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Schritt-für-Schritt Anleitung zum Erstellen von Rechnungen mit dem Line5 Rechnungsstellungs-System. Von der Anlage eines Kontaktes über das Erstellen von Rechnungsposten-Vorschlägen bis hin zum Buchen und Versenden der Rechnung per E-Mail. Das Besondere an der Line5 Software ist, dass das Erstellen von Rechnungsposten noch vor dem Erstellen der eigentlichen Rechnung geschieht. So können beispielsweise Techniker ihre geleisteten Stunden ins Rechnungssystem eintragen, ohne sich Gedanken über den Zeitpunkt oder die Zusammenstellung der Rechnung machen zu müssen - das wird dann später durch Projektleitung, Controlling oder Buchhaltung übernommen.
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Rechnungen erstellenMit der Line5 Rechnungs-Software
© Line5 e.K., 2014
www.line5.eu
Überblick
Das Line5 Rechnungssystem erlaubt das Erfassen von Rechnungsposten getrennt vom Erstellen von Rechnungen.
Es arbeitet mit Posten, die zu Rechnungsvorschlägen zusammengefasst werden können.
Somit können Techniker eigene Rechnungs-Vorschläge erstellen, die vom Controlling optimiert und gebucht werden.
Inhalt
• 1. – Kontakt anlegen (allgemeiner Kontaktname)
• 2. – Rechnungsadresse anlegen (Adresse zum Kontakt)
• 3. – Rechnungsposten eintragen (Was, wann, Einzelpreis)
• 4. – Rechnungsvorschlag erstellen
• 5. – Rechnungsvorschlag anpassen (Betreff, Konditionen, MwSt)
• 6. – Rechnungsvorschlag prüfen (PDF Vorschau)
• 7. – Rechnung buchen
• 8. – Rechnung versenden (E-Mail)
1. – Kontakt anlegen
In der Adressverwaltung unter „Kontakte“ auf das grüne Plus-Symbol klicken. Firmennamen eingeben und OK klicken.
1. – Kontakt anlegen
Firma erscheint in der Kontaktliste. Firmennamen doppelklicken.
2. – Rechnungsadresse anlegen
Links unter „Adressen“: „Neue Adresse…“ anklicken.
2. – Rechnungsadresse anlegen
Adressdaten eintragen und mit OK bestätigen:
2. – Rechnungsadresse anlegen
Die Adresse ist nun vollständig gespeichert.
Zurück zum Kontaktdatenblatt durch Klick auf den Firmennamen.
3. – Rechnungsposten erstellen
Klicken Sie auf „Rechnungsposten für diesen Kontakt vorschlagen“.
3. – Rechnungsposten erstellen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf „speichern“.
Der Kontakt/Auftraggeber ist bereits richtig eingetragen. Das Feld Artikel-ID hat derzeit keine Bedeutung.
4. – Rechnungsvorschlag erstellen
Sie befinden sich in der Liste der Rechnungsposten-Vorschläge.
Klicken Sie einmal (!) auf „Rechnung erstellen“, um eine leere Rechnung für diesen Kunden zu erstellen.
4. – Rechnungsvorschlag erstellen
Sehr gut - dass jetzt ein Rechnungsvorschlag für diesen Kunden existiert, sehen Sie im Dropdown-Feld (gelb markiert).
Klicken Sie auf „zu bestehender Rechnung hinzufügen“, um diesen Posten dem Rechnungsvorschlag hinzuzufügen.
Der Posten verschwindet aus der Liste.
5. – Rechnungsvorschlag anpassen
Wählen Sie im Menü den Punkt „Rechnungsvorschläge“.
5. – Rechnungsvorschlag anpassen
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den Rechnungsvorschlag anzupassen.
5. – Rechnungsvorschlag anpassen
Fügen Sie eine Notiz hinzu. Diese erscheint im Betreff der Rechnung.
Passen Sie Zahlungsziel und Umsatzsteuersatz an.
Klicken Sie auf „Speichern und Schließen“.
6. – Rechnungsvorschlag prüfen
Schauen Sie Ihre Rechnung als PDF Dokument an, indem Sie auf „Vorschau“ klicken:
7. – Rechnung buchen
Durch Klicken auf „Rechnung Buchen“ wird eine individuelle Rechnungsnummer erstellt. Nach dem Buchen kann eine Rechnung nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
Buchen Sie Ihre Rechnung, wenn Sie so weit sind.
8. – Rechnung versenden
Gebuchte Rechnungen befinden sich im Rechnungsausgang.
Klicken Sie im Menü auf „Rechnungsausgang“.
8. – Rechnung versenden
Klicken Sie neben der gewünschten Rechnung auf „mailen“:
8. – Rechnung versenden
Tragen Sie eine E-Mail Adresse ein.
Wenn Sie möchten, können Sie einen individuellen Text hinzufügen.
Klicken Sie am Ende der Seite auf „senden“. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einer als PDF-Dokument angehängten Rechnung.
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