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Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes Hinweisgebersystem (Whistleblowing) benötigt

Claudia Loderbauer anti-corruption consulting

Salvatore Saporito LexisNexis GmbH

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Bild: wordwatch.com

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Struktur des Webinars: • Einbindung ins Compliance Management System

• Warum benötigt gerade Ihr Unternehmen ein anonymes

Hinweisgebersystem?

• Wie sieht so ein Hinweisgebersystem aus?

• Rahmenbedingung zur Verankerung im Unternehmen

• Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen zur Anwendung

• Welche Art des Systems passt für welches Unternehmen?

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„Wir sind nicht korrupt. Das brauchen wir

nicht.“

Sagt auch niemand. Aber wenn man unabsichtlich in die

Korruptionsfalle tappt, wird ein Compliance Management System

aufgestellt.

Dann sind aber die negativen Folgen schon da…

Proaktiv ist hier auf jeden Fall besser…

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Bild: wirtschaftsblatt.at

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Warum ein Compliance Management System? • mildert Strafe vor Gericht

• gibt Warnsignale

• dokumentiert

• verhindert, in die

Korruptionsfalle zu tappen

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Compliance Management System: • „Tone from the Top“: Führungsverhalten

• Risikomanagement

• Unternehmensrichtlinien

• Verhaltenskodex

• Schulungen

• Anonymes Hinweisgebersystem

• Due Diligence: Überprüfung der Geschäftspartner

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Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes

Hinweisgebersystem benötigt (1):

Aufdeckung von Risiken und Vorbeugung von Korruption:

• Korruptionsanfällige Prozesse bzw. Nicht-Compliance von

Unternehmensrichtlinien können aufgezeigt werden.

• Korruptionsanfällige MitarbeiterInnen (ob absichtlich oder

unabsichtlich) können aufgespürt werden.

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Bild: alexsthechtthoughts.com

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Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes

Hinweisgebersystem benötigt (2):

• Möglichkeit der Festlegung von internen Maßnahmen ohne

negative Außenwirkung (sprich: Ermittlungen, Kosten von

Gerichtsgebühren, Geldstrafen, Freiheitsentzug von

Verantwortlichen des Unternehmens, Image- und

Reputationsschäden)

• Minderung des Haftungsrisikos durch Erfüllung gesetzlicher

Auflagen

• Unterstreicht die Konsequenz des gelebten CMS

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Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes

Hinweisgebersystem benötigt (3):

• Ohne Hinweisgebersystem erfolgt vielleicht eine externe

Anzeige (WKStA in Ö hat anonymes Hinweisgebersystem).

• Keine Vernaderung oder Denunziantentum, sondern

Aufdeckung eines Missstandes

• Mehr als die Hälfte aller Korruptionsfälle werden durch

Hinweise aufgedeckt.

• Trotzdem: WB nur in 22% der Unternehmen in Ö, 34% in D

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Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?

Einrichtung einer internen oder externen Anlaufstelle

INTERN (1):

• Ansprechpartner: Compliance Beauftragter und/oder

interner Ombudsmann

• Arten der Kontaktaufnahme:

• Briefkasten

• E-Mail-Account

• Telefon-Hotline

• Web-basierte Lösung

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Bild: bmartin.cc

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Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?

INTERN (2):

• Briefkasten:

• Zugang? Vor dem Büro des Betriebsrats oder auf den Toiletten

• Auch in Niederlassungen?

• Keine Kommunikation ohne Kontaktdaten

• E-Mail-Account

• kostengünstig

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Bild: bmartin.cc

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Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?

INTERN (3):

• Telefon-Hotline:

• Tonband

• Dauernde, weltweite Erreichbarkeit (24/7)

• Garantierte Anonymität: keine Nummer

• Kommunikation mit Hinweisgeber

• Gestaltung in mehreren Sprachen

• Höhere Kosten

• Gesteigerter zeitlicher Aufwand bei Implementierung

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Bild: bmartin.cc

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Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?

INTERN (4):

• Web-basierte Lösung:

• Online-Plattform

• Anonymer Dialog telefonisch oder online

• Unterlagen hochladen

• In der gewünschten Sprache möglich

• Höhere Kosten

• Höherer zeitlicher Aufwand bei

Implementierung

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Bild: bmartin.cc

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Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?

EXTERN: Rechtsanwalt als Ombudsmann (1)

• zur Verschwiegenheit verpflichtet

• genießt ein Zeugnisverweigerungsrecht

• außerhalb des Unternehmens:

reduziert somit Hemmschwelle

• Wahrung der Anonymität gegenüber

dem Unternehmen

• Möglichkeit: persönliches Gespräch auf neutralem Boden

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Bild: comments.bmartin.cc

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Wie sieht so ein anonymes Hinweisgebersystem aus?

