© 2001-2013 InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Praktische Übung

© 2001-2013 InLoox GmbH

PC-gestütztes Projektmanagementmit InLoox PM Web App

Praktische Übung


PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Sabine Pfleger Seite 2

Inhalt

Einführung ins ThemaNutzen und Grenzen von Projektmanagement-Software

Projektübergreifende Ansichten in InLoox PM Web AppProjektliste, Arbeitspakete, Ressourcen, Kontakte, Archiv

ProjektbetreuungVerantwortlichkeiten, Projektrollen und Projektkommunikation

ProjektzeitplanungArbeitszeitkalender und Zeitplanung mit GANTT-Diagramm

Kapazitäts- und RessourcenplanungZuteilung von Arbeitspaketen und Ressourcenauslastung

KostenplanungBudgetierung mit tatsächlichen und geplanten Ausgaben und Einnahmen

Projekte dokumentieren und archivierenMit Hilfe von Berichten und Vorlagen Projektinformationen verteilen


Nutzen und Grenzen vonsoftwaregestütztem Projektmanagement



Nutzen von softwaregestütztem Projektmanagement•Echtzeitaktuelle Projektinformationen und

Projektaufgaben werden in einer zentralen Plattform zusammengeführt.

•Wichtige Kennzahlen und Meilensteine sind stets im Blick, kritische Werte werden optisch hervorgehoben.

•Keine Medienbrüche: Das (kosten- und zeit-)aufwändige Zusammentragen von Projektinformationen aus verschiedenen Systemen entfällt.

•Manuelle Verteilung von Projektinformationen ohne Projektsoftware birgt ein hohes Fehlerrisiko sowie das Risiko von Duplikaten.

•Bei konsequenter Nutzung werden Fortschrittsupdates automatisch in den Projektplan kommuniziert. Somit sind alle Nutzer stets auf dem neuesten Stand.



Grenzen von softwaregestütztem Projektmanagement•Erfolg einer Softwareeinführung steht und fällt mit der

Nutzerakzeptanz und mit der konsequenten Einbindung in den Projektalltag.

•Projektsoftware ersetzt nicht den Projektmanager/die Projektmanagerin, kann ihn/sie aber unterstützen.

•Berechtigungen und Nutzerstrukturen müssen exakt definiert sein, meist sollen nicht alle Informationen allen Projektbeteiligten zugänglich sein (z.B. sensible Daten wie Budgetinformationen).

•Die Einführung von PM-Software unmittelbar vor Großprojekten oder während einer Projektkrise ist nicht empfehlenswert.

•Der Erfolg von Projektsoftware hängt maßgeblich davon ab, ob das gewählte Produkt zu den Projekten/zum Unternehmen passt.


Wer oder was ist InLoox?

Seite 7PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App


Eckdaten und Referenzen

•Seit 2003 als Standardprodukt am Markt

•Weltweite Installationen: mehr als 30.000 Anwender

•Oberfläche in zwei bzw. sieben Sprachen

•Kunden in 40 Ländern

•Einige Unternehmen, die InLoox PM einsetzen:

Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link: http://www.inloox.de


Erste Schrittemit InLoox PM Web App



Projektübergreifende Ansichten

InLoox PM Web App kann mit den gängigen Web-Browsern geöffnet werden.

Die Projektliste enthält eine Übersicht über alle Projekte in InLoox PM Web App.

Von der Startseite aus sind die projektübergreifenden Funktionen erreichbar:

•Arbeitspakete

•Zeiterfassung

•Ressourcen

•Kontakte

•Archiv



Ein Projekt im Detail

InLoox PM Web App sorgt für eine klare Strukturierung von Projekten.

Die Verantwortlichkeiten im Projekt werden eindeutig verteilt. Sie können dazu eigene InLoox PM Kontakte anlegen und verwenden.

Formatierbare Projektkommentare können zur Kommunikation im Projektteam genutzt werden.

