Microsoft Outlook - leuphana.de · Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook 2007 Verteilerlisten...

Microsoft Outlook

1 Nutzung der Groupware mit Microsoft Outlook

1.1 Outlook - CommuniGate Pro Schnittstelle installieren 4

1.2 Outlook - Elemente freigeben 11

1.3 Outlook - Freigegebene Elemente öffnen 18

1.4 Outlook - Verteilerliste/E-Mail-Verteiler erstellen/benutzen/bearbeiten 23

Nutzung der Groupware mitMicrosoft Outlook

Microsoft Outlook - 3

Outlook - CommuniGate Pro Schnittstelle installieren

Diese Anleitung soll dabei helfen, die MAPI-Schnittstelle zu installieren, über die sich Pronto! mit Outlook synchronisiert.Die Installationsdatei kann unter http://www.communigate.com/pub/client/CGatePro-MAPI-Intel.zipheruntergeladen werden. Leider funktioniert dies derzeit nur mit Windows als Betriebssystem.Outlook für Mac OS X wird nicht unterstützt.

Installation der CommuniGate Pro Schnittstelle

1. Doppelklicken Sie nun die Datei "setup.exe“, und2. klicken Sie dann "Installieren“.

Start der Einrichtung der CommuniGate Pro Schnittstelle

3. Klicken Sie auf "Nein".

Microsoft Outlook - 4

E-Mail-Konto unter Outlook einrichten

1. Starten Sie Outlook, und2. wählen Sie in der Menüleiste unter "Extras" "E-Mail-Konten" aus.

Microsoft Outlook - 5

3. Wählen Sie "Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“.

Microsoft Outlook - 6

4. Klicken Sie auf „Zusätzliche Servertypen“, und 5. klicken Sie dann auf „Weiter“.

Microsoft Outlook - 7

6. Wählen Sie unter "Zusätzliche Servertypen" den Eintrag "CommuniGate Pro Server", und 7. klicken Sie auf "Weiter".

Microsoft Outlook - 8

Eigenschaften der Schnittstelle festlegen

1. Sie befinden sich unter dem Reiter "General".2. Tragen Sie hier den Servernamen "mailhost.leuphana.de" ein.3. Hier sollte die Portnummer 993 eingetragen werden.4. Setzen Sie das Häkchen bei "Use a secure SSL/TLS connection".5. Tragen Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein.6. Setzen Sie hier das entsprechend zugehörige Passwort in das Textfeld.7. Entfernen Sie das Häkchen bei "Use Secure Authentication".

Microsoft Outlook - 9

8. Wechseln Sie auf den Reiter "Advanced".9. Setzen Sie sowohl das Häkchen bei "Include all folders in Send/Receive operation" als auch bei"Always download entire message".10. Markieren Sie über den Optionsbutton "Local Microsoft Outlook Application Data folder".

Nach diesen Schritten muss Outlook nur noch einmal neu gestartet werden. Jeden Termin, den Sie aufIhrem E-Mail-Konto über das Webmail-Interface/Pronto erstellen, bekommen Sie nun auch in IhremKalender in Outlook angezeigt und umgekehrt.

Microsoft Outlook - 10

Outlook - Elemente freigeben

Dieses Tutorial ist für alle Elemente, Kalender, Kontaktlisten, Kontake, E-Mail-Postfächer, Notizen undAufgaben verfahrensgleich anwendbar.

Element auswählen

Zuerst müssen Sie das Element auswählen, welches Sie freigeben wollen. Sie können das Elementüber den dazugehörigen Bereich bzw. in der "Ordnerlisten"-Ansicht aus der Liste auswählen.

Microsoft Outlook - 11

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, welches Sie freigeben wollen.

2. Anschließend klicken Sie mit der linken Maustaste auf "Eigenschaften".

Microsoft Outlook - 12

Im Eigenschaftsfenster wählen Sie den Reiter "Zugriffsrechte" aus.

Microsoft Outlook - 13

1. Klicken Sie auf "Hinzufügen".

2. Hier geben Sie den Kontonamen des Benutzers ein, für den Sie das Element freigeben möchten.-accountname@leuphana.deoder-accountname@inkubator.leuphana.deoderetc.

3. Zum Bestätigen auf "OK" klicken.

Microsoft Outlook - 14

Rechte vergeben

Nachdem Sie einen Benutzer hinzugefügt haben, müssen Sie diesem Benutzer Rechte geben.

1. Wählen Sie den Benutzer mit einem Linksklick aus.

2. Hier geben Sie dem Benutzer verschiedene Rechte:

Ordner anzeigen: Ordner und Elemente anzeigenObjekte lesen: Inhalte der Elemente (E-Mails etc.) lesen

Microsoft Outlook - 15

Markierungen lesen ein/aus: Markierungen (gelesen, als Spam markiert etc.) von Elementen sehenMarkierungen ein/aus: Markierungen (gelesen, als Spam markiert etc.) von Elementen ändernObjekte erstellen: Elemente (E-Mails, Termine etc.) anlegenVersenden als E-Mail: Elemente (E-Mails, Termine etc.) als E-Mail verschickenUnterordner erstellen: Unterordner in der Ordnerstruktur erstellenObjekte löschen: Objekte (E-Mails, Termine, Kontaktlisten, Kontakte) löschenOrdner Administration: Rechte auf Elemente ändern

3. Um die oben vergebenen Rechte auf Unterordner zu vererben, wählen Sie diese Option aus.

4. Ihre Einstellungen speichern Sie mit "OK" oder "Übernehmen".

Eigenschaften ändern und löschen

1. Um die Eigenschaften einer Freigabe zu verändern, wählen Sie den Benutzer mit einem Linksklickaus.

Microsoft Outlook - 16

2. Mit "Löschen" entfernen Sie den Benutzer und seine Rechte auf Ihre Elemente.

3. Über "Eigenschaften" ändern Sie den Kontonamen des Benutzers.