EXTERN: Rechtsanwalt als Ombudsmann (2)

• Möglichkeit, umfangreiche Beratungs-

leistungen in Anspruch zu nehmen

• Juristische Kompetenz bei der

Beurteilung von Meldungen

• Möglichkeit für den Whistleblower,

anonym zu bleiben:

„falsche Mailadresse“

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Bild: comments.bmartin.cc

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Rahmenbedingungen:

Einbezogen werden sollen:

• Mitarbeiter (auch ehemalige?) und

• Kunden und Lieferanten

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Bild: mentalhealthy.co.uk

Exkurs: LexisNexis – Geschäftspartnerüberprüfung

Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance

18 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Begriffsdefinition „Geschäftspartner“

Als „Geschäftspartner“ bezeichnen wir jeden, der mit einem Unternehmen in geschäftlichem Kontakt steht und nicht Mitarbeiter oder Organ des Unternehmens ist.

Damit werden durch den Begriff Geschäftspartner zunächst alle unternehmensexternen Personen und Unternehmen erfasst, unabhängig davon in welcher Rechts- oder Leistungsbeziehung sie zum Unternehmen stehen. Auch Umfang und Bedeutung der Geschäftsbeziehung sind für die Definition ohne Belang. Daher fallen Kunden, Lieferanten, Sub-unternehmer, Vertriebsbeauftragte, Berater und Partner in Joint-Ventures ebenso darunter wie kleinste Dienstleister („Ich-AG“) und Intermediäre.

Die Qualifizierung als Geschäftspartner bedeutet allerdings noch nicht, dass dieser einer umfangreichen Überprüfung („Due Diligence“) zu unterziehen ist.

Die Prüfungstiefe - und ob überhaupt eine gesonderte Prüfung erforderlich ist - hängt vielmehr von verschiedenen Faktoren ab (…) Quelle: L01 - Geschäftspartner-Compliance - DICO Leitlinie

19 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

• Zunahme an Strafverfolgungen

• Rasant wachsende Bedeutung der erweiterten Geschäftspartnerüberprüfung

• Sensibilität für das Thema dringt bis in den Mittelstand durch

• Verlagerung der Anforderungen von Kunden hin zum Geschäftspartner und weiter

• Standardisierungstendenzen sind erkennbar in der Ermittlungstiefe – Integration in eigene Systeme

Erkennbare Trends.

20 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Zentrale Quellen

Sanktions-listen

Rechtsdaten

Biographische Quellen

PEP- Daten

Weltweite Presse

Firmen-informationen

Abdeckung der Complianceanforderungen durch zentrale Quellen

21 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Informationsquellen – nur welche?

Risikoansatz und Quellen für Due Diligence

22 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Prozess zum Aufbau einer effektiven Geschäftspartnerüberprüfung.

Identifikation meiner Geschäftspartner und Einteilung in Cluster

Risk Assessment durch Identifikation der Risikofelder sowie Kategorisierung in Risikogruppen

Verhältnis Risikopotential und Ressourcenaufwand einschätzen, um Umfang der Überprüfung festzulegen (Ermittlungstiefe)

Prüfungsprozess und Recherchequellen festlegen

Informationsauswertung und Schaffung einer Entscheidungsgrundlage

Unterstützung durch IT zur Standardisierung

Einbettung in den betrieblichen Kontext

23 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Lexis Diligence® - Geschäftspartnerüberprüfung

Zugriff auf alle Quellen über nur eine Suchmaske

Benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige Such-Optionen

Automatisches Erkennen von Nachrichten mit negativer Tonalität

Information per E-Mail, wenn für bestimmte Suchbegriffe neue Ergebnisse gefunden werden

Dokumentationsnachweis über Report Builder

24 LexisNexis GmbH – Willkommen bei den Informationsexperten!

Verfügbare Quellen

Über 23.000 internationale Pressequellen darunter ca. 300 deutschsprachige

Publikationen einschließlich Branchenpublikationen

PEP-, Sanktions- und Watch- und Black-

Listen inkl. World Compliance, INFO4C, EU

Consolidated List, OFAC u. a.

