Terminologiearbeit im Unternehmen – wie fängt man da an? · • Terminologie ist in aller Munde...

Terminologiearbeit im Unternehmen – wie fängt man da an?Workshop

Martina Haag & Birgit Brodersen, 07./08.11.2013

• Einführung

• Entstehung und Verwendung von Texten unter terminologischen Gesichtspunkten

• Bestimmung des Status Quo

• Projektschritte

• Prozesse für die Erfassung und Freigabe von Terminologie und deren Übersetzung

• Inhalte von Terminologieeinträgen und Verwaltung

Agenda

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Einführung

• Terminologie ist in aller Munde – warum eigentlich? Welche Probleme soll sie lösen?

– Globalisierung erfordert globale Kommunikation

• firmenintern und extern

• mit Dienstleistern und mit Kunden

• in einer Sprache und in verschiedenen Sprachen

– Terminologie soll helfen, Missverständnisse zu vermeiden und klare Kommunikation zu ermöglichen

Einführung

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• Wie können sich Terminologieprobleme im Tagesgeschäft äußern?

1. Falsche Bestellung von Ersatzteilen aufgrund unterschiedlicher Übersetzungen in Dokumentation und Katalog

2. Verletzung eines Bedieners aufgrund einer Fehlübersetzung terminologischer Art (Dokumentation – Display-Text)

3. Verwirrung bei Kunden durch Inkonsistenz zwischen Webseite und Print-Marketing Material

4. Kundensupport auf Webseite (FAQs, KnowledgeBase-Artikel) passt nicht zur technischen Dokumentation

5. Rückmeldung aus den Ländern: Übersetzung ist schlecht

6. Verzögerungen bei Übersetzungsprojekten durch Fragen der Übersetzer

Einführung

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• Was hindert bei der Umsetzung/Einführung von Terminologie?

– Wir haben keinen Terminologen:

• Wie „geht“ Terminologie?

– Abteilungs-/bereichsübergreifendes Thema:

• Wer macht den Anfang?

• Wer hat den Hut auf?

– Aufwand und Nutzen sind schwer abzuschätzen

– Fehlender Einfluss auf die Texterstellung (Ausgangs- oder Zielsprache)

Einführung

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Entstehung und Verwendung von Terminologie

Zentralisierter virtueller Sprachenspeicher

MultilingualeBestandsdaten

MultilingualeBestandsdaten

MultilingualeBestandsdaten

MultilingualeBestandsdaten

Bestimmung des Status Quo

• Zielsetzung definieren: Was wollen wir mit der Einführung von Terminologiearbeit primär erreichen?– Eliminierung von Sicherheitsrisiken in technischer Dokumentation

– Vereinheitlichung von Marketingmaterial (evtl. nur für bestimmte Produkte)

– Erhöhung der Wiederverwendungsrate von Textbausteinen in der technischen Redaktion und bei der Übersetzung

– Verbesserung der Übersetzung

– Verringerung des Reviewaufwands (kundenseitig)

– Schnellere Übersetzungen durch geringeren Fragenaufwand

• Wie lässt sich das umsetzen – Etappenziele?– Einheitliche Verwendung von Terminologie in einem Unternehmensteil

– Einheitliche Verwendung von Terminologie in bestimmten Produktbereichen

• Langfristige Zielsetzung:– Global einheitliche Verwendung von Terminologie im gesamten Unternehmen über

alle Abteilungen hinweg

Terminologiearbeit – erste Schritte

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1. Was ist mein konkretes Problem?

– Übersetzungsmanager: Kritik an der Übersetzungsqualität meines Dienstleisters

– Technische Dokumentation: Abhängigkeit von erfahrenen Redakteuren / lange Einlernphase für neue Mitarbeiter

– Marketing: inkonsistente Übersetzungen, keine Markenerkennung

2. Wie kann Terminologie da helfen? Was verspreche ich mir von Terminologie?

Übung 1: Ausgangspunkt

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• Wie viele Geschäftsbereiche und Fachbereiche erstellen Texte?

– In welchen Ausgangssprachen werden Texte neu erstellt?

– Welche Ausgangssprache weist die größten Umfänge auf?

– Dürfen Ländergesellschaften eigenständig Texte für ihre Märkte erstellen?

• Welche Textarten gibt es im Unternehmen? (z.B. Website, Marketingmaterial, Bedienungsanleitungen, Produktinformationen usw.)