Durch die vergebenen Rollen werden rollenbasierte Zugriffsrechte zugewiesen.


Projektzeitplanung mit GANTT-Diagramm



Projektzeitplanung mit GANTT-Diagramm

Hervorhebungen

Zur visuellen Strukturierung des Projektplans werden verschiedene Möglichkeiten geboten.

Projektzeitplanung

InLoox PM Web App erlaubt die Abbildung komplexer, aber auch einfacher Projektpläne

Kritischer Pfad

Terminkritische Planungselemente werden rot markiert.



Projektzeitplanung: Arbeitszeitkalender

Feiertage

Feiertage können manuell eingegeben oder in Form von Holiday-Dateien (*.hol) importiert werden.

Kalender

In den InLoox PM Web App Optionen können individuelle Arbeitszeitkalender angelegt werden.

Effekte

Die Auswahl des Arbeitszeitkalenders und die Zahl der Feiertage beeinflussen die Arbeits- und Nichtarbeitszeiten im Projektplan und damit die Projektdauer.


Übung: Arbeitszeitkalender anlegen



Übung: Arbeitszeitkalender anlegen

•Name: Teilzeit (60%)

•Wochenarbeitszeit: 24 h

•Arbeitstage: Montag bis Mittwoch

•Arbeitszeit: 9-17 Uhr

•Achtung: Angelegte Arbeitszeitkalender sind systemweit sichtbar



Projektzeitplanung: Gliederungstiefe



Übung Projektzeitplanung: Bachelorarbeit I

Teilprojekt Vorgänger Nachfolger Zeit

A Literaturbeschaffung - B 2 Tage

B Literaturbewertung A D, F 4 Tage

C A priori Daten sammeln

- D 1 Tag

D Datenerhebung B, C E 5 Tage

E Datenauswertung D F 2 Tage

F Gliederung B, E G 1 Tag

G Reinschrift F - 4 Tage



Neues Projekt anlegen

Betreuungsseite

•Betreuungsformular ausfüllen•Projektname: Bachelorarbeit 1-TNx

Neues Projekt anlegen

•Button Neu im Ribbon



Projektzeitplanung: GANTT-Diagramm

Dauer und Einschränkungen

•Button Bearbeiten im Ribbon•Im Dialogfenster Dauer und zeitliche Einschränkungen angeben

Vorgang anlegen

•Button Neuer Vorgang im Ribbon •Name direkt in der Zeile anpassen

Abhängigkeiten

•Weitere Vorgänge anlegen.•Im Dialogfenster unter der Registerkarte Abhängigkeiten können die Abhängigkeiten zu Vorgängern und Nachfolgern definiert werden.



Arten von Einschränkungen und Anordnungs-beziehungen in InLoox PM Web App

Einschränkungen

•Vorgang im Plan markieren•Button Bearbeiten im Ribbon•Bereich Zeitraum auf der Registerkarte Standard•Optionen:

• Start/Ende• So früh wie möglich• Genaues Datum (=

am)• Nicht früher als• Nicht später als

Anordnungsbeziehungen

•Dialog Bearbeiten, Registerkarte Abhängigkeiten•Im Dialogfenster unter der Registerkarte Abhängigkeiten können die Abhängigkeiten zu Vorgängern und Nachfolgern definiert werden.



Projektzeitplanung: Bachelorarbeit II

Änderungen

•Literaturstudium kann frühestens eine Woche nach Beginn der Literaturbeschaffung beginnen

•Datenerhebung muss genau eine Woche nach Beginn des Literaturstudiums gestartet werden

•Datenauswertung und Gliederung der Arbeit können gleichzeitig beginnen.

•Zur Erhaltung der max. Projektdauer von 12 Wochen ist es erforderlich, dass die Reinschrift spätestens 8 Wochen nach Projektbeginn bzw. nach Beginn der Literaturbeschaffung erfolgt.

Teilprojekt V (a) N (a) D (a) c (a, -)

q Quelle - A, C 0 0,0

A Literaturbeschaffung q, G B 2 1

B Literaturstudium A, D D, F 4 1,4

C A priori Daten sammeln

q D 1 1

D Datenerhebung B, C B, E 5 -1,5

E Datenauswertung D F 2 0

F Gliederung B, E G 1 1

G Reinschrift F A, s 4 -8,4



Projektzeitplanung: Einschränkungen und Abhängigkeiten

Datenerhebung

•Genau eine Woche nach Beginn des Literaturstudiums•Anordnungsbeziehung mit Zeitabstand

Literaturstudium

•Frühestens eine Woche nach Beginn der Literaturbeschaffung• Einschränkung + Anordnungsbeziehung

Weitere Bedingungen

•Datenauswertung und Gliederung können gleichzeitig beginnen.•Reinschrift muss spätestens 8 Wochen nach Projektbeginn erfolgen.

Kritischen Pfad anzeigen lassen

•Ansicht, Kritischen Pfad anzeigen


Kapazitäts- und Ressourcenplanung



Eingabe von Arbeitspaketen und Ressourcen

Dialog Bearbeiten

•Zu jedem Vorgang und Meilenstein können Arbeitspakete verteilt werden.

•Zu jedem Arbeitspaket wird die entsprechende Ressource eingesetzt (Personen, Räume, Sachmittel)

•Eingesetzte Ressourcen können über verschiedene Benachrichtigungsarten darüber in Kenntnis gesetzt werden.

•Außerdem können die Kosten pro Stunde für die entsprechende Ressource angegeben werden.



Übung: Ressourcen anlegen

Ressource Vorgang Einkaufs-preis

Zeit-aufwand

Sie selbst Auswertung 40,00 EUR 16h

Teilnehmer x+1 Literaturbeschaffung 50,00 EUR 8h

Teilnehmer x+2 Reinschrift - 24h

Teilnehmer x+1 A priori Daten sammeln

50,00 EUR 8h

Sie selbst Gliederung 40,00 EUR 8h

Sie selbst Reinschrift 40,00 EUR 16h



Ressourcenübersicht

Ressourcenauslastung

Anders als andere PM-Softwarelösungen lässt InLoox PM eine Ressourcenüberlastung zu, in diesem Fall: Arbeitszeit/Tag > 8h

Übersicht

InLoox PM Web App zeigt eine Übersicht über die Auslastung der Ressourcen im gewünschten Zeitraum

Ressourcenkonflikte lösen durch

•Zuordnung anderer Ressourcen zu einem Vorgang•Verzögerung der Vorgänge•Eine detaillierte Planung (stärkere Unterteilung in Teilvorgänge mit jeweils anderen Ressourcen)



Budgetierung

Zeiterfassungseinträge

Ist-Ausgaben aus der Zeiterfassung und geplante Ausgaben für Ressourcen aus dem Projektplan fließen ebenfalls in das Projektbudget ein.

Budgetierung

InLoox PM Web App vergleicht fortlaufend geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen im Projekt. Projektetats können beliebig detailliert aufgeschlüsselt werden.



Projekte dokumentieren und archivieren

Vorlage exportieren

Planungsvorlagen können für künftige ähnliche Projekte erstellt, exportiert und in eine neue Planung importiert werden.

Formate:

•.xml•.inlooxplanning

Berichte erstellen

Mit Hilfe von Projektberichten zu verschiedenen Themen, in verschiedenen Verdichtungsgraden und Ausgabeformaten kann man Projektinformationen auch Personen zugänglich machen, die nicht mit InLoox PM arbeiten.



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

InLoox PM Web App ist eine Software der:

InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 MünchenTelefon: +49 (0) 89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0) 89 358 99 88 - 99E-Mail: [email protected] | www.inloox.de

Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.

Documents

© 2001-2013 InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Praktische Übung