Theum Dokumentationen als nutzbares Wissen bereitstellen

Author documents.Deliver know-how.

Unternehmensdokumentation als nutzbares Wissen bereitstellenFebruar 2016

• Über Coextant• Was Theum dem Unternehmen bringt• Typische Kundenanforderungen• Themen finden – anstatt Dokumente suchen• Grundlegende Lösungsprinzipien• Das Ergebnis – ein digitales Buch • Wie SIEMENS Richtlinien bereitstellt …• Live Demo • Nutzen der Lösung • Typische Vorgehensweise• Zusatzinformationen

Agenda

• Vollständige Automation der Wissensbereitstellung• Automatisierte Umwandlung, Aufbereitung und Verteilung von Inhalten • Aufbereitung Dokumente zu strukturierten Daten und recherchierbarem

Wissen• Umfassend, flexibel konfigurierbar und leistungsfähig• Einfach zu nutzen auf allen Medien und Plattformen • 20 Jahre Praxiserfahrung

• Weltweit setzen große Unternehmen auf Coextant Produkte• Bereitstellung prozeduralen Wissens• Automation• Compliance

Über Coextant

….eine Methode Ihr Unternehmenswissen immer und überall verfügbar zu haben….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet….eine Reduktion der Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation…. vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen

Nutzen aus Sicht des CEO

• ….einen echten Wertbeitrag durch die dynamische Bereitstellung von Unternehmenswissen

• ….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst• ….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt• ….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet• ….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet• ….Lösungen die Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“ stark

reduziert• ….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation• …. eine vollkommen neue Form der prozesssicheren Unternehmenskommunikation

Nutzen aus Sicht des CIO

….eine einfache Methode um Unternehmensregeln zu finden und anzuwenden….eine Technologie die es ermöglicht Wissen schnell im Team bereitzustellen….eine Software mit der Sie im Tagesgeschäft weniger Fehler und Korrekturen bearbeiten….eine Umgebung die schnell und sicher relevante Regeln nutzbar macht….eine Plattform mit der Autoren, Spezialisten und Dokumente schnell auffindbar sind….Mittel daß die ewige Sucherei und Recherchieren ein Ende hat….die Sicherheit immer aktuell informiert zu sein und schnell und konform zu arbeiten….ein vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen

Nutzen aus Sicht des Anwenders

Verschiedenen Analysen zu Folge verschwenden Mitarbeiter in Unternehmen durchschnittlich 2-3 Stunden pro Tag durch „suchen und nicht finden“. Die Informationsflut steigt gewaltig an und das Emailsystem ist vom ursprünglich, produktiven Kommunikationsmittel zum unkontrollierten „Wurf und Schleudersystem“ für Informationen geworden. Abhilfe sollte durch u.a. interne Chatsysteme oder Wikiplattformen geschaffen werden. Es ist jedoch eine Tatsache, dass dadurch noch mehr Unruhe und Unsicherheit geschaffen wurde. Mitarbeiter wollen immer aktuell informiert sein. Fühlen Sie sich nicht gut informiert wird per Chat, Email, in Meetings und auf dem Gang,… versucht sich das vermeintlich fehlende Wissen zu beschaffen.Beispiel: Kosten der Zeitverschwendung:Mitarbeiter: 3000 a ca. 35,00 €/h KostensatzJahresarbeitszeit: 1470 h; 194 TageZeitverlust: 2,5 h / Tag x 194 = 485 hFinanzieller Verlust: 485 h x 35,00 €Summe: 16.975,00 € pro Mitarbeiter und JahrBei 3000 MA = 50.925.000,00 € pro Jahr

Wirtschaftslichkeitsbetrachtung

Ausgangsituation: Finanzieller Verlust 50.925.000,00 € pro JahrEffizienzbeitrag durch Theum: • Reduktion der Zeitverschwendung von ca. 2,5 h auf 0,5 Stunden, wobei diese 30

min ein effizientes „Finden“ in einer professionellen Wissensumgebung darstellt.Messbare Einsparung durch Theum:

2 Stunden x 194 Tage x 35,00 € x 3000 MitarbeiterSumme der Einsparung: 40.740.000,00 € pro Jahr

ROI bei einer Konzernlizenz von 1.500.000,00 € ROI = Investition / Einsparungen p.a. = 1.500.000,00 € / 40.740.000 = 0,0368 JahreROI in Monaten 3,26 Monate

