Online Rechnung

ONLINE RECHNUNG

Rechnung Online für Freiberufler und Selbständige mit tagwerk schreiben.  

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Rechne Deine Leistung ab, stelle Kosten in Rechnung und gestalte Deine Rechnung individuell. Noch kein tagwerk-Konto? Registriere Dich jetzt unter www.mein-tagwerk.de. kostenlos.

INHALT 1.  Rechnung erstellen

2.  Leistungen abrechnen

3.  Teilrechnungen

4.  Textvorlagen

5.  Standard Vorlagen 6.  Individuelles Layout

7.  Listen

8.  Mahnungen schreiben

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Im Projektcockpit werden die offenen Posten des Projektes angezeigt. Sobald dort ein Betrag angezeigt wird, kannst Du eine Rechnung stellen.

Neue Rechnungen legst Du über das Projektcockpit oder über Rechnungen > Übersicht an. TIPP: Wenn Du Rechnungen über das Projektcockpit anlegst, ist das Projekt schon vorausgefüllt.

RECHNUNG FREIBERUFLER

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Du kannst folgendes als Freiberufler in Rechnung stellen: -  Ein Festpreis -  Liefereinheiten -  Erfasste Arbeitszeiten -  Reisen -  Kosten

Für eine Rechnung wählst Du Projekt und Textvorlage. Die Posten werden automatisch herausgesucht und die Rechnung wird aufgebaut. Du musst die Rechnung nur noch speichern.

RECHNUNG FREIBERUFLER

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Die Adresse wird aus dem Kunden übernommen. Sie kann direkt im Kunden bearbeitet werden. Der Ort kommt aus Übersicht > Einstellungen > Stammdaten. TIPP: Das Zahlungsziel bearbeitest Du unter Layout (im Drop Down oder unter Übersicht > Einstellungen > Layout)

RECHNUNG FREIBERUFLER

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Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert. Die Regeln dafür bearbeitest Du unter Layout.

Entweder im Drop down oder unter Übersicht > Einstellungen > Layout

TEILRECHNUNG

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Wenn Du für Festpreis oder für Liefereinheiten nur einen Teil in Rechnung stellen willst, trägst Du diesen Teil einfach ein. Tagwerk weiß dann was Du schon abgerechnet hast und wird Dir für die nächste Rechnung nur den noch offenen Betrag anbieten.

Über die Haken links kannst Du entscheiden, welche Posten in der aktuellen Rechnung auftauchen.

TEXTVORLAGEN

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Textvorlagen dienen für das schnell erstellen von Rechnungen. In Textvorlagen definierst Du Platzhalter, die für die Rechnung automatisch ausgefüllt werden. Textvorlagen findest Du unter Rechnungen > Textvorlagen.

TEXT:  hiermit  stelle  ich  für  das  Projekt  "[PROJEKT]"  beau>ragt  am  [BEAUFTRAGUNGSDATUM]  wie  folgt  in  Rechnung.      >>  Hier  werden  die  Rechnungsposten    >>  eingefügt      SCHLUSSFORMEL:  BiLe  überweisen  Sie  den  Betrag  bis  zum  [ZAHLUNGS_ZIEL]  auf  mein  Konto  mit  der  IBAN  [IBAN]  bei  der  Bank  [BANK]  mit  der  BIC  [BIC].          

TEXTVORLAGEN

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FÜR PROFIS: Du kannst Deine Unterschrift einscannen und in die Online Rechnung einfügen. Lade die Unterschrift unter Übersicht > Einstellungen > Stammdaten > Signatur hoch (Höhe 2 cm) und füge in der Textvorlage den Platzhalter {SIGNATURE] ein.

