V02 2E07 Kollaborative Gesch.ftsprozesse PAVONE AGSales GroupCalendar etc. Office-Management...

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Artur Habel- Vorstand -

2E07 Kollaborative Geschäftsprozesse

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Kollaborative Geschäftsprozesse

Es gibt fest strukturierte, vordefinierte Prozesse, für die derzeit regelmäßig Workflow-Management-Systeme eingesetzt werdenDaneben existiert insbesondere in teamorientierten Büroumgebungen von Unternehmen eine weitere Klasse von Prozessen, die bislang nur unzureichend unterstützt werden:

Die flexiblen, kurzlebigen, schwach strukturierten Ad-hoc-Prozesse, zu deren Abarbeitung häufig E-Mail-Systeme verwendet werden

Systeme für kollaborative Geschäftsprozesse haben simultane Modellierung und Ausführung (Late-Modelling) undpartizipative Gestaltung von Prozessenermöglichen Prozesswissen in Unternehmen zu entwickeln und zur Dokumentation und wiederholten Anwendung zur Verfügung zu stellenfür Prozesse mit steigendem Strukturierungsgrad werden Komponenten bereitgestellt, die eine Transformation von schwach strukturierten zu vordefinierten Workflows ermöglichen

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Unsere Kompetenz

Aus welchen Gründen empfehlen Sie die PAVONE AG besonders gerne?

„kompetent, kreativ und zuverlässig“ Anonym

„Produktkompetent, Kundenorientierung und Dialogbereitschaft“ Herr Hüber, Rentschler

„Sehr kompetenter Berater mit fundiertem Know-how, vor allem im Workflow-Bereich“ Anonym

„PAVONE betreut ihre Kunden mit außerordentlicher Kompetenz. Aus den Projektgesprächen ergeben sich äußerst innovative Ansätze, welche mit hoher Präzision, Budget- und Terminsicherheit umgesetzt werden. Selbst sehr komplexe Anforderungen werden zeitnah und erfolgreich umgesetzt“ Herr Ortner, KDZ

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Warum PAVONE?

12 Jahre Kompetenz im Bereich Lösungen für den kollaborativen Workplace in unterschiedlichen Geschäftsprozessen in den Ausprägungen: DMS(!), CRM, PM, Portal

PAVONE Lösungen erlauben einen stabilen und schrittweisenAusbau zu rationalisierten, integrierten Prozessen

Leichte Integration in die bestehende IT Infrastruktur

PAVONE Lösungen erlauben dem Kunden signifikante Performance-Verbesserungen im Prozess/Projekt Management ohne das Kerngeschäft zu behindern

PAVONE arbeitet mit Partnern, wie dem Groupware Competence Center (Prof. Nastansky), Heinz Nixdorf Institut und Fraunhofer ALB (Prof. Dangelmaier) zusammen, um strategische Initiativen zu unterstützen

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PAVONE AG

PAVONE AG

PAVONE Ltd. PAVONE Inc. agentbase AG

Gegründet im April 1994

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PAVONE AGWer sind wir und was machen wir?

HerstellerDienstleisterAusbildungsunternehmenMit Hauptsitz in Paderborn zu findenDeutschlandweit ansässiginternational tätig

Langjährige und erfolgreiche Beziehungen zu unseren Kunden und Partnerngeringe FluktuationenAktuelle Forschungsaufträge

Wir sind: Uns qualifizieren:

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Kernkompetenz

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PAVONE in Deutschland

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PAVONE international

PAVONE und Vertriebspartner in USA, GB, E, F, CH, DK, S, NOR, AUS und NZ

Systemhaus

Westfalia

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Generelle Anforderungenan Kollaborative Geschäftsprozesse

Integriertes Prozess- und Projektmanagement im Bereich von kollaborativen, dokumentenbasierendenAufgabenstellungen in einem verteilten ArbeitsumfeldFür Organisationen mit geringem Anteil an Alltags- oder Routineaufgaben oder Für Organisationen bei denen Alltags- und Routineaufgaben für sich schon komplex sind. Für Organisationen, bei denen sich Linienfunktionen und interdisziplinäre Projektaufgaben gegenüber stehen