ROI

• Erstellen der Inhalte mit Standard Office Anwendungen (MS Office …)• Basisdokumente: Word PPT Excel • Dokumentverwaltung im Dateisystem /DMS / SharePoint …• Große Zahl von Lesern • Mehrsprachigkeit • Automatische Aktualisierung• Support für PC, Tablet, Smartphone• Druckversion

Typische Kundenanforderungen (1)

• Kommentare/Änderungsmarkierungen• Dokument-übergreifende Links• On-Offline Versionen • Filter (HGB, Division, Produktbereich etc.) • Reines HTML und Layout via CSS • Plattform Unabhängigkeit• Link Checker• Nutzbar für beliebige Unternehmenshandbücher • Keine Content Kosten per User

Typische Kundenanforderungen (2)

• Publikationsvoransicht• Staging Area• Production Area

• Publikation kompletter Bücher• Aus 1 oder• 1000‘den Dokumenten

• Suchen nach Textziffern/Bookmarks• Volltextsuche

• Logische Gliederung von Büchern • HTML, PDF, cPDF und EBook

Support• Versionen, Entwürfe, Historie **• Zugriffsrechte auf

Autoren-/Leserseite• Änderungsdokument Erzeugung • Optional: Freigabe Workflows ***

Typische Kundenanforderungen (3)

** Setzt DMS oder Filesystem Versionierung voraus** Setzt DMS voraus

FunktionTheum kann aus beliebigen Dokumenten digitale Bücher erzeugen Nach Themen zielgenau und ohne

Umwege recherchierbar Online | Offline | Print optimiert: Auf

allen modernen Medien Stets aktuell Intuitiv nutzbar

Einsatzbereiche• Financial reporting guidelines• Verfahrensrichtlinien, SOP• Produktionsprozesse• Sicherheitsregelungen• Betriebsdokumentationen• Supportabläufe und Wissen• Rechtshandbücher• Organisationsanweisungen• Zoll Im/Export Vorschriften• Rentenregularien

What is Theum?Cloud Service für bedarfsgerechte Bereitstellung von Unternehmensdokumentationen als nutzbares Wissen

Architektur (1)

Smartphone

Tablet

PC

Sonst.

Internet Explorer (10+)Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen)pdf Reader (pdf), E-Book reader (epub)

theumserver

Windows Server / IIS 7.5 oder 8.5.net framework Datenbank

web server Jeder aktuelle Web Serverinkl. Apache, IIS, etc.theum

composerWindows Server / IIS 7.5 oder 8.5Internet Explorer (10+)Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen)

Architektur (2)

Any WEB Server

Theum Composer Theum Server

Intranet/Internet

File server with documents

TheumThematic Matrices On any WEB

Server

Theum Books

E-BOOK

SharePoint and other DMS

Web Service API

DMS

CMS

SAP

…

AusführungsbestimmungenRegelungen zur Bilanzierung im HGB Einzelabschluss

63 Ordner84 Dokumente~2000 Seiten inkl. PowerPoint Slides

Finden statt suchen: Wissensbereitstellung

Der gängige Weg: Dokumente suchen

13 Seiten

10 Seiten

45 Folien

Suche nach „Performance Contracting“

Theum Ansatz: Themen als Antworten finden

• Große Dokumente aus beliebigen Geschäftsbereichen werden in einem “Buch” zusammengefasst • Einheitliche Darstellung trotz unterschiedlicher Autoren • Bücher bestehen aus tausenden von “Themen”• Themen bestehen aus Absätzen, Sätzen, Images, Tabellen, etc.

• Bücher machen Wissen verfügbar• Themen ermöglichen Anwendern schnellen gezielten

Zugriff auf benötigte Information

Wie es funktioniert

Das Ergebnis: Digitale Wissensbibliotheken

Das Ergebnis: Bücher voller verfügbarem Wissen

Feingranulare gezielte Themensuche

Einheitlicher Inhalt – medienübergreifend optimiert – gut lesbar

Mail-to, Druck Seite,Einzel-PDF, Gesamt-PDF, E-Book, Hilfe …

Navigatormit Kategorien, Titeln und Themen

Ergebnis: Bücher mit thematischer Suche auf allen Medien

PC/Tablet

SmartPhone

EBook

PDF

Benutzer• Volles Leistungsspektrum für Autoren

• MS Office• Standard DMS/CMS oder Dateisystem• Keine Änderungen der Geschäftsprozesse

• „Find-Maschine“• Thematische Suche • Zugriff durch Browser und mobile Geräte • Online – offline – Papier – Archiv • Anwendungsspezifische Navigation• Mediengerechte Darstellung• Verlinkte Inhalte • Stets aktuell