>>  Hier  werden  die  Rechnungsposten    >>  eingefügt      SCHLUSSFORMEL:  BiLe  überweisen  Sie  den  Betrag  bis  zum  [ZAHLUNGS_ZIEL]  auf  mein  Konto  mit  der  IBAN  [IBAN]  bei  der  Bank  [BANK]  mit  der  BIC  [BIC].          Mit  freundlichen  Grüßen  [SIGNATURE]  [ZEICHNUNGSBERECHTIGTER]      

RECHNUNG GESTALTEN – STANDARDVORLAGE

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Unter Übersicht > Einstellungen > Stammdaten Kontodaten eingeben. Über die Vorschau kannst Du sehen, wie daraus eine Rechnung wird. Unter Übersicht >Einstellungen >Layout das Rechnungs-Layout noch weiter bearbeiten. TIPP: Unter Layout bei Adresse und Kontakt selbst bestimmen, was in den Fußzeilen der Rechnung steht.

RECHNUNG GESTALTEN – STANDARDVORLAGE

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FÜR PROFIS: Wer statt der Steuernummer die Umsatzsteuer ID auf seine Rechnung drucken möchte, kann diese hier eintragen.

RECHNUNG GESTALTEN – INDIVIDUELLES LAYOUT

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Wenn Du individuelle Vorstellungen für Deine Online Rechnungen hast, kannst Du die Einstellungen Design wählen. Briefpapier in einem Programm Deiner Wahl gestalten und es als PDF oder Bild hochladen. Es wird als Hintergrund in der Rechnung dargestellt. TIPP: Beim PDF nicht das Einbetten der Schriftart vergessen.

RECHNUNG GESTALTEN – INDIVIDUELLES LAYOUT

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FÜR PROFIS: Mit der Option Briefpapier bekommst Du eine Online Rechnung, die Du auf Dein eigenes Briefpapier drucken kannst.

LISTEN – RECHNUNG ÜBERSICHT

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Ausstehende Rechnungen sind rot. Das Zahlungsziel wurde überschritten.

Gezahlte Rechnungen sind grün.

Offene Rechnungen sind blau.

Wann und wieviel gezahlt wurde, gibst Du über den DropDown > Eingang ein.

Über die Filter auf der linke Seite kannst Du entscheiden, welche Rechnungen angezeigt werden.

LISTEN – RECHNUNG ÜBERSICHT

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Auf der rechten Seite kannst Du die Liste als Excel exportieren. Es wird immer die angezeigte Listenübersicht exportiert.

Über das DropDown rechts in der Liste kannst Du eine Mahnung schreiben.

MAHNUNG SCHREIBEN

Wenn der Kunde nicht zahlt  

ZAHLUNGSZIEL* DEFINIEREN Zahlungsziel definieren >> Fälligkeit erkennen >> Mahnung schreiben >> Textvorlage Mahnung >> Mahnungen verwalten

Gib das Zahlungsziel* für alle Deine Rechnungen in Tagen an. GEHE ZU: Übersicht > Einstellungen > Layout TIPP: Du kannst auch für Kunden ein Zahlungsziel* angeben. Das gilt für alle Rechnungen an diesen Kunden.

(*) Das Zahlungsziel ist das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt sein muss. Ist die Rechnung nicht bezahlt, ist der Kunde in Verzug und Du kannst eine Mahnung schreiben. Um dies eindeutig zu erkennen, ist

es wichtig das Zahlungsziel in der Rechnung zu nennen.

ZAHLUNGSZIEL DEFINIEREN Zahlungsziel definieren >> Fälligkeit erkennen >> Mahnung schreiben >> Textvorlage Mahnung >> Mahnungen verwalten

Das Zahlungsziel einer Rechnung ist das Rechnungsdatum plus das Zahlungsziel in Tagen. BEISPIEL: Rechnungsdatum ist 29.01.2015, Zahlungsziel ist 14 Tage. Fällig ist die Rechnung damit am 12.2.

