Unser Problem : Wir müssen Ziele, Zielgruppen und Kanäle für die neugegründete Public Relations-Abteilung festlegen

Bevor wir versuchen , drei Lösungsalternativen zu formulieren, möchten wir sagen, dass es bei unserem Problem eigentlich nicht um wirkliche Alternativen geht. Aufgrund der geringen Kontakte der einzelnen Abteilungen untereinander müssen wir viele einzelne Ziele der internen Kommunikation verwirklichen . Außerdem müssen wir Zielsetzungen für die externe Kommunikation, die eigentliche Öffentlichkeitsarbeit, festlegen.

Deshalb gibt es nicht einen Lösungsweg, den wir uns aus Alternativen aussuchen können. Wir müssen vielmehr untersuchen, in welcher Reihenfolge und durch welche Kanälen wir die vielen Ziele der PR-Abteilung angehen können.

Lösungsalternativen :

1. Zunächst müssen wir intern im Bereich Human Relations arbeiten. Das heißt, wir müssen die Kontakte zwischen F&E und Lieferanten, F&E und Kunden, F&E und Marketing-Abteilung, Marketing und PR-Abteilung, außerdem zwischen den einzelnen Produktionsstandorten untereinander und auch zu den Beschaffungsstandorten in Ghana und Brasilien verstärken. Auch die Kommunikaton mit dem Vertrieb, d.h. den einzelnen Schokoladengeschäften , muss verstärkt werden. Der Online-Vertrieb muss angekurbelt werden.Dazu bietet sich die Einrichtung eines Intranets an . Auf einer Plattform könnten alle beteiligten Abteilungen und Standorte Zugriff zu relevanten internen Daten haben. Informationen müssten von den einzelnen Abteilungen ins Intranet gestellt werden und anderen Abteilungen zur Verfügung stehen. Kommunikation zwischen den Standorten und Abteilungen wird durch Blogs möglich gemacht.

Dies erfordert natürlich eine Schulung der Mitarbeiter. Deshalb ist es sinnvoll ein Coaching einzurichten, bei dem Coaches den Mitarbeitern bei der Aneignung der erforderlichen Medienkompetenzen zur Seite stehen. Die IT- Abteilung wird deshalb umstrukturiert werden. Neben wie bisher projektorientiertem Arbeiten werden IT-Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen ständig Verantwortung übernehmen. Das 2005 eingeführte ERP-System SAP- Business One muss in allen Abteilungen flächendeckend angewendet werden. Für das intranet muss eine Lernplattform zur Verfügung gestellt werden. Die PR-Abteilung muss in Absprache mit der IT-Abteilung eine userfreundliche LMS aus wählen, möglich sind Open Source Produkte wie ILIAS, was schon von vielen Unternehmen genutzt wird, oder aber eine kommerzielle LMS wie etwa CLIX, mit der viele Unternehmen gute Erfahrungen gemacht haben.

2. Unser erstes Ziel muss die Schaffung einer Cooperate Identity sein. Wir müssen unser Unternehmen als eine Persönlichkeit mit eigenem Charakter wahrnehmen und entsprechend darstellen. Wir müssen XoC zu einer Identität verhelfen, die nach Innen und nach Außen durch ein Leitbild und ein Logo dargestellt wird.Wichtig ist eine Integration aller Standorte, alle Mitarbeiter müssen angesprochen werden. Das kann sofort durch Printmedien wie Flyers oder Newsletters erfolgen und sollte so schnell wie möglich auf Mitarbeiterschulungen vorgestellt werden. Vorschläge der PR-Abteilung bezüglich eines Firmenlogos und eines Corporate Designs, dazu gehören in erster Linie das Design der Arbeitskleidung und im Weiteren die Gestaltung von Formularen sowie Einrichtung und Architektur, werden den Mitarbeitern präsentiert . Gleichzeitig werden diese in Mitarbeiterumfragen um Ihre Meinungen und Ideen gebeten. Ein Wir-Gefühl soll geschaffen werden.Im firmeninternen Intranet sollen das Logo und ein firmeneigenes Design ihren Platz finden. Mitarbeiter werden auf der firmeneigenen Lernplattform Kurse in interkultureller Kompetenz absolvieren. Informationen aller Standorte und Abteilungen sollen allen Mitarbeitern zugänglich sein. Wichtig ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Ein Coperate Design lebt von der Akzeptanz, deshalb sollten die Mitarbeiter, sofern möglich, in die Planung miteinbezogen werden. Möglich sind auch Formulierungen in den einzelnen Landessprachen.

3. Wichtigstes Ziel der Public Relations-Abteilung ist sicherlich die externe Selbstdarstellung und Kommunikation mit den verschiedenen Zielgruppen.Alle in Frage kommenden Zielgruppen, wie etwa die Kunden, die Medien, die Verwaltungen, Interessensgruppen, Nachbarschaften, Umweltschutzgruppen und andere mehr müssen aufgelistet werden, um danach spezifiziert zu werden , so dass schließlich Prioritäten gesetzt werden können. Die Instrumente, mit denen die verschiedenen Zielgruppen angesprochen werden sollen, müssen sorgfältig ausgewählt werden. Wir persönlich finden, dass neben den Human Relations und unserer Corporate Identity die Product PR einen sehr hohen Stellenwert besitzt.Wir müssen uns über unsere Produktlinien, ihr Image und ihre Präsentation Gedanken machen. In Übereinstimmung mit unserem neu gestalteten Leitbild müssen unsere Produkte so mit dem neuen Logo und dem neuen Image versehen werden, dass ihre Zugehörigkeit zu XoC deutlich wird. In diesem Zusammenhang muss die web-site unseres Unternehmens neu gestaltet werden und mit Informationen für alle Zielgruppen versehen und ständig aktualisiert werden.Der Online-Handel ist ganz eng mit dem Bekanntheitsgrad unseres Unternehmens verknüpft, wir müssen seine Bedeutung für die Zukunft erkennen. Und schlussendlich dürfen wir die traditionellen Instrumente der Werbung, das Fernsehen, den Hörfunk, Zeitschriften und Plakate nicht außer Acht lassen. Doch das sind Einzelfragen, die zu gegebenem Zeitpunkt diskutiert werden müssen.

Fabiana Rohbeck (Projektleiterin), Berk Özemen (Redakteur), Cem Oguzhan Özen und Süleyman Ḉakman (Forscher)