MS Excel 2003 - spbu.ru · 2013. 2. 8. · 4 MS Excel Экранный интерфейс:...

1

Докладчик:

доцент

ПОТАПОВ

Дмитрий Константинович

СПбГУ

2013 г.

«Табличный процессор MS Excel»

2

Пакет прикладных программ MS Office

СОСТАВ стандартного пакета Microsoft Office:

• Текстовый процессор Word

• Табличный процессор Excel

• Программа подготовки презентаций PowerPoint

• СУБД Access (система управления базами данных)

печатная публикация

формы

3

Литература

4

MS Excel Экранный интерфейс: состав

1. Строка заголовка приложения

2. Кнопки управления размерами окна

3. Строка главного меню

4. Панели инструментов

5. Поле имени

6. Строка формул

7. Отображение палитры формул

8. Кнопка «Выделить всё»

9. Заголовки строк и столбцов

10. Рабочая область (рабочий лист)

11. Линейки прокруток

12. Ярлыки листов

13. Кнопки навигации

14. Строка состояния

1 2

3

4

5

6

9 10

11

13 12 14

8

7

5

MS Excel Экранный интерфейс: управление конфигурацией

Toolbars Панели инструментов

(либо вызвать контекстное меню на панели

инструментов)

Меню View (Вид)

Formula Bar Строка формул

Status Bar Строка состояния

6

MS Excel Экранный интерфейс: управление конфигурацией

Меню Tools (Сервис)

Options

вкладка View

Строка состояния

Заголовки

строк и столбцов

Строка формул

Линейки прокруток

Ярлыки листов

Сетка таблицы

7

MS Excel Работа с окнами

Меню Window

устанавливает тип распо-

ложения открытых окон

на экране

команда Arrange (Расположить)

только к окнам

текущей книги

Tiled (рядом) Horizontal (сверху вниз)

Vertical (слева направо) Cascade (каскадом)

8

MS Excel Help: работа со справочной системой

Обращение к Help

Окно справочной системы

Контекстная справка

Всплывающие подсказки

Работа с Office Assistant

Подсказки в диалоговых окнах

9

MS Excel Рабочая книга: состав

Рабочая книга Excel – это файл с расширением xls, который исполь-

зуется для хранения и обработки данных и может содержать:

1. Рабочий лист

2. Лист диаграмм

3. Лист макросов MS Excel 4.0

4. Диалоговый лист

5. Международный лист макросов

Лист Excel – электронная таблица, которая разделена линиями сетки

на именованные Строки (1-65536) и Столбцы (A-IV)

текущий лист

10

MS Excel Рабочая книга: создание

Меню File ► New (Файл ► Создать) Меню Tools

Options

вкладка General

установка параметров по умолчанию для новой книги

Выбор

стандартного шаблона

11

MS Excel Рабочая книга: открытие

Меню File

команда Open

открывает диалоговое

окно, которое даёт воз-

можность (Tools ►

Search…) поиска кни-

ги по тексту, типу

(вкладка Basic) и

свойствам (вкладка

Advanced)

12

MS Excel Рабочая книга: сохранение

Меню File команда Save сохраняет текущую книгу с параметрами, которые были ука-

заны при первом сохранении

команда Save as… вы-

зывает диалоговое ок-

но, в котором можно

задать параметры со-

хранения книги

всегда созавать

резервную копию

13

Средства:

MS Excel Рабочая книга: операции ведения

[Ctrl]+[PgUp] к предыдущему листу

[Ctrl]+[PgDn] к следующему листу

Управление количеством

отображаемых листов

Перемещение по листам

Кнопки навигации

Клавиатура

Мышь Щелчок мышью на ярлыке нужного листа

14

MS Excel Рабочая книга: операции ведения

Выделение (группировка) листов

ЩМ на ярлыке первого листа и при нажатой

клавише [Shift] на ярлыке последнего листа

Смежных листов

ЩМ на ярлыке первого листа и при нажатой

клавише [Ctrl] на ярлыках нужных листов

Несмежных листов

Всех листов

Вызвать контекстное меню на ярлыке листа

► Select All Sheets

Разгруппировка листов

ЩМ на ярлыке невыделенного листа либо вызвать контекстное меню на ярлыке

выделенного листа ► Ungroup Sheets

15

MS Excel Рабочая книга: операции ведения

Вставка листов

Контекстное меню на ярлыке листа ► Insert…

Меню Insert ► Worksheet (Вставка ► Лист)

16

Удаление листов • Меню Edit ► Delete Sheet

• контекстное меню ► Delete

Меню Edit Контекстное меню

Переименование листов • контекстное меню ► Rename

• Меню Format ► Sheet ► Rename

MS Excel Рабочая книга: операции ведения

Перемещение или копирование листов • Меню Edit ► Move or Copy Sheet

• контекстное меню ► Move or Copy

• мышкой, удерживая ЛКМ (при копировании и [Ctrl])

17

MS Excel Ячейка: основные характеристики

Ячейка – это область, образованная пересечением строки и столбца

Активная ячейка выделяется рамкой,

её адрес отображается в поле имени

Характеристики:

• собственное имя (адрес)

• содержимое

• значение

• формат

• защита от изменений

Маркер заполнения

минимальная составляющая единица таблицы

18

MS Excel Диапазон ячеек

Диапазон ячеек – это группа соседних ячеек, образующих в таблице

область прямоугольной формы

диапазон ячеек

A1:C4

диапазона ячеек

ЩМ на первой ячейке диапазона и,

• удерживая левую кнопку мыши, протянуть

указатель мыши, либо

• удерживая [Shift] отметить диапазон

клавишами перемещения курсора←↑↓→, либо

• нажать [F8] и последнюю ячейку диапазона

нескольких диапазонов ячеек

выделить один диапазон и, удерживая [Ctrl],

выделить остальные диапазоны

Выделение:

19

MS Excel Диапазон ячеек

строки/столбца целиком

ЩМ на заголовке строки/столбца

Выделение:

20

MS Excel Диапазон ячеек

Присвоение имени ячейке/диапазону ячеек

1. Выделить ячейку/диапазон ячеек

2. Меню Insert ► Name ► Define (Вставка ►

Имя ► Присвоить)

3. Ввести имя

21

MS Excel

Практические задания

1. Запустить программу Microsoft Excel

2. Скрыть/отобразить:

– панели инструментов

– строку формул

– строку состояния

3. Открыть текущую книгу в новом

окне

4. Скрыть/отобразить текущее окно

5. Проверить типы расположения окон

6. Закрыть все копии без сохранения

ЗАДАНИЕ №1 ЗАДАНИЕ №2

1. Установить параметры по умол-

чанию для создания новой книги: 5

листов, шрифт Courier New

2. Открыть/закрыть новую книгу

3. Запустить программу Microsoft

Excel

4. Создать файл

5. Добавить в книгу 5 разных листов

6. Переименовать рабочий лист

7. Отработать приёмы перемещения

по листам

8. Выделить несмежные листы

9. Снять выделение

10. Изменить порядок следования

листов

11. Скрыть/отобразить лист

1. Выделить диапазон ячеек A1:H5

2. Присвоить имя выделенному

диапазону ячеек

3. Выделить диапазоны A1:A5, B3:D5,

столбец F и строку 8

4. Выделить весь рабочий лист

ЗАДАНИЕ №3

22

MS Excel Данные: типы

• Числовые значения – величины, которые можно использовать для

вычислений

Представление: целое, вещественное, дробное, экспоненциальное,

процентное, денежное; Дата (12.02.2013), Время (9:30:25)

• Текстовые значения (текст) – любая последовательность символов,

состоящая из букв, пробелов, цифр, нецифровых символов и не начи-

нающаяся со знака равно (=)

• Логические значения: True (истина), False (ложь)

• Значения ошибок: #КодОшибки, например, #DIV/0!

