1

Prozesse im StudierendenmanagementKontext:Studierenden anlegenSonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen

2

Prozesse im Studierendenmanagement (1)

1

1

Schrittanleitung:Sie müssen den einzelnen Schritten für das gewünschte Ergebnis folgen. Bitte gehen Sie hierbei nach der Nummerierung der Kreise vor.

Hinweise:Die rechteckigen Kästchen machen Sie auf aktualisierte oder auf bestehende Informationen aufmerksam. Hier müssen Sie nicht tätig werden Sie sollten jedoch die angezeigten Informationen auf Ihre Richtigkeit überprüfen.

3

Prozesse im Studierendenmanagement (2)

1

2

3

Zu 1.:Per Klick auf den Pfeil neben „Verwaltung“ öffnen sich weitere Optionen.

Zu 2.:Per Klick auf den Pfeil neben „Abteilung I – Recht, Akademische und Studentische …“ öffnen sich wiederum weitere Optionen.

Zu 3.:Per Klick auf „Referat I/2 – Studierendenkanzlei“ kommen Sie zur richtigen Oberfläche.

4

Prozesse im Studierendenmanagement (3)

1

Zu 1.:Per Klick auf „Studierendenmanagement“ öffnen Sie die benötigte Applikation.

5

Neuen Studierenden anlegen

6

Neuen Studierenden anlegen (1)

1

Zu 1.:Mit einem Klick auf „Neue Person hinzufügen“ öffnet sich ein neues Fenster.

7

Neuen Studierenden anlegen (2)

1

2

*

Hinweis:Gelb umrandete Felder sind Pflichtfelder, welche ausgefüllt werden müssen.

Zu 1.:Hier muss unbedingt ein Haken bei „neu vergeben“ gesetzt werden, damit die Vergabe der Matrikelnummer automatisch erfolgt.

Zu *.:Soll die Korrespondenzadresse als Heimatadresse verwendet werden, muss hier ein Haken gesetzt werden.

Zu 2.:Mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ werden die Angaben gespeichert und das Fenster geschlossen.

1

8

Hochschulzugangsberechtigung ändern

9

Hochschulzugangsberechtigung ändern (2)

Zu 1.:Mit einem Klick auf öffnen Sie ein neues Fenster.

1

10

Hochschulzugangsberechtigung ändern (3)

Zu 1.:Hier können Sie die entsprechenden Daten ergänzen oder korrigieren.

Zu 2.:Mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden Sie die Bearbeitung.

1

2

11

Akademische Vorbildung hinzufügen

12

Akademische Vorbildung hinzufügen (2)

1

Zu 1.:Mit einem Klick auf öffnet sich ein neues Fenster.

13

Akademische Vorbildung hinzufügen (2)

1

Zu 1.:Hier müssen Sie die entsprechenden Felder ausfüllen.

Zu 2.:Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“.

2

14

Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern

15

Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (1)

1

Zu 1.:Mit einem Klick auf „Ändern“ fahren Sie fort.

16

Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (2)

1

Zu 1.:Hier können Sie die entsprechenden Daten ergänzen oder abändern.

17

Anmerkungen hinterlegen

18

Anmerkungen hinterlegen (1)

1

Zu 1.:Mit einem Klick auf „Studierendenkartei“ fahren Sie fort.

19

Anmerkungen hinterlegen (2)

Zu 1.:Mit einem Klick auf „Anmerkungen“ fahren Sie fort.

1

20

Anmerkungen hinterlegen (3)

Zu 1.:Mit einem Klick auf die Schaltfläche „neue Anmerkung“ öffnet sich ein neues Fenster.

1

21

Anmerkungen hinterlegen (4)

Zu 1.:Hier können Sie Ihre Anmerkung niederschreiben.

Zu 2.:Hier können Sie den Typ Ihrer Anmerkung angeben.

Zu 3.:Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“ beenden Sie die Bearbeitung.

1

2

3

22

Anmerkungen hinterlegen (5)

Zu 1.:Hier können Sie Ihre Anmerkung sehen. Die Anmerkungen werden hierbei chronologisch abgelegt.

1

23

Sonstige Aktivitäten

24

Sonstige Aktivitäten > Suchfunktion (1)

1

Zu 1.:Mit einem Klick auf „Suche“ wechseln Sie die Oberfläche.

25

Personenbezogene Suchfunktion

26

Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (2)

12

Zu 1.:Hier befinden sich die Felder für die personenbezogene Suche. Sie müssen (die gesamte Suche betreffend) mindestens eine Einschränkung vornehmen.

Zu 3.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ beginnen Sie den Suchvorgang.

27

Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (3)

4

Zu 4.:Die Ergebnisse der Suche erscheinen ganz unten.

28

Studienbezogene Suchfunktion

29

Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (2)

12

Zu 1.:Hier befinden sich die Felder für die studienbezogene Suche. Die entsprechenden Daten sind hier einzugeben.

Zu 2.:Hier ist das betroffene Semester auszuwählen.

30

Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (3)

3

Zu 3.:Die Ergebnisse der Suche erscheinen ganz unten.

31

Beitragsbezogene Suchfunktion

32

Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (2)

1

2

3

Zu 1.:Hier muss das entsprechende Semester ausgewählt werden.

Zu 2.:Hier befinden sich die Felder für die beitragsbezogene Suche. Die entsprechenden Daten sind hier einzugeben.

Zu 3.:Mit einem Klick auf „Suche“ starten Sie die Recherche.

Zu 4.:Am Ende der Seite werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt.

4

33

E-Mails verschicken

34

Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (1)

1

3

2

Zu 1.:Hier befinden sich die Ergebnisse der Suchfunktion (siehe Folien zuvor).

Zu 2.:Nun müssen Sie eines der Ergebnisse auswählen.

Zu 3.:Mit einem Klick auf „E-Mail senden“ fahren Sie mit der Bearbeitung fort.

35

Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (2)

1

23

5

4

Zu 1.:Hier müssen Sie die entsprechende Vorlage auswählen.

Zu 2.:Hier geben Sie Ihre E-Mail Adresse an.

Zu 3.:Hier geben Sie Ihren Namen an.

Zu 4.:Das ist die E-Mail, die der Empfänger erhält; die Angaben in den Klammern (<<>>) werden durch die Informationen des Studierenden ersetzt.

36

Daten exportieren

37

Sonstige Aktivitäten > Daten exportieren (1)

1

3

2

Zu 1.:Hier befinden sich die Ergebnisse der Suchfunktion (siehe Folien zuvor).

Zu 2.:Nun müssen Sie eines der Ergebnisse auswählen.

Zu 3.:Mit einem Klick auf „Exportieren“ fahren Sie mit der Bearbeitung fort.

38

Sonstige Aktivitäten > Daten exportieren (1)

2

1

Zu 1.:Hier können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

Zu 2.:Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Download“ können Sie nun den Downloadprozess starten.

39

Diverse Auswertungen

40

Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (1)

1

Zu 1.:Mit einem Klick auf „Export / Listen“ wechseln Sie die Oberfläche.

41

Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (2)

1

Zu 1.:Die gewünschte Liste und das gewünschte Dateiformat muss ausgewählt werden.

42

Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (3)

1

Beispielhaft:

Zu 1.:Mit einem Klick auf „CSV für Excel …“ laden Sie die entsprechende Datei herunter.