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Rechtliche Hinweise
© Document Future AG 11/2016 Alle Rechte vorbehalten. Für diese Dokumentation beansprucht die Firma Document Future AG Urheberrechtsschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Document Future AG weder in Teilen noch im Ganzen in irgendeiner Form, beispielsweise Druck, Fotokopie oder Mikroverfilmung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden . Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Jede Verwendung außerhalb der Grenzen des UrhG ist ohne Zustimmung der Document Future AG oder der jeweiligen anderen Firmen unzulässig und strafbar. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen kö nnen ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von der Document Future AG und Konzernunternehmen bereitgestellt und
dienen ausschließlich Informationszwecken. Keine der hierin enthaltenen Informationen begründet ein Angebot im Rechtssinne. D ie Document Future AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die Document Future AG steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in den Verträgen über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen au sdrücklich geregelt ist. Die Document Future AG haftet nicht für Schäden aufgrund von Handlungen, die ausgehend von enthaltenen Informationen vorgenommen werden.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten Inhaltsverzeichnis
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Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung ................................................................................................................................. 4
2 Verwendete Darstellungen ...................................................................................................... 5
3 Hinweise und Informationen .................................................................................................... 6
4 doculife Desktop installieren .................................................................................................... 8
4.1 Desktop Suite installieren ......................................................................................................... 8
4.2 doculife Desktop Portable installieren ..................................................................................... 10
5 doculife-Konto aktivieren ....................................................................................................... 11
6 Index ...................................................................................................................................... 15
Erste Schritte doculife-Konto einrichten Einleitung
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1 Einleitung Wir freuen uns, dass Sie sich für den Einsatz von doculife entschieden haben. Mit doculife managen und
verwalten Sie Ihre Akten und Dokumente in der Cloud - einfach und intelligent.
Erfahren Sie, wie Sie:
1. den doculife Desktop installieren (Kapitel 4)
2. Ihr doculife-Konto aktivieren und einrichten (Kapitel 5)
Zugangsdaten
Ihre doculife-Zugangsdaten (PDF-Datei/en mit Konto, Benutzername, Initialpasswort) und/oder die Akti-
vierungsdatei ( doculife Aktivierungsdatei für Benutzername [Konto].idac), die Sie von Ihrem Administra-
tor erhalten haben, werden für die Aktivierung des Kontos benötigt. Halten Sie diese bitte bereit.
Installationspakete
Die Einrichtung Ihres doculife-Kontos nehmen Sie über den doculife Desktop vor. Installieren Sie zuerst ei-
nes der Installationspakete. Wenn Ihnen diese nicht zur Verfügung stehen, kann die aktuelle Version von
der Supportwebseite der T-Systems Multimedia Solutions GmbH heruntergeladen werden.
doculife Desktop Suite
o Administrationsrechte für Installation erforderlich
o Beinhaltet die Office-Integration
o Beinhaltet die Scananwendung
Desktop Portable
o Keine Installation erforderlich
o Keine Office-Integration enthalten
o Keine Installation der Scananwendung
Installationsvoraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass der Installations-PC die nachfolgenden Anforderungen erfüllt.
Unterstützte Betriebssysteme
Windows 10, 8.1, 8, 7 Pro, Vista
Systemvoraussetzungen der Hardware
PC mindestens. 1.8 GHZ CPU, 2 GB RAM, 500 MB Speicherplatz
Windows Surface Professional 2 oder höher
Unterstützte Microsoft Office-Versionen (doculife Desktop Suite)1
o Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio 2003/2007/2010/2013/2016
o Add-In für Microsoft Outlook 2003/2007/2010/2013/2016
Installationsanforderung (doculife Desktop Suite)
Microsoft .Net Framework 4.5, Visual C++ Runtime Library (nur bei Installation der Scananwen-
dung), Komponenten werden bei Fehlen auf dem Installations-PC automatisch installiert.
1 Gilt auch für über Office 365 bereitgestellte Programmversionen
Erste Schritte doculife-Konto einrichten Verwendete Darstellungen
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2 Verwendete Darstellungen In diesem Kapitel werden die wichtigsten Darstellungen erklärt, damit Sie sich schnell in der Dokumentation
zurechtfinden.
Hinweise und Informationen
Hinweise und Informationen sind mit folgenden Symbolen gekennzeichnet:
INFORMATION: Mit „Information“ sind wichtige Erläuterungen zur Funktionsweise und Hinweise, die
die Verwendung von doculife® vereinfachen, gekennzeichnet.