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Zielgruppe Kollaborativer Geschäftsprozesse

Eigenständige Dienstleistungsunternehmen, wie Systemhäuser, AgenturenKonzern- oder unternehmensgruppeneigene ServiceabteilungenPersonalintensive Outsourcing-Unternehmen

Anders ausgedrückt:

Nutzung von vielen angepassten Geschäftsanwendungen, die Formular basiert sindSignifikante Anzahl von Standard AnwendernEs werden zwar Geschäftsanwendungen verwendet, es fallen aber zahlreiche einfache Dokumenten wie Memos, Briefe oder Tabellenkalkulationen anSie haben ein branchenspezifisches (verteiltes) OrganisationsmodellEnormer Druck zur Geschäftsprozessoptimierung auf Grund der KostensituationGesteigertes Sicherheitsbedürfnis

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Primäre Ansprechpartner

IT-LeiterLeiter Professional ServicesLeiter Fachabteilungen (z.B. Vertrieb)

MitarbeiterProzesse/MethodenEvaluiertWorkflow Systeme

MitarbeiterPMO/Organisation

Evaluiert Projektmanagement

Systeme

?

Task Force TeamsEvaluierenSoftware Systeme

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Flexibilität durch kollaboratives Process Management

Ein Unternehmen, dessen Unternehmensprozesse- unternehmensweit end-to-end sowie unter Einbezug von Schlüsselpartnern, Lieferanten und Kunden – integriert sind, kann schnell auf jedwede Kundenwünsche sowie Marktchancen und –risiken reagieren.

Sam Palmisano, Chairman IBM Corp.

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Potentielle Wettbewerber im Umfeld von:

WFMS Workflow Management SystemenBPM Business Process Management (WFMS bis EAI)PLM Product Lifecycle ManagementPM Projektmanagement

Generelle Projektplanungstools wie MS Project, PrimaveraProjektmanagementsysteme, in der Regel webbasierte System mit zusätzlichen Funktionen

PSA Professional Service AutomationDPM Distributed PMEPM Enterprise PM PPM Project Porfolio Management = (stammen aus PSA, EPM, ERP, BPM Bereich)

Portale (EIP, EAP, EKP, ECP), e-business Plattformen mit WFMS

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Wo ist die Abgrenzung?

PSA (=professional service automation) ist ERP für Serviceunternehmen + PMRessourcen, Projekte, Finanzen, Analyse.Erweiterte Funktionen wie CRMFokus auf Human Resources mit den Ausprägungen Time, Knowledge, Relationships und Skills Kein streng umrissener Bereich für eine PSA Lösung,mal mehr PM, mal mehr RessourcenmanagementWorkflow- und ProzessfunktionalitätenUnterstützt die vollständige Wertschöpfungskette von Serviceunternehmen vom Kundenkontakt, der Leistungserstellung bis zum Support und Kundenpflege.

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Mögliche Komponenten

Opportunity management (Sales, CRM)ProjektmanagementResourcenmanagement, speziell HR, SkillManagement PurchasingWorkflow ManagementFinancial Management: Billing, Invoicing and AccountingZeit- , Aufwands- und Kostenerfassung/-überwachungKnowledge Management, Kollaboration (Email, Chats, )Partnership Relationship ManagementAnforderungsmanagement, Business Intelligence, Engagement Management Portfolio ManagementBerichtswesenDokumentenmanagement

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Analysten zum Erfolg von Projekten

Meta Group: $100 Mrd. werden in Projekten verschwendet und 70% der IT Projekte scheitern oder erfüllen nicht den AnforderungenStandish Group International:74% aller Projekte werden zu spät oder über Budget abgeschlossen (€ 22 Mrd. 1999)Gartner Group: Ca. 60% aller gescheiterten Projekte sind auf unzureichende Projekt Management Erfahrung und falsche Vorgehensweise zurückzuführenIBM 2002:66% aller gefährdeten Projekte sind auf schlechtes Projektmanagementzurückzuführen:

Mangelhafte PlanungMangelhafte ProjektüberwachungMangelhaftes ÄnderungsmanagementMangelhafte Organisation

Aberdeen:3-8 % Produktivitätssteigerung durch PSAROI Steigerungen aufgrund von:

Reduzierte RechnungsbearbeitungErhöhter Cash Flow Verbesserte Ressourcennutzung

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Vorteile durch Prozess Verbesserungen

Folgende Vorteile sehen Organisationen, die in Software Prozess Verbesserungen über 3 Jahre hinweg investiert haben:

Durchschnittliche Produktivitätssteigerung von 37 % per anno18% von Fehler wurden bereits eher im Pre-Test gefunden19% durchschnittlich schneller am Markt45% durchschnittliche Reduzierung der Feld-Fehler per annoDurchschnittlicher ROI von 5:1 Verbesserte Moral der MitarbeiterWeniger ÜberstundenSichere ArbeitsumgebungWeniger FluktuationVerbesserte KommunikationVerbesserte Qualität

*SEI: Software Engineering Institute 2001

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„die Kundensicht“

Zu erwartende Ergebnisse

Signifikante Reduktion von Prozess- und Projekt Bearbeitungszeiten (Process Cycle Times)

Schaffung einer gemeinsamen Sicht auf Prozesse und ProjekteBeseitigen von Projekt-/Prozess-KonfusionEindeutige Zurechnung von Verantwortlichkeiten Regulierung der Ad-hoc Anforderungen Zentrale Leistungsmessung(Single point of performance measurement)

AufgabenstellungBereitstellung eines Lösungsframeworks für integriertes Projekt- und Prozessmanagement

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Kritische Erfolgsfaktoren

InvestitionssicherheitFür den Anwender eine nahtlose und unaufdringliche Integration mit anderen Systemen (ERP, PPS, Legacy)Unterstützt die IBM WebSphere Plattform und J2EE Standard Technologien für einen verlässlichen, stabilen und einfachen Datenzugang

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Systemanforderungen des Kunden(unser Verständnis)

Das Erledigen von Aufgaben muss PAVONE einfacher sein als ohneUnterstützung einer globalen Sicht auf alle Prozesse und ProjekteProzesskosten müssen transparent werdenRessourcen müssen optimal (automatisiert) genutzt werdenSteuerungsmöglichkeiten müssen Ad-Hoc zur Verfügung stehenBestehende Systeme können integriert werden

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PAVONE verbindet

WorkflowManagement

ProjektManagement

WorkflowManagement

ProjektManagement

PAVONE Process Control SuitePAVONE Process Control Suite

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PAVONE Umgebung für Kollaborative Geschäftsprozesse

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PAVONE Architektur

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PAVONEProcessControlSuite

unsere Lösungen für Kollaborative Geschäftsprozesse

ProjektplanungZeiterfassungControllingRessourcenmanagementetc.

User ManagementHelp DeskOfficeSalesGroupCalendaretc.

ProjektmanagementOffice-Management

Collaboration Portal (z. B. Workplace)

PAVONEProcessControlSuite

Organization Directory / DMS

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PAVONE Homepage

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PAVONE CRM auf einem Workplace

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Prozess-/Projektintegration

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Blended Process(Project - Process – Mix)

Wie lässt sich folgende Aufgabe lösen?

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Blended Process

Oder diese?

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Was ist ein Prozess?Was ist ein Projekt?Was ist ein Workflow?

Definierter AnfangDefiniertes Ende

Parallele AufgabenKostenbetrachtung

TerminplanungKapazitätsberechnung

Definierte GatewaysMeilensteine

Earned Value AnalysenKritischer Pfad

WiederholbarkeitEinmaligkeit

ZeiterfassungAufwandserfassung

Dokumentenrecherche und –ablage

Controlling …

???

