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ORGANISATION IST DIE HALBE MIETEORGANISATION IST DIE HALBE MIETETipps und TricksTipps und Tricks
Tanja Reuter, StudienassistentinTanja Reuter, Studienassistentin
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Warum wir???Warum wir???Sehr oft ist die Study Nurse die eigentliche Schaltzentrale im Prfzentrum, sie hat bisweilen mehr Organisationstalent und mehr Ordnungssinn als der Prfarzt und muss diesen untersttzen, gelegentlich sogar an seine Aufgaben erinnern!
(aus dem Buch Arzneimittelstudien von Manfred Stapff)
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Verschwendung vonVerschwendung von
Ressourcen
Zeit
durch Suchaktionen, doppelte Arbeiten, Verwaltung und Sortieren, Abheften und, und, und...
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Zeitgewinn wZeitgewinn wre nutzbar fre nutzbar frr
Fort- und Weiterbildungen
Wichtigere Arbeiten z.B. Patienten
Dinge, die sonst liegen bleiben
Pnktlichen Feierabend
Zustzliche Projekte
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Das heiDas heit auch...t auch...Zufriedenheit
Stressabbau
Weniger berstunden
Mehr Platz/ aufgerumten Schreibtisch
Wirtschaftlicheres Arbeiten
Transparenz fr mich und alle anderen
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EntscheidungskaskadeEntscheidungskaskadeNEUES DOKU-MENT
Aufheben NeinPapierkorb
Dringend bearbeiten
Spterbearbeiten
Abheften
Sofort tun
To-Do-Liste
Wiedervorlage-mappe
Ablagekorb
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Organisationsideen fOrganisationsideen frr
Studienordner/Dokuordner
Schrnke
PC, Email
Hilfsmittel
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StudienStudien--/ / DokuordnerDokuordnerImmer gleicher Aufbau z.B.
Arztbriefe Intern/Extern
Korrespondenz Studienzentrale/Referenzeinrichtungen
Korrespondenz Krankenkasse, Versorgungsamt u.a.
Meldungen Mainz, Ersterhebung, Registrierung
Labor
Bildgebung (Rntgen, CT, MRT, PET-CT)
Histologie, pathologisch-anatomische Gutachten
Therapieplne
Dokumentation/ Toxizittsbgen
CRF
Sonstiges
Referenzbefunde zu den Originalbefunden
Gleiche Rckenbeschriftung (Schriftart, Schriftgre...)
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StudienStudien--/ / DokuordnerDokuordnerBeispiel fr einen
Aufkleber fr einen
Doku-Ordner:
KLINIKUM KASSELHauptprfer:Dr. Mabuse
Studie XYZ
Muster, Max(*24.12.2000)
Studien-Nr: 123456
GPOH-PID:3RTZ88PQ
DOKUMENTATION
Beispiel fr einen Aufkleber fr eine Patientenakte:
STUDIENTITEL _________________ _______PRFARZT _______________________ ____PATIENTENNUMMER _____________ ______PATIENTENINITIALEN ____________ ______
Dieser Patient ist/war Teilnehmer einer klinischen Studie. Die Patientenunterlagen mssen aufgehoben werden bis
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SchrSchrnkenkeEin Fach fr eine Studie (Prfarztordner, CRFs, Ablagekrbe)
Aufkleber an die Schranktr mit Studientitel, evtl. Sponsor
Aufkleber an die Schranktr INNEN: Gltige Protokollversion und gltige Einverstndniserklrungen
Ablagekrbe fr jede Studie gleich, z.B.:
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PCPCAufbau immer gleich
Fr jede Studie einen eigenen Ordner anlegen Protokoll/ Amendments
Aufklrungen und Einverstndniserklrungen
Prfzentrum (CVs, FDs, u. a.)
Behrden und Ethik
Listen
Studienformulare
Korrespondenz und, und, und
Einheitliche Benennung der Dateien (z.B. Datum_Name_Version)
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PCPC
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Email/ OutlookEmail/ Outlook
Im Posteingang Ordner fr jede Studie anlegen
Emails markieren als erledigt oder als Aufgabe
Emails nach Bearbeitung/Erledigung in die Ordner verschieben
Gesendete Emails regelmig in die Ordner verschieben
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Email/OutlookEmail/Outlook
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Eher uneffektiv...Eher uneffektiv...
