1. Aufgaben mit Lösungen zur Textverarbeitung mit Word1.1 Online-Formulare: Telefonnotiz und Kurzmitteilung

Situation

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter(in) in der Organisationsabteilung der Autohaus Bender GmbH in Düs-seldorf. Damit Schreibarbeit rationalisiert wird, sollen Sie zwei Vorlagen (Online-Vordrucke) in Tabellenform erstellen.

Der Vordruck „Telefonnotiz“ ist mit Feldern und der Vordruck „Kurzmitteilung“ mit der Formularfunktion von Word 2007/2010 zu gestalten.

1.1.1 Telefonnotiz

Wozu dient eine „Telefonnotiz“?

Mit dem Vordruck „Telefonnotiz“, den Sie sofort nach einem Telefongespräch ausfüllen sollten, entlasten Sie Ihr Gedächtnis. Insbesondere dann, wenn Sie mehrere Telefonate direkt hintereinander geführt ha-ben. Notieren Sie schon während des Gesprächs das Gesagte in Stichworten. Bei wichtigen Gesprächser-gebnissen fügen Sie die Telefonnotiz am besten dem Vorgang bzw. der Akte bei.

Aufgaben

”Die Vorlage „Telefonnotiz“ soll ohne die Formularfunktion von Word, also mit Feldern erstellt werden. In einige Felder sind Merk-/Hinweistexte hinzuzufügen, die verborgen formatiert werden müssen.

”Das Ausfertigungsdatum und die Uhrzeit sind als Word-Felder aufzunehmen.

”Das Online-Formular ist

- vor Veränderungen zu schützen, - unter TN_47110 (Dateiname mit 5-stelliger Prüflingsnummer) zu speichern, - einmal auszufüllen (Angaben nach Wahl) und dann - unter TN_47110_a zu speichern.

”Anschließend sollen

- die Blankovorlage mit den Feldfunktionen (Datei TN_47110) sowie - das ausgefüllte Formular (Datei TN_47110_a) ausgedruckt werden.

Lösungsweg: Telefonnotiz mit Feldern

”Kopfzeile einfügen

Fügen Sie eine Kopfzeile ein: Rechtsklick oberhalb der ersten Absatzmarke - Schaltfläche <Kopfzeile bear-beiten> oder <Einfügen> - Kopf- und Fußzeile - Kopfzeile.

Das Corporate Design des Autohauses für die Kopfzeile der Vorlagen finden Sie auf der Produktseite des Buches unter www.kiehl.de. Alle weiteren Angaben nach Wahl.

”Feldfunktionen anzeigen

Aktivieren Sie die Anzeige der Feldfunktionen mit + oder über (Word-)Optionen - <Erweitert> - Dokumentinhalt anzeigen - Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen.

Textverarbeitung mit Word | 1.1 Online-Formulare: Telefonnotiz und Kurzmitteilung

INFO

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Textverarbeitung mit Word | 1.1 Online-Formulare: Telefonnotiz und Kurzmitteilung

” Blankovordruck „Kurzmitteilung“ speichern

Speichern Sie Ihre Vorlage als Dokumentvorlage <Speichern unter...> - Dateityp:Word-Vorlage (KM_47110). In der Praxis werden Online-Vordrucke allen Mitarbeiter(innen) im Intranet der Firma zur Verfügung ge-stellt.

” Vorlage ausfüllen

- Steuerelemente werden mit der -Taste (zurück mit + -Taste) angesteuert. - Kontrollkästchen werden per Mausklick oder mit der Leerschritttaste (de)aktiviert. - Listenfeld eines Kombinationsfeldes wird per Mausklick auf geöffnet.

” Kurzmitteilung speichern und drucken

- Speichern Sie den ausgefüllten Vordruck als normales Word-Dokument unter KM_47110_a und drucken Sie die Kurzmitteilung aus.

Lösungsvorschlag

1.1  Online‐Formulare Telefonnotiz und Kurzmitteilung  

  

       

Autohaus Bender & Co. - Postfach 11 12 13 - 40213 Düsseldorf

s. Statusleiste!