BEACHTEN SIE: Mit „Beachten Sie“ sind Informationen gekennzeichnet, deren Beachtung für den Ab-
lauf oder die Erzielung der korrekten Funktionsweise wichtig sind.
ACHTUNG: Mit „Achtung“ sind Hinweise gekennzeichnet, deren Beachtung für den Ablauf oder die
korrekte Funktionsweise unbedingt erforderlich ist.
Hinweise und Informationen können zusätzlich mit einem Rahmen versehen sein.
Handlungsanleitungen
Komplexe Handlungsanleitungen, die aus mehreren Schritten bestehen, sind fortlaufend nummeriert.
Handlungsanleitungen, die nur aus einem oder wenigen Schritten bestehen, sind mit dem Symbol gekenn-
zeichnet.
Schaltflächen, Symbole, Menübefehle, Tasten, Fenstertitel und Meldungen
Diese werden Fett dargestellt (z. B. OK). Tasten werden zusätzlich in Großbuchstaben geschrieben
(z. B. ENTER). Tastenkombinationen von gleichzeitig gedrückten Tasten werden durch ein Pluszeichen (+)
verbunden (z. B. STRG + F3)
Navigationspfade
Navigationspfade beschreiben Abfolgen von Schaltflächen und Menüpunkten, durch die Sie sich klicken, um
bestimmte Funktionen zu nutzen. Navigationspfade erkennen Sie an den spitzen Klammern (>) und der kur-
siven Schrift.
Beispiel: Rechtsklick auf das Objekt > Senden an > E-Mail-Empfänger > Als neue E-Mail.
Programmiercode, Programmausgaben und Skripte
Programmiercode, Programmausgaben und Skripte werden in der Schriftart Consolas dargestellt.
Beispiel: dclcfg001-01 > bessh -l service list
Beispiele
Beispiele zu einzelnen Funktionen sind wie folgt gekennzeichnet:
Beispiel: Hier folgt ein Beispiel.
Verweise
Verweise auf andere Kapitel sind wie folgt gekennzeichnet: Kapitel „Name des Kapitels“
Erste Schritte doculife-Konto einrichten Hinweise und Informationen
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3 Hinweise und Informationen Dieses Kapitel enthält Informationen und Sicherheitshinweise für die Nutzung von doculife®. Lesen Sie
diese bitte sorgfältig durch.
Virenschutz
doculife® beinhaltet keine zusätzliche Virenschutzlösung.
Dokumente und E-Mails, die in doculife® eingeliefert werden, werden daher in doculife® nicht auf Schad-
software geprüft.
Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente und E-Mails auf ihrem Computer auf Schadcode geprüft werden,
bevor diese in doculife® abgelegt werden.
Information: Nutzen Sie eine Virenschutzlösung, die Ihre Daten-, E-Mail- und Internetkommunika-
tion überwacht und Ihren Computer vor Systemangriffen schützt. Aktualisieren Sie die Viren-
schutzlösung regelmäßig.
Passwort
Ein Passwort muss den Richtlinien für sichere Passwörter entsprechen. Es muss aus mindestens 8 Zeichen
und aus drei verschiedenen der folgenden vier Zeichengruppen - Klein-, Großbuchstaben, Ziffern, Symbol-
zeichen bestehen.
Information: Es wird empfohlen, Passwörter zu verwenden, die aus mehr als 10 Zeichen bestehen
und Elemente aus allen 4 Zeichengruppen enthalten. Verwenden Sie geschäftlich und privat unter-
schiedliche Passwörter. Ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig. Beachten Sie die Regelungen Ihres
Unternehmens zum Umgang und Änderung von Passwörtern.
Zugriffsschutz
Das Passwort muss bei jeder Anmeldung am doculife-Konto eingegeben werden. Bei Inaktivität wird die
Verbindung zu doculife® automatisch geschlossen. Bei Desktopanwendungen kann für einen Mandanten
optional konfiguriert sein, dass das Passwort durch den Benutzer in der Desktopanwendung gespeichert
werden kann. Verwendet der Benutzer diese Option, wird das Passwort lokal verschlüsselt gespeichert.
Information: Sperren Sie Ihren Computer, wenn Sie ihren Arbeitsplatz verlassen. Beachten Sie die
Regelungen Ihres Unternehmens zum Speichern von Passwörtern. Es wird empfohlen das Pass-
wort-Management Ihres Browsers nicht für die Speicherung oder Auto-Vervollständigung von
doculife Passwörter zu verwenden.
Nutzung von mobilen Geräten
Mobile Geräte sind in erhöhten Maßen Angriffen von Schad- und Spionagesoftware ausgesetzt. Nutzer sind
für die Sicherheit der Endgeräte selbst verantwortlich.
