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Konferenz: Vorsprung sichern mit smarter IT by DNUG
IAV-Benutzerverwaltung in Lotus NotesS5.1 - Collaboration Award/Best PracticesErfahrungen für andere Anwender
1. Renate MohrIAV [email protected]
2. Walter KriegGedys Intraware [email protected]
Innovationen in Serie
Ein Tool für alle FälleSicherheit und Flexibilität unter einem Dach: IAV-Benutzerverwaltung in Lotus NotesRenate Mohr, IAV GmbH
Walter Krieg, Gedys Intraware GmbH
Berlin, 8. Juni 2010
© IAV GmbH · 06/2010 · Vortrag_Benutzerverwaltung_100607_final.ppt 2
Die IAV auf einen BlickPartner der Automobilindustrie
• Weltweit engagierter Entwicklungspartner der Automobilindustrie
• Alle Fahrzeughersteller und -zulieferer zählen zu den Kunden
• Über 3.000 Mitarbeiter, Zugänge 2008: 700 Personen
• Über 20 Jahre Engineering-Erfahrung
• Entwicklungskompetenz für das ganze Fahrzeug
• Arbeitsschwerpunkte: – Antriebsstrangentwicklung– Elektronikentwicklung – Fahrzeugentwicklung
• Unsere Stärken: – Optimierte Prozesse– Höchste Flexibilität– Top-Qualität– 100%ige Zuverlässigkeit
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Warum eine Benutzerverwaltung? Die AusgangslageIAV-Benutzerverwaltung
Anforderungen • Wachsende Mitarbeiterzahlen im
In- und Ausland• Sicherheitsanforderungen der
Auftraggeber innerhalb der IAV müssen gewährleistet werden (Projekte)
• Prozess- und Informationssicherheit• Transparente Benutzerführung
(Eingaben, Freigaben)• Beteiligung der Mitarbeiter an der
Prozessgestaltung• Einführung der Applikation nach
Möglichkeit über ein Online- Hilfesystem
Fakten• Ca. 4.000 Mitarbeiter • 22 Standorte in 10 Ländern weltweit• Ca. 8.000 Projekte / durchschnittl. Laufzeit 6 Monate• Ca. 500 organisat. Veränderungen von Mitarbeitern pro Jahr• Ca. 2.400 Anträge / Monat• Über 50 zentrale Systeme
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ZieleIAV-Benutzerverwaltung
Ziele für• Das Unternehmen: Flexibilität, Sicherheit der Prozesse
unter Beachtung neuer gesetzlicher Vorgaben bei der Umsetzung (z.B. ISO 27001)
• Die Benutzer: Transparenz in Benutzerführung und Freigaben
• Die Administratoren: Flexibilität, transparente Abarbeitung
• Die Information:– Input nur durch die Prozessverantwortlichen– Output alle notwendigen Informationen
• Zur richtigen Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort
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Beteiligte Abteilungen• IT-Systemmanagement
• Projektmanagement
• Human Resources
• Facility Management
• RechtsabteilungEin gemeinsames Projekt mit GEDYS Intraware GmbH
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Die Lösung – AllgemeinesIAV-Benutzerverwaltung
• Alle Berechtigungen werden beantragt, genehmigt, erteilt und dokumentiert.
• Standardberechtigungen auf Ressourcen werden automatisch - ohne Antrag und Genehmigung - über organisatorische Parameter,
• Individuelle Berechtigungen auf Ressourcen über Antrag und Genehmigung vergeben.
• Sicherheit durch drei verschiedene Genehmigungsverfahren.
• Alle Genehmiger haben mindestens einen Vertreter – kein Workflow bleibt unbearbeitet.
• Die Einrichtung der Berechtigungen kann in unterschiedlichen WF-Schritten durch die Administratoren erfolgen.
• Jeder Schritt – Antrag, Genehmigung und Ausführung – ist workflowgesteuert und dokumentiert.
• Die IAV-Benutzerverwaltung ist eine der Grundlagen für Sicherheitszertifikate (ISO 9001, 27001).