?

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Ergebnisbeitrag für das Gesamtunternehmen (Enterprise Value)

Prozesskosten werden durch Verschlanken und Beschleunigen gesenkt Die operativen Geschäfteinheiten sind in die Prozess/Projekt Definition und Anwendung voll eingebunden Einheitliches Controlling der Geschäftsvorfälle Time-to-Value: die Module sind verfügbar – es ist keine Neuentwicklung notwendigSchneller ROI erreichbar

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Ergebnisbeitrag für die Geschäftseinheiten (Operational Value)

Höhere ProzessgeschwindigkeitGemeinsame einheitliche Sicht auf Prozess und ProjekteEchtzeit-Informationen über StatusmeldungenEindeutige Zurechnung von Verantwortlichkeitschnellere und geordnete Reaktion auf Kapazitäts- und Prozessveränderungen als der WettbewerbFokus setzen auf die Aufgabe des Mitarbeiters, die es für ihn zubearbeiten gilt. (Business Value) Aus welchem technischen System die Aufgabe gestellt wurde spielt für ihn keine Rolle (Problematik der Trennung von WF und PM Systemen)Leichter bedienbar u. a. durch grafische Werkzeuge zur Betrachtung und Bearbeitung von Informationen (vertraute Oberflächen mit der Terminologie des Anwendungsszenarios ohne Überfrachtung von Funktionen – einstellbarer Funktionsumfang)

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Ergebnisbeitrag für die IT (Information Technology Value Proposition)

Die Werkzeuge zur Lösung der Aufgaben entlang der Wertschöpfungskette beschränken nicht den inhaltlichen Lösungsweg (Technologie stellt keine Beschränkung dar)

Die Modularisierung der Software erlaubt ein lösungsorientierte Verwendung (Objektorientierte Verwaltung der Geschäftsprozesse)

Einbindung in Portale (IBM WebSphere Portal, IBM Lotus Workplace, SAP Netweaver)

Unterstützung heterogener Endgeräte und Zugangswege

Skalierbar (große Anwenderzahlen, umfangreiche Datenbestände, etc.)

Öffnung für weitere Betriebssysteme (Linux) und weiterer Datenbanksysteme (DB2, Oracle, MySQL)

Zukunftssicher - J2EE als Basistechnolgie

Sicherung niedriger Total Costs of Ownership

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Mehrwert 1/2

Informationen über die Effizienz der Prozesskette werden dem Anwender auch grafisch (PAVONE Viewer) zur Verfügung gestellt.

Informationen lassen sich aktiv von den zuständigen Anwendern grafisch bearbeiten (PAVONEStructureBuilder)

Zentrale Bearbeitung aller Geschäftsvorfall relevanter Daten

Einheitliches Kosten-Controlling für alle Geschäftsvorfälle (Regeltätigkeiten, Projekte, etc.)

Es werden die Begriffswelten entlang der Wertschöpfungskette konsequent aufgenommen. Dadurch werden bereichsübergreifende Kommunikationsprozesse gut dokumentiert und von den Anwendern in ihrem Nutzen akzeptiert

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Mehrwert 2/2

Prognose über Wahrscheinlichkeiten von Geschäftsprozess-Ausgängen (Bestätigung der zu erwartenden Reparaturdauer bei Reklamationen)

Verzahnung von Prozesstypen (workflow-/projektorientiert) durch das jeweilige Fachpersonal –> Dezentralisierung der Planung- und Prozessstrukturierung

Dynamische Verknüpfung und Austausch von Teilprozessdefinitionen, um auf Ausnahmesituationen flexibel zu reagieren

Fortlaufende Echtzeit-Optimierung der Geschäftsprozesse durch den Anwender unterstützt durch das System

