ZUGFeRD – und das Versenden elektronischer Rechnungen ist auch für KMU ein Kinderspiel |...

oder warum das Versenden elektronischer Rechnungen

auf für KMU kinderleicht ist

Stefan Schmidt / VP Product 11.3.2014

ZUGFeRD

Ursprünglich ein Projekt der „ AWV – Arbeits-

gemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung“

zur Vereinfachung des Rechnungsaustauschs.

Zusammenführung verschiedener Initiativen

(u.a. „Faktura Base“ des ECM Compliance).

Deutschlandweiter Standard, der auch in

Europa auf großes Interesse stößt.

Was ist ZUGFeRD überhaupt?

2

ZUGFeRD basiert auf PDF

Was ist ZUGFeRD überhaupt?

3

ZUGFeRD ist ein Dateiformat

ZUGFeRD enthält

Rechnungsdaten in standardisierter Form

Wie werden heute Rechnungen ausgetauscht?

Papier

Zeit- und Kostenintensiv

(Papier, Porto, Versand, …)

Aufbewahrung

(Platz, Recherche, …)

„Unhandlich“ für Prozesse

(Transport, Status, Überblick, …)

Aber…

Anwender sind vertraut mit dem Umgang

4

* Bruno Kock, (Billentis): E-Invoicing / E-Billing Februar 2013

27 Milliarden Rechnungen pro Jahr werden in Europa per Post verschickt.*

Wie werden heute Rechnungen ausgetauscht?

Elektronisch

PDF

Bis vor zwei Jahren noch

Signaturpflichtig

Keine einfache automatisierte

Verarbeitung

EDIFACT

Aufwändig in der Einrichtung

Kommt hauptsächlich bei großen

Datenmengen zum Einsatz

5

Einfache / bekannte Handhabung (PDF Datei)

Ad hoc Versand per E-Mail

Elektronische Weiterverarbeitung

Elektronische Archivierung

Entspricht allen gesetzlichen Vorgaben

Was ändert sich mit ZUGFeRD?

6

Warum engagiert sich DocuWare für ZUGFeRD?

Einfach

Starke Vereinfachung des

Rechnungsaustauschs

(vor allem im KMU Bereich)

Ganzheitlich

Noch bessere Integration von

Dokument-Management-Lösungen

in Unternehmensprozesse

Aufbauend

Vorhandene Basistechnologien

konnten einfach verwendet und

erweitert werden

7

Wie sieht die DocuWare Lösung aus?

Verarbeiten von erhaltenen ZUGFeRD Rechnungen

Automatische Indexierung der Rechnung

Import automatisch

Von mehreren Rechnungen aus dem Dateisystem

Direkt aus Outlook

Erstellen von ZUGFeRD Rechnungen aus einem beliebigen Programm

GUI basierte Konfiguration (keine Programmierung)

Kann von jedem User durchgeführt werden

Bestehende Rechnung wird als Vorlage verwendet

Es kann ein Briefbogen hinterlegt werden

Einfach per Druck auf den DocuWare Printer

8

ZUGFeRD Rechnung eines Lieferanten als Vorlage verwenden

9

Starten der Konfiguration mit der Rechnung des Lieferanten

10

Anzeige aller ZUGFeRD Daten in der Rechnung

11

Auswahl der ZUGFeRD Daten und Zuweisen der Indexkriterien

12

Alle relevanten Indexkriterien füllen

13

Empfang einer ZUGFeRD Rechnung per eMail

14

Erstellen von ZUGFeRD Rechnungen

Sie drucken aus Ihrem ERP / WWS /

Office wie Sie es gewöhnt sind.

Alle relevanten Daten werden aus der

Rechnung gelesen und im ZUGFeRD

Format eingebettet.

Es wird eine PDF Datei erstellt die Ihrer

gewohnten Rechnung entspricht.

Rechnung kann automatisch an eine

E-Mail angehängt und versandt werden.

Wahlweise wird die Rechnung auch

automatisch archiviert oder ausgedruckt.

15

Einmaliger Druck einer Rechnung

16

Starten der Konfiguration mit der gedruckten Datei

17

Auslesen von Tabellen / Strukturen

18

eMail Versand vorkonfigurieren

19

Rechnung versenden / archivieren

20

Zusammenfassung

Großes Einsparungspotenzial

Porto, Papier, Archivierung, etc.

Besserer Service für eigene Kunden

schnellere Zustellung, automatische

Weiterverarbeitung, etc.

Verbesserung der eigenen Prozesse

automatische Verarbeitung, schnellere

Bezahlung, elektronischer Workflow

Vermeidung von Fehleingaben, etc.

21

ZUGFeRD erleichtert die Rechnungsabwicklung enorm –

vor allem auch für KMU, da technisch unaufwändig und leicht integrierbar

Danke für Ihre Aufmerksamkeit

Stefan Schmidt

VP Product, DocuWare