• Ein zentrales Online-Hilfesystem (animierte Videos) für alle Mitarbeiter wurde eingerichtet.
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Die Lösung – IntegrationIAV-Benutzerverwaltung
• Sicherheit von Information und Prozess: Die Informationen werden nur durch die Prozessverantwortlichen eingegeben
• Informationspool: Die Anwendung ist die Zentrale aller Stammdaten von Firmen, Mitarbeitern und Berechtigungen der IAV GmbH und ihrer Tochterunternehmen
• Automatisierung der Datenströme: Schnittstellen in/aus Applikationen sind vorhanden bzw. vorgesehen
• Datenimport: Aus allen Systemen konnten für den Start die tatsächlichen Daten per Schnittstelle importiert werden
• Auswertung: Summarische Betrachtung der Berechtigungen mit unterschiedlichem Fokus, z. B.
– Was sind meine Berechtigungen – Ansicht „Meine IAV“– Welche Standards und zusätzliche Berechtigungen hat
eine Organisationseinheit– Welche Benutzer sind auf welcher Berechtigung– Offene Anträge auf einen Blick– Bearbeiter auf einen Blick
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Die Lösung – Unsere StärkenIAV-Benutzerverwaltung
1. Anwendung mit allen Berechtigungen, allen Genehmigungen, aller Mitarbeiter in allen Systemen
2. Plattform für die gesamte Berechtigungsstruktur des Unternehmens
3. Grundlage zur Automatisierung diverser unternehmensweiter, standardisierter Abläufe aller organisatorischen Change-Management-Prozesse im Unternehmen
4. Sicherheit des Kunden nachweisbar gewährleistet
5. Konfigurierbarkeit aller dargestellten Prozesse (Kleinstes Gemeinsames vs. Individualisierung) – also änderbar – und damit in jeder beliebigen Organisation (Unternehmen) einsetzbar
6. Unabhängigkeit der Anwendung von Lotus Notes Version
7. Nutzung der Kommunikationsmittel (Collaboration) von Lotus Notes d.h. der IAV
8. Einführungsstandards für neue Anwendungen Lernen durch kontext-sensitive Videotutorials(Ebenfalls menügesteuerter Abruf über ein Help Center möglich)
9. Importmöglichkeit der Daten direkt aus den Systemen
10. ERFAHRUNG: Die Abbildung aller Geschäftsprozesse in einem 0/1 Modus hat nicht nur die Programmierung der Datenbank sondern auch die internen Prozesse vorangebracht.
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IAV Group
Human Resources
Facility Management
IT-System Management Büro
Die Konfiguration des UnternehmensIAV-Benutzerverwaltung
Das Unternehmen erhält Parameter:• Organisatorische (durch Human Resources) und andere (z.B. durch Facility Management)• Die Systeme werden angemeldet und genehmigt:
Mit organisatorischen und fachlich Verantwortlichen, Serverstandorten, Administratoren u.v.m.
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Status
Fester MAStudentAzubi
Position
BLALTL
Standort
BerlinGifhornChemnitz
IAV Group
Human Resources
Facility Management
IT-System Management Büro
Die Konfiguration des UnternehmensIAV-Benutzerverwaltung
• Human Resources: erstellt Mitarbeiterstati, Positionen u.a.m.• Facility Management: erstellt Lokationen mit Telefonnummern, Gebäuden und Gebäudeteilen• System Management: erstellt unterschiedliche - Standard- und individuelle Berechtigungen auf
Ressourcen
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Der ProzessIAV-Benutzerverwaltung
• Eine neue Mitarbeiterin soll eingestellt werden!
