßnahmen und Projekten, um die Zielwerte der Leistungskennzahlen zu erreichen

• Loop 6: Integration der Ergebnisse in das operative Geschäft durch Kommunikation bei den Mitarbeitern und Aufnahme in das Controlling (Planung & Reporting)

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Operatives Controlling:

• Herstellung der kontinuierlichen Kosten- und Leistungstransparenz der ganzen Lieferkette

• die Entwicklung zuverlässiger operativer Kennzahlen

• Berichtswesen zur Analyse der Ursachen.

• Installation von Regelkreisen für Transparenz und Steuerung der Prozesse

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Kennzahlen im Logistikcontrolling

Ausgewählte Kennzahlen sind:• Bestandswert [€] = Ø Menge x Einkaufswert• Durchlaufzeit [AT] = Warenausgang– Wareneingang• Reichweite [d] = Lagerbestand/ Abgangsmenge pro

Zeiteinheit• Lagerumschlagshäufigkeit[Stk/d] = 1/Reichweite =

Abgangsmenge pro Zeiteinheit/ Lagerbestand• [%] = Logistikkosten/ Umsatz

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• Wiederbeschaffungszeit[AT] = Dauer der Bestellung bis Wareneingang

• Termintreue [%] = Ist-Termin/ Soll-Termin• Lieferbereitschaftsgrad 1 [%] = Erfüllte Aufträge/

Gesamtaufträge• Lieferbereitschaftsgrad 2 [%] = Gelieferte Menge/

Gesamtbestellmenge• Lieferbereitschaftsgrad 3 [%] = Wert der ausgelieferten

Artikel/ Gesamtbestellwert

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• Fehllieferquote [%] = Zahl der nicht korrekten Lieferungen/Gesamtzahl der Lieferungen

• Anteil der Vorräte am Umsatz [€] = Vorräte/ Umsatz

• Anteil Logistikkosten am Umsatz [%] = Kosten/Umsatz

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Dimension Unternehmensprozesse

Diese Dimension beschreibt die drei großen Basisprozesse der Unternehmenslogistik.

• Beschaffung, • Produktion • und Distribution

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Dimension Unternehmensprozesse

ermöglichen einen Wertschöpfungsprozess im Unternehmen, der in eine Erfüllung der Kundenerwartung münden soll.

Um eine nachhaltige Wirkung zu erreichen, muss das Logistikcontrolling diese drei Basisprozesse über Kennzahlen abbilden.

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Dimension Organisation • Der Ablauf von Prozessen, • der Aufbau der Organisation • sowie die Bedeutung des Logistikcontrollings in der

Organisation

entscheiden über die Rahmenbedingungen des Logistikcontrollings in der Organisation.

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Dimension Organisation

Die organisatorische Verankerung des Logistikcontrollings in der Unternehmung erfolgt primär nach der Fähigkeit zur aktuellen Bereitstellung von prozessbezogenen Informationen und deren unmittelbaren Weiterleitung an die Führungsebene.

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Logistikcontrolling

• Das Logistikcontrolling muss in allen Hierarchien der Organisation vertreten sein,

• damit die Anforderungen für ein wirkungsvolles und effizientes Logistikcontrolling erfüllt werden.

• Dabei benötigt das Logistikcontrolling, wie jede andere Organisationseinheit, einen definierten Aufgabenraum sowie die nötige Umsetzungskompetenz.

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In diesem Sinne ist das Logistikcontrolling auch

für die Erreichung der Logistikziele verantwortlich,

die im Interesse des gesamtunternehmerischen Handels liegen müssen.

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Dimension Führungsprozesse Im Fokus des Führungsprozesses des Logistikcontrollings liegt• die Definition von Logistikzielen, • das Erfassen von Daten, • das Analysieren von Informationen, • das Einleiten von Verbesserungsmaßnahmen • und deren nachhaltige Sicherung.

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Dimension Führungsprozesse

• Dieser Controllingprozess beschreibt • einen in sich geschlossenen Regelkreis, • welcher eine nachhaltige • und zielgerichtete Optimierung der Logistik ermöglicht.

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Definition von Logistikzielen Die nötigen Logistikziele werden von der

Unternehmensstrategie abgeleitet. Die Fragestellung könnte demnach lauten: „Wie kann die Logistik das strategische Ziel unterstützen?“ Wichtig sind bei der Ermittlung des Ergebnisbeitrags der Logistik die Einschätzung der Stärken und Schwächen im eigenen Unternehmen sowie die Ermittlung der externen Chancen und Risiken am Markt. Mit Hilfe dieses Inputs können wirkungsvolle Logistikziele entwickelt werden. Bei der Zieldefinition sind ebenfalls die strategischen Schlüsselfaktoren bzw. Key Performance Indicators (KPI’s) zu identifizieren.

