Projektmanagement und IBM Lotus Quickr - Olav Behrens (PAVONE AG)

IBM Lotus Quickr: Einsatzmglichkeiten im Projektmanagement

IBM Lotus Quickr: Einsatzmglichkeiten im Projektmanagement

Dr. Olav M. BehrensLeiter Produkte & Qualitt - PAVONE AG

DNUG Herbstkonferenz - Bonn
12.-14.11.2007

Agenda

Sind Projekte wichtig? (... und mglicherweise sogar teuer?)

Viele Unternehmen betreiben seit Jahrzehnten Projektmanagement (... und warum gibt es dann immer noch Probleme?)

Projektmanagement ein vielfltiges Gebiet (... und welche Rolle spielen Software Lsungen dabei?)

Wo fangen wir an, uns zu verbessern? (... und welche Rolle kann IBM Lotus Quickr dabei spielen?)

Fazit (... und was knnen Sie auf jeden Fall beherzigen?)

Projekte sind wichtig ... und teuer

Jedes fnfte Projekt ist ein Totalausfall

Computerwoche.de 12.03.2007 http://www.computerwoche.de/produkte_technik/589879/)

Die Softwareentwicklung ist besser geworden. Laut "Chaos Report" der Standish Group sinkt die Zahl der gescheiterten Vorhaben.

Der neue Bericht der Standish Group belegt die Fortschritte in der Softwareentwicklung. 35 Prozent der im Jahr 2006 gestarteten Projekte wurden erfolgreich abgeschlossen, das berichtet die US-amerikanische Fachzeitschrift "SD Times" unter Berufung auf den "Chaos-Report" der Standish Group. "Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenber dem ersten, wegweisenden Bericht der Standish Group im Jahr 1994, als lediglich 16,2 Prozent der Vorhaben erfolgreich verliefen", schreibt das Magazin.


29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschft

In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten

43% der Projektarbeit ist effektiv (Aufwand in den richtigen Projekten)

31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchfhrung)

Jhrliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro

23% der Unternehmen fhren eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch

19% definieren fr Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen

9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden

57% der Projekte sind Drre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte

[Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Grger, 2004]

Projekte sind wichtig ... und teuer -
Projektanteil an den Gesamtkosten


Projekte sind wichtig ... und teuer -
In jedem fnften Unternehmen ...



29% Kosten in Projekten, 71% Kosten im Tagesgeschft

In 22% der Unternehmen entstehen mehr als 50% der Kosten in Projekten

43% der Projektarbeit ist effektiv (Aufwand in den richtigen Projekten)

31% der Projektarbeit ist effizient (gute Durchfhrung)

Jhrliche Verschwendung durch mangelnde Projektkompetenz in Deutschland: mehr als 100 Mrd. Euro

23% der Unternehmen fhren eine Vorselektion und Bewertung von Projekten durch

19% definieren fr Projekte einen klaren Auftrag mit definierten Zielen

9% wissen, wie viele Projekte im Unternehmen laufen und in welcher Phase sie sich befinden

57% der Projekte sind Drre-, U-Boot-, Alibi- oder Prestige-Projekte


Von allen Projekten ...


... sind viele nicht wertschpfend und ...


... noch weniger werden optimal durchgefhrt


Das knnte statistisch ein Problem sein


Grnde fr die in der Studie festgestellten Probleme

Mangelnde Qualifizierung fr die Projektarbeit

Hinterlegte Punkte: hier ist eine spontane Verknpfung mit mglichen IT-basierten Lsungen sehr schwierig

[Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung - Prof. Dr. Manfred Grger, 2004]Mangelnde Wissensbasis

jManagement-berlastung durch zu viele parallele Projekte

Fehlende festgelegte Ablufe

Mangelnde Integration mit dem Rechnungswesen

Fhrungsdefizite des Projektleiters

Diffuse Zielsetzung

Unklare Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse

Zeitliche berlastung der Projektmitarbeiter

Projektmanagement ein vielfltiges Gebiet






10 Grnde, sich NICHT mit Projektmanagement zu beschftigen

10.

Unsere Kunden lieben uns so sehr, dass sie es nicht strt, wenn unsere Produkte spt oder fehlerhaft auf dem Markt kommen

Dann brauchen wir Ihnen auch nicht zu helfen

[bersetzung nach: Jim Chapman, 1996 10 Grnde dafr: PAVONE, 2007]


9.

Unsere Kultur ist mit Projektmanagement nicht kompatibel und das letzte was wir hier brauchen knnen, ist 'Change'

Workshops, Befragungen, Management-Gesprche, Expertenzirkel, Aufbau einer Community


IBM Lotus Quickr Schneller Aufbau einer Community

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IBM Lotus Quickr Aufbau einer Community rund um Projektmanagement


8.

Unsere Projekte sind alle so einfach, dass sie berhaupt keine Kosten-, Termin- oder Technikrisiken haben

Einfhrung eines Projektmonitorings, um verborgene Schwachstellen zu finden


IBM Lotus Quickr Individuelle Masken, z.B. zur Projektstatus-Abfrage






7.

Wir sind nicht schlau genug, um Projektmanagement so einzufhren, dass die Kreativitt eingeschrnkt oder unsere genialen Fachleute beleidigt werden

Ein PMO und die Einbettung von Projektmanagement in ohnehin genutzte Werkzeuge


IBM Lotus Quickr Konnektoren


6.