Mehr als 200 Anbieter internationaler und deutscher Firmeninformationen

Signifikante Länderprofile

Internationale Rechtsinformationen

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Salvatore Saporito, Business Development Manager Risk & Compliance

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Rahmenbedingungen:

Berücksichtigt werden muss Folgendes:

• arbeitsrechtliche,

• beamtenrechtliche und

• datenschutzrechtliche Bestimmungen

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Bild: mentalhealthy.co.uk

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Rahmenbedingungen:

Rechtliche Aspekte (1)

• Arbeitsrecht:

• arbeitsrechtlicher Schutz des

Hinweisgebers sowie zu beachtende

Maßnahmen bei der Einführung

eines Hinweisgebersystems

• Verständigung des Betriebsrats

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Bild: mentalhealthy.co.uk

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Rahmenbedingungen:

Rechtliche Aspekte (2)

• Datenschutzrecht:

• Meldung an die Datenschutzkommission

• Faktoren, die bei der Erhebung und

Weitergabe von Daten zu beachten sind

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Bild: mentalhealthy.co.uk

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Rahmenbedingungen:

Rechtliche Aspekte (3)

• Strafrecht:

• Im Zusammenhang mit Straftaten durch

Unterlassen von Unternehmensverantwortlichkeiten

• Beschlagnahmefähigkeit von Gegenständen oder

Unterlagen

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Bild: mentalhealthy.co.uk

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Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen (1):

• Abbau von Bedenken wegen nachteiliger Folgen für

Hinweisgeber

• „Tone from the Top“:

• Führungsverhalten muss eine kritische Loyalität der Mitarbeiter zu ihrem

Unternehmen als Teil der Unternehmenskultur etablieren!

• Eine Kultur, in der Fehler als Verbesserungschance gesehen wird

• Belohnung, Teamfähigkeit

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Bild: massingenuity.com

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Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen (2):

• Umfassende Information und Schulung

• PR/Werbung für das System:

• Intranet, Website, Newsletter, MitarbeiterInnen-Zeitschrift, Vorträge,

Versammlungen

• Zeitnahe Behandlung

• z. B. interne Revision und IT, Disziplinarverordnung, Tatsachenbericht

und Handlungsempfehlung von Compliance Officer, GF und AR

• Feedback an den Hinweisgeber

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Bewusstseinsbildung der MitarbeiterInnen (3):

Klare Regelungen müssen gesetzt werden:

• hinsichtlich der Zielsetzung und des Nutzens

• welche Fälle zu melden sind

• wie mit Hinweisen zu verfahren ist

• wie Whistleblower und auch

vorerstmal die beschuldigte Person

geschützt werden

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Bild: linkedin.com

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Welche Art des Systems passt für welche

Unternehmensgröße?

Kriterien zur Auswahl des richtigen Systems:

• Unternehmensgröße

• Standort

• Anzahl und Ort der Niederlassungen

• Kosten

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Bild: whistleblower.co.za

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Welche Art des Systems passt für welche

Unternehmensgröße? • Jedes Unternehmen kann MitarbeiterInnen motivieren, Missstände

aufzudecken

• Briefkasten: für KMU, speziell Kleinbetriebe

• E-Mail-Account: für UN, die geringe Kosten und Aufwand schätzen: KMU,

Konzerne

• Telefon-Hotline, Rechtsanwalt: für UN, bei denen der Kostenfaktor nicht

vordergründig ist: MU, Konzerne

• Web-basierte Lösung: Kosten und Aufwand hoch

Werbefaktor aber auch: (inter)nationale, bekannte Konzerne

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Compliance Audit:

Was tun, wenn es keine Meldungen gibt?

• Gründe erheben

• Nochmalige Schulung zur Verwendung des Systems

• Verstärkte Zurschaustellung der Unternehmenskultur

• Richtiges System gewählt?

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Bild: fraudedge.ie

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Quellen:

• Freiler-Waldburger, Johannes – telefonisches und persönliches Gespräch, 2016

• Kretschmer, Heidemarie – im Zertifizierten Compliance Officer-Kurs, Wifi, 2013

• Mair, Karin; Müller, Shahanaz – „Whistleblowing – ‚Denunziantentum‘ oder probates Mittel zur Korruptionsbekämpfung?“, in Best of Compliance Praxis, LexisNexis, 1/2014

• PWC – „Prävention von Wirtschaftskriminalität: Deutsche Unternehmen mit Defiziten“, gesichtet am 23.02.2016

• Rapberger, Elisabeth – „Whistleblowing-Systeme“, in Praxisleitfaden Compliance, LexisNexis, 2015, Hrsg.: Sator, Freiler-Waldburger

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Claudia Loderbauer, MA

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office@acc.or.at Tel.: +43 (0)660 474 0377

Salvatore Saporito

LexisNexis GmbH

salvatore.saporito@lexisnexis.de Tel.: +49 (0)162 2596-205