• Liegen bereits Terminologiebestände oder terminologieähnlicheBestände im Unternehmen vor? Wenn ja:

– Wer hat sie erstellt/freigegeben

– In welchem Format liegen sie vor?

– Wer arbeitet mit ihnen?

Bestandsaufnahme

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• Vorhandene Terminologie – wie genau liegt sie vor?

– Bereits als Terminologie gesammelt

» Listen

» Datenbanken

– Als Teil von Bedienungsanleitungen, Katalogen, Marketingmaterial etc.

Bestandsaufnahme

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• Welche Mitarbeiter sind involviert – als Entscheider oder als Anwender?

– Wem ist das Thema Terminologie wichtig? („Verbündete“ finden)

– Wer muss/kann eingebunden werden in den Prozess – in die eigentliche Arbeit oder in die Forcierung des Themas (Sponsor)?

– Welche externen Anwender sind involviert - in welcher Rolle?

Bestandsaufnahme

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Terminologie

TechnischeRedaktion

Marketing

Übersetzungs-management

Produkt-management

Vertrieb/Support etc.

• Gibt es in meinem Unternehmen bereits Terminologie? Wer verwendet sie? Wen kann ich fragen?

• Gibt es einen Terminologie-Prozess oder einen ähnlichen Prozess? (Wie entstehen Produktnamen?)

• Wer muss einen Begriff verwenden, damit er sich durchsetzt?

Übung 2: Bestandsaufnahme

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Projektschritte

• Zielüberprüfung ausgehend von Bestandsaufnahme:

– Geltungsbereich festlegen: Terminologie für einen Bereich / Produktgruppe oder für das ganze Unternehmen?

– Wenn man sich für einen Bereich entscheidet, sollte das Terminologiemanagement so aufgesetzt werden, dass es beliebig erweiterbar ist und sich andere Bereiche ohne große Umstrukturierungen anschließen können.

Wenn Terminologie zunächst nur in einem Bereich eingeführt werden soll, in welchem Bereich sollte das sein?

Projektrahmen

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• Wo ist der „Schmerz“ beim Thema Terminologie am größten? Beispiele:

– Bedienerfehler durch unklare/fehlerhafte Benennungen in der Dokumentation?

– Ländergesellschaft(en) unzufrieden mit Übersetzungsqualität allgemein?

– Kunden unzufrieden, da Inkonsistenzen zwischen Internet, Print-Marketing, technischer Dokumentation und Support zu Missverständnissen und Mehraufwand führen?

• In welchem Bereich lassen sich Verbesserungen am schnellsten oder am kostengünstigsten erzielen?

– Wo kann bestehende Terminologie genutzt/angepasst in anderen Bereichen eingesetzt werden?

– Gibt es einen Geschäftsbereich, eine Abteilung oder ein Land, in dem besonders viele Mitarbeiter bereit sind, sich für Terminologie zu engagieren?

Priorisierung

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• Welchen Umfang soll die Terminologie haben?

– Konsolidierung / Aktualisierung des Datenbestands oder Neuerstellung einer Begriffsliste

• Wie muss die grundlegende Struktur eines Terminologieeintragsaussehen? Welche Informationen/Attribute sollten vorhanden sein?

– Name des Geschäftsbereichs, Fachgebiet, Dokumententyp, Terminus, Wortart, Definition/Kontext, Anmerkungen usw.

• Welches Format soll die Terminologie haben? Welche Anforderungen haben wir an die Nutzbarkeit?

– Einfache Einbindung in vorhandene Tools, Skalierbarkeit usw.

Umsetzung: Vorbereitungen

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• Rahmen meines Terminologieprojektes:

– das ganze Unternehmen?

– mein Bereich?

– wie viele Termini?

– Was kann/will ich damit erreichen?

– Wie kann ich prüfen, ob es funktioniert?

– Wen kann/muss ich einbinden?

Übung 3

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• Wo entstehen Begriffe? Wer bestimmt, wie etwas heißt?

• Was kann ich outsourcen?

Wer muss wie eingebunden werden?

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Aufgabe Outsourcing?

Konsolidierung/Bereinigung (nach neuen Regeln) von Bestandsdaten

Ja

Extraktion neuer Terminologie Ja

Hinzufügen von Metadaten Bedingt

Definition von Konzepten Nein

Review / Freigabe Nein

Übersetzung Ja

Review / Freigabe der Übersetzung Nein

• Welche Rollen werden für den Terminologieprozess benötigt?