Константы (постоянные значения)

Формулы – последовательность констант, ссылок на ячейки, имён,

функций и операторов, которые задаются в ячейке и позволяют полу-

чить новое значение из уже имеющихся значений

Всегда начинается со знака РАВНО (=)

23

MS Excel Данные: техника ввода

• Выделить “место ввода” • ячейка

• область ячеек рабочего листа

• область ячеек нескольких рабочих листов

• Ввести данные • вводимые символы отобразятся в “месте ввода” и в строке формул

• исправление ошибок при вводе: клавиша [BackSpace]

• в выделенный диапазон, переходя от ячейки к ячейке с помощью [Tab]

экономия времени и движений мыши

• одинаковые в несколько ячеек одновременно:

1. выделить «место ввода»

2. ввести данные в одну ячейку

3. нажать [Ctrl]+[Enter]

24

MS Excel

Данные: техника ввода

• Отменить ввод в процессе

• [Esc]

• Значок [Х] в строке формул

после его завершения

• Undo, [Ctrl]+[Z]

• Завершить ввод • [Enter] либо [Tab]

• Клавиши перемещения курсора

• Значок [] в строке формул

25

MS Excel Данные: текст

Текст – набор символов, которые Excel не воспринимает как число-

вые или логические значения, формулы или значения ошибок

Например, Квартальная премия, Ф.И.О., 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675

длина текстового значения в ячейке <256 символов

даже если текст выступает в соседние ячейки,

он хранится в той ячейке, куда мы его ввели

Введённый текст выравнивается (по умолчанию) по левому краю ячейки

26

MS Excel Данные: текст

Нажатие клавиш

[Alt]+[Enter] создаёт

новую строчку

Перенос текста автоматический

принудительный

Меню Format ► Cells ► вкладка Alignment

флаг Wrap text (Переносить по словам)

Автоподбор ширины

уменьшает размер шрифта в

выделенной ячейке так, чтобы её

содержимое не выходило за пределы

ячейки и полностью помещалось в

ней без переноса слов

флаг Shrink to fit (автоподбор ширины)

27

MS Excel Данные: числа

Число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , . / $ % E e

плюс (+) перед числом игнорируется

перед отрицательным числом необходимо

вводить знак минус (-) или заключать его в

круглые скобки ( ), например, -2 или (2)

запятая (по умолчанию) интерпретируется

как разделитель десятичных разрядов: 2,3

для ввода дробного числа следует вводить:

целую часть, пробел и дробную часть (напри-

мер, дробь ½ следует вводить в виде 0 1/2),

чтобы избежать интерпретации дроби как

даты

хранимые значения

отображаемые значения

Введённое число выравнивается (по умолчанию) по правому краю ячейки

28

MS Excel Данные: числа

если после ввода числа ввести р., то автомати-

чески применится денежный формат

Если число большое, и не помещается в ячейке ни в одном из выше перечисленных

форматов – Excel выводит #######

Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов (разряды после 15-го преобразуются в нули)

увеличить ширину столбца

если ввод числа оканчивается знаком %, то

автоматически применится процентный формат

29

MS Excel Данные: числа

Изменение формата отображения числа

Меню Format

Cells

вкладка Number

контекстное меню

Format Cells

По умолчанию для всех ячеек рабочих листов рабочей книги установлен

формат General (Общий)

30

MS Excel Данные: формулы

Арифметические операторы

Обычная запись

Примеры формул

^

*

/

возведение в степень

умножение

деление

+

-

%

сложение

вычитание

операция процента

Запись в Excel

43

82205

4

3

=5^(1/3) +(20*2-8^4)/(3*4)

200%5 =0,05*200 =5%*200 =200*5%

31

MS Excel

Практические задания

ЗАДАНИЕ №1

В диапазон ячеек А1:А13 ввести числовые данные разных форматов:

Ввод Ячейка Строка формул Формат

1.0

-1.123

1,581

1,1%

(1,123)

10e2

10E-2

0пробел1/2

3пробел2/5

5,75 р.

$5,75

$123

$-78,91

32

MS Excel

Практические задания

ЗАДАНИЕ №2

На листе 2 в столбец А ввести формулы:

Пример Результат Комментарий

=3*6 +12/4-2;

=(3*6) +12/(4-2);

=3*(6 +12)/4-2;

=(3*6 +12)/4-2;

=3*(6 +12)/(4-2);

=20^2*15%;

="1"+"4";

=2+"$4,00";

="1.6.93"-"1.5.93";

=5*-10;

=формулы операций с дробями (4 шт)

33

MS Excel Данные: ввод, дополнительные средства

Ввод символов, отсутствующих

на клавиатуре

Меню Insert

Symbol

Код выделенного символа

Start

Programs

Accessories

System Tools

Character Map

(Пуск

Программы

Стандартные

Служебные

Таблица символов)

34

MS Excel Данные: ввод, дополнительные средства

Стандартным способом

• Выделить ячейку/ячейки с данными, которые необходимо скопировать

• Меню: Edit/Copy (Правка/Копировать)

• Выделить область, в которую необходимо скопировать данные

• Меню: Edit/Paste (Правка/Вставить)

Копирование констант

Числовых, текстовых

С помощью мыши

• Выделить ячейку/ячейки с данными, которые необходимо скопировать

• Курсор приблизить к любой границе выделенного диапазона

• Нажать ЛКМ и, удерживая кнопку при нажатой клавише [Ctrl], переместить

диапазон в новое место

35

MS Excel Данные: ввод, дополнительные средства

• Выделить лист, содержащий введенные данные, и

листы, на которые их необходимо скопировать

• Выделить ячейки, содержащие копируемые данные

• Выполнить команду меню Edit/Fill…Across WorkSheets

(Правка/Заполнить… По листам), уточнить, что копировать

Выделить ячейку(и) с данными, которые необходимо скопировать

Перетащить МАРКЕР ЗАПОЛНЕНИЯ через заполняемые ячейки

Копирование констант (число, текст, логические, коды ошибок)