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Auch das...Auch das...
Es gibt Tage, da besteht das Leben nur aus POST-ITs...
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Bessere Ideen...Bessere Ideen...Nur bentigte Unterlagen und Patientenakten im Studienzimmer aufbewahren
Archivschrnke/Ablagesysteme anlegen
To-Do-ListenPC (Erledigtes lschen, was am lngsten auf der Liste steht oben)
Ringbuch (Abstreichen, mit Krzel abzeichnen, Abhaken)
Zettel (alle 2-3 Tage verwerfen, Rest bertragen)
Wiedervorlagemappen/ Unterschriftenmappen
Tischkalender
Outlook nutzen (Kalender, Aufgaben, Erinnerungsfunktion)
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Praktisches...Praktisches...Checklisten zum abarbeiten und abhaken
Patienten-/Studienlisten
Starter-Packerl
Studienspezifische Dokumentationsbgen/ Untersuchungsbgen
Regelmige Studien-Teambesprechungen
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ChecklistenChecklisten
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PatientenPatienten--/Studienlisten/Studienlisten
Patientenliste Jahresweise
Demographiedaten, Studiennummer, GPOH-PID, Diagnosedatum, Meldung Mainz, Studienteilnahme
Studienliste Fr jede Studie eigene Liste
Name, Geburtsdatum, Studiennummer, GPOH-PID, Diagnosedatum, Rezidivdaten, Datum letzter Kontakt, Stand der Dokumentation
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PatientenlistePatientenliste
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StarterStarter--PackerlPackerl
Umfasst: Checklisten
Alle aktuellen Aufklrungen/Einwilligungen Studienspezifische Einwilligungen kann sich der Prfarzt direkt aus dem Ablagekorb im Studienschrank nehmen
Meldebogen DKKR
Blanco-Dokumappe
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UntersuchungsbUntersuchungsbgengen
Eigene Bgen fr: Aufklrungsgesprch
Krperliche Untersuchung
AE/SAE Erfassungsbogen
Begleitmedikation
Evtl. Visitenplaner
Evtl. Handlungsplne fr Visiten
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z.B. AE/SAEz.B. AE/SAE--ErfassungsbogenErfassungsbogen
1= M ild2= M oderat3= Schwer4= Lebens-bedrohlich5= Tdlich
1= Ja2= Nein
1= Sicher2= Wahrscheinlich3= M glich4= Unwahrscheinlich5= Keine
0= Keine1= M edikation2= Andere M a-nahmen3= Beides (1&2)
0= Keine1= Zeitweise unterbrochen2= Permanent unterbrochen3= Nicht zutreffend4= Unbekannt
dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy
hh:mm hh:mm dd.mm.yy
dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy
hh:mm hh:mm dd.mm.yy
dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy
hh:mm hh:mm dd.mm.yy
dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy
hh:mm hh:mm dd.mm.yy
dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy
hh:mm hh:mm dd.mm.yy
NDERUNGENSTUDIEN
MEDIKATION
DATUM/UNTERSCHRIFTPRFARZT
1= Komplett wiederhergestellt2= Wiederhergestellt mit Folgeschden3= Anhaltend4= Fatal5= Unbekannt
OUTCOME
AEDOKUMENTATIONSBOGENPATIENTENNAME:GEBURTSDATUM:
AENR. DIAGNOSE
STARTDATUM/UHRZEIT
STOPDATUM/UHRZEIT
CTCGRAD SAE KAUSALITT THERAPIE
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TeambesprechungenTeambesprechungen
Regelmig alle 4 Wochen/ einmal im Monat
Alle Prfrzte und Mitglieder des Studienteams
Unterschriften einholen
Protokolle/Amendments u. a. besprechen
Infos von Studientreffen
Besprechung von Patienten (Diagnosen, Meldungen, AE/SAEs)
Protokoll Nachweis (Inspektionen, Audits)
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Vielen Dank
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