IAV-Benutzerverwaltung in Lotus...

Konferenz: Vorsprung sichern mit smarter IT by DNUG

IAV-Benutzerverwaltung in Lotus NotesS5.1 - Collaboration Award/Best PracticesErfahrungen für andere Anwender

1. Renate MohrIAV GmbHrenate.mohr@iav.de

2. Walter KriegGedys Intraware GmbHwkrieg@gedys-intraware.de

Innovationen in Serie

Ein Tool für alle FälleSicherheit und Flexibilität unter einem Dach: IAV-Benutzerverwaltung in Lotus NotesRenate Mohr, IAV GmbH

Walter Krieg, Gedys Intraware GmbH

Berlin, 8. Juni 2010

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Die IAV auf einen BlickPartner der Automobilindustrie

• Weltweit engagierter Entwicklungspartner der Automobilindustrie

• Alle Fahrzeughersteller und -zulieferer zählen zu den Kunden

• Über 3.000 Mitarbeiter, Zugänge 2008: 700 Personen

• Über 20 Jahre Engineering-Erfahrung

• Entwicklungskompetenz für das ganze Fahrzeug

• Arbeitsschwerpunkte: – Antriebsstrangentwicklung– Elektronikentwicklung – Fahrzeugentwicklung

• Unsere Stärken: – Optimierte Prozesse– Höchste Flexibilität– Top-Qualität– 100%ige Zuverlässigkeit

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Warum eine Benutzerverwaltung? Die AusgangslageIAV-Benutzerverwaltung

Anforderungen • Wachsende Mitarbeiterzahlen im

In- und Ausland• Sicherheitsanforderungen der

Auftraggeber innerhalb der IAV müssen gewährleistet werden (Projekte)

• Prozess- und Informationssicherheit• Transparente Benutzerführung

(Eingaben, Freigaben)• Beteiligung der Mitarbeiter an der

Prozessgestaltung• Einführung der Applikation nach

Möglichkeit über ein Online- Hilfesystem

Fakten• Ca. 4.000 Mitarbeiter • 22 Standorte in 10 Ländern weltweit• Ca. 8.000 Projekte / durchschnittl. Laufzeit 6 Monate• Ca. 500 organisat. Veränderungen von Mitarbeitern pro Jahr• Ca. 2.400 Anträge / Monat• Über 50 zentrale Systeme

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ZieleIAV-Benutzerverwaltung

Ziele für• Das Unternehmen: Flexibilität, Sicherheit der Prozesse

unter Beachtung neuer gesetzlicher Vorgaben bei der Umsetzung (z.B. ISO 27001)

• Die Benutzer: Transparenz in Benutzerführung und Freigaben

• Die Administratoren: Flexibilität, transparente Abarbeitung

• Die Information:– Input nur durch die Prozessverantwortlichen– Output alle notwendigen Informationen

• Zur richtigen Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort

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Beteiligte Abteilungen• IT-Systemmanagement

• Projektmanagement

• Human Resources

• Facility Management

• RechtsabteilungEin gemeinsames Projekt mit GEDYS Intraware GmbH

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Die Lösung – AllgemeinesIAV-Benutzerverwaltung

• Alle Berechtigungen werden beantragt, genehmigt, erteilt und dokumentiert.

• Standardberechtigungen auf Ressourcen werden automatisch - ohne Antrag und Genehmigung - über organisatorische Parameter,

• Individuelle Berechtigungen auf Ressourcen über Antrag und Genehmigung vergeben.

• Sicherheit durch drei verschiedene Genehmigungsverfahren.

• Alle Genehmiger haben mindestens einen Vertreter – kein Workflow bleibt unbearbeitet.

• Die Einrichtung der Berechtigungen kann in unterschiedlichen WF-Schritten durch die Administratoren erfolgen.

• Jeder Schritt – Antrag, Genehmigung und Ausführung – ist workflowgesteuert und dokumentiert.