Automatisches Capacity Balancing von Ressourcen in dynamischen Prozessen

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Auszug aus der Kundenliste

• Atelier Goldner Schnitt GmbH & Co. KG• Bankgesellschaft Berlin AG• Bayer AG• Bayerische Motorenwerke AG• BKK Zollern-Alb• CSC Ploenzke AG• DaimlerChrysler AG• DIW Berlin• Deutscher Ring• Electrolux Home Products• ELEKTRO TECHNISCHER

GROSSHANDEL ETG J. Fröschl & Co. GmbH & Co. KG

• Fiducia IT AG• Frey Services Deutschland GmbH• GfD mbH• ISIS Multimedia Net GmbH & Co. KG• Joh. Barth & Sohn GmbH & Co. KG• KDZ Wiesbaden• Landesbank Baden-Württemberg• Landesbaussparkasse Münster• LBS IT GmbH & Co. KG

• LBS Norddeutsche Landesbausparkasse • Linde AG• MAHLE Filtersysteme GmbH• Markant Handels und Service GmbH• NetSkill AG• Novartis Pharma GmbH• OBI Systemzentrale Ges.mbH• Porsche Engineering Services GmbH• Rentschler Biotechnologie GmbH• Robert Klingel GmbH + Co KG• Schubert Holding AG + Co. KG• Schweizer Rück• SIKA Informationssysteme AG• Stadt Duisburg• Stadtwerke Teterow GmbH• Thermoplast Technik GmbH & Co. KG• VI.P• VöB-ZVD Bank für

ZahlungsverkehrsdienstFirmenkulturGmbH

• WERU AG• Zeitlauf GmbH Antriebstechnik & Co KG

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PAVONE Enterprise OfficeOffice- und Dokumentenmanagement

PAVONE CRM SalesProzessorientiertes Kundenbeziehungsmanagement

PAVONE Espresso WorkflowWorkflow in unternehmenskritischenAnwendungen

PAVONE Office Gatewaydie Schnittstelle um Office-Pakete einzubinden

PAVONE Project ManagementPlanungssicherheit von Anfang an

PAVONE Change Managementoptimal steuern und planen

Im Einsatz bei:

UnternehmensgruppeHofmann

RentschlerBiotechnologie

Landesbank Baden-

Württemberg

Gardena

Linde AG

Deutsche Bundesbank

Unser Portfolio:

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Unser Portfolio:

PAVONE KnowledgeGateway®Intelligentes Mail Management

PAVONE GroupCalendarUnternehmensweites Terminmanagement

PAVONE nsfSync und nsfWatchSystemassistenten

PAVONE PortaleAnwendungsübergreifende Daten im Browser

PAVONE TimeTrackingErfassung leicht gemacht (Zeiten, Aufwände, Kosten)

PAVONE NewsReaderimmer gut informiert

Thermoplast

Joh. Barth & SohnGmbH & Co. KG

Netskill

Zimbo

Technoform

Im Einsatz bei:

Bayer AG

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Prozessmanagement

Microsoft Word Browser

CRM

User Management

KnowledgeGateway®

GroupCalendar

MailOrganizationModeler

HelpDesk

Microsoft Project

ProcessModeler Process

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Projektmanagement

Microsoft Word Browser

OrganizationModeler

PAVONETimeSheet

GroupCalendar

Mail

Relationale Datenbanken

Project Builder

KnowledgeGateway®

Project Connect

CA Super ProjectManagement

Microsoft Project

Direct

ProcessModeler Process

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Mailmanagement

Komprimierung

Termin Diskussion Enterprise Office Sales Project

Ihre Datenbank

Mail allgemein

persönlich

KnowledgePoolz. B.,IBM CommonstoreDomino.DocPAM-STORAGE

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Zusammenfassung

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Entscheidungs-phase

Integrations-phase

Nutzungs-phase

Leistungen

- Analyse und Evaluation- Migration von Altsystemen-„Proof of Concept“- ROI/ROQ Bewertung

- Installation- Schulung- Customizing- Anpassungs-, - Schnittstellen-,- Individualentwicklung- Enterprise Application

Integration

- Schulung- Support- Hotline- Update- Wartung

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