˘˘˘ˇ - Justus-Liebig-Universität Gießen · Comprehensive Cancer Center Ulm 1 Erfahrungsbericht ˘˘˘ˇ Von der Problematik der Vielzahl von Insellösungen ... QM Handbuch:

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Integratives Tumorzentrum des Universitätsklinikumsund der Medizinischen Fakultät

Comprehensive Cancer Center Ulm

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Erfahrungsbericht

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Von der Problematik der Vielzahl von Insellösungen zur Gesamtlösung am Beispiel der Uni Ulm .

ADT 17. Informationsveranstaltung Bayreuth, 29.03.1 1

Dipl. Ing. W. Voigt 1, Prof. Dr. E. Kuhn 2

1Comprehensive Cancer Center Ulm (CCCU), Universitätsklinik Ulm2 Fachhochschule Trier, Wirtschaftsinformatik, Organisation und Informationsmanagement

KKR 2W. Voigt, CCCU, Uni Ulm, ADT 17. Informationsveranstaltung Bayreuth, 29.03.11

Agenda

1. Aufgaben der Tumordokumentation am CCC

2. Problematik

3. Methode

4. Was ist machbar?

5. CREDOS Software

6. Dokumentation Tumorboards

7. Dokumentation Studien und Studien-Patienten

8. Ergebnis



1. Basidokumentation für alle Entitäten Basisdaten für das Klinikum, das LKR und die ADTfür interne und externe Qualitätssicherung; BenchmarkingVersorgungsforschung

2. Zentrumsdokumentation für spez. EntitätenBrust-, Prostata-, Darmzentrum etc. (Richtlinien DKG)für Zertifizierungen, Qualitätssicherung Diagnose, Behandlung

3. Qualitätsbericht am CCCU- Tumordokumentation,- Tumorboards- Forschung (Studienaktivitäten)



4. Anforderungen

• vollzählig (alle Patienten)

• vollständig (alle Merkmale)

• korrekt (entspricht Realität)

• konsistent (widerspruchsfrei)

• standardisiert (Vergleichbarkeit durch Verschlüsselung)

• minimaler Aufwand

• minimaler Datensatz (nur was notwendig ist)

• zuverlässig (kontinuierlich)


Verzweifelter Versuch eines IT Leiters

2. Problematik: Was ist vorhanden?


2. Problematik: IT-Struktur am CCCU

In den Kliniken sind viele Insellösungen im Einsatz (Grund: Zeit- und Ressourcenmangel)

ULTIMA

STUDIEN.XLS

DCPathos

URO.XLS

ODSeasy

ULTRA

SAP IS-H

FRIDS

Nachteile:

• Viele Benutzeroberflächen (Schulung)

• Doppeleingabe

• Hoher Aufwand Systemverwaltung, Benutzerverwaltung, Modifikation

• Aufwändige Schnittstellen zu KIS


3. Methode

1. Erforderliche Strukturen< Wo? wird< Was? von< Wem? dokumentiert

2. Work Flow< Transparenz der Abläufe von Diagnostik und Behandlung< Wo fallen welche Daten an?< Welche Daten sind für die Tumordokumentation relevant?

3. Systemdesign< Minimierung Dokumentationsaufwand< Vermeidung Doppeleingabe< Nutzung von Synergieeffekten


Wo: Das Dokumentieren von Tumoren findet stattin Pathologie, OP Sälen, Stationen, Labors, Tumorboards(Interdisziplinäre Konferenzen), Visite…

Was: Es werden Daten zur Anamnese, Diagnostik, Verlauf und Therapieerhoben (Pathologie-, Untersuchungsbefunde, Arztbriefe, Tumorboardbeschlüsse)von

Wem: Professoren, Oberärzte, Laborassistenten, RöntgenassistentenKrankenschwestern, Study Nurses, Medizinische Dokumentare…erfasst.

3.1 Erforderliche Strukturen


1) Basisdokumentation für Tumorkranke J.Dudeck, G.Wagn er, E.Grundmann 5. Auflage

3.2 Workflow: Behandlung Tumorpatient 1)


3.2 Workflow: Patientenpfad Rezidiv Behandlung

InterdisziplinäresOnkologisches Konsil

IOK

Fernmetastasenmit o. ohneLokalrezidiv

Lokalrezidivohne Metastasen

OperabelResektion

Alle Läsionenresektabel

Nicht alleLäsionenresektabel

Nicht operabelNicht operabel

Rezidiv/Metastasen

Rezidiv- undMetastasenchirurgie

Kurative Nachsorge Low-grade KNLKurative Nachsorge High-grade KNH

Spezifische/Supportive

Therapie ST

Experimentellepotenziell kurative

Therapien

Rezidiv/Metastasierung

Durchschnittl. 3-5Gespräche von 1 h inder Psychoonkologie

= innerhalb des Programms

= außerhalb des Programms

Diagnostik D

Kurative Nachsorge Low-grade KNLKurative Nachsorge High-grade KNH

+/-Bestrahlung

STH


1. WissensrepräsentationCCCU LeitlinienQM Handbuch: SOP Standard Operation Procedure

2. Definition BehandlungspfadTrennen von Prozessen und Pfaden, Eigenschaften, Informationen, Einzel-schritte, Behandlungspfade, Pflege Übersicht, Dokumentation

3. Integration in KISPlatform: ish-med Pathway

4. Hyperlinking with knowledge basePlattform: HTLM-Browser

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3.2 Workflow: Patientenpfad


3.3 Systemdesign: Alternativen

Grundsätzlich sind 2 Ansätze denkbar:

1. Workfloworientiert:Die Dokumentation findet aktuell an den Orten des Geschehens statt.Voraussetzung: Es muss an den einzelnen Stationen der Behandlung qualifiziertes Dokumentationspersonal vorhanden sei n.