внутри (в пределах) строки или столбца

Копирование данных в соответствующие ячейки других листов

Edit/Fill {Down | Right | Up | Left} (Правка/Заполнить)

Копирование данных в активную ячейку/область ячеек

36

MS Excel Данные: ввод, дополнительные средства

С помощью мыши

• Выделить ячейку/ячейки с данными, которые необходимо переместить

• Курсор приблизить к любой границе выделенного диапазона

• Нажать ЛКМ и, удерживая кнопку, переместить диапазон в новое место

Перемещение констант

Числовых, текстовых

Стандартным способом

• Выделить ячейку/ячейки с данными, которые необходимо переместить

• Меню: Edit/Cut (Правка/Вырезать)

• Выделить область, в которую необходимо переместить данные

• Меню: Edit/Paste

Перемещение данных на другие листы:

выделенный диапазон переместить на

вкладку нужного листа, удерживая [Alt]

(что повлечёт открытие листа), а затем

установить на желаемое место

37

MS Excel Данные: ввод, дополнительные средства

Заполнение ячеек и создание рядов данных в режиме Автозаполнения

Данные: числа, дата, время и комбинация текста и числа

Средство: маркер заполнения

База: одно значение

Перетащить маркер заполнения в нужном направлении:

Дата → арифметическая прогрессия с шагом 1 день

Время → арифметическая прогрессия с шагом 1 час

Комбинация текста и числа → копирование текста и ариф-

метическая числовая последовательность с шагом 1

при нажатой клавише [Ctrl]:

Число → арифметическая последовательность с шагом 1

Нажатая клавиша [Ctrl]

изменяет поведение функции

автозаполнения при

перетаскивании маркера

38

MS Excel Данные: ввод, дополнительные средства

База: два значения

Перетащить маркер заполнения в нужном направлении

Введены:

Числа с шагом 5

Даты с шагом 1 месяц

Время с шагом 1 час 5минут

Комбинация текста и чисел с шагом 1

Для создания ряда, в котором данные отличаются на фиксированное значение,

нужно выделить два начальных элемента ряда и перетащить маркер заполнения

значок смарт-тега ЩЛК

39

MS Excel Практические задания

ЗАДАНИЕ

Ввести следующие символы:

Постройте следующие ряды: Измените ряды по образцу:

40

MS Excel Формулы: основные сведения

Порядок выполнения операторов по приоритету: • круглые скобки

• операторы ссылок на диапазон ячеек, объединение и пересечение диапазонов

• слева направо {унарный минус -, %, ^, * или /, + или -, &, операторы сравнения}

Формула – совокупность операндов (констант, ссылок на другие ячейки, именованных

объектов (имён), функций) и операторов, которая позволяет получить новое значение из уже

имеющихся и ВСЕГДА начинается со знака равно (=)

Операторы

Операнды

Арифмети-

ческие

Сравне-

ния Текстовые

Адресные

(ссылок)

Число: 2; 3 4/5; - 6; 0,1

Текст: "Excel", "день"

Ссылка: А12, A1:F1

Имя: Проверка, Счёт

Функция: ABS(), IF()

+

-

*

/

%

^

=

<>

>

<

>=

<=

&

(амперсанд)

сцепление

символов в

одну последо-

вательность

: (двоеточие) диапазон ячеек

; (точка с запятой) объединение

диапазонов

(пробел) пересечение

диапазонов

41

MS Excel Формулы: текстовый оператор

Амперсанд &

Текст в формуле всегда заключается в двойные кавычки

текст

число

Операнды: константы

Операнды: ссылки на ячейки Операнды: ссылки на ячейки и текст

Операнды: имя, ссылка на ячейку и текст именованная ячейка

42

MS Excel Формулы: операторы сравнения

> < <= >= = <>

Буква F по алфавиту идёт после буквы D, поэтому

код буквы F больше кода буквы D.

Результат: TRUE (ИСТИНА)

Задача: выяснить все ли числа в диапазоне ячеек В1:В2 положительные

В арифметических операциях

ИСТИНА интерпретируется как

1, ЛОЖЬ – как 0

Результат: TRUE*TRUE=1*1=1

TRUE*FALSE=1*0=0

ЛОЖЬ

43

MS Excel Формулы: результат выполнения

Определяется формулой

число, например, =2+2

текст, например, ="Тест "&1

логическое значение: TRUE или FALSE,

например, =5<10

ошибочные значения

начинается всегда со знака #, например, #N/A когда вычисления, заданные формулой неосуществимы или

числовые данные не «умещаются в ячейке по ширине»

44

MS Excel Формулы: автоисправление

При обнаружении ошибки в формуле

Excel может выдать сообщение с предложением

исправления формулы

Пользователь принимает (Yes) или отклоняет (No) предложение

например, = (a1 + a2) / a3)

45

MS Excel Формулы: коды ошибок

###### столбец узок для отображения данных (кроме текста)

или невозможное значение (отрицательная дата)

#DIV/0! [#ДЕЛ/0!] деление на нуль или на пустую ячейку

#N/A [#Н/Д] отсутствие данных для вычислений (пропуск аргумента функции)

#NAME? [#ИМЯ?] ошибка в имени (функции или диапазона, текст не в кавычках)

#NULL! [#ПУСТО!] отсутствие общих ячеек при пересечении диапазонов

#NUM! [#ЧИСЛО!] недопустимый аргумент функции или числовой формулы (квадратный корень из отрицательного числа)

#REF! [#ССЫЛКА!] ошибочная ссылка на ячейку(и) (удалены/перемещены ячейки, на которые ссылается формула)

#VALUE! [#ЗНАЧ!] неверный тип аргумента

(текст вместо числа)

Дж. Куртер, А. Маркви. Microsoft Office 2000: учебный курс. СПб.: Питер, 2001. С. 280.