Kurzmitteilung

Ihr Zeichen: ooooo Ihre Nachricht vom: ooooo Unser Zeichen: ooooo Unsere Nachricht vom: ooooo Bearbeiter(in): drücken! Durchwahl: 0211 98765-ooooo Telefax: 0211 98766-0 E-Mail: ooooo @autobender.de Internet: www.autobender.de Datum:

Beigefügte Unterlagen erhalten Sie mit Dank zurück zum Verbleib

Mit der Bitte um: Kenntnisnahme Rücksprache mit: Bitte auswählen

Stellungnahme Weiterleitung an: Bitte auswählen

Erledigung Rückgabe bis:

Information/Antwort: ooooo Textformularfeld mit Absatzzeichen markieren und in Times New Roman/14 pt, blau formatieren            

© Sahlender 06-2011 - Buch Kiehl/S5_Vordrucke.doc - Seite 8 

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Textverarbeitung mit Word | 1.6 Serienbrief mit Fragebogen zur Kundenzufriedenheit

1.6 Serienbrief mit Fragebogen zur Kundenzufriedenheit

Situation

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter(in) in der Marketingabteilung der Autohaus Bender GmbH in Düs-seldorf. Um die Kundenzufriedenheit zu erfragen, sollen Sie mithilfe der Seriendruckfunktion von Word 2007/2010 einen Serienbrief mit einem Fragebogen an unsere Düsseldorfer Kunden schicken.

Kundenbefragung

Die Kundenbefragung ist eine Methode zur Gewinnung von Informationen über die Zufriedenheit, die Erwartungen und die Kaufgewohnheiten aktueller oder potentieller Kunden. Der Kunde kann seine Wünsche nennen, Ideen einbringen und Vorschläge machen. Aufgrund des Feedbacks, wie Produkte und Leistungen beim Kunden ankommen, ist ein Unternehmen viel besser in der Lage, Werbeanstren-gungen und Marketingprojekte gezielt einzusetzen.

1.6.1 Serienbrief

Aufgaben

”Datenquelle

Die Feldnamen (Steuersatz) und Variablen (Datensätze) sollen in einer Tabelle im Querformat – ohne besondere Formatierungen bzw. Schriftauszeichnungen – erfasst werden, die als Datenquelle verwendet werden kann.

”Hauptdokument

- Der Brief soll in einer Maske mit Informationsblock, die bereits vorhanden ist und geöffnet werden kann, angefertigt werden.

- Dem Brief sollen die Broschüren „KFZ-RATGEBER“ (für Frau Stein) und „MOTORWELT“ (für die Herren) beigefügt werden (Bedingungsfeld mit Feldschalter).

- Als weiteres kleines Dankeschön für die Beantwortung unserer Fragen erhält Herr Bauer einen Taschen-rechner, Frau Stein einen Taschenspiegel und Herr Groß einen Taschenkalender (verschachteltes Bedin-gungsfeld).

”Fragebogen

- Der Fragebogen ist in Tabellenform mit einem Tabellenkopf und einer Vorspalte zu gestalten. Der Ab-stand zu den Begrenzungslinien muss oben und unten 0,4 cm und an den Seiten 0,2 cm betragen.

- Neben Multiple-Choice-Fragen sollen auch offene Antworten möglich sein.

- Das Formular soll handschriftlich ausgefüllt und an uns anonym zurückgeschickt werden.

” Speichern Sie:

- Datenquelle als Tabelle unter Prfg_DO_47110_2 - Hauptdokument unter Prfg_HD_47110_2 - Seriendruckdatei unter Prfg_SD_47110_2 - Fragebogen unter Prfg_PF_47110_2

INFO

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Textverarbeitung mit Word | 1.9 Hausmitteilung und Organigramm

1.9 Hausmitteilung und Organigramm

Situation

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter(in) der Autohaus Bender GmbH in Düsseldorf. Mithilfe von Word 2007/2010 sollen Sie für die Geschäftsleitung einen Aushang mit Organigramm für das Schwarze Brett er-stellen.

Was ist ein Organigramm?

In einem Organigramm (Organisationsplan) wird die Verwaltungsstruktur eines Unternehmens py-ramidenförmig dargestellt. Hierarchien, organisatorische Einheiten sowie deren Aufgabenverteilung und Kommunikationsbeziehungen werden erkennbar.

Die folgenden organisatorischen Sachverhalte können in einem Organisationsplan dargestellt werden:

- Verteilung betrieblicher Aufgaben auf Stellen und Abteilungen- Hierarchische Struktur und Weisungsbefugnisse- Einordnung von Leitungshilfestellen- Personelle Besetzung (Stäbe, Stellen, Abteilungen)

Aufgaben

”Teilen Sie den Mitarbeiter(innen) mit, dass zum 1. Oktober d. J. unsere Verkaufsabteilung neu strukturiert wird, weil der bisherige Abteilungsleiter Herr Udo Steiner das Unternehmen verlässt.