• Die IAV-Benutzerverwaltung ist eine der Grundlagen für Sicherheitszertifikate (ISO 9001, 27001).

• Ein zentrales Online-Hilfesystem (animierte Videos) für alle Mitarbeiter wurde eingerichtet.

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Die Lösung – IntegrationIAV-Benutzerverwaltung

• Sicherheit von Information und Prozess: Die Informationen werden nur durch die Prozessverantwortlichen eingegeben

• Informationspool: Die Anwendung ist die Zentrale aller Stammdaten von Firmen, Mitarbeitern und Berechtigungen der IAV GmbH und ihrer Tochterunternehmen

• Automatisierung der Datenströme: Schnittstellen in/aus Applikationen sind vorhanden bzw. vorgesehen

• Datenimport: Aus allen Systemen konnten für den Start die tatsächlichen Daten per Schnittstelle importiert werden

• Auswertung: Summarische Betrachtung der Berechtigungen mit unterschiedlichem Fokus, z. B.

– Was sind meine Berechtigungen – Ansicht „Meine IAV“– Welche Standards und zusätzliche Berechtigungen hat

eine Organisationseinheit– Welche Benutzer sind auf welcher Berechtigung– Offene Anträge auf einen Blick– Bearbeiter auf einen Blick

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Die Lösung – Unsere StärkenIAV-Benutzerverwaltung

1. Anwendung mit allen Berechtigungen, allen Genehmigungen, aller Mitarbeiter in allen Systemen

2. Plattform für die gesamte Berechtigungsstruktur des Unternehmens

3. Grundlage zur Automatisierung diverser unternehmensweiter, standardisierter Abläufe aller organisatorischen Change-Management-Prozesse im Unternehmen

4. Sicherheit des Kunden nachweisbar gewährleistet

5. Konfigurierbarkeit aller dargestellten Prozesse (Kleinstes Gemeinsames vs. Individualisierung) – also änderbar – und damit in jeder beliebigen Organisation (Unternehmen) einsetzbar

6. Unabhängigkeit der Anwendung von Lotus Notes Version

7. Nutzung der Kommunikationsmittel (Collaboration) von Lotus Notes d.h. der IAV

8. Einführungsstandards für neue Anwendungen Lernen durch kontext-sensitive Videotutorials(Ebenfalls menügesteuerter Abruf über ein Help Center möglich)

9. Importmöglichkeit der Daten direkt aus den Systemen

10. ERFAHRUNG: Die Abbildung aller Geschäftsprozesse in einem 0/1 Modus hat nicht nur die Programmierung der Datenbank sondern auch die internen Prozesse vorangebracht.

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IAV Group

Human Resources

Facility Management

IT-System Management Büro

Die Konfiguration des UnternehmensIAV-Benutzerverwaltung

Das Unternehmen erhält Parameter:• Organisatorische (durch Human Resources) und andere (z.B. durch Facility Management)• Die Systeme werden angemeldet und genehmigt:

Mit organisatorischen und fachlich Verantwortlichen, Serverstandorten, Administratoren u.v.m.

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Status

Fester MAStudentAzubi

Position

BLALTL

Standort

BerlinGifhornChemnitz

IAV Group

Human Resources

Facility Management

IT-System Management Büro

Die Konfiguration des UnternehmensIAV-Benutzerverwaltung

• Human Resources: erstellt Mitarbeiterstati, Positionen u.a.m.• Facility Management: erstellt Lokationen mit Telefonnummern, Gebäuden und Gebäudeteilen• System Management: erstellt unterschiedliche - Standard- und individuelle Berechtigungen auf

Ressourcen

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Der ProzessIAV-Benutzerverwaltung

• Eine neue Mitarbeiterin soll eingestellt werden!