46

MS Excel Формулы: особенности копирования

Ввести таблицу №1

• В ячейку D2 введём формулу =A2*B2 + C2

При вводе формул

адреса ячеек целесообразно вводить строчными латинскими буквами, которые позже

преобразуются в прописные

для минимизации ошибок адресации формировать адреса «автоматически»

• Протащим маркер заполнения ячейки D2 до ячейки D8

• Внимательно посмотрим на РЕЗУЛЬТАТЫ и ФОРМУЛЫ

47

MS Excel Формулы: особенности копирования

Продолжим ввод таблицы

• В ячейку F1 введём число 4

• В ячейку E2 введём формулу =d2/f1

• Протащим маркер заполнения ячейки E2 до ячейки E8

• Внимательно посмотрим на РЕЗУЛЬТАТЫ и ФОРМУЛЫ

48

MS Excel Формулы: особенности копирования

Завершим формирование таблицы

• В ячейке E2 изменим формулу =d2/$f$1

При вводе/редактировании формул для добавления/удаления символа $ це-

лесообразно использовать клавишу [F4]

• Протащим маркер заполнения ячейки E2 до ячейки E8

• Внимательно посмотрим на РЕЗУЛЬТАТЫ и ФОРМУЛЫ

49

MS Excel Формулы: способы адресации (типы ссылок)

В ячейку B11 запишем формулу сложения содержимого двух ячеек A1 и D2

[F4] - изменение типа ссылки $ символ абсолютной ссылки

Ссылки:

относительные =A1+D2,

абсолютные =$A$1+$D$2,

смешанные =A$1+$D2,

=$A1+D$2,

50

MS Excel Формулы: ссылки на другие листы

Ссылки на другие листы текущей книги

1. Ввести знак равно в активную ячейку на

текущем листе

2. Выделить другой лист и щёлкнуть

мышью на ячейке, на которую нужно

сослаться

3. В строке формул продолжить набор

формулы, если нужно переключаясь на

другие листы

4. Нажать [Enter] или

Ссылки на листы других книг

(внешние ссылки)

1. Открыть все книги, на которые нужно сделать ссылки

2. Создание внешних ссылок аналогично созданию ссылок на другие листы текущей книги

51

MS Excel Формулы: ссылки трёхмерные (3-D references)

1. Ввести знак равно в активную ячейку

на текущем листе

2. При создании в формуле ссылки на

диапазон листов, выделить листы,

удерживая клавишу [Shift]

3. Проверить, чтобы ярлычки листов

оказались выделенными белым

цветом (все эти листы будут

включены в трёхмерную ссылку)

4. Выделить ячейку либо диапазон

ячеек

5. В строке формул можно продолжить

набор формулы

6. Завершить ввод формулы

Трёхмерные (объёмные) ссылки – это ссылки на ячейки диапазонов

различных листов в одной книге

52

MS Excel Практические задания

1. Откройте книгу Фирма.xls,

лист Календарь

2. Просуммируйте значения:

1) в столбце В – используя

арифметический оператор;

2) в столбце С – выделив диа-

пазон С3:С14 и нажав на

панели инструментов пик-

тограмму AutoSum ;

3) в столбце D – скопировав

формулу

ЗАДАНИЕ №1

53

MS Excel Практические задания

1. Добавьте лист Список

2. Введите данные по образцу

3. В ячейку D1 введите формулу, которая

объединяет Фамилию, Имя и Отчество

4. Скопируйте формулу в диапазон ячеек

D2:D7

ЗАДАНИЕ №2

54

MS Excel Функции: общие сведения

Синтаксис

Ввод

вручную, если помним синтаксис записи функции

с помощью мастера функций

Функция – это встроенная (написанная при разработке приложения) формула

для сложных вычислений

Имя_Функции(аргументы, записанные через разделитель – точку с запятой)

Имя функции описывает операцию, выполняемую функцией

Например: SUM(аргумент1;аргумент2;аргумент3)

Исключение: PI(), TRUE(), FALSE(), NOW(),

TODAY(), NA(), RAND() – без аргументов

Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией

Список аргументов: константа, ссылка на ячейку, ссылка на диапазон ячеек, имя,

вложенная функция, выражение

55

• Активизировать ячейку(и), где будет размещена функция

• Ввести знак равно =

• Меню Insert

Function…

• В окне Insert Function

В поле Or select a category

открыть список и

выделить нужную группу

В поле Select a function

выбрать нужную функцию

обратить внимание

• на синтаксис записи функции

• на описание выбранной функции

MS Excel Функции: мастер функций

• или кликнуть в строке формул знак

• или в поле Имя выбрать функцию

• Кликнуть на кнопке ОК

56

MS Excel Функции: мастер функций

Задать аргументы функции вручную задать нужные адреса, ввести константы …

кликнуть мышью на нужных ячейках, протащить мышь на диапазоне ячеек

• Кликнуть на кнопке ОК

Для создания

вложенных функций (max = 7)

кликнуть мышью в строке формул

на символе ▼

Для просмотра / модификации

вложенных функций кликнуть

мышью в строке формул на имени

нужной функции

Кликнем на SUM()

• В окне Function Arguments

Кликнем на PI()

57

MS Excel Функции: рекомендации по работе

Использование строки состояния

Использование панели инструментов стандартная

• Вызвать контекстное меню (на строке состояния)

выбрать нужную функцию для вычислений

в Строке состояния

отобразится информация вида Sum=30

• Выделить диапазон ячеек

• Выделить диапазон ячеек / Активизировать пустую ячейку

• Выбрать нужную функцию для вычислений

• Кликнуть кнопку открытия списка рядом со знаком

58

MS Excel Функции: основные

Основные категории функций

• Математические функции

• Текстовые функции

• Логические функции

• Функции дат и времени

• Статистические функции

• Информационные функции

• Инженерные функции

• Финансовые функции

• Функции для ссылок и массивов

• Функции для работой с базой данных

59

MS Excel Функции: установка пакета анализа

Некоторые функции (в основном для

анализа данных) включены в инстру-

ментальную надстройку Пакет анализа

(Analysis ToolPak)

Если данная надстройка не установлена,

выберите

Меню Tools ► Add-Ins ► Analysis ToolPak

щёлкните на кнопке ОК

При отсутствии её в списке надстроек вновь

придётся запустить программу установки

Office

60

MS Excel Функции: математические

Math & Trig Арифметические функции

СУММ SUM(number1;number2;…) предназначена для суммирования и игнорирует

аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения

ПРОИЗВЕД PRODUCT(number1;number2;…) перемножает аргументы, которые

являются числами, логическими значениями или текстовым представлением числа (если

аргументом является ссылка как на числовые, так и нечисловые значения, то в произведении

игнорируются все нечисловые значения, включая пустые ячейки)

ЗНАК SIGN(number)

определяет знак числа

61

MS Excel Функции: математические

Math & Trig Функции округления

ОКРУГЛ ROUND(number;num_digits) округляет число

до заданного числа десятичных знаков

Если второй аргумент отрицательный, то округление происходит

слева от запятой, если положительный – то справа, если ноль – до

наименьшего целого

ЦЕЛОЕ INT(number) обрезает число

в меньшую сторону до ближайшего целого

Степенные функции

СТЕПЕНЬ POWER(number;power) возводит число в

заданную степень

EXP(number) возводит число e = 2,7… в заданную степень

LOG(number;base) вычисляет логарифм числа по заданному

основанию

КОРЕНЬ SQRT(number) извлекает квадратный корень из неотрицательного числа

62

MS Excel Функции: текстовые

Text ТЕКСТ TEXT(value;format_text)

преобразует число в текст заданного формата

ЛЕВСИМВ LEFT(text;num_chars)