>> Diese Rollen lassen sich kombinieren.

>> Rollen müssen evtl. gesplittet werden, wenn mehrere Fachbereiche eine Terminologie erarbeiten

Wer muss wie eingebunden werden?

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Rolle Kompetenz Einarbeitung Zeit pro Term

„Einpfleger“ Technischer Redakteur, Übersetzungsmanager, externer Dienstleister aus o.g. Bereichen

Schulung, Regeln

2-5 Minuten

Freigeber Fachlicher Experte Schulung,Regeln

2-5 Minuten

Übersetzer Kundenreviewer, externerDienstleister

Schulung, Regeln

2-5 Minuten

Freigeber der Übersetzung

Fachlicher Experte in der NL (Vertriebspartner)

Schulung, Regeln

2-5 Minuten

Terminologie-Prozesse

Erforderliche Bearbeitungsschritte:

• Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie

• Bereinigung der Termini

– Vereinzelung

Prozess – Ausgangssprache

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Erforderliche Bearbeitungsschritte:

• Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie

• Bereinigung der Termini

– Vereinzelung

– Grundform

Prozess – Ausgangssprache

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Erforderliche Bearbeitungsschritte:

• Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie

• Bereinigung der Termini

– Vereinzelung

– Grundform

– Vereinheitlichung von Schreibweisen

Prozess – Ausgangssprache

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Erforderliche Bearbeitungsschritte:

• Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie

• Bereinigung der Termini

– Vereinzelung

– Grundform

– Vereinheitlichung von Schreibweisen

– Definition von Synonymen

– Festlegung von zulässigen/

nicht zulässigen Termini etc.

• Freigabe

• Hinzufügen von Attributen und zusätzlichen Informationen

• Importieren in zentralen Terminologiespeicher

Prozess – Ausgangssprache

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Prozessablauf im Überblick:

Prozess – Ausgangssprache

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Textmaterial aus den Abteilungen

Vorhandene Terminologie-bestände

Bereinigung

Extraktion neuer Termini

Freigabe von Termini; Eintragen von ZusatzinfosundStruktur

Hinzufügen von Termini zum zentralen Terminologie-speicher

Zuständigkeit definieren:

• Wer soll für das Thema Terminologie insgesamt den Hut aufhaben?

– Übergreifend oder nach Geschäftsbereich verschieden?

• Wenn verschiedene Terminologiequellen verwaltet werden sollen – wer soll für die verschiedenen Bereiche zuständig sein?

• Ist es sinnvoll, Ansprechpartner in den Ländern der Zielsprachen schon zu diesem Zeitpunkt einzubinden? Wenn ja, sollte für jede Sprache ein Ansprechpartner für das Thema Terminologie benannt werden.

Prozess – Ausgangssprache

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• Welchen Teil des Prozesses können/müssen wir selbst leisten?

• Wer kann intern die einzelnen Rollen ausüben?

• Wer kann extern eingebunden werden?

• Was sind meine Hürden?

• Wie kann ich den Erfolg messen?

Übung 4

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Erforderliche Schritte:

• Sichtung des vorhandenen Materials auf Entsprechungen zur ausgangssprachlich freigegebenen Terminologie

• Bereinigung der zielsprachlichen Termini (Grundform, Vereinheitlichung von Übersetzungen/Schreibweisen etc.)

• Definition für die Zielsprache erforderlicher Informationen– Synonyme

– Bevorzugt zu verwendende Termini

– Nicht zulässige Termini

• Freigabe

• Import in zentralen Terminologiespeicher

Prozess – Zielsprache

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Prozessablauf im Überblick:

Prozess – Zielsprache

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Vorhandene bereinigte ausgangs-sprachliche Terminologie

Neu extrahierte ausgangs-sprachliche Terminologie (mit Kontext)

Vergleich mit vorhandenem in beiden Sprachen vorliegendem Material

Übersetzung neuer Termini

Bereinigungs-schritt, falls erforderlich

Hinzufügen von Termini zum zentralen Terminolo-giespeicher

Freigabe von Termini; Eintragen von Zusatzinfos undStruktur

Zuständigkeit definieren:

• Wer soll für die jeweilige Zielsprache den Hut aufhaben?

• Wer soll/darf die zielsprachlichen Termini freigeben?

