Leadership Leadership

> Was steht alles an Aufgaben an

> Was hat welche Priorität

> Was muss ich selber machen was nicht

> Delegieren oder outsourcen

Das Buch «Effizienter Arbeiten» zeigt wie und wo Sie zu einem virtuellen Assistenten gelangen und welche Tools Sie wie ein-setzen können.

Wie Unternehmer ihre Zeit für das Wesentliche frei machen Es gibt diese Albträume, in denen man in einer Prüfung sitzt und plötzlich merkt, dass man gar nichts gelernt hat. Wie schön, wenn man dann morgens aufwacht und erleichtert feststellt, dass alles nur ein Traum war. Allerdings kann es durchaus passieren, dass der Albtraum weitergeht.

VON CHARLY SUTER*

Auf dem Bürotisch stapeln sich die Papiere, der Mailaccount läuft über und der Terminkalender auf dem Smartphone schlägt Alarm. Obwohl man fast jeden Abend länger am Schreibtisch sitzt, wird der Berg von Aufgaben nicht kleiner. Meist ver-schwitzt man dann doch einen Ter-min, merkt dass die Mitarbeiter noch gar nicht am neuen Projekt arbeiten. Es ist an der Zeit sein Zeitmanagement neu zu strukturieren.

Die Spreu vom Weizen trennen. Auch wenn die Aufgaben in Beruf und Privat-leben einem Fass ohne Boden gleichen,

ist eine Generalüberholung notwendig. Experten empfehlen tatsächlich mit einer einfachen To-Do-Liste anzufan-gen. Man kann ruhig alles wahllos auf einen Zettel schreiben, was einem an Aufgaben und Projekten einfällt. Dar-aufhin ist allerdings Struktur gefragt. Es gibt viele strukturelle Bewertungs-methoden, ein der bekanntesten ist das «Eisenhower-Prinzip». Dieses Prinzip basiert auf einer Matrix mit vier Kästen. In das erste Kästchen werden die Er-ledigungen mit den Prädikaten «wich-tig» und «dringlich» eingetragen. Das zweite Kästchen ist für «wichtige», aber «weniger dringliche» Aufgaben vorge-sehen. Im dritten Kästchen hält man die «dringlichen», aber «unwichtigeren» Dinge fest und im vierten landen «we-der wichtig, noch dringlich». Die Aufga-ben in den ersten zwei Kästen sollte man so schnell wie möglich selbst erle-digen, die Dinge der dritten und vierten Kategorie sollte man, wenn möglich de-legieren oder ganz streichen.

Eine weitere Möglichkeit seine Liste zu ordnen ist die Einteilung in Auf-gaben, die man selbst erledigen muss und solche die eigentlich jemand ande-res machen kann. Diese Form der Ein-teilung kann mitunter schwer fallen, da viele Unternehmer ungern die Dinge aus der Hand geben. Doch hier lohnt es sich ehrlich und streng mit sich zu sein. Viele Dinge werden auf der Seite landen, die jemand anderes erledigen kann.

Fokus auf Wesentliches. Es schadet nicht nur der eigenen Effektivität, son-dern auch der der Angestellten und Mitarbeitern, wenn ein Unternehmer zu viele verstreute Aufgaben erledigen möchte. Notwendige Besprechungen mit Kollegen, Mitarbeitern oder Kun-den kann ihnen niemand abnehmen. Auch das Privatleben gehört zu den we-sentlichen Dingen, die nur allzu gerne nach hinten geschoben werden. Tat-sächlich ist Familie und der persönliche Ausgleich zur Arbeit aber immer wich-tig. Viele Begriffe haben diese Diskussi-on in den letzten Jahren geprägt: Work-Life-Balance, Down-Shifting, Burnout. Sein Leben der Arbeit zu opfern gilt längst nicht mehr als Tugend, ist aber Realität.