”Seine Position wird Herr Lutz Wolter, der bisher unsere Filiale in Köln leitete, übernehmen. Ihm werden die Herren Marc Klein und Otto Ims als Assistenten zugeteilt.

”Die Bereiche Neuwagen (Oliver Behrens), Gebrauchtwagen (Ingo Waldner) sowie Teile und Zubehör (Vera Jansen) werden wie bisher besetzt.

”Den Aushang unterschreibt Herr Rolf Bender, Geschäftsführer.

”Organigramm

Stellen Sie den organisatorischen Aufbau sowie die zukünftige personelle Besetzung der Verkaufsabtei-lung in einem Organigramm grafisch dar.

”Fußzeile

Es soll eine Fußzeile mit Ihrem Namen und Ihrer Prüflingsnummer sowie dem realen Dateinamen mit Pfad in Arial/8 pt hinzugefügt werden.

”Seitenrahmen

Der Seitenrand soll mit einem Zierrahmen („Pinnnadel mit Eselsohr“ - Breite: 31 pt) versehen werden. Die Fußzeile darf nicht umrandet werden.

Lösungsweg

”Kopfzeile

Das Corporate Design des Autohauses für die Hausmitteilung finden Sie auf der Produktseite des Buches unter www.kiehl.de.

INFO

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Tabellenkalkulation mit Excel | 2.1 Bearbeitung, Formatierung und Adressierung

2.1 Bearbeitung, Formatierung und Adressierung

Situation

Sie sind zurzeit in der Vertriebsabteilung der Frings Gastronomiesysteme GmbH eingesetzt. Zur Vorbereitung der wöchentlichen Vertriebsstatistik sollen Sie die Absatzzahlen der Produkte aus der Kategorie „Kaffeema­schinen“ mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms aufbereiten. Sie erhalten zu diesem Zweck die Tabel­lenblätter in der Anlage 1 mit den Absatzzahlen der letzten Tage:

Aufgaben zur Aufbereitung der Daten

Öffnen Sie mit Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm die Datei „Aufgabe_1“ (Sie können die Datei unter www.kiehl.de kostenlos herunterladen). Bearbeiten Sie folgende Aufgaben:

1. Löschen Sie das Tabellenblatt „PG13­14“.

2. Löschen Sie im Tabellenblatt „PG11­12“ die Spalten für die Produkte „P11001“, „P11002“, „P11003“ und „P11004“.

3. Löschen Sie im Tabellenblatt „PG11­12“ die Zeile für die Tage vom 10.07. bis einschließlich 21.07.

4. Ersetzen Sie im Tabellenblatt „PG11­12“ die Spaltenüberschriften „P12001“, „P12002“, „P12003“ und „P12004“ in die folgenden Produktbezeichnungen um:

- P12001: „Aroma 100M“ - P12002: „Express 200L“ - P12003: „Komfort 80S“ - P12004: „Maxi 400X“

5. Geben Sie dem Tabellenblatt „PG11­12“ die neue Bezeichnung „Daten“.

6. Erstellen Sie ein neues Tabellenblatt „Auswertung“ und ordnen Sie das Tabellenblatt vor dem Tabellen­blatt „Daten“ an.

7. Übernehmen Sie die Tabelle aus der Anlage 2 in das Tabellenblatt „Auswertung“ positionsgerecht mit der Schriftart Arial und der Schriftgröße 11. Fügen Sie ebenfalls die Rahmen entsprechend der Anlage ein.

8. Übernehmen Sie mithilfe von Zellbezügen das Start­ und das Enddatum für die Auswertungswoche aus dem Tabellenblatt „Daten“ in die Zellen B4 bzw. D4 des Tabellenblatts „Auswertung“ und zentrieren Sie die Inhalte dieser Zellen.

9. Übernehmen Sie mithilfe von Zellbezügen die Produktbezeichnungen aus dem Tabellenblatt „Daten“ in die Spalte „Produkt“ auf dem Tabellenblatt „Auswertung“.

10. Berechnen Sie mithilfe einer Formel für jedes Produkt in der Spalte „Wochenabsatz“ auf dem Tabellen­blatt „Auswertung“ den Wochenabsatz auf Basis der Angaben aus dem Tabellenblatt „Daten“.

11. Bestimmen Sie mithilfe einer Formel für jedes Produkt in der Spalte „Höchster Absatz an einem Tag“ auf dem Tabellenblatt „Auswertung“ den höchsten Absatz an einem Tag auf Basis der Angaben aus dem Tabellenblatt „Daten“.