• Wer kommuniziert mit dem Terminologiebeauftragten auf der ausgangssprachlichen Seite?

Prozess – Zielsprache

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Prozess für kontinuierliche Terminologiearbeit

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Vorschläge aus den

Abteilungen und den Ländern

(Änderungen oder neue Termini)

Hinzufügen von Termini zum zentralen Terminologie-speicher

Terminologie-beauftragter

bzw. Terminologie-

kreis

Freigabe

Terminologiespeicher

• Zentrale Fragen dieses Projektschritts

– Welche Informationen sollte ich mit jedem Term mitpflegen?

– Benötigen wir ein Tool oder reicht eine Excelliste?

– Wie kann ich dafür sorgen, dass die Terminologie auch angewendet wird?

Fragen

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• Ziel: Termstruktur so aufbauen, dass man klein anfangen kann und problemlos weitere Bereiche/Abteilungen/Geschäftsbereiche hinzunehmen kann

• Wie sollte die Termstruktur unter diesem Gesichtspunkt aufgebaut sein?

– Zentrale Fragestellung: Welche Information muss einem Begriff beistehen, damit er eindeutig verstanden wird und eindeutig zugeordnet werden kann?

» Konzept

» Definition

» Term

» Synonyme

» Anwendungsbeispiel (Kontext)

» Zugehörigkeit zu einer Abteilung/Produktbereich

» Verantwortlicher Ansprechpartner

Aufbau der Daten: Termstruktur

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• Ziel: Datenbankstruktur so aufbauen, dass man klein anfangen kann und problemlos weitere Bereiche/Abteilungen/Geschäftsbereiche hinzunehmen kann

• Wie sollte die Datenbankstruktur unter diesem Gesichtspunkt aufgebaut sein?

– Zentrale Fragestellung: Können alle Bereiche die gleiche Termstrukturverwenden oder gibt es Bereiche, die eine andere Struktur benötigen?

Aufbau der Daten: Datenbankstruktur

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• Vorteile

– Einfache Verbreitung

– Einfache Bearbeitung

– „Batch“-Bearbeitung

• Nachteile

– Versions-Management

– Für große Datenmengen ungeeignet, besonders bei vielen Sprachen und Metadaten

– Für unterschiedliche Termstrukturen ungeeignet

– Kann nicht ohne weiteres in Autorentools integriert werden

– Kann nicht ohne weiteres in Übersetzungstools integriert werden

Excelliste

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• Nachteile

– Einarbeitungshürde

– Abhängigkeit von bestimmter Software

– Kosten

• Vorteile

– Versions-Management

– Geeignet für große Datenmengen, besonders bei vielen Sprachen und Metadaten, Integration von Bildern, Hyperlinks und Querverweisen

– Anzeige unterschiedlicher Datenbanken parallel

– Kann in Autorentools integriert werden, automatisierte QA-Checks prüfen auf Verwendung

– Kann in Übersetzungstools integriert werden, automatisierte QA-Checks prüfen auf Verwendung

Terminologieverwaltungssoftware

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• Terminologie im Deutschen (in der Ausgangssprache) verwenden

» Voraussetzung: Hohe Akzeptanz der Terminologie

» Autorenunterstützendes Tool prüft auf richtige Verwendung

» Review

» Überarbeitung alter Textbausteine?

Verwendung: Bei der Texterstellung

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• Terminologie in den Zielsprachen verwenden

» Voraussetzung: Einfache Verbreitung der Terminologie

» CAT-Tools sorgen für richtige Verwendung

» Review

» Überarbeitung des TMs?

Verwendung: in der Übersetzung

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• Wir möchten in unserem Unternehmen Terminologie einführen – wie gehen wir nun vor?

Übung 5 – Pilotprojekt

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• Was brauche ich um Terminologiearbeit zu beginnen?

» Geltungsbereich

» Termini

» Verantwortliche (Einpfleger, Freigeber)

» Prozess: Vorschlag – Freigabe – Veröffentlichung – Übersetzung - Freigabe

» Eintragsstruktur

» Verwaltungstool

» Prüfung auf Verwendung

– Begeisterung für das Thema und einen langen Atem ☺

Zusammenfassung

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Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Kontakt:Martina Haag, Business Consultant, SDLmhaag@sdl.com / Tel. 0711-780 60 231http://www.sdl.com/de/services/language-services/terminology-management.html