возвращает символы, отсчитываемые от

начала строки

СЦЕПИТЬ CONCATENATE(text1;text2;…)

соединяет аргументы

ПРОПНАЧ PROPER(text) возвращает прописной первую букву каждого слова

ПРОПИСН UPPER(text) преобразует все буквы

строки в прописные (заглавные)

СТРОЧН LOWER(text) преобразует все буквы

строки в строчные

Функции преобразования регистра букв

63

MS Excel Функции: логические

Logical ЕСЛИ IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) оценивает логическое

условие, и если оно истинно, то возвращает первое значение, если ложно –

второе значение (до 7 уровней вложений в формуле)

И AND(logical1;logical2;…) возвращает значение TRUE,

если истинны все аргументы – функция логического умножения

ИЛИ OR(logical1;logical2;…) возвращает значение TRUE,

если истинен хотя бы один из аргументов – функция логического

сложения

НЕ NOT(logical) возвращает значение TRUE, если ложен

аргумент, и наоборот – функция отрицания или инверсии

64

MS Excel Функции дат и времени

Date & Time СЕГОДНЯ TODAY() возвращает текущую системную дату компьютера

ДЕНЬНЕД WEEKDAY(serial_number;return_type)

возвращает день недели (число) для заданной даты

Тип определяет способ отображения результата: тип 2

следует выбирать, если счёт дней начинать с

понедельника

МЕСЯЦ MONTH(serial_number)

возвращает номер месяца даты в форме числа

РАБДЕНЬ WORKDAY(start_date;days;holidays)

возвращает дату, отстоящую на заданное количество

рабочих дней от исходной даты

65

MS Excel Функции: статистические

Statistical

MIN(number1;number2;…) возвращает наименьшее

значение из диапазона, заданного аргументами

AVERAGE(number1;number2;…) вычисляет среднее

арифметическое аргументов

COUNT(value1;value2;…) подсчитывает количество

числовых ячеек (игнорируются текст, логические и

ошибочные значения, пустые ячейки)

COUNTIF(range;criteria)

подсчитывает количество

ячеек, удовлетворяющих за-

данному критерию

66

MS Excel Функции: информационные

Information Функции, позволяющие выяснить тип значений и

содержимое ячеек

TYPE(value) возвращает число, указывающее на тип

содержащегося в ячейке значения: 1 – числовое, 2 –

текстовое, 4 – логическое, 16 – ошибка, 64 - массив

ISNUMBER(value) возвращает ИСТИНА, если в ячейке

обнаружено число

ISTEXT(value) возвращает ИСТИНА, если в ячейке обнаружен текст

ERROR.TYPE(value) определяет характер ошибки и возвращает её код

ISNONTEXT(value) возвращает ИСТИНА, если в ячейке не обнаружен текст

67

MS Excel Объекты рабочего листа: типы

Типы объектов рабочего листа:

Ячейка

Диапазон ячеек

Столбец

Диапазон столбцов

Строка

Диапазон строк

68

MS Excel Объекты рабочего листа: операции

Действия с объектами рабочего листа

Управление размером объектов

Вставка дополнительных объектов

Удаление содержимого объекта

Удаление непосредственно объекта

Скрытие/отображение объекта

Алгоритм выполнения операции:

• Выделить объект/объекты

• Выполнить нужную операцию

69

MS Excel Объекты рабочего листа: столбцы

Управление шириной столбцов Выделить столбец(ы) [смежные, несмежные]

Меню контекстно-зависимое:

Column Width...

Меню основное: Format/ColumnWidth...

AutoFit Selection

Standart Width...

Протащить правую границу заголовка столбца Подгонка ширины

Двойной щелчок мышью

70

MS Excel Объекты рабочего листа: столбцы

Вставка дополнительных столбцов Выделить столбец(ы) [смежные, несмежные]

Меню основное

• Insert/Columns

Меню контекстно-зависимое:

• Insert

Дополнительные столбцы вставляются слева от текущего столбца

Комбинация

[Ctrl]+[Shift]+[+] или

или

дополнительный столбец

текущий столбец

71

MS Excel Объекты рабочего листа: столбцы

Скрытие/отображение столбцов Выделить столбец(ы) [смежные, несмежные], например, В и С

Меню основное: Format/Column

• Hide • Unhide

Меню контекстно-зависимое:

• Hide

• Unhide

B, C?

Буксировать мышью влево Двойной щелчок мышью

Скрыть

Отобразить

72

MS Excel Объекты рабочего листа: столбцы

Удаление содержимого столбцов Выделить столбец(ы) [смежные, несмежные]

Меню основное: • Edit/ClearContents Del

Меню контекстно-зависимое:

• Clear Contents

Удаление ненужных столбцов Выделить столбец(ы) [смежные, несмежные]

Меню основное:

• Edit/Delete

Меню контекстно-зависимое:

• Delete

Клавиша [Del]

73

MS Excel Объекты рабочего листа: строки

Управление высотой строк Выделить строку(и) [смежные, несмежные]

Меню контекстно-зависимое:

• Row Height...

Меню основное:

•Format/Row

• Height...

• AutoFit

Протащить нижнюю границу номера строки

74

MS Excel Объекты рабочего листа: строки

Вставка дополнительных строк Выделить строку(и) [смежные, несмежные]

Меню основное:

• Insert/Rows

Меню контекстно-зависимое:

• Insert

Дополнительные строки вставляются выше текущей строки

75

MS Excel Объекты рабочего листа: строки

Скрытие/отображение строк Выделить строку(и) [смежные, несмежные]

Меню основное:

•Format/Row

• Hide

• Unhide

Меню контекстно-зависимое:

• Hide

• Unhide

3, 5?

76

MS Excel Объекты рабочего листа: строки

Удаление содержимого строк Выделить строку(и) [смежные, несмежные]

Меню основное:

• Edit/ClearContents Del

Меню контекстно-зависимое:

• Clear Contents

Удаление ненужных строк Выделить строку(и) [смежные, несмежные]

Меню основное:

• Edit/Delete

Меню контекстно-зависимое:

• Delete

Клавиша [Del]

77

MS Excel Объекты рабочего листа: ячейки

Вставка дополнительных ячеек Выделить ячейку или область ячеек

Меню основное:

• Insert/Cells...

Меню контекстно-зависимое:

• Insert...

Объединение ячеек

Выделить ячейки

Format/Cells...

Alignment/Merge cells

78

Клавиша [Del]

MS Excel Объекты рабочего листа: ячейки

Удаление содержимого ячеек Выделить ячейку или диапазон ячеек

Меню контекстно-зависимое:

• Clear Contents

Меню основное:

• Edit/Clear Contents Del

Удаление ненужных ячеек Выделить ячейку или диапазон ячеек

Меню основное:

• Edit/Delete... Меню контекстно-зависимое:

• Delete...