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Nela Randhut-Leyer

Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung

• Bei Human Resources werden ihre Stammdaten erstellt:z.B. Name, Vorname

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATL

Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung

• Human Resources stellt die neue Mitarbeiterin außerdem als:– Feste Mitarbeiterin (Status) und

– Teamleiterin (Position) ein

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATL

Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung

• Die Lokation, in der die neue Mitarbeiterin arbeitet, wird festgelegt

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn

Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung

• Die neue Mitarbeiterin wird in der Lokation Gifhorn arbeiten

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn

Auswahl der StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung

• Über das System Management werden für die neue Mitarbeiterin passend zu den Parametern: Feste Mitarbeiterin, Teamleiterin in der Lokation Gifhorndie entsprechenden Standardberechtigungen ausgewählt

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn

Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung

• Die Standardberechtigungen beinhalten folgende Ressourcen • Feste Mitarbeiterin in der Lokation Gifhorn: Notes: Mailfile, Verteiler „Alle-IAV“, Verteiler „Alle-Gifhorn“

Novell: Teamordner, SAP: Zeiterfassung, Schließkarte: Türberechtigung Zeitzone Fester MA• Teamleiterin: Notes: Verteiler „Alle-Teamleiter“ und vieles andere mehr …

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn, R. 200

StandardausstattungIAV-Benutzerverwaltung

• Die neue Mitarbeiterin sitzt in Gifhorn, im Büro mit der Raumnummer 200

• Sie hat die entsprechenden Standardberechtigungen auf diverse Ressourcen automatisiert (ohne Antrag, ohne Genehmigung) erhalten

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn, R. 200

Individuelle BeantragungIAV-Benutzerverwaltung

• Außer ihren Standardberechtigungen möchte sie jetzt selbst Berechtigungen auf diverse Projektressourcen beantragen

Die neue Mitarbeiterin arbeitet in einem Projekt für MAUDI – Über einen Antrag startet sie den entsprechenden Workflow

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn

MAUDI

Individuelle AusstattungIAV-Benutzerverwaltung

• Sie hat die Berechtigung auf alle Projekressourcen vom System Management erhalten• Z.B. Notes: Projektverteiler, Projektteamroom, Novell: Projektordner, Schließkarte: Zugang zu

Prototypenraum, CAD: geforderte Catia-Version etc.

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn, R. 200

MAUDI

Individuelle BeantragungIAV-Benutzerverwaltung

• Außerdem arbeitet sie in einem zweiten Projekt für VMW• Auch dafür startet sie den Workflow über einen Antrag

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Nela Randhut-Leyer

Fester MATLGifhorn, R. 200

VMW

MAUDI

Individuelle AusstattungIAV-Benutzerverwaltung

• Sie erhält die Berechtigungen auf die Projektressourcen zusätzlich für ein zweites Projekt• Ihre Standardberechtigungen bleiben davon unberührt

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Nela Randhut-Leyer

Fester MA

Gifhorn, R. 200TL

Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung

• Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin• Human Resources startet den Workflow für die organisatorische Änderung

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Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung

Nela Randhut-Leyer

Fester MA

Gifhorn, R. 200TL AL

• Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin• Das Systemmanagement stellt die entsprechenden Berechtigungen auf die Standardressourcen bereit

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Nela Randhut-Leyer

Fester MAALGifhorn, R. 200

Automatisierte Korrektur der StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung

• Die neue Mitarbeiterin ist jetzt Abteilungsleiterin • Sie verliert automatisch alle Standardberechtigungen auf Ressourcen für Teamleiter z.B.

Notes: Verteiler „Alle-Teamleiter“• Sie erhält alle Standardberechtigungen auf Ressourcen für Abteilungsleiter z.B.

Notes: Verteiler „Alle-Abteilungsleiter“

Innovationen in Serie

Vielen DankRenate Mohr

IAV GmbH Ingenieurgesellschaft Auto und Verkehr

Carnotstraße 1, 10587 Berlin Tel. +49 30 39978-9680

renate.mohr@iav.de

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