Organisation• Neue IT Optionen

• Standard Produkt für Unternehmenswissen • 100% Web Standard • Einfach zu installieren und zu betreiben• Neue Bücher „ad hoc“ erzeugen

• Kostenreduktion• 1 Lösung für alle Unternehmensdokumentationen• Elimination manueller Verteilaufwände• Kostengünstiger Betrieb• Unternehmensinhalte FREI verteilbar (keine CALs)

• Schlagkraft und Wirksamkeit Relevante und aktuelle Informationen schlagkräftige Teams gute Entscheidungen weniger Fehler bessere Ergebnisse

USP

Live Demo

• Relevante Themen sofort finden – anstatt in Dokumenten zu suchen • Einfache, zentralisierte einheitliche Aufbereitung und Bereitstellung von

Unternehmenswissen• Einheitliche, mediengerechte Darstellung der Ergebnisse auf allen

Endgeräten • Stets authentische und aktuelle Informationen • Besser informierte Mitarbeiter – mehr Qualität / Schlagkraft – weniger

Fehler • Kombination und Recherche von Wissen aus unterschiedlichen „Pools“ • Vollständige Automation der Prozesse von der Dokumentenerstellung

bis zur Nutzung als Wissen – dadurch Kostenersparnisse

Nutzen

• Web Konferenz mit Live Demo• Probepublikation • Demo vor Ort • Angebot• Konzeption• Parametrierung / Services• Installation• Going Live

Typische Vorgehensweise

Coextant ReferenzenFinanzdienstleister Industrie Handel und

DienstleistungenÖffentlicher Sektor

Sample Bookshttp://showcase.theum.com/pcn/http://showcase.theum.com/mazars http://showcase.theum.com/uim/2016

Coextant Systems International AG

Schönbergstrasse 4573760 Ostfildern (Stuttgart)Germany

+49 711 45 1000 – 0 Tel+49 711 45 1000 - 20 Fax

info@coextant.com www.coextant.com

Paul Caspers, CEO+49 711 45 1000 10pcaspers@coextant.com

Richard Reed, CBDO+49 711 45 1000 18rr@coextant.com

Alexander Steffen, CIO+49 711 45 1000 18asteffen@coextant.com

Thomas Firnkorn, Sales+49 711 45 1000 18tfirnkorn@coexant.com

Kontakt

Themenspeicher

• Autoren arbeiten mit gewohnten Standard Autorenwerkzeugen (z.B. Microsoft Office) • Keine zusätzlichen Tools oder Markup Werkzeuge; keine spezielle Ausbildung• Keine Änderung der Geschäftsprozesse

• Dokumente einfach via Dateisystem oder mit Standard DMS/CMS/SharePoint verwalten• Keine neue Technologie, zusätzliche Ausbildung oder Änderung der Geschäftsprozesse• Optional DMS: Dokumentkontrolle (Versionierung, Historie, Review-/Freigabeprozesse …)

• Automatische Themen-Matrix Erstellung • Sämtliche Informationen präsentiert auf Basis eines “Buch” Paradigmas, inkl. Inhaltsverzeichnis• Übergreifende themen-orientierte Schlüsselwortsuche für alle Inhalte | Intelligente Antworten ab Q3/2016• Optional: Support für Archivierung und Compliance (PDF/A, TIF, elektronische Akten …)

• Automatische plattform- und systemübergreifende Verteilung als nutzbares Wissen

Funktionsweise / Prinzipien

• Stufenloser Zoom• Klick auf Grafik vergrößert/verkleinert diese • Navigationsbereich aus-/einblendbar• Fußnoten Anzeige im Text durch Icon/Klick• Blättern mit <> Symbolen am Seitenrand oder <->• Voller Touch Screen Support• Textziffern Bookmark Suche• Optimale PowerPoint Darstellung mit vor/zurück

thumbnails • Smartphone Support durch responsive Design • Unterstützung aller modernen Browser • Layout via CSS mehrstufig flexibel anpassbar • Verteilung von Anlagen (Formulare, Rechenmodelle)• Maximale Performance• Parallelverarbeitung

In Arbeit • Graph Server Integration• Frage / Antwort Funktion anstatt Volltextsuche • Apps zur Book Darstellung • Ausbau der Schnittstellen zu anderen SystemenIn Planung • Personalisierung• Cloud Version• Sprach-Assistenten (Siri, Cortana)  

Weitere Theum Funktionen