79

Меню контекстно-зависимое:

• Insert Comment

MS Excel Объекты рабочего листа: ячейка

Меню основное:

• Insert/Comment

Меню:

• View/Comments

Ввод примечаний Выделить ячейку

Просмотр ВСЕХ примечаний в книге

Позволяет СКРЫТЬ / ОТОБРАЗИТЬ

все примечания

80

MS Excel Объекты рабочего листа: ячейка

Меню основное:

• Insert/Edit Comment

Меню контекстно-зависимое:

• Edit Comment

Удаление примечаний Выделить ячейку с примечанием

Меню основное:

• Edit/ClearComments

Меню контекстно-зависимое:

• Delete Comment

Редактирование примечаний Выделить ячейку с примечанием

81

MS Excel Форматирование объектов

Возможности: форматы отображения числовых данных выравнивание данных использование шрифтов и их атрибутов обрамление ячеек и диапазонов ячеек цветовое оформления защита ячеек • Вручную

• Автоформат

• Стиль

• Условный формат Структурированы в 6 категорий: Меню: Format/Cells...

82

MS Excel Форматирование

Вручную

Выделить ячейку или диапазон ячеек

Использовать панель инструментов «Formatting»

Меню основное:

• Format/Cells...

Меню контекстно-зависимое:

• Format Cells...

• Выбрать требуемую вкладку

• Number

• Alignment

• …

• Установить нужные параметры

• Кликнуть кнопку ОК

83

MS Excel Форматирование

Автоформат Выделить диапазон ячеек

Меню основное:

• Format/AutoFormat...

• Выбрать вариант форматирования

• Кнопка Options… (Параметры) позволяет

вызвать дополнительное окно и

применить/снять параметры форма-

тирования: Чисел

Шрифта

Выравнивания

Границ

Узоров

Высоты/Ширины

• Кликнуть кнопку ОК

84

MS Excel Практические задания

Создать приведённую ниже таблицу, назначив соответствующие атрибуты форматирования ЗАДАНИЕ №1

85

MS Excel Практические задания

Книгу Фирма отформатировать по образцу:

Лист Календарь

ЗАДАНИЕ №2

86

MS Excel Списки: создание и ведение

Список – База Данных из одной таблицы

один из способов организации и анализа данных на рабочем листе

Первая строка – имена полей списка (метки столбцов)

Поле – отдельный столбец списка

Остальные строки – элементы списка [записи базы данных]

Запись – отдельная строка списка

Правила создания списка

Не размещать более одного списка на рабочем листе

Не размещать другие данные непосредственно рядом со списком

Использовать для имён полей форматирование, отличающееся от

форматирования элементов списка

Создавать уникальные имена полей

В списке не должно быть пустых строк или столбцов

87

С помощью Формы ведения списка

Создать строку имён полей списка

Ввести одну запись

и выделить любую ячейку этой записи

Выполнить команду меню Data ► Form...

Вручную

Создать строку имён полей списка

Ввести соответствующие записи списка

Добавить новые записи в список:

1. Кликнуть кнопку New

2. Ввести элементы записи клавиша [TAB] – перемещение по полям

3. [Enter] – завершение ввода записи

MS Excel Списки: создание и ведение

88

MS Excel Списки: использование форм

Название рабочего листа

Имена полей списка Поля: ВЫЧИСЛЯЕМЫЕ

Добавлять новые записи (New)

Перемещаться по записям

(Find Prev, Find Next, линейка прокрутки)

Задать критерий поиска записей (Criteria)

Исправлятьтекущую запись

(исправить данные, нажать [Enter])

Отменить изменения записи Restore

до нажатия [Enter]

Удалять текущую запись (Delete)

Завершить работу со списком (Close)

Индикатор записей Поля ВВОДА

New

Restore

Criteria

Find Next

Find Prev

Close

Delete

Форма позволяет:

89

MS Excel Списки: использование форм

Критерий поиска записей 1. Нажать кнопку формы Criteria

2. В новом окне ввести критерий, удовлетворя-ющий условиям поиска

3. Щёлкнуть на кнопке Find Prev или Find Next

4. Будут найдены записи, проходящие по всем критериям

Номер записи, удовлетворяющей критерию, из об-щего числа запи-сей в списке

90

Сортировка По Одному Полю

Перейти в столбец, по которому нужно отсортировать Список/Таблицу

Для сортировки в алфавитном (возрастающем) порядке,

кликнуть на Стандартной панели кнопку

MS Excel Списки: сортировка

упорядочивание данных ЛЮБЫХ таблиц:

упорядочивание данных СТРОКИ или СТОЛБЦА таблицы

в возрастающем либо

в убывающем порядке

с учётом или без учёта регистра букв

Для сортировки в обратном алфавитном (убывающем) порядке,

кликнуть кнопку

Сортировка

91

Сортировка По Нескольким Полям

Перейти в одну из ячеек списка/таблицы

весь список будет выделен автоматически

Выполнить команду меню: Data ► Sort...

в списке Sort By (Сортировать по)

Выбрать первое ПОЛЕ для сортировки

Указать порядок сортировки по полю

Ascending – возрастающий,

Descending – убывающий

При необходимости

Выбрать следующие ПОЛЯ

и порядок сортировки в них

MS Excel Списки: сортировка

Кликнуть кнопку OK

Если установлен переключатель –

по подписям, то имена полей не

включаются в сортировку

Если нужно отсортировать часть

списка, выделить нужный диапазон

92

MS Excel Списки: фильтрация

Выбирает из списка данные, удовлетворяющие определённым условиям

Выводит отобранные данные на экран

Остальные данные (не удовлетворяющие условиям отбора)

не отображаются

В строке состояния Excel выводится

соответствующая информация

Два вида фильтров:

DataFilterAutoFilter для простых условий отбора условия отбора могут быть заданы для одного столбца максимальное количество условий отбора для столбца равно двум далее повтор действий для следующего(их) столбцов списка

DataFilterAdvanced Filter… для сложных условий отбора условия отбора могут быть заданы для нескольких столбцов количество условий отбора для столбца неограниченно

могут быть сформированы вычисляемые условия отбора результаты отбора можно расположить отдельно от списка

Фильтр – средство отбора нужных данных списка

93

MS Excel Списки: фильтрация (AutoFilter)

Включение автофильтра

Перейти в одну из ячеек списка

DataFilterAutoFilter

В ячейках заголовка списка появятся кнопки

Установка условий фильтрации Кликнуть стрелку, в заголовке нужной колонки списка

All вывод всех записей (удаление фильтра)

Top 10... заданное число или процент

наибольших или наименьших элементов списка

Blanks вывод строк, где в столбце нет данных

NonBlanks скрытие строк, где в столбце нет данных (вывод строк с непустыми значениями в этом поле)