12. Berechnen Sie mithilfe einer Formel für jedes Produkt in der Spalte „Durchschnittlicher Absatz pro Tag“ auf dem Tabellenblatt „Auswertung“ den durchschnittlichen Absatz pro Tag auf Basis der Angaben aus dem Tabellenblatt „Daten“.

13. Fügen Sie zwischen den Spalten „Produkt“ und „Wochenabsatz eine neue Spalte mit der Überschrift „Wochenabsatz Vorwoche“ ein und übertragen Sie folgende Werte:

- Aroma 100M: 403 - Express 200L: 351 - Komfort 80S: 593 - Maxi 400X: 186

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Tabellenkalkulation mit Excel | 2.1 Bearbeitung, Formatierung und Adressierung

A B C D E F

1 Absatzstatistik der Produktgruppe 12Kaffeemaschinen2

3

4 Woche vom 24.07. bis zum 28.07.

5

6 Produkt WochenabsatzVorwoche

Wochenabsatz Veränderungzur Vorwoche

Höchster Absatz an einem Tag

Durchschnittlicher Absatz pro Tag

7 Aroma 100M 403 Stk. 502 Stk. 99 Stk. 124 Stk. 100 Stk.

8 Express 200L 351 Stk. 317 Stk. ­34 Stk. 75 Stk. 63 Stk.

9 Komfort 80S 593 Stk. 632 Stk. 39 Stk. 130 Stk. 126 Stk.

10 Maxi 400S 186 Stk. 179 Stk. ­7 Stk. 38 Stk. 36 Stk.

Lösungsweg für die Aufgaben zur Darstellung der Daten

Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Auswertung“ und führen Sie folgende Anweisungen aus:

1. Fügen Sie zuerst über die Schaltfläche Einfügen - Linie ein leeres Liniendiagramm in das Tabellenblatt „Auswertung“ ein. Wählen Sie dabei entweder den Diagrammtyp Linie oder Linie mit Datenpunkten aus. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht für einen Liniendiagrammtypen entscheiden, der die Daten gesta­pelt darstellt. Wenn Sie nun das leere Liniendiagramm mit einem Mausklick aktivieren, werden im Menü die Diagrammtools angezeigt. Öffnen Sie den Dialog „Datenquelle auswählen“ über die Schaltfläche Dia-grammtools - Entwurf - Daten auswählen und tragen Sie als Diagrammdatenbereich den Zellenbezug der darzustellenden Absatzdaten =Daten!$B$4:$E$8 ein. Definieren Sie die Datenreihen über die Spalten des ausgewählten Datenbereichs. Um die Skala der X­Achse den Wochentagen zuzuordnen, können Sie nun mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten den Zellenbezug =Daten!$A$4:$A$8 mit den Datumsangaben als Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik) auswählen.

2. Über Schaltfläche Diagrammtools - Layout - Diagrammtitel - Über Diagramm fügen Sie eine Diagramm­überschrift (z. B. „Absatzzahlen für die Produktgruppe 12 in der Woche vom 24.07. bis zum 28.07.“) ein. Die Beschriftung der X­Achse können Sie über die Schaltfläche Diagrammtools - Layout - Achsentitel - Titel der horizontalen Primärachse - Titel unter Achse aktivieren und anschließend eintragen (z. B. „Wochentage“). Dementsprechend ermöglicht die Schaltfläche Diagrammtools - Layout - Achsentitel - Titel der vertikalen Primärachse - Gedrehter Titel die Beschriftung der Y­Achse (z. B. „Absatz“).

3. Für die Bearbeitung der Bezeichnungen in der Legende öffnen Sie wiederum über die Schaltfläche Dia-grammtools - Entwurf - Daten auswählen den Dialog „Datenquelle auswählen“. Im Bereich „Legendenein­träge (Reihen)“ finden Sie die vier Datenreihen, die Sie nacheinander anwählen und mithilfe der Schaltflä­che Bearbeiten den passenden Zellenbezug als Namen zuordnen:

- Datenreihe 1: =Daten!$B$3 - Datenreihe 2: =Daten!$C$3 - Datenreihe 3: =Daten!$D$3 - Datenreihe 4: =Daten!$E$3

Der Dialog „Datenquelle auswählen“ kann alternativ auch über das Kontextmenü des Diagramm geöffnet werden.

