Zeitmanagement. Inhalt Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung

ZeitmanagementZeitmanagement

Inhalt

Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung

Warum Zeitmanagement?

Zeit = Geld

Wem nützt Zeitmanagement?

Eigentlich Jedem!

Vom professionell durchgeplanten Management

bis zum einfachen, täglichen

Lebensablauf

„Gut“ Zeitmanagement

Zeit optimal planen Prioritäten setzen Zeitfresser eliminieren

Zeitmanagement = Arbeitsmethodik

„Gut“ Zeitmanagement

Durch optimales Zeitmanagement kann die Zeit effektiver und effizienter genutzt werden!

Probleme und Hindernisse lassen sich dadurch schnell mit geringem Aufwand korrigieren!

Zeitgewinn = Zufriedenheit

Zeit ist Unbeeinflussbar

Jeder Tag = 1440min für Jeden

Vergangene Zeit ist nicht irreversibel

Unbeeinflussbare Ereignisse

Wetter Verkehrsstaus Flugzeugverspätungen Bahnverspätungen

Ist es notwendig alle Tagesabläufe zu planen?

Keine sekundengenaue Planung jeder Tagesaktivität

Planung ist subjektiv

Tagesplan

Was ist ein Tagesplan?

Eine fortlaufende Tagesorganisation über einen Zeitraum in Kalenderform

Warum Tagesplanung?

Zeitmaximierung und Optimierung jedes einzelnes Tages

Effektivität im Arbeits-, Privat- und Bildungsleben

Wie organisiert man einen Tagesplan?

Anpassung des Plans an die gegebenen Zeitvorgaben und Ressourcen.

Permanente Abgleichung des Plans an veränderte Situationen

Regeln für einen Tagesplan

Beinhaltet nur das, was man an diesem Tag erledigen

- muss- möchte - kann

Regeln für einen Tagesplan

Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftform

Am Vorabend planen Zeitbedarf schätzen und Zeitlimits

setzen Beginn und Beendigung des Tages

mit positiven Aufgaben

Regeln für einen Tagesplan

Nicht den ganzen Tag verplanen

SWOT - Faktoren

Strengths / Stärken Weaknesses / Schwächen Opportunities /

Gelegenheiten Threats / Drohungen

Hilfsmittel

ToDo Liste Aktionsplan Tagesplan Wochenplanung

ALPEN Methode

A – alle Aufgaben L – Länge der Tätigkeiten P – Pufferzeiten E – Entscheidungen N – Nachkontrollen

Einschätzung des Tagesplans

Erledigt? Störend? Nicht gelungen? In der Zukunft besser machen? Besondere Konsequenzen? Morgen machen?

PrioritätenPrioritäten

Prioritäten setzenPrioritäten setzen

BegriffsdefinitionBegriffsdefinition Pareto – PrinzipPareto – Prinzip ABC – AnalyseABC – Analyse Eisenhower PrinzipEisenhower Prinzip

Was bestimmt eine Was bestimmt eine Priorität?Priorität?

DringlichkeitDringlichkeit

+ Wichtigkeit+ Wichtigkeit

= = PrioritätPriorität

Pareto - PrinzipPareto - Prinzip

Pareto - PrinzipPareto - Prinzip

InputInput OutputOutput

80% der aufge-80% der aufge-

wendeten Zeitwendeten Zeit

20% der aufge-20% der aufge-

gewendeten Zeitgewendeten Zeit

20% der 20% der ErgebnisseErgebnisse

80% der 80% der ErgebnisseErgebnisse

bringen

bringen

Beispiele für das Pareto - Prinzip

20% der investierten Zeit für eine 20% der investierten Zeit für eine Aufgabe, liefern 80% der Aufgabe, liefern 80% der ErgebnisseErgebnisse

80% der Verkäufe in einem 80% der Verkäufe in einem Unternehmen werden durch 20% Unternehmen werden durch 20% der Verkäufer abgeschlossender Verkäufer abgeschlossen

20% der Kunden erwirtschaften 20% der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes80% des Umsatzes

ABC - AnalyseABC - Analyse

ABC - Analyse

A – AufgabenA – Aufgaben ExistentielleExistentielle

WichtigkeitWichtigkeitMussMuss

B – AufgabenB – Aufgaben MittlereMittlere

WichtigkeitWichtigkeitKannKann

C – AufgabenC – Aufgaben GeringeGeringe

WichtigkeitWichtigkeitSollteSollte

nichtnicht

Abc - AnalyseAbc - Analyse

65 % 20 %20 % 15 %15 % Anteil an der Anteil an der ZielerreichungZielerreichung

15 %15 % 20 %20 % 65 %65 %Anteil an der Menge aller Anteil an der Menge aller AufgabenAufgaben