Custom… установка более сложного критерия

«Иванов» вывод записей только для выбранного значения

Выключение автофильтра для всего списка: DataFilterAutoFilter

94

Top Наибольших

Bottom Наименьших

заданного числа наибольших (Top)

или наименьших (Bottom) элементов списка

заданного процента от количества элементов списка

наибольших (Top) или наименьших (Bottom) элементов

Items Количество элементов

Percent Процент от количества

элементов списка

Требуемое количество

элементов списка

Top 10 Items

Top 10 Percent

Например,

в списке 200 записей Отбор записей

Отбор записей

MS Excel Списки: фильтрация (AutoFilter)

(Top 10…) отбор из числовых полей

95

MS Excel Списки: фильтрация (AutoFilter)

по более сложным условиям

Примеры: еquals Иванов Or еquals Петров

Окна выбора (два)

оператора сравнения

Окна выбора (два)

значений для сравнения

is greater than 560

And

is less than 999

Использование символов шаблона

для отбора элементов списка * Equal *вод, *ин, П*

? Equal ??крытие

(Custom…) отбор элементов списка

96

MS Excel Связывание данных Excel с PowerPoint

Меню Edit ► Paste Special Прежде чем копировать данные

Excel в буфер обмена для

связывания, следует исходному

диапазону присвоить имя

PowerPoint обеспечивает связь

только с объектами листа

В режиме просмотра

97

Диаграммы – мощное средство графического представления данных таблиц

MS Excel Диаграммы: общие сведения

Местоположение: • Встроенные (внедрённые) – расположены на листе, что и данные

• На отдельном листе рабочей книги – Chart#

• Двумерные • Трёхмерные

98

MS Excel

Диаграммы: двумерные (компоненты)

Доходы по Западной Сибири

0

10000

20000

30000

40000

Омск Томск

Город

Руб

(м

лн

)

1998

1999

Название оси Х

Легенда

Маркер

данных

25555

Метка

данных

Название диаграммы

Засечка

оси

Ось Х

(категорий)

Линия

сетки

Название

оси Y

Ось Y

(значений)

Область

построения

99

MS Excel

Диаграммы: трёхмерные (компоненты)

Омск

Томск

1998

19990

20000

40000

Руб

(м

лн

)

Город

Год

Доходы по Западной Сибири

1998

1999

Ось Z (значений)

Ось Х (категорий)

Ось Y (рядов)

Стена

Углы

Основание

100

MS Excel Диаграммы: создание

• Активизировать Мастер диаграмм

Щёлкнуть мышью на пиктограмме Chart Wizard (Мастер диаграмм)

Выполнить пункт меню Insert/Chart…

• Появится первое из четырёх окон Мастера диаграмм

см. следующий слайд

• Выделить область, по данным которых будет

строиться диаграмма

Можно выделять и текстовые

заголовки области данных, но не

включайте пустые строки,

столбцы, итоговые суммы

101

MS Excel

Диаграммы: выбор типа

В первом окне

На вкладке Standard Types (Стандартные) или

Custom Types (Нестандартные)

Выбирается

Chart type (Тип)

Chart sub-type (Вид)

• Завершить создание

• Кнопка Finish

• Перейти на следующий этап

• Кнопка Next

• Отменить создание диаграммы

• Кнопка Cancel

Этап 1

Кнопка Просмотр результата

102

MS Excel Диаграммы: задание исходных данных

Во втором окне

• Вкладка Data Range

(Диапазон данных)

Уточняется (проверяется) область данных

для построения диаграммы (адрес данных: Имя листа и диапазона ячеек)

Указывается как рассматривать данные

при построении диаграммы:

по Rows (рядам) или

по Columns (колонкам)

• Вкладка Series (Ряды) см. следующий слайд

Этап 2

103

MS Excel Диаграммы: задание исходных данных

Во втором окне

• Вкладка Series (Ряды)

Уточняются характеристики данных

• Завершить создание Finish

• Перейти на следующий этап Next

• Перейти на предыдущий этап Back

• Отменить создание диаграммы Сancel

Этап 2

104

MS Excel Диаграммы: настройка параметров

В третьем окне: • Вкладка Titles (Заголовки) (ввод названий диаграммы и осей)

• Вкладка Legend (Легенда) (включение легенды и её местоположения)

• Вкладка Axes (Оси) (флаги наличия осей на диаграмме)

• Вкладка Gridlines (Линии сетки) (флаги наличия линий сетки на диаграмме)

• Вкладка Data Labels (Подписи данных) (флаги наличия значений данных на диаграмме)

• Вкладка Data Table (Таблица данных) (флаги наличия таблицы данных)

• Завершить создание

• Кнопка Finish

• Перейти на следующий этап

• Кнопка Next

• Перейти на предыдущий этап

• Кнопка Back

Этап 3

105

MS Excel Диаграммы: размещение

В четвёртом окне

• определение местоположения диаграммы: на отдельном листе Chart1

на текущем рабочем листе (как объект рабочего листа)

• Завершить создание

• Кнопка Finish

• Перейти на предыдущий этап

• Кнопка Back

• Отменить создание диаграммы

• Кнопка Cancel

Этап 4

106

MS Excel Диаграммы: редактирование области построения

Редактирование «Области построения»:

• Удаление диаграммы

• Перемещение диаграммы

• Изменение размеров

диаграммы

Возможно в ВЫДЕЛЕНОМ состоянии диаграммы

(диаграмма в рамке с восемью квадратами)

• Выделение диаграммы – щелчок мышью на диаграмме

• Снятие выделения – щелчок мышью вне диаграммы

107

MS Excel Диаграммы: редактирование области построения

Редактирование «Области построения»:

• Форматирование области диаграммы • Изменение типа диаграммы

• Исходные данные

• Параметры диаграммы

• Местоположение

• Объёмный вид

• Окно диаграммы • Вырезать

• Копировать

• Вставить

• Очистить

108

MS Excel Диаграммы: редактирование компонент

Методика редактирования Возможно в ВЫДЕЛЕНОМ состоянии компоненты

(компонента в рамке с восемью квадратами)

• Выделить компоненту – щелчок мышью на компоненте

(Снятие выделения – щелчок мышью вне компоненты (диаграммы))

• Вызвать контекстно-зависимое меню

и выполнить необходимые изменения элемента диаграммы

Редактирование компонент:

• Названия диаграммы

• Названия осей

• Легенд

• Сетки

• Меток данных

109

MS Excel Графика: инструменты для рисования

Панель инструментов Drawing (Рисование)

Действия Автофигуры

110

MS Excel Графика: создание графических объектов

Линии произвольной формы и многоугольники

Line (Линия)

Arrow (Стрелка)

Double Arrow (Двусторонняя стрелка)

Curve (Кривая)

Freeform (Полилиния)

Scribble (Рисованная кривая)

