71. AK-Treffen des AK Süd I¼d I... · Wer kann was? Wie recherchieren wir das? Wie bewerten wir das Leistungsangebot? ... Lastenheft Marktrecherche Vorauswahl Endauswahl Vertragsverhandlung

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Neutrale Softwareauswahl – IT-Basierte Prozessoptimierung

© 2012 – Supply Chain Competence Center – Groß & Partner www.scc-center.de

71. AK-Treffen des AK

Süd I 09.11.2012


Süd I 09.11.2012

71. AK-Treffen des AK Süd I

Investitionssicherheit

Garantierte Neutralität

Projekteffizienz

Vertragssicherheit

Auswahlsicherheit

Budgetsicherheit

Terminsicherheit

Hohe Projektqualität

Verbindlichen Leistungszusagen

Standard-Lastenheftvorlagen

Transparenz

Qualität

Detaillierte

Marktdaten

Entlastung

Objektivität

Kompetente Experten

Nachvollziehbarkeit

Niedriger Budgetbedarf

Teamorientierung

Dokumentation

Kurze Projektlaufzeiten

Kurze Reaktionszeiten

Kundenorientierung

ERP

ECM