Als Faustregel gilt deshalb: Alles, was sich delegieren lässt, sollte dele-giert werden.Das heisst, man kann sich nun damit befassen wie man die Aufgaben, die auf der Delegationsseite gelandet sind, sinnvoll verteilt. Dazu unterscheidet man:> Routineaufgaben, die alltäglich

oder regelmässig anfallen> einmalige oder zeitlich begrenzte

Projekte > komplexe Projekte, die viel

Fachwissen erfordern

Delegieren und Outsourcen. Wenn man bereits Angestellte beschäftigt, stellt sich die Frage, ob diese Mitarbeiter

WIE SIE DEN FOKUS SCHÄRFEN

Leadership Leadership ORGANISATOR Seite X/23 Ausgabe 04/15–10. April 2015

weitere oder neue Aufgaben überneh-men können. Vielleicht hat ein Mitar-beiter ein unentdecktes Potential? Neue Aufgaben können als neue Herausfor-derung und Motivation empfunden werden. Genauso wichtig ist es nicht zu viele simple Routineaufgaben an spe ziell ausgebildete und hochmoti-vierte Mitarbeiter zu vergeben, da die Effektivität bei Unterforderung auf Dauer leidet.

Ist für eine zu delegierende Auf-gabe keine geeignete Arbeitskraft im Haus, dann lassen sie die Arbeit nicht auf ihrem Tisch landen – jede Aufgabe kann outgesourct werden. Handelt es sich um Buchhaltung, etwaige Korres-pondenz, die Pflege des Internetauf-tritts? All das kann von einer Fachkraft erledigt werden, ohne dass neu einge-stellt werden muss. Virtuelle Assisten-ten und Freelancer bieten ihre Dienste hierzu im Internet an. Alles, was nicht notwendigerweise persönlich vor Ort zu erledigen ist, kann stundenweise übergeben werden. Der Lohn eines solchen Assistenten ist im Regelfall ge-ringer, als der eigene. Auch selbständige Unternehmer, die noch keine Kapazität für Festangestellte aufbringen können, sind bei virtuellen Assistenten gut auf-

gehoben. Spezielle Aufgaben, mit denen man sich eher schlecht als recht aus-kennt, können professionell erledigt werden. Sobald Routineaufgaben und viele kleine Verpflichtungen den Gross-teil des Berufsalltags darstellen, ist es Zeit den Fokus neu zu setzen, um grössere Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Delegieren mit der richtigen Technolo-gie. Egal, ob man nun nur mit Festan-gestellten arbeitet, einen Mix aus An-gestellten und Freelancern oder nur virtuelle Assistenten beschäftigt, eine Menge Zeit kann man sich durch die Verwendung der richtigen Technologie sparen. Zunächst sollte eine Plattform gefunden werden, mit der man alle Mitarbeiter gleichermassen erreichen kann. Je nach Bedarf offerieren Anbieter wie HipChat, Campfire, Asana oder Chatter entsprechende Tools für das Projektmanagement für Unternehmen jeder Grösse an. Je mehr sie File-Sha-ring, Videokonferenzen und Instant Messaging in den Unternehmensalltag integrieren, desto mehr Zeit sparen sie. Cloud-Technologie ermöglicht ein un-kompliziertes Teilen der Arbeitsdoku-mente. Selbst mit einfachen Einrich-

tungen wie Dropbox oder Google Docs erhält man die Möglichkeit Arbeit abzu-geben und zu delegieren, egal ob der Mitarbeiter nun im Zimmer nebenan sitzt oder auf einem anderen Kontinent arbeitet. Mit der richtigen Integration von Tools wird das Delegationspotenti-al um ein Vielfaches gesteigert. Und so steigt auch das Wachstumspotential, da nun Zeit bleibt neue Strategien und Ideen zu konzipieren und umzusetzen.

CHARLY SUTERMaster in Marketing Management MAS der Universität Basel/WWZ und Autor des eBook «Effizienter Arbeiten» das im Shadow Mountains Digital Publishing Verlag erschienen ist. www.shadowmountains.pub

Faktoren für erfolgreiches Zeitmanagement.Bild: trueffelpix – Fotolia.com