4. Wenn Sie eine der beiden Symbolleisten Diagrammtools - Layout oder Diagrammtools - Format aktivieren, können Sie im Abschnitt Aktuelle Auswahl einzelne Elemente des aktuell markierten Diagramms selektie­ren und mithilfe der Schaltfläche Auswahl formatieren bearbeiten. Wählen Sie zur Skalierung der Y­Achse das Diagrammelement „Vertikal (Wert) Achse“ aus und öffnen Sie mit der Schaltfläche Auswahl formatie-ren den Dialog „Achse formatieren“. Unter dem Karteireiter „Achsenoptionen“ geben Sie als Hauptinter­vall den Wert 10 ein. Achten Sie darauf, dass die Option Fest für das Eingabefeld „Hauptintervall“ aktiviert ist, da Ihre Eingabe nur dann auch wirksam wird. Bei der Option Auto berechnet das Tabellenkalkulations­programm das Hauptintervall neu und überschreibt Ihren Wert.

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Tabellenkalkulation mit Excel | 2.2 Einfache statistische Funktionen, bedingte Formatierung und Kopierfunktion

Die nachfolgende Abbildung stellt eine mögliche Lösung der Aufgabenstellung dar.

Für eine erfolgreiche Prüfung

” Der geschickte Einsatz der Kopierfunktion in Verbindung mit der relativen und absoluten Adressie­rung in Zellbezügen kann in einer Prüfungssituation wertvolle Arbeitszeit einsparen. Zur Lösung einer Aufgabenstellung reicht oft die Eingabe einer einzigen Formel, die dann einfach in die an­deren Zellen hineinkopiert wird. Da auf diese Weise auch die Formatierung der kopierten Zellen übernommen wird, gewinnen Sie zusätzlich Zeit.

” Prüfen Sie nach jeder Verwendung der Kopierfunktion kurz die neu erzeugten Formeln. Insbeson­dere Fehler in der Adressierung fallen nicht immer dadurch auf, dass die kopierten Formeln kein Ergebnis zurückliefern. Stattdessen sorgt der Kopiervorgang dafür, dass in den Funktionen die fal­schen Zellen verwendet werden und somit fehlerhafte Ergebnisse angezeigt werden.

” Achten Sie bei der Eingabe von komplexen Formeln darauf, dass Sie wirklich alle benötigten Ele­mente korrekt berücksichtigen. Das Ergebnis einer Formel ist nicht automatisch richtig, wenn das Tabellenkalkulationsprogramm kein Problem meldet. Prüfen Sie die Inhalte solcher Zellen noch einmal hinsichtlich der thematischen Konsistenz. Fehler in Formeln machen sich häufig dadurch bemerkbar, dass die Ergebnisse nicht in den fachlichen Kontext passen, d. h. die angezeigten Werte sind entweder deutlich zu niedrig oder zu hoch.

TIPP

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Ergänzungen | 3.1 Geschäftsbriefe – gut und richtig

3. Ergänzungen 3.1 Geschäftsbriefe – gut und richtig

Geschäftskorrespondenz

Die Korrespondenz („gegenseitige Beantwortung“, Schriftverkehr) hat in erster Linie die Aufgabe, Gespräche oder Telefonate zu ersetzen und mündliche Vereinbarungen zu bestätigen.

Geschäftsbriefe

Obwohl elektronische Mitteilungen längst zum Büroalltag gehören, werden sie immer noch millio-nenfach geschrieben und gelesen. Neben ihrer Funktion als Informationsträger sind Geschäftsbriefe das „Aushängeschild“ eines Unternehmens. Deshalb müssen sie einen tadellosen äußeren Eindruck machen, normgerecht gestaltet und übersichtlich gegliedert sein. Eine moderne Ausdrucksweise, feh-lerlose Rechtschreibung und korrekte Zeichensetzung sind selbstverständlich.

” Welche Bedingungen muss ein Brief erfüllen?

Der Brief muss: • Informieren • Verstanden werden • Zum Handeln auffordern

” Welche Grundsätze der Stilistik sind zu beachten und welche sprachlichen Mittel sind einzusetzen, um dieses Ziel zu erreichen?

- Briefanfang: • Auf „Vorreiter“ verzichten

• Bezüge vermeiden

• Sich bedanken

- Briefkern: • Aktiv und lebendig formulieren

• Höflich und respektvoll schreiben

• Nicht mit „Bitte“ und „Danke“ geizen

• Verben statt Substantive verwenden

• Kurze informative Sätze formulieren

• Nicht „ich“ oder „wir“, sondern „SIE“!