Es wre wirklich zu mhsam, die Anforderungen unserer Kunden wirklich zu verstehen und das alles auch noch zu dokumentieren

Binden Sie Ihre Kunden direkt in den Prozess ein


IBM Lotus Quickr Schneller Aufbau einer Community

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IBM Lotus Quickr Zulassen neuer Mitglieder

IBM Lotus Quickr Einbindung Beteiligter und Betroffener durch ein Projekt-Blog


5.

Projektmanagement erfordert Geradlinigkeit, Mut und Durchsetzungsvermgen: dafr werde ich hier nicht bezahlt

Wir helfen Ihnen, mit Projekten sichtbare Erfolge zu erzielen



4.

Unsere Unternehmensfhrung untersttzt uns nicht gengend bei der Einfhrung von Projektmanagement bessere Leistungen sollen wir lieber durch kleine Wunder erreichen Wir helfen Ihnen bei den kleinen Wundern: Projektmanagement mit kleinen Schritten


IBM Lotus Quickr Projektmanagement Template (SNAPPS)

IBM Lotus Quickr Grafische Projektmodellierung (PAVONE)


3.

Wir mssten dann Projektmanagement einheitlich auf alle Projekte anwenden, egal wie gro oder komplex diese sind das wre sinnlos

Skalierbare Lsungen fr Aktivitten Management und Mikro-Projekte bis zum Kapazittsmanagement im Multiprojekt-Kontext



2.

Wir haben doch diesen umfassenden Leitfaden fr Projektmanagement ich kann ihn nur gerade nicht unter meinem ganzen Chaos auf dem Schreibtisch finden

Der Leitfaden gehrt in die Werkzeuge, die ohnehin tagtglich bei der Aufgabenbearbeitung verwendet werden


IBM Lotus Quickr Templates, Formulare und Prozesse sparen Zeit

Workflow

PropertySheet

DocumentType

Templates


1.

Es ist einfach gnstiger, 50% der Projekte aus dem Ruder laufen zu lassen, als 10% in Projektmanagement zu investieren, um das zu verhindern Dann knnen wir Ihnen auch nicht helfen


Fazit Wo fangen wir an?

Ein umfassendes Projektmanagement-System kann 400 Funktionen umfassen

Kein Anwender kann ein System mit so vielen Funktionen effizient nutzen

Es ntzt wenig, easy to use als 401te Anforderung an das System zu stellen

Lieber mit einem einfachen System (und einfachen Methoden), dafr aber zgig starten


Agenda Projektmanagement 2010: was soll unsere Projekte in drei Jahren auszeichnen?

Entwickeln Sie eine Zielvorstellung



Entwickeln Sie eine genauere Zielvorstellung



Entwickeln Sie eine noch genauere Zielvorstellung



Entwickeln Sie eine wirklich sehr genaue Zielvorstellung


Wo stehen wir?

Kennen wir alle unsere Projekte?

Wissen wir berhaupt, wo und wieviel Reibungsverluste in Projekten entstehen?

Passen die Werkzeuge und Methoden zu den Aufgaben in unseren Projekten?

Erstellen Sie einen Katalog Ihrer Projekte und Ihrer Bausteine des Projektmanagements


Was muss getan werden, um die Zielvorstellung wahr werden zu lassen?

Erlauben Sie, dass eine Projektmanagement Community entsteht und definieren Sie Verantwortliche* fr die Umsetzung der Agenda Projektmanagement 2010

*Plural: einen verantwortlichen Sponsor und einen Projektleiter (PM-Champion), eventuell mit Untersttzung durch externe Berater

PAVONE AGTechnologiepark 933100 Paderborn

E-Mail: [email protected].: +49 52 51 / 31 02-0Fax: +49 52 51 / 31 02-99 Vielen Dank
fr Ihre
Aufmerksamkeit!Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Homepage unterhttp://www.pavone.de
http://www.pavone.com

Hinweise

Die gezeigten Funktionen dienen der Illustration der Ausfhrungen zum Thema Projektmanagement

Die genannten Funktionsbeispiele sind keine Zusicherung ber die Eigenschaften bestehender oder zuknftiger Versionen der Lsungen der PAVONE AG oder von IBM Lotus Quickr

Es wird auf die Warenzeichen, Schutzrechte und Copyrights der genannten Firmen hingewiesen

Bilder und Grafiken: IBM, http://pixelio.de, Olav Behrens

Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung, Prof. Dr. Manfred Grger Kurzversion: http://www.competence-site.de/projektmanagement.nsf/3c26e7f55f24138ac125691800380650/a682c6dc7e2e9bd6c125705b0049a313!OpenDocument

Projekt-Atlas: http://www.projekt-atlas.de/

Informationen zu IBM Lotus Quickr: http://www-306.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/quickr/index.html

The Quickr Blog von Stuart McIntyre: http://quickrblog.com/

Spalte 1

Sonstige Projekte69

Effiziente Projekte31

Spalte 1

Sonstige Projekte86.67

Effektive u. Effiziente Projekte13.33

Projekte

Projekt- management

Bedeutung von PM-Software

Lotus Quickr

Fazit

Spalte 1

Tagesgeschft50

Projekte50

Spalte 1

Tagesgeschft71

Projekte29

Spalte 1

Projekte100

Spalte 1

Sonstige Projekte57

Effektive Projekte43

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