In fünf Minuten zu einer erfolgreicheren Rechnungsstellung Wie Sie mit E-Billing zu einer höheren Akzeptanz bei Ihren Kunden und einer schnelleren Begleichung Ihrer Rechnungen kommen

10+90+G 10% schnellere Bezahlung

Der positive Effekt von E-Billing – Höhere Profitabilität

Sie sparen KostenDurch die Umstellung der pa-piergebundenen Rechnungser-stellungsprozesse auf eine elek-tronische Rechnungszustellung verbessern Sie die Finanzprozes-se in Ihrem Unternehmen rasch und nachhaltig in nur wenigen Schritten.

• 80% der Unternehmen erreichen den Return-on-Investment bereits innerhalb von sechs Monaten

• Nur geringer Schulungs- und Umstellungsaufwand

• Keine Änderungen an Ihrem ERP-System

• Kaum Umstellungskosten 100+G 100%

weniger

Platzbedarf

60+40+G >80%geringere Kosten

pro Rechnung

Erfahren Sie, wie Sie durch die Umstellung auf E-Billing in Ihrem Unternehmen Kosten sparen

100+G 100% weniger Papier-

rechnungsanfragen

58+42+G 58% weniger

Prozessschritte

70+30+G 70% weniger zu bearbeitende

Klärungs fälle

Die positiven Effekte von E-Billing – Optimierte Geschäftsprozesse

Mehr Power für Ihr Team Mithilfe von E-Billing lassen sich Rechnungen, Mahnungen, Konto-auszüge u.ä. sofort versenden, und die Empfänger haben bei Bedarf online Zugriff darauf.• Geringere Nachfrage nach

Duplikaten

• Jederzeit Zustellnachweis

• Schnellere Bezahlung

• Detailgenauere und effizientere Verfolgung von Zahlungen und Bearbeitung von Klärungsfällen

• Höhere Sicherheit und Prüffähigkeit der Prozesse

Die grüne Investition Die Verwendung von E-Billing nimmt jährlich weltweit um mehr als 20% zu.• Immer mehr Kunden verlangen

und akzeptieren die elektronische Rechnung.

• Die Nutzer von E-Billing bekennen sich zu Umweltschutz und Nachhaltigkeit und festigen so Kundenbeziehungen.

100+G 100% weniger Papier 98+2+G 98%

weniger CO2 - Belastung

Machen Sie gesellschaftliche Akzeptanz zu Ihrer Strategie

Lesen Sie die Fallstudie über einen Kunden zum Thema Klimabilanz und E-Billing

Die positiven Effekte von E-Billing – Förderung der Nachhaltigkeit

Was macht eigentlich ein E-Billing-Provider? Er stellt für Sie mehrere Übermittlungskanäle für die Rechnungen an Ihre Kunden bereit

Ihr Unternehmen Ihre Rechnungsdaten Die Präferenzen Ihrer Kunden

E-Billing Provider

Alle Übermittlungskanäle Ihr Kunde

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Von System zu System

Mo

bil

Sehen Sie sich unser Vergleichstool zu den verschiedenen Lösungen an

E-Billing kurz erklärt – Papier vs. »E«

Rechnung erstellen und zustellen

1-5 Tage 1- max. 2 Tage

Empfangsnachweis Manueller Prozess - TelefonatSofortige Sichtbarkeit und automatische Benachrichtigung

Rück- und Anfragen Manuell - sehr zeitaufwändig Maschinell und automatisierbar

Zahlungserinnerungen Remote Prozess (ERP) – Telefonat Automatisch

Mahnungen erstellen und zustellen

1-5 Tage Sofort und automatisch

Kontoauszug zum Monatsende

1-5 TageNicht mehr erforderlich. Auszüge und Zahlungsstatus sind „live“ sichtbar.