• Sich klar und verständlich ausdrücken

• Abkürzungen in Klammern erklären

• Mode- und „Papierwörter“ vermeiden

• Nicht negativ, sondern positiv schreiben

- Briefschluss: • Phrasen/Floskeln vermeiden

• Ein Versprechen abgeben

• Danken oder eine Bitte äußern

• Eine Frage stellen

INFO

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Ergänzungen | 3.2.1 Normgerechter Schriftverkehr per E-Mail

- E-Mail-Knigge

Auch wenn E-Mails kurz und knapp abgefasst werden sollten, um dem Empfänger unnötige Lesearbeit zu ersparen, so sind hier nicht nur die Benimmregeln für den Internet-Schriftverkehr („Netik[qu]ette“ = Kunstwort aus Netz [engl. net] und Etikette), sondern auch die Regeln für die Geschäftskorrespondenz zu beachten.

• Emoticons (Abkürzung für engl. „emotional icon“)

Mithilfe der Aneinanderreihung von Zeichen, die um 90° gedreht sind, können verschiedene Gefühls-zustände ausgedrückt werden. Die bekanntesten Symbolzeichen sind wohl das „Smiley“ = :-) und das „Trauly“ = :-( In der Geschäftskorrespondenz sollte auf Emoticons verzichtet werden!

• Abkürzungen

Oftmals werden auch im E-Mail-Schriftverkehr Abkürzungen („Akronyme“ = aus den Anfangsbuch-staben mehrerer Wörter gebildete Kurzwörter) verwendet. In der Geschäftskorrespondenz sollte man besser darauf verzichten. Außerdem kann man nicht voraussetzen, dass der Empfänger die Abkür-zungen auch versteht! Hier eine kleine Auswahl:

ASAP As soon as possible So schnell wie möglich CU See you Bis dann, wir sehen uns! EOF End of file Ende der Datei FYI For your Information Zur Information/Kenntnisnahme NRN No reply necessary Antwort nicht nötig TXL Thanxalot! Vielen Dank! WB Welcome back! Willkommen zurück!

”Abschluss („Footer“)

Neuen privaten Korrespondenzpartnern sollten Absenderdaten, wie Realname, Anschrift, Telefonummer usw. (Visitenkarte) mitgeteilt werden. Die E-Mail-Adresse des Absenders steht schon im Header.

- Gruß

Die Grußformel darf personalisiert werden. Neben „Mit freundlichen Grüßen“ (nicht „MfG“!) sind auch üblich: „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“, „Es grüßt Sie“, „Mit kollegialen Grüßen“, „Mit freundlichem Glück-auf!“ (Bergmannsgruß) „Waidmannsheil!“ (Jägersprache), „Petri Heil!“ (Anglergruß) usw. Immer öfter werden auch meteorologische und/oder geografische Zusätze aufgenommen, wie z. B. „Viele Grüße aus Xstadt“ oder „Sonnige Grüße vom Rhein“.

- Dateianhänge

Oft sind Dateianhänge (engl. „Attachment“) mehrere MB groß. Sie auf den eigenen Rechner herunter-zuladen ist auch mit einem hohen Risiko verbunden; denn Dateianhänge (auch Word-Dateien) können Computerviren enthalten! Daher empfiehlt es sich, den Anhang zu nennen und kurz zu beschreiben. Der Empfänger kann dann entscheiden, ob er die Anlage überhaupt öffnen möchte.

- Lesebestätigung

Ähnlich wie bei der Briefpost die Zusatzleistung „Rückschein“ dient die Lesebestätigung dazu, den Ab-sender darüber zu informieren, dass der Empfänger die Nachricht auch erhalten hat. Bedenken Sie aber, dass auch Spam-Mail-Versender Empfangsbestätigungen anfordern, um festzustellen, ob die E-Mail-Adresse auch wirklich existiert.

- Pflichtangaben

Seit 2007 sind auch in E-Mails die vom Gesetzgeber für Unternehmen vorgeschriebenen Pflichtan-gaben aufzunehmen. Die Bestimmungen gelten für die Rechtsformen: Einzelunternehmungen, Kapi-talgesellschaften (AG, GmbH) und Personengesellschaften (KG, OHG, Genossenschaften). Unterneh-men, die dagegen verstoßen, müssen mit einer Ordnungsstrafe von bis zu 5.000 € rechnen (siehe auch www.ihk-kassel.de, Suchwort: Pflichtangaben).