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Diese Präsentation soll den Umgang mit digitalisierten (elektronischen) Checklisten beschreiben und kann natürlich keine Funktionalität ersetzen.

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Qualitätsmanagement mit Checklisten

Teil I: Einrichten von Checkrahmen

Eine Entwicklung des Instituts für Informatik

- Software Engineering -Justus-Liebig-Universität Giessen

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Legen Sie ein Register für den Checkrahmen

in der Dauerakte an.

… und wählen Sie im Menü Neu

den Punkt Register aus.

Wählen Sie das Sachgebiet aus, in dem der Checkrahmen

angelegt werden soll.Vorgeschlagen wird das

Sachgebiet Qualitätsmanagement.

Sie können das Register beliebig beschriften.

So legen Sie das Dokument

Checkrahmen an.

Im Sachgebiet Qualitätsmanagement finden Sie derzeit die

Dokumentvorlage Checkrahmen.

Öffnen Sie das Dokument

Checkrahmen.

Wählen Sie den Standard-Checkrahmen

für einen Geschäftsprozess aus,

den Sie anlegen möchten.

Über Kopieren legen Sie den ausgewählten

Kanzlei-Checkrahmen an.

Vergeben Sie einen beliebigen Namen, unter dem auch der Geschäftsprozess

geführt wird...

...dann erst speichern.

Hier sehen Sie die Prozesse. Über die

[+]-Symbole können Sie

Prozesse auf- und zuklappen.

Hier werden die einzelnen Checks innerhalb eines

Prozesses angezeigt.

Markieren Sie einen Check, um diesen

zu bearbeiten.

Die Checks verfügen über Eigenschaften. Öffnen Sie dazu die Eigenschaften des

Checks.

Dieses Dokument wurde dem Check zugeordnet, um es später direkt aus der Checkliste öffnen

und die durchgeführten Prüfungen registrieren zu

können.

Mit Stop- und KO-Checks bestimmen

Sie die Vorgangssteuerung.

Hier können Verweise auf

Gesetzestexte, Prozess-

beschreibungen etc. hinterlegt

werden.

Hier wird festgelegt, für welchen

Mandantentyp der Check gelten soll.

Hier können Sie die Parameter für automatische

Saldenprüfungen einstellen.

Hier werden die Parameter für

einen Autocheck festgelegt.

Hier können Sie einen

Bearbeitungsvermerk oder einen Hinweis

eintragen.

Um einen neuen Check einzufügen, markieren Sie den Check, nach dem ein neuer Check eingefügt werden

soll.

Hier wird angezeigt, dass der Check

verändert worden ist.

Analog zum Einfügen eines Checks können neue, von der Kanzlei

entwickelte Geschäftsprozesse eingefügt werden.

Geben Sie hier einen Namen für den neuen Check

ein.

Ordnen Sie dem Check Dokumente zu, die Sie später

aus der Checkliste heraus direkt

öffnen möchten.

Wählen Sie zunächst ein

Sachgebiet aus.

Fügen Sie die gewünschten

Dokumente mit den Pfeiltasten

hinzu.

Sie können noch weitere Dokumente auch aus anderen

Sachgebieten hinzufügen.

Hier ist noch kein Verweis

hinterlegt. Fügen Sie neue

Verweise hinzu.

Fügen Sie über [Neu] einen

neuen Verweis ein.

Legen Sie den Namen und den Link fest, an der sich der Verweis

im Dokument befindet.

Danach wählen Sie das

Verweisdokument aus.

Hier wird ein neues Verweisdokument angelegt, da kein

passendes Dokument in der

Liste aufgeführt ist.

Geben Sie dem Verweisdokument einen

sprechenden Namen, unter dem das Dokument in der Liste geführt werden soll.

Anschließend wählen Sie die Datei aus, auf die

verwiesen werden soll.

Wählen Sie ein Verweisdokument

aus.

Wählen Sie das neue

Verweisdokument aus.

Zum Nachschlagen

markieren Sie den Verweis.

… und klicken Sie auf Öffnen um das Verweisdokument zu

laden.

Legen Sie die Filterkriterien

fest, nach denen die Checkliste beim Anlegen

gefiltert werden soll.

Markieren Sie einen Check, um die

Vorgangssteuerung zu bearbeiten.

Klicken Sie auch hier, um die

Eigenschaften anzuzeigen.

Wählen Sie eine Option für die

Vorgangssteuerung und bestätigen

Sie die Auswahl mit "OK".

Markieren Sie einen Check, den

Sie nicht benötigen und deaktivieren

wollen.