AutoShapes

Lines

Исправление фигур Draw

Edit Points

Для более точной настройки формы объекта после применения к

нему команды Edit Points можно использовать команды

контекстного меню, вызванного на любом из узлов фигуры

111

MS Excel Графика: создание графических объектов

Надписи (Text Box)

Ввод текста в фигуру

Создание связанных надписей

1. Создать поле надписи

2. Пока выделено это поле введите в строке

формул ссылку на ячейку или её имя

112

MS Excel Графика: создание графических объектов

Объекты WordArt

Применение

тени

Применение

объёма

Картинка (Clip Art)

113

MS Excel Графика: создание графических объектов

Организационная диаграмма

Insert

Picture

Organization Chart Insert

Diagram

Библиотека диаграмм

114

MS Excel Графика: создание графических объектов

Копирование изображения листа меню Tools

команда Customize

вкладка Commands

категория Tools

команда Camera

1. Выделить диапазон ячеек

2. Щёлкнуть на пиктограмму Camera

3. Щёлкнуть кнопкой мыши в той точке листа,

куда предполагаете поместить скопированное

изображение диапазона

Пиктограмма Camera создаёт изображение,

связанное с выделенным диапазоном

При изменении содержимого исходных ячеек ,

изображение будет динамически обновляться

115

MS Excel Практические задания

ЗАДАНИЕ №1

Построить различные диаграммы по данным

таблицы, созданной ранее:

116

MS Excel Практические задания

ЗАДАНИЕ №2

Создать/вставить в Excel следующие графические объекты:

117

MS Excel Сохранение таблиц Excel в формате HTML

File / Save as Web Page… В диалоговом окне Save As установить флажок Add interactivity/Добавить интерактивность

(позволяет изменять, а не только просматривать)

Просмотреть Web-страницу

File / Web Page Preview

установить переключатель

Save: Entire Workbook / Всю книгу

Selection: Sheet / Листы

118

MS Excel Печать: режим Preview

• Активизация режима

• File/Print Preview

• Управление

Next (Далее)

Previous (Назад) переход между страницами, [PageUp, PageDown]

Zoom (Масштаб) изменение масштаба изображения, [ЩМ на странице]

Print (Печать) начало печати документа, нажмите на эту кнопку, если вид

Вашего документа Вас полностью удовлетворяет!

Setup установка параметров печати в диалоговом окно Page Setup (смотри слайды Установка Параметров печати )

Margins (Поля) изменение размеров полей и ширины колонок

Переместить маркеры на краях пунктирные линий, соответствующих полям

листа и колонкам таблицы, добиваясь нужного результата

Page Break Review переход в режим «Разметка страницы»

Close (Закрыть) выход из режима Preview

Help (Справка) активизация режима помощи Excel

119

MS Excel Печать: установка параметров печати

• File/Page Setup… = кнопка Setup режима Preview

диалоговое окно Page Setup с 4-мя вкладками

позволяет установить:

• ориентацию страницы

• размер бумаги

• качество печати

• начальный номер для нумерации страниц

• масштабирование при печати (большие таблицы):

Adjust to: ввести процент масштабирования

(>100 увеличение, <100 уменьшение)

Fit to: печать в заданном объёме страниц а) включить флаг Fit to

б) ввести количество страниц

для разбиения таблицы

по горизонтали и вертикали

Активизация режима

вкладка Page

120

MS Excel Печать: установка параметров печати

позволяет установить:

• размеры полей Top, Bottom

Left, Right

• расстояние до колонтитулов

(от границы листа) Header, Footer

• центрирование данных

по горизонтали по вертикали

• перейти в режим Preview кн. Print Preview

• просмотреть установки принтера кн. Options • начать печать - кн. Print

вкладка Margins

121

позволяет сформировать колонтитулы листов:

MS Excel Печать: установка параметров печати

по умолчанию

• Header

содержит имя рабочего листа

• Footer

номер страницы

Изменение значений по умолчанию • Щёлкнуть по стрелке, расположенной справа

от текущего значения колонтитула

( верхнего или нижнего )

• Выбрать из предложенного списка

подходящее значение колонтитула

• Если колонтитул не нужен

выбрать значение (none)

вкладка Header/Footer

122

Формирование колонтитулов пользователя

• Щёлкнуть по кнопке Custom Header или Custom Footer

• Установить курсор в нужную секцию:

левую, центральную, правую

• Ввести или отредактировать содержимое колонтитула

MS Excel Печать: установка параметров печати

Добавление служебной

информации:

•Номер страницы •Всего страниц

•Дата

•Время

•Имя рабочей книги

•Имя рабочего листа •Добавить рисунок

Для изменения шрифта, которым выводится колонтитул или его часть, выделите соответствующий текст и

кликните по кнопке изменения шрифта

вкладка Header/Footer

123

MS Excel Печать: установка параметров печати

• Определить область печати

• Указать ряды и/или колонки, которые должны выводиться на

каждом листе распечатки

• Включить/выключить вывод

линий сетки при печати

• Использовать только

черный и белый цвет

• Черновая печать

• Печать заголовков строк и столбцов

• Печать комментариев к ячейкам

(как есть или отдельно на странице)

• Указать последовательность

разбиения большой таблицы на

несколько страниц печати

позволяет: вкладка Sheet

124

MS Excel Печать примечаний

вкладка Sheet

два режима печати примечаний:

• в конце листа (At end of sheet) – все тексты примечаний выводятся

только после печати самого рабочего листа

• как на листе (As displayed on sheet) – позволяет напечатать лист в

том виде, в котором все примечания выведены на экран

125

MS Excel Печать: режим Page Break Review

Активизация режима

меню View / Page Break Review

или из режима Preview кнопка

Page Break Review (Разметка страницы)

Вставка принудительных разрывов страниц

• Выделить строку/столбец/ ячейку,

с которой должна начинаться новая страница

• меню Insert / Page Break

Возврат в режим обычного просмотра

меню View / Normal

Удаление ВСЕХ принудительных разрывов

• Выделить лист

• меню Insert / Reset all Page Breaks

•Диапазон печати формируется

перетаскиванием границ страницы:

а) вставленных автоматически

б) вставленных вручную (принудительных) При перемещении границы, например,

горизонтальной

• изменяется масштаб страницы при печати

• перемещается вторая граница (вертикальная), для сохранения пропорциональности

масштабирования

126

MS Excel Печать: распечатка документа

! Распечатывайте документ из режима Preview

меню File/Print… = кнопка Print режима Preview ... диалоговое окно Print позволяет

• Изменить область печати: По умолчанию печатается

выделенный(е)/ активный(е) лист(ы) • Selection - выделенная область листа

• Active sheet(s) - выделенные листы рабочей книги

• Entire workbook - вся рабочая книга

• Указать количество копий

• Задать страницы для печати: • All - все страницы

• Pages - диапазон страниц,

From - начиная с...

To - и заканчивая …

• Вернуться в режим Preview

Активизация режима