Information: Laden Sie nur Apps aus vertrauenswürdigen Quellen auf Ihr Endgerät. Verwenden Sie
eine geeignete Software zur Abwehr von Spionageangriffen.
Beachten Sie die Regelungen Ihres Unternehmens zur Verwendung von mobilen Geräten.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten Hinweise und Informationen
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Barrierefreiheit
Der doculife Desktop ist barrierefrei und kann von Nutzern mit Sehbehinderung oder motorischen Ein-
schränkungen genutzt werden.
Es werden folgende Funktionalitäten bereitgestellt:
Alle Bedienelemente und Texte sind per Tabulatortaste erreichbar.
Alle Bedienelemente und Texte können über einen ScreenReader akustisch wiedergegeben wer-
den.
Übernahme der Windows-Einstellungen für Sehbehinderte (z. B. Schriftgröße, Kontrast).
Information: Um die Erweiterungen zur Barrierefreiheit für Benutzer mit Sehbehinderung zu nut-
zen, muss die Erweiterung unter Einstellungen > Allgemein > Erweiterungen zur Barrierefreiheit
aktiviert werden.
Lizenzierung
doculife Clients können nur mit entsprechender Lizenzierung verwendet werden.
Information: Bei Fragen zur Lizenzierung wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder den
Anbieter des Cloud-Services.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife Desktop installieren
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4 doculife Desktop installieren INFORMATION: Wenn der doculife Desktop bereits durch ein Softwareverteilsystem auf Ihrem Com-
puter installiert wurde, können Sie nach dem Starten des Desktops sofort mit der Einrichtung Ihres
doculife Kontos ( Kapitel doculife Konto aktivieren) beginnen.
INFORMATION: Für die Installation der Desktop Suite benötigen Sie Administrationsrechte. Wenn Sie
keine Administrationsrechte auf Ihrem PC haben, können Sie alternativ das Installationspaket Desk-
top Portable nutzen. Für die Installation des Desktops Portable werden keine Administrationsrechte
benötigt. Er kann auch auf einem externen Speichergerät, wie z. B. einem USB-Stick, installiert wer-
den.
INFORMATION: Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf das Microsoft Betriebssystem
Windows 10. Unter Windows 8.1, 8, 7 Pro, Vista werden die gleichen Installationsschritte durchlau-
fen.
4.1 Desktop Suite installieren
1. Starten Sie die Ausführungsdatei (doculife-desktop-suite-setup-x.x.x.exe) mit einem Doppelklick.
Der Installationsvorgang startet automatisch.
Die Setup-Dateien werden entpackt. Keine Interaktion durch den Benutzer erforderlich.
2. Nach dem Entpacken erscheint der Dialog zur Sprachauswahl. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache
aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
3. Um die Installation auszuführen, wählen Sie mit Weiter.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife Desktop installieren
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4. Für eine Vollinstallation (empfohlen) bestätigen Sie mit Weiter.
5. Wählen Sie den Installationsort bzw. bestätigen Sie den vorgegebenen Installationsort (empfohlen)
mit Weiter.
6. Starten Sie den Installationsvorgang mit Installieren. Der doculife Desktop wird installiert. Dieser
Vorgang kann einige Minuten dauern.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife Desktop installieren
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7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Setup zu beenden.
8. Starten Sie den doculife Desktop über die Verknüpfung auf ihrem Desktop und beginnen Sie mit der
Einrichtung Ihres Kontos. Kapitel doculife Konto aktivieren.
4.2 doculife Desktop Portable installieren 1. Entpacken Sie das Installationspaket doculife-desktop-portable-x.x.x.zip in ein beliebiges Verzeich-
nis. Markieren Sie dazu die Datei mit einem Rechtsklick und wählen Alle extrahieren....
2. Öffnen Sie das gewählte Verzeichnis. In dem Verzeichnis befindet sich die Desktop.exe. Starten Sie
diese mit einem Doppelklick.
3. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
4. Der Desktop wird gestartet. Beginnen Sie mit der Einrichtung Ihres Kontos. Kapitel doculife
Konto aktivieren.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife-Konto aktivieren
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5 doculife-Konto aktivieren INFORMATION: Während des gesamten Aktivierungs- und Einrichtungsvorgangs benötigt Ihr Compu-
ter eine aktive Internetverbindung.