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Nela Randhut-Leyer
Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung
• Bei Human Resources werden ihre Stammdaten erstellt:z.B. Name, Vorname
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATL
Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung
• Human Resources stellt die neue Mitarbeiterin außerdem als:– Feste Mitarbeiterin (Status) und
– Teamleiterin (Position) ein
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATL
Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung
• Die Lokation, in der die neue Mitarbeiterin arbeitet, wird festgelegt
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn
Die Einstellung – MitarbeiterstammdatenIAV-Benutzerverwaltung
• Die neue Mitarbeiterin wird in der Lokation Gifhorn arbeiten
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn
Auswahl der StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
• Über das System Management werden für die neue Mitarbeiterin passend zu den Parametern: Feste Mitarbeiterin, Teamleiterin in der Lokation Gifhorndie entsprechenden Standardberechtigungen ausgewählt
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn
Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
• Die Standardberechtigungen beinhalten folgende Ressourcen • Feste Mitarbeiterin in der Lokation Gifhorn: Notes: Mailfile, Verteiler „Alle-IAV“, Verteiler „Alle-Gifhorn“
Novell: Teamordner, SAP: Zeiterfassung, Schließkarte: Türberechtigung Zeitzone Fester MA• Teamleiterin: Notes: Verteiler „Alle-Teamleiter“ und vieles andere mehr …
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn, R. 200
StandardausstattungIAV-Benutzerverwaltung
• Die neue Mitarbeiterin sitzt in Gifhorn, im Büro mit der Raumnummer 200
• Sie hat die entsprechenden Standardberechtigungen auf diverse Ressourcen automatisiert (ohne Antrag, ohne Genehmigung) erhalten
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn, R. 200
Individuelle BeantragungIAV-Benutzerverwaltung
• Außer ihren Standardberechtigungen möchte sie jetzt selbst Berechtigungen auf diverse Projektressourcen beantragen
Die neue Mitarbeiterin arbeitet in einem Projekt für MAUDI – Über einen Antrag startet sie den entsprechenden Workflow
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn
MAUDI
Individuelle AusstattungIAV-Benutzerverwaltung
• Sie hat die Berechtigung auf alle Projekressourcen vom System Management erhalten• Z.B. Notes: Projektverteiler, Projektteamroom, Novell: Projektordner, Schließkarte: Zugang zu
Prototypenraum, CAD: geforderte Catia-Version etc.
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn, R. 200
MAUDI
Individuelle BeantragungIAV-Benutzerverwaltung
• Außerdem arbeitet sie in einem zweiten Projekt für VMW• Auch dafür startet sie den Workflow über einen Antrag
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Nela Randhut-Leyer
Fester MATLGifhorn, R. 200
VMW
MAUDI
Individuelle AusstattungIAV-Benutzerverwaltung
• Sie erhält die Berechtigungen auf die Projektressourcen zusätzlich für ein zweites Projekt• Ihre Standardberechtigungen bleiben davon unberührt
© IAV GmbH · 06/2010 · Vortrag_Benutzerverwaltung_100607_final.ppt 22
Nela Randhut-Leyer
Fester MA
Gifhorn, R. 200TL
Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
• Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin• Human Resources startet den Workflow für die organisatorische Änderung
© IAV GmbH · 06/2010 · Vortrag_Benutzerverwaltung_100607_final.ppt 23
Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
Nela Randhut-Leyer
Fester MA
Gifhorn, R. 200TL AL
• Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin• Das Systemmanagement stellt die entsprechenden Berechtigungen auf die Standardressourcen bereit
© IAV GmbH · 06/2010 · Vortrag_Benutzerverwaltung_100607_final.ppt 24
Nela Randhut-Leyer
Fester MAALGifhorn, R. 200
Automatisierte Korrektur der StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
• Die neue Mitarbeiterin ist jetzt Abteilungsleiterin • Sie verliert automatisch alle Standardberechtigungen auf Ressourcen für Teamleiter z.B.
Notes: Verteiler „Alle-Teamleiter“• Sie erhält alle Standardberechtigungen auf Ressourcen für Abteilungsleiter z.B.
Notes: Verteiler „Alle-Abteilungsleiter“
Innovationen in Serie
Vielen DankRenate Mohr
IAV GmbH Ingenieurgesellschaft Auto und Verkehr
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