Zahlungseingang und -zuordnung

1-5 Tage 1-2 Tage

Forderungsverkauf (Factoring)

Manueller Prozess Kann automatisiert werden

Prozess Papiergebunden Mit E-Billing

’

(

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Die vier elektronischen Varianten des Billings

PDF als

Mail -

Anhang

System-to-

System

(EDI)

PortalSecure

eMail

Geschwindigkeit der Zustellung ) ) ) )

Zuverlässigkeit der Zustellung ( ) ) )

Sicherheit des Übermittlungskanals ( ) ) )

Kosten der Zustellung ) ’ ) (

Nachweis der Zustellung ( ) ) )

Unterstützung unterschiedlicher

Formate

’ & ) )

Unterstützung mehrerer Empfänger ( & ) (

Umweltbelastung (CO2) ) ) ) )

Rechtliche Zulässigkeit ) ) ) )

Self Service Funktionen für Empfänger ’ & ) (

Mehrwert Potenzial ( & ) (

Einrichtungskosten ) & ’ (

Gesamtbewertung27 19 34 30

Das Portal

Umfangreichstes Funktionsan-

gebot für Sie und Ihre Kunden;

Sehr flexibel bezüglich der

Integration von zusätzlichen

Funktionen

Secure eMail

Einfache Implementierung

und nachvollziehbare

Zustellung. Die sichere

Ergänzung zum signierten

PDF-Anhang

PDF (als Mail-Anhang)

Die Einstiegslösung ins E-Billing.

Allerdings mit beschränktem

Funktionsumfang

System-to-System (EDI)

Ein wichtiger Kanal im B2B-

Geschäft für die Integration

Ihrer Fakturierung mit großen

Unternehmen in Ihrem Kun-

denkreis. Mit genau vorgeschrie-

benen Anforderungen für die

Rechnungsstellung zwischen

den Systemen

34

30

27

19

Wie unterscheiden sie sich und welche ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet?

Was haben Ihre Kunden davon?

• Nachvollziehbarkeit Sie erstellen in einer einheitlichen Umgebung Aufträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine und fassen diese zusammen. Ihre Kunden können so die Rechnungen leicht nachvollziehen und prüfen. Reduzierter

Platzbedarf

Da das Ablegen von Papierrechnungen entfällt, steht Ihren Kunden dieser Platz für anderes zur Verfügung.

Zeitersparnis Reduktion von

Overhead

Kein Öffnen von Umschlägen, kein Scannen von Rechnungen, kein Ablegen von Papier mehr.

Wenn Ihre Kunden Ihre Rechnungen in elek-tronischer Form erhalten, braucht nichts mehr übertragen und eingetippt zu werden. Alle haben dieselben und konsistente Daten.

Durch transparente und nachvollziehbare Vorgänge ersparen Sie sich und Ihren Kunden viele Rückfragen.

• Automatisierung

• Vereinfachte Kundenbetreuung

»Einer unserer Kunden sparte bis zu acht Stunden pro Woche ein, die er zuvor für die manuelle Erfassung der per Post zugestellten Rechnungen aufwendete.«

– Internationales Unternehmen der Reise- und Transportbranche

»Unsere Kunden schätzen sehr, dass sie mit unserer Lösung Zeit und Ressourcen sparen, da wir Ihnen die Rechnungen in einer Weise zur Verfügung stellen, die ohne Medien-bruch gedruckt, zwischen Kollegen gemailt oder in das firmeneigene Buchhaltungssystem hochgeladen werden kann.«

– Dienstleister im Personenverkehr

Bewährte Vorge-hensweise inklusive Datenbereinigung, Tests und Promotion der Migration

Erfahrung und Expertise im Support Ihrer Kunden bei der Umstellung auf E-Billing

Die normenkonforme Lösung gewährleistet die Einhaltung von nationalen und internationalen Rechnungslegungs-vorschriften

Wie aufwändig ist die Umstellung? Wichtig ist ein Partner, der den Wechsel mit einem Komplettservice unterstützt:

Umfassende Serviceleistungen für Ihr Team und Ihre Kunden

Die Multi-Kanal- Fähigkeit sichert Flexibilität und lässt Ihren Kunden alle Wahlmöglichkeiten

ROIMonaten bei 80% unserer Kunden

4-12Wochen

Umsetzungszeit

Mehr erfahren über die typischen Schritte und die Implementierungstimeline

inner- halb von 6

Das große Ganze im Blick Was E-Billing für den Order-to-Cash-Prozess bedeutet

Bonitäts-beurteilung

Auftrags- bearbeitung

Kunden- service

Rechnungs- stellung

• Online-Zahlung

• Weniger Rückfragen

• Leichtere Zuordnung

• Einfache Nachbe-stellungen, Up- und Cross-Selling-Potenzial

• Die lückenlose Rechnungshistorie und der Überblick über das Zahlungs-verhalten verbessern das Kreditmanagement und verringern das Debitorenrisiko.