INFORMATION: Für die Aktivierung und Einrichtung Ihres Mandanten benötigen Sie Ihre Zugangsda-
ten (PDF-Datei/en mit Konto, Benutzername, Initialpasswort) und/oder die Aktivierungsdatei
( doculife Aktivierungsdatei für Benutzername [Konto].idac) die Sie von Ihrem Administrator er-
halten haben.
INFORMATION: Bei der Aktivierung Ihres doculife Kontos müssen Sie das von Ihrem Administrator
übermittelte Initialpasswort ändern. Beachten Sie dabei die Richtlinie zur Erstellung sicherer Kenn-
wörter. Bitte gehen Sie sorgsam mit dem von Ihnen gewählten Passwort um und bewahren Sie die-
ses gut auf. Das von Ihnen gewählte Kennwort ist für alle doculife Clients gültig.
1. Sie haben den doculife Desktop / doculife Desktop Portable, wie in Kapitel 4 beschrieben, installiert
und gestartet. Um mit der Aktivierung und Einrichtung des Kontos zu beginnen, bestätigen Sie den
Begrüßungsdialog mit Weiter.
2. Das Dialogfenster Mit Konto verbinden öffnet sich.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife-Konto aktivieren
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3. Setzen Sie die Einrichtung, wie folgt fort:
wenn Sie eine Aktivierungsdatei erhalten haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ein neues
Konto einrichten und wählen Sie die Aktvierungsdatei (*.iadc) aus, indem Sie entweder die
Schaltfläche Durchsuchen… betätigen oder ziehen Sie die Aktivierungsdatei per Drag and Drop
auf die Ablagefläche des Dialogfensters. Wählen Sie anschließend Weiter.
wenn sie keine Aktivierungsdatei erhalten haben, tragen Sie die Angaben aus ihren Zugangsda-
ten für Konto, Benutzername und Initialpasswort direkt in die vorgesehenen Felder des Dialog-
fensters ( Abbildung Schritt 2) ein. Schließen Sie die Eingabe mit Anmelden ab.
4. Ändern Sie das Initialpasswort. Vergeben Sie ein neues Kennwort fest und bestätigen Sie die Einga-
ben mit OK.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife-Konto aktivieren
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INFORMATION: Passwörter müssen folgende Kriterien erfüllen:
Ein Passwort darf nicht leer sein. Es muss mindestens aus 8 Zeichen(empfohlen 10 Zeichen)
bestehen.
Es muss aus mindestens 10 Zeichen bestehen, um es im Desktop lokal speichern zu können
(Kennwörter, die weniger als 10 Zeichen umfassen, müssen beim Starten des Desktops immer
eingeben werden).
Es muss aus mindestens 3 verschiedenen Zeichengruppen (Kleinbuchstaben, Großbuchstaben,
Ziffern, Symbolzeichen) bestehen.
Besonders sichere Passwörter enthalten Zeichen aus allen 4 Zeichengruppen.
INFORMATION: Es wird empfohlen, Kennwörter zu verwenden, die aus mehr als 10 Zeichen bestehen
und Elemente aus allen 4 Zeichengruppen enthalten.
5. Bestätigen Sie die Information, dass das Kennwort geändert wurde mit OK.
6. Nur Desktop Suite
Abhängig davon, welche Microsoft Office Produkte Sie installiert haben, können Sie nun die Integra-
tion von doculife® in Office festlegen. doculife® steht in diesen Anwendung dann mittels direkten
Eintrag im jeweiligen Menüband zur Verfügung. Übernehmen/ändern Sie die Auswahl durch akti-
vieren/deaktivieren der Checkboxen und bestätigen Sie die Auswahl mit Übernehmen.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten doculife-Konto aktivieren
AD ESB 7.0.8 14
7. Ihr doculife Konto wird jetzt eingerichtet. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.
8. Um die Einrichtung Ihres doculife-Kontos fertigzustellen klicken Sie auf Schließen.
9. Der Desktop wird geöffnet. Sie können nun mit Ihrer Arbeit in doculife® beginnen.
INFORMATION: Hinweise zur Verwendung des Desktops Benutzerhandbuch doculife Desktop.
Erste Schritte doculife-Konto einrichten Index
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6 Index
D
Desktop
Desktop Portable installieren ................ 10
Desktop Suite installieren ........................ 8
Installationspakete ................................... 4
Installationsvoraussetzungen .................. 4
doculife
Barrierefreiheit ......................................... 7
Lizenzierung .............................................. 7
Zugangsdaten ........................................... 4
E
Einleitung............................................................................. 4
K
Konto aktivieren ............................................................... 11
R
Richtlinie sichere Passwörter ........................................... 13
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