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Mittels der Kosten- und Leistungsrechnung für die Logistik können Kennzahlensysteme entwickelt werden, welche die Schwachstellen im Logistiksystem transparent machen sollen. Diese Kennzahlen bzw. Kennzahlensysteme werden als Messinstrumente eingesetzt. Der Auswahl der Kennzahlen ist dabei besondere Beachtung zu schenken

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Empfehlenswert ist ein firmenindividueller Kennzahlen-Mix • aus Struktur- und Rahmenkennzahlen (Aufgabenumfang und

Kapazitäten),

• Produktivitätskennzahlen (Produktivität von Personal und Arbeitsmittel),

• Wirtschaftlichkeitskennziffern (Logistikkosten von Leistungseinheiten),

• Qualitätskennzahlen (Zielerreichungsgrad).

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Des Weiteren sollte der Kennzahlen-Mix aus

• Früh- und Spätindikatoren,

• kurz- und langfristigen

• sowie aus monetären und nicht-monetären Kennzahlen bestehen.

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Erfassen von Daten

Der Kostenaufwand für die Datenerfassung muss immer im vernünftigen Verhältnis zum Nutzen der Kennzahl stehen.

Die empfehlenswerteste Variante besteht darin, auf bereits bestehende Daten aus den EDV-Systemen zurückzugreifen.

Die vorliegenden Ergebnisse der Messung sind in die geplanten Kennzahlen zu überführen.

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LogistikcontrollingAnalysieren der Informationen

Die erhobenen Daten werden in dieser Phase gesammelt, verdichtet und ausgewertet.

Die gewonnenen Kennzahlen sind mit den jeweiligen Referenzen zu vergleichen.

Abhängig von der Messgröße werden • ex-post Soll/Ist-Vergleiche, • Zeitvergleiche, • oder unternehmensinterne oder -externe Vergleiche, z. B.

mittels Benchmarking, durchgeführt.

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Darüber hinaus können für die Interpretation der Daten Analysemethoden

• wie „Brainstorming“

• oder „Die-5-Warums“ verwendet werden.

Ziel dieser Kreativtechniken ist es, Zusammenhänge, Korrelationen sowie deren Einflussstärken zu erkennen. Das Ergebnis dieser Phase sollte die Verifizierung von Hauptursachen darstellen.

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Zusammengefasst die Vorgehensweise bei der Fünf-Mal-Warum-Methode:

• Formulieren Sie das Problem schriftlich.

• Nun kommt das erste Warum – die Frage wiederum schriftlich: “Warum ist das Problem so wie es ist?”

• Schreiben Sie nun eine Antwort auf die erste Warum-Frage.

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• Auf diese Antwort kommt die zweite Warum-Frage: “Warum ist das so?”

• Auf diese Antwort kommt wiederum eine Warum-Frage. Das geschieht insgesamt fünf Mal.

Versuchen Sie es einfach:Welches ist zurzeit Ihr größtes Problem, bei dem Sie der

Ursache auf den Grund gehen wollen? Formulieren Sie es schriftlich und stellen Sie die fünf Warum-Fragen.

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LogistikcontrollingEinleiten von Verbesserungsmaßnahmen

Auf die Analysephase folgt die Phase der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Hierbei sind verantwortliche Personen zu benennen, um die Maßnahmen zielgerichtet zu planen und zu managen.

Bei der Durchführung dieser Maßnahmen sind die Prozesse kontinuierlich zu beobachten und die erbrachte Leistung fortlaufend zu messen.

So werden die Daten für die Generierung der Kennzahlen stetig und ununterbrochen erfasst.

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LogistikcontrollingNachhaltige Sicherung von Ergebnissen

Um die Nachhaltigkeit jeder Verbesserungsinitiative zu sichern, sollte jeder optimierte Prozess standardisiert werden.

Bei Abweichungen vom Standard wird mit entsprechenden Maßnahmen gegengesteuert.

Diese Phase ist besonders für das organisatorische Lernen wichtig, da die gesetzten Maßnahmen auf ihre Wirkung hin überprüft werden können.

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LogistikcontrollingNachhaltige Sicherung von Ergebnissen

Sollten gesetzte Verbesserungsmaßnahmen keine langfristige Wirkung zeigen, können weitere Maßnahmen ergriffen werden, um diese Lücke zu schließen.

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