Ausgelieferte Standard-Checks

können nicht gelöscht werden. Um diesen Check zu deaktivieren, müssen Sie den

Haken entfernen.

Um das Verschieben von

Checks zu zeigen, klappen Sie die Baumstruktur

besser zu.

Klappen Sie den ersten

Prozess auf.

Markieren Sie den Check, den Sie

verschieben möchten.

Zuerst wird der Check

ausgeschnitten.

Dann markieren sie einen Check, unter

dem der ausgeschnittene Check eingefügt werden soll, und

klicken auf Einfügen.

Der Check wurde eingefügt.

Schließen Sie nun den Checkrahmen.

Als Nächstes markieren Sie einen Checkrahmen, für

den Sie einen Abgleich

durchführen möchten.

Starten Sie den Vergleich um

einen Standard- mit Kanzlei-

Checkrahmen abzugleichen.

Auf der linken Seite muss der Checkrahmen

ausgewählt werden, der durch ein Update verändert wurde, oder der als Vorlage

für einen abgeleiteten Checkrahmen diente.

Auf der rechten Seite erscheinen alle

Checkrahmen, die aus dem markierten

Checkrahmen abgeleitet wurden.

Zuerst erhalten Sie eine Übersicht über die

Unterschiede in der Anzahl der Checks.

Die ist eine Auflistung aller Checks, bei denen

Abweichungen aufgetreten sind. Wählen Sie einen Check aus, zu dem Sie

Einzelheiten sehen möchten.

Lassen Sie sich die Eigenschaften

anzeigen

Hier sind die Unterschiede zwischen den Vermerken.

Unterschiede werden rot markiert.

Haken Sie nun die Checks an, für die die

Änderungen übernommen werden sollen und klicken auf

Übernehmen.

Hier legen Sie fest, welche Felder abgeglichen

werden sollen.

Abgeglichene Checks werden aus der Auswahl entfernt. Bei Bedarf wiederholen Sie den Vorgang für andere Checks.

Damit ist der Abgleich

abgeschlossen. Schließen Sie das

Dokument.

Ende Teil I

Um einen Blick auf den "Einsatz von Checklisten" zu werfen, starten Sie die Präsentation Teil II.

Hinweis:

Die Standard-Checkrahmen sind die Original-Checkrahmen, die zurzeit ausgeliefert werden. Ein Standard-Checkrahmen wird kopiert und somit zum Kanzlei-Checkrahmen. Die Kanzlei-Checkrahmen können, im Gegensatz zu den Standard-Checkrahmen, an die Gegebenheiten der Kanzlei angepasst werden. Diese Veränderungen werden dann beim Einsatz der Checkliste in der Mandantenakte übernommen.

Ein Standard-Checkrahmen kann mehrmals kopiert werden, sodass verschiedene Ausprägungen von Checkrahmen erstellt werden können (z.B. für Mandantengruppen).

Das gelbe Schloss-Symbol bedeutet, dass der Checkrahmen gesperrt ist. Damit kann dieser nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Standard-Checkrahmen sind immer gesperrt, Kanzlei-Checkrahmen erst dann, wenn sie als Checklisten in einer Jahresakte eines beliebigen Mandanten angelegt wurden.

Hinweis:

Nachdem der Kanzlei-Checkrahmen kopiert und gespeichert wurde, kann er den kanzleispezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Dafür können die Eigenschaften angepasst, Checks verschoben, hinzugefügt oder deaktiviert werden. Standardmäßig sind alle Checks des Kanzlei-Checkrahmens aktiviert, sodass auch alle Checks auf Mandantenebene (Teil II) übernommen werden, sofern sie nicht durch andere Filterkriterien herausgefiltert werden.

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen exemplarisch, wie diese Veränderungen des Kanzlei-Checkrahmens vorgenommen werden.

Hinweis:

Werden die Checkeigenschaften eines Checks verändert, so erscheint im Checkrahmen hinter diesem Check ein Hinweis dazu. Wurde ein Check neu eingefügt, so erscheint Neu hinter diesem Check.

Ein hinterlegter Vermerk wird im Checkrahmen durch ein gelbes Dreieck mit einem Ausrufezeichen symbolisiert. Der Vermerk kann direkt angezeigt werden, wenn die Spalte, in dem das Symbol zu finden ist, breiter gezogen wird.

Hinweis:

Die Abgleich-Funktion wird verwendet, um bereits angelegte Kanzlei-Checkrahmen zu aktualisieren. Zu diesem Zwecke werden diese mit den upgedateten Standard-Checkrahmen verglichen. Die Abweichungen werden analysiert und angezeigt. Danach können Sie entscheiden, welche Aktualisierungen Sie übernehmen möchten und welche nicht.