FÄLLIGKEIT ERKENNEN Zahlungsziel definieren >> Fälligkeit erkennen >> Mahnung schreiben >> Textvorlage Mahnung >> Mahnungen verwalten

Bei offenen Rechnungen steht in der Rechnungsliste an zweiter Position das Zahlungsziel.

Unterhalb des Zahlungsziel steht das Datum der Rechnung. Bei gezahlten Rechnungen das Eingangsdatum.

FÄLLIGKEIT ERKENNEN Zahlungsziel definieren >> Fälligkeit erkennen >> Mahnung schreiben >> Textvorlage Mahnung >> Mahnungen verwalten

Wenn eine Rechnung überfällig ist, wird sie rot.

Über das DropDown rechts in der Liste kannst Du eine Mahnung schreiben.

Gezahlte Rechnungen sind grün.

Offene Rechnungen sind blau.

MAHNUNG SCHREIBEN Zahlungsziel definieren >> Fälligkeit erkennen >> Mahnung schreiben >> Textvorlage Mahnung >> Mahnungen verwalten

Neues Zahlungsziel bestimmen, Textvorlage auswählen, fertig. TIPP: Neues Zahlungsziel berechnet sich ausgehend vom Mahnungsdatum und nicht vom Zahlungsziel der Rechnung.

Rechnungsposten können in der Mahnung mit ausgewiesen werden.

MAHNUNG SCHREIBEN

Eine beispielhafte Textvorlage mit [TEXTBAUSTEINEN] für die Mahnung. [HEUTE] – Das Datum der Mahnung [ZAHLUNGSZIEL] – das Zahlungsziel der Rechnung [NEUES_ZAHLUNGS_ZIEL] - das neue Zahlungsziel, das sich aus der Mahnung ergibt.

unsere  Rechnung  [RECHNUNGS_NUMMER]  vom  [RECHNUNGS_DATUM]  über  den  Betrag  von  [RECHNUNGS_BETRAG]  Euro  war  am  [ZAHLUNGS_ZIEL]  zur  Zahlung  fällig.  Bis  [HEUTE]  konnten  wir  keinen  Zahlungseingang  feststellen.      Wir  biLen  Sie  darum,  den  kompleLen  Rechnungsbetrag  bis  zum  [NEUES_ZAHLUNGS_ZIEL]  auf  unser  unten  genanntes  Bankkonto  zu  überweisen.    Mit  freundlichen  Grüßen    [SIGNATURE]  [ZEICHNUNGSBERECHTIGTER]  

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MAHNUNG SCHREIBEN

TIPP: Hier wird die gescannte Unterschrift [SIGNATURE] in das PDF eingefügt.

unsere  Rechnung  [RECHNUNGS_NUMMER]  vom  [RECHNUNGS_DATUM]  über  den  Betrag  von  [RECHNUNGS_BETRAG]  Euro  war  am  [ZAHLUNGS_ZIEL]  zur  Zahlung  fällig.  Bis  [HEUTE]  konnten  wir  keinen  Zahlungseingang  feststellen.      Wir  biLen  Sie  darum,  den  kompleLen  Rechnungsbetrag  bis  zum  [NEUES_ZAHLUNGS_ZIEL]  auf  unser  unten  genanntes  Bankkonto  zu  überweisen.    Mit  freundlichen  Grüßen    [SIGNATURE]  [ZEICHNUNGSBERECHTIGTER]  

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MAHNUNGEN VERWALTEN Zahlungsziel definieren >> Fälligkeit erkennen >> Mahnung schreiben >> Textvorlage Mahnung >> Mahnungen verwalten

Sobald eine Mahnung geschrieben wurde, erscheint im Rechnungsformular der Tabulator Mahnungen. Hier werden alle Mahnungen aufgeführt.

TIPP: Auf die Mahnungen kann auch direkt über das Drop-Down in der Rechnungsliste zugegriffen werden.

» ONLINE RECHNUNG SCHREIBEN LEICHT GEMACHT« Georg Portwich – Gründer und Freelancer

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