• Schnellere Auftrags-bearbeitung und Lieferung

• Frühzeitige Bezahlung

• Bessere Transparenz

• Vereinfachter Abgleich / präzise Zahlungsauskunft

scrollen

• Geringere Zustell-Kosten

• Schnellere Zustellung

• Verbesserter Cashflow durch frühzeitige Bezahlung

• Steuerkonform und revisionssicher in vielen Ländern

Erfahren Sie mehr über die unmittelbaren Vorteile eines Umstiegs auf E-Billing

Mahnen und

Klärungsfälle

Verbuchen der Zahlungen

An- und Rückfragen

Kredit- management

• Einfacher Abgleich und Zuordnen der Zahlungen anhand von Bankauszügen mit den offenen Rechnungen

• Jederzeit Nachweis des Erhalts und des Öffnens der über-mittelten Rechnungen

• Automatische Erstel-lung von Mahnungen und Zustellung über alle Kanäle (Email, SMS, Post)

• Die E-Billing Online Plattform unterstützt den Empfänger bei An- und Rückfragen zur Rechnung ebenso wie bei Reklamationen.Und dies zu einem Bruchteil der Kosten für eine telefonische Service Line beim Rechnungsersteller.

• Das Zahlungsverhalten der Kunden jederzeit im Blick

• Integrierte Funktionen zum Reporting und zur Risikoanalyse

• Automatisierte Priorisierung und Übergabe zu Mahnung und Inkasso nach Rechnungswerten und/oder Verzugstagen

• Einsparungen in der Rechnungserstellung

• Freisetzen von Betriebskapital

• Erhöhung von Firmen-/Markenimage

• Einheitliche Rechnungsprozesse

• Früherer Zahlungseingang

• Geringere Inkassokosten

• Umweltbewusst (CO2-Bilanz)

• Gestärkte Nachhaltigkeit

• Ein attraktives Kundenerlebnis sichert Kundenbindung und Folgegeschäft

Gute Gründe für einen Umstieg

• Spart Zeit und Ressourcen

• Erlaubt Geschäftsausweitung ohne zusätzliches Personal

• Gesicherte Compliance und vereinfachte Audit-Prozesse

»Eine Rechnungszustellung mittels Hosted Services (durch SPS) bedeutet für uns, dass wir uns nie mehr Gedanken über Systemupgrades, Entwicklungs - und Wartungskosten machen müssen, bei gleichzeitiger Verbesserung der Datensicherheit.«

– Brief- und Paketzusteller

»Durch die Self Service Funktionen im Online-Portal konnten wir einen drastischen Rückgang von Kunden-anfragen und Anfragen nach Rechnungenskopien verzeichnen.«

– Energieversorger

»Von Jahr zu Jahr sparen wir Kosten für Druck, Papier, Porto und Arbeitszeit und verzeichnen dazu eine stetige Zunahme der Kundenakzeptanz, die derzeit bereits bei 84% liegt.«

– Internationaler Logistikdienstleister

Zum Schluss noch etwas über uns … Erfahren

Sie noch mehr über E-Billing im SPS

E-Billing Center

Swiss Post Solutions (SPS) stellt Ihren Geschäftskunden seit über 20 Jahren Services zur elektronischen Rechnungsstellung bereit und arbeitet seit Langem und erfolgreich mit Partnern in den Bereichen B2B und B2C zusammen.

Unser Erfolg basiert auf unserem Engagement für den Erfolg unserer Kunden. Wir sorgen für einen nahtlosen Übergang und jederzeit zuverlässige Services. Jährlich erstellen und übermitteln wir im Auftrag unserer Kunden elektronische Rechnungen im Wert von über 60 Milliarden €.

Wir erleichtern Ihnen die Migration von der Druck- in die digitale Welt

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Swiss Post Solutions GmbH +49 208 41244 300 peter.bauknecht@swisspost.com www.swisspostsolutions.de