Hinweis:

Jedem Check können ein oder mehrere interne (in [tse:nit] vorhandene) Dokumente zugeordnet werden. Diese Zuordnung bewirkt, dass bei der Bearbeitung der Checkliste direkt zum zugeordneten Dokument in [tse:nit] gesprungen werden kann.

Die Dokumente können zur besseren Übersichtlichkeit bei der Auswahl nach Sachgebiet sortiert werden, indem im oberen Auswahlfeld ein Sachgebiet ausgewählt wird. Dann werden nur zum Sachgebiet gehörige Dokumente angezeigt, die dann über die Pfeil-Tasten hinzugefügt oder wieder zurück genommen werden können.

Hinweis:

Im Register Bearbeiten können Sie Einstellungen zur Vorgangssteuerung

hinterlegen. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten:

1) Keine Steuerung: Die Bearbeitung hat keinen Einfluss auf den Vorgang.

2) Stop-Check: Bevor dieser Check abgehakt werden kann, müssen alle davor liegenden Checks erledigt oder nicht zutreffend sein.

3) KO-Check: Bevor dieser Check abgehakt werden kann, müssen alle davor liegenden KO-Checks erledigt oder nicht zutreffend sein, bevor ein nachfolgender Check bearbeitet werden darf.

Hinweis:

Jedem Check kann ein oder mehrere Verweise zugeordnet werden. Verweise sind Textstellen in Dokumenten, die bei der Bearbeitung der Checklisten nachgeschlagen werden können, z.B. Gesetzestexte.

Als Verweise können unterschiedliche Dokument-Typen hinterlegt werden, so z.B. *.doc, *.txt, *.xls oder *.htm

Hinweis:

Im Register Filter werden die Kriterien eingestellt, nach denen die Checkliste bei der Anlage in der Mandantenakte gefiltert wird. Dafür sind drei Filterkriterien hinterlegt:

1) Rechtsform: Legt fest, für welche Rechtsformen der Check gültig ist.

2) Größenklasse: Legt fest, ob der Check für große, mittlere oder kleine Kapitalgesellschaften gültig sein

soll.

3) Mandantentyp: Legt fest, ob der Check für A-, B- oder C-Mandate nach Mandatsanalyse gültig sein soll.

Wird ein Check nicht zu den entsprechenden Filterkriterien zugeordnet, diese aber bei einem Mandanten entsprechend vorliegt oder hinterlegt wurde, wird der Check nicht angelegt.

Hinweis:

Einem Check kann eine Prüfoption zugewiesen werden. Diese Prüfung kann manueller Art sein (in der Checkliste symbolisiert durch einen roten Kreis) oder eine automatische Prüfung sein (symbolisiert durch ein rotes "A" in einem roten Kästchen).

Die manuelle Prüfung beschränkt sich auf den Hinweis, dass hier eine Prüfung durchzuführen ist, die erfolgreich oder nicht erfolgreich abgeschlossen wird.

Bei der automatischen Prüfung hingegen werden die hinterlegten Einzelkonten oder Kontenbereiche nach definierten Vorgaben (Vergleichswerte) überprüft. Dieser Prozess wird manuell angestoßen, läuft aber automatisch ab.

Hinweis:

Jedem Check kann ein Vermerk hinterlegt werden, der beim Anlegen der Checkliste in diese übernommen wird. So wird es ermöglicht, Arbeitsanweisungen durch Bemerkungen zu ergänzen. Diese werden in der Checkliste durch ein gelbes Dreieck mit einem Ausrufezeichen symbolisiert.

Hinweis:

Für eine Textmarke in einem Verweisdokument sollten Sie einen Namen und einen Link (Bezeichnung der Textmarke) festlegen:

Der Mitarbeiter sieht später beim Bearbeiten nur den Namen der Textmarke, also die offizielle Bezeichnung der Textstelle, z.B. § 4 (3).

Der Link im Verweisdokument darf systembedingt keine Leer- und Sonderzeichen beinhalten, also auch kein Paragraphenzeichen und keine runden Klammern. Einzig zulässiges Sonderzeichen ist der Unterstrich. So wird aus der Textmarke § 4 (3) der Link p4_3 .

Hinweis:

Standardmäßig werden keine Verweisdokumente ausgeliefert !

Besorgen Sie sich Gesetzestexte im Textformat und fügen Sie dort Textmarken ein.

Sie können hier auch sonstige Texte, z.B. Prozessbeschreibungen, Schaubilder, Tabellen etc. hinterlegen.

Zulässig sind die Dateiformate txt, rtf, doc, xls, pdf, xls.