4. Mit "OK" oder "Übernehmen" speichern Sie Ihre Änderungen.

Microsoft Outlook - 17

Outlook - Freigegebene Elemente öffnen

Hier erhalten Sie eine Anleitung, um ein freigegebenes Element in Outlook öffnen können. Hierzuzählen Kalender, Postfächer und Kontaktlisten.

Freigegebene Elemente öffnen

Um ein freigegebenes Element zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:1. Klicken Sie in der Outlookmenüleiste auf "Extras".2. Anschließend klicken Sie auf "Kontoeinstellungen".

Microsoft Outlook - 18

Im nächsten Schritt :1. Wählen Sie den "CommuniGate Pro Server" aus.2. Dann klicken Sie auf "Ändern...".

Microsoft Outlook - 19

In dem Eigenschaftsfenster:1. Wählen Sie den Reiter "Erweitert" aus.2. Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Microsoft Outlook - 20

1. Sie müssen den Kontonamen eingeben. Diesen erhalten Sie z.B. über eine E-Mail, die Sie über eineneue Freigabe für Sie informiert.Geben Sie den Benutzer ein, der die Freigabe für Sie eingerichtet hat (im Format xxxxx@leuphana.de -ggf. xxxxx@inkubator.leuphana.de etc).

Achtung: Verwenden Sie immer nur die technischen Mailadressen. Sie können diese über die Adressehttp://wahrname.rmz.leuphana.de abfragen. Aliasse sind nicht erlaubt!

2. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "OK".

Schließen Sie die Einstellungsfenster mit:1. "OK"2. "Schließen"

Microsoft Outlook - 21

Nachdem Sie Outlook einmal neu gestartet haben, werden Ihnen die Freigaben in der Ordnerlisteangezeigt. Dort können Sie mit den Freigaben - gemäß Ihrer Rechte - arbeiten.

Microsoft Outlook - 22

Outlook - Verteilerliste/E-Mail-Verteiler erstellen/benutzen/bearbeiten

Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook 2007 Verteilerlisten erstellen und mit ihnen arbeiten.

Neue Verteilerliste erstellen

Um eine neue Verteilerliste anzulegen, klicken Sie auf:

1. "Neu" in der Menüleiste. Dies funktioniert aus jeder Ansicht.

2. Klicken Sie auf "Verteilerliste".

Microsoft Outlook - 23

Das Fenster ist in drei Bereiche unterteilt:

1. Menüleiste mit Optionen.

2. Hier geben Sie Ihrer Verteilerliste einen Namen.

3. Hier stehen alle Mitglieder Ihrer Verteilerliste.

1. Mitglieder auswählen:

Microsoft Outlook - 24

Hier wählen Sie die Kontakte aus, welche Sie Ihrer Verteilerliste hinzufügen wollen. Sobald Sie denKontakt markiert haben, klicken Sie auf "Mitglieder". Wenn Sie alle Kontakte hinzugefügt haben,bestätigen Sie mit "OK" Ihre Auswahl.

2. Neu hinzufügen:

Microsoft Outlook - 25

Hier können Sie Teilnehmer eintragen, welche nicht in Ihren Kontakten gespeichert sind.

1. Tragen Sie den Namen ein, der Ihnen angezeigt werden soll.

2. Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse des neuen Teilnehmers ein.

3. Falls Sie den neuen Teilnehmer zu Ihren Kontakten hinzufügen wollen, markieren Sie dieses Feld.

4. Zur Bestätigung Ihrer Eingaben klicken Sie auf "OK".

Sobald Sie alle Teilnehmer eingefügt haben, können Sie Ihre Teilnehmerliste durch einen Klick auf"Speichern" (1) oder "Speichern & schließen" (2) speichern.

Microsoft Outlook - 26

Verteilerlisten verwenden

Wenn sie eine neue E-Mail schreiben, finden Sie Ihre Verteilerliste in Ihren Kontakten.

1. Wählen Sie die gewünschte Verteilerliste aus.

2. Fügen Sie durch Klicken auf "An ->" die Verteilerliste als Empfänger hinzu.

3. Durch einen weiteren Klick auf "OK" bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Microsoft Outlook - 27

Nun steht die Verteilerliste im "An..."-Feld, und Sie können mit der Verteilerliste als "Empfänger"arbeiten. Die Verteilerliste verhält sich wie jeder normale Kontakt. Sie können damit zu Termineneinladen oder E-Mails verschicken.

Microsoft Outlook - 28

Verteilerliste bearbeiten oder löschen

Eine angelegte Verteilerliste finden Sie in Ihren Kontakten. Mit einem Doppelklick öffnen Sie dieVerteilerliste und können diese bearbeiten. Um eine Verteilerliste zu löschen, markieren Sie diese undklicken auf das "Löschen"-Symbol (1).

Microsoft Outlook - 29