A - AufgabenA - Aufgaben

B - B - AufgabenAufgaben

C - AufgabenC - Aufgaben

Durchschnit. OptimalerDurchschnit. OptimalerVerteilung ZeiteinsatzVerteilung Zeiteinsatz A – Aufgaben 15 %A – Aufgaben 15 %

B – Aufgaben 20 %B – Aufgaben 20 %

C – Aufgaben 65 %C – Aufgaben 65 %

65 % für A – 65 % für A – AufgabenAufgaben

20 % für B – 20 % für B – AufgabenAufgaben

15 % für C – 15 % für C – AufgabenAufgaben

Eisenhower - PrinzipEisenhower - Prinzip

Eisenhower - GrundsatzEisenhower - Grundsatz

Jeden Vorgang nur Jeden Vorgang nur

einmal „anfassen“ und soforteinmal „anfassen“ und sofort

über die weitere Bearbeitungüber die weitere Bearbeitung

entscheidenentscheiden

Eisenhower - PrinzipEisenhower - Prinzip

Später selbst /Später selbst /

WidervorlageWidervorlage

A/B - AufgabenA/B - Aufgaben

Sofort selbstSofort selbst

A - AufgabenA - Aufgaben

Sofort Sofort

delegierendelegieren

B/C - AufgabenB/C - AufgabenWic

hti

gke

it

Dringlichkeit

„Dringend“ contra Dringend“ contra „wichtig„wichtig“

Wichtig, aber nicht Wichtig, aber nicht

dringenddringendDringend und Dringend und wichtigwichtig

Weder dringend Weder dringend noch wichtignoch wichtig

Dringend, aber Dringend, aber nichtnicht

wichtigwichtig

Dringlichkeit

Wic

hti

gke

it

Zeitfresser

Was sind Zeitfresser?

Die Zeitfresser sind Störfaktoren, durch die Zeit verloren geht und die Produktivität reduziert wird.

Unfähigkeit „Nein!“ zu sagen

Problem:durcheinander werfen der eigenen Planung

Lösung:eigene Tagesprioritäten verfolgen, lernen auch mal etwas abzulehnen

Keine Ziele Problem:

keine Ziele = keine Ergebnisse Lösung:

Ziele festsetzen für das Lebendas nächste Jahrdie nächste Wocheden aktuellen Tag

Fehlende Prioritäten und Tagesplanung

Problem:Wichtige Sachen sind nicht erledigt¨doppelte Wege¨

Lösung:Tagesplan / Prioritätenliste erstellen und beachtenZiele definieren

Ablenkungen

Problem:Verzögerung der ErgebnissePlanung gerät durcheinander

Lösung:Planung beibehalten, Ablenkungen auf freie Termine verschieben, notfalls Planung anpassen

Telefonische Unterbrechungen

Problem:nicht planbare/unerwünschte Störung

Lösung:- längere Telefonate auf freie Termine verschieben- persönliche Telefonate in Freizeit verschieben

Besprechungen

Problem:überflüssige und unorganisierte Besprechungen

Lösung:Beschränkung auf das wesentlichekurze ErläuterungenAgenda erstellen

Der Papierkram

Problem:Viele Dokumente ohne Ordnung

Lösung:Organisieren der AblageBeschränkung auf das wesentliche

Unangemeldete Besucher Problem:

ungeplante Störung

Lösung:Besucher vertrösten (auch wichtige Personen)Termine machen

Unangenehme Aufgaben

Problem:Verschieben/Auslassen der Aufgaben

Lösung:Sich durch Planung zwingenKonsequent sein

Überperfektionismus

Problem:zu viele Details

Lösung:Details eingrenzenAbstand zur Aufgabe finden

Schlechte Kommunikation Problem:

Missverständnisse ungenaue Beschreibungen

Lösung:direktes Feedback/Bestätigungen fordern/gebenErgebnisse mit einem Experten besprechen

Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement

Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement

Persönliches Profil

Hilfs- und Arbeitsmittel

Persönliches Zeitmanagementprofil

Die persönliche

Stärken / Schwächen – Analyse

des Zeitmanagement

Hilfsmittel & Techniken

Download Präsentation & Hilfsmittel

www.managerzone.de

Link: Zeitmanagement

Ende

Für eure Aufmerksamkeit bedanken Sich:

Fleur EmmaJulie JochenJens

Wir wünschen einen erfolgreichen Einsatz fortgeschrittener

Zeitmanagementtechniken!