2. Zentrale Dokumentation:Die Dokumentation findet zentral, z.B. in einem Krebsregister der Einrichtung statt.Voraussetzung:Die an den Stationen des Workflow erhobenen Daten m üssen möglichst vollzählig und vollständig in der elektro nischen Patientenakte des KIS abgelegt sein.



Workfloworientiert:• Aktuelle Daten, am Ort des Geschehens => Information befindet sich

aktuell in den Unterlagen und Köpfen der Beteiligten vor Ort. Kurzfristige Nachfrage möglich.

• Die Daten ergänzen sich logisch aus dem Ablauf.

Zentral:• Die Informationen des Behandlungsworkflow sind in der elektronischen

Patientenakte dokumentiert.

• Das Dokumentationspersonal ist gut ausgebildet und mit den Schlüsselsystemen vertraut.

• Das Personal ist langfristig verfügbar (im Vgl. zu WF-orientiert).



Workfloworientiert:• Strukturierte, korrekte, konsistente, vollzählige Daten erfordern

geschulte Dokumentare vor Ort .=> aufwändig(Ärzte zu teuer und Zeit für Behandlung wichtiger)

• Abbildung in IT sehr aufwändig (z.B. SAP Clinical Pathways),

• Eingriffe in Struktur notwendig, an Unikliniken schwer realisierbar

• 5 Jahre dezentrale Dokumentation am CCCU nicht erfolgreich

• Keine Kontinuierliche Dokumentation

• Schlecht ausgebildetes Personal; Mediziner sind nicht per se guteDokumentare

Zentrale Dokumentation• Erfordert hohen Aufwand (einmalig) in der Vorbereitung. Information

der Stationen des Workflows muss in der Elekronischen Patienten-akte abgebildet werden.


3.3 Systemdesign: KIS Integration

Vorteile KIS Integration• Synergieeffekte bei System- und Benutzerverwaltung

• Synergieeffekte bei Verwaltung der Kataloge ICD-10, ICD-O(DIACOS / KODIP)

• Von allen Arbeitsplätzen aufrufbar• Einheitliche Oberflächen• Stammdatenübernahme bzw. –anzeige• Verbindung zu OPS-System• Verbindung zu IS-H Diagnosen• Speziell Ulm: Verbindung zu strukturierten Pathologie-,

Studien- und Tumorboarddaten

• Automatischer Update Vitalstatus aus IS-H


3.3 Systemdesign: KIS Integration

Nachteile KIS Integration• Enge Anbindung an die Technologie des KIS.

• Bei Ablösung von bestehenden Systemen: Trägheit der Nutzer überwinden. Problem Altdatenübernahme

• Änderungen im KIS sind langwierig und teuer.

Das letzte Argument ist schwerwiegend, ist aber von uns elegant gelöst:

Wir haben uns vom KIS Hersteller unabhängig gemacht!!!

Nur KIS integrierte Programme einsetzen!


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Vorteile des Verfahrens:

• Basisdaten und Zentrumsdatensind konsistent

• Keine Doppeleingaben

• Auch bei den ZentrumsdatenIS-H Daten verfügbar

4. Was ist machbar: Tumordokumentation


4. Beispiel: Spezialdokumentation CREDOS-S-PZ

Entwicklungsschritte

• Katalog der Kennziffern der

DKG erstellen

• Die neuen Merkmale der

Hierarchie zuordnen

• Daraus ergeben sich die PMD

der Spezialdokumentation

• Festlegung der Steuerparameter

Lösung: Prostatazentrum


5. CREDOS Tumordokumentation


6. Dokumentation Tumorboards: ULTIMAUlmer Tumorboard Informations- und Managementsystem


7. Dokumentation Studien und StudienpatientenUlmer StudienMonitorSystem

KKR 22W. Voigt, CCCU, Uni Ulm, ADT 17. Informationsveranstaltung Bayreuth, 29.03.1118.04.2011

SAP IS-H

Hautzentrum

DarmzentrumBrustzentrum

8. Ergebnis

Zertifizierung CCC

Prostatazentrum

So hat sich die Landschaft verändert!

ULTIMA 2

Studienmonitor

KKR 23W. Voigt, CCCU, Uni Ulm, ADT 17. Informationsveranstaltung Bayreuth, 29.03.1118.04.2011 23

8. Ergebnis Qualitätsbericht

2


BW-Report: Vollzähligkeit CREDOS

8. Ergebnis Qualitätsbericht Tumordokumentation


BW-Report: Boardvorstellungen

8. Ergebnis Qualitätsbericht Tumorboards


BW-Report: Studieneinschlüsse

8. Ergebnis Qualitätsbericht Forschung


Fazit

Prognos Gutachten 1:„ Aufwand-Nutzen-Abschätzung zum Ausbau und Betrieb bundesweit flächendeckender Klinischer Krebsregister “

• Einsparpotenziale

• ….Kooperation zwischen den Klinischen Krebsregistern und den

Organkrebszentren vorausgesetzt, sind deutliche Einsparungen

bezüglich Dokumentationsaufwand und - kosten … zu erwarten !

1 Auftraggeber: Bundesministerium für Gesundheit, Berlin, 15.Oktober 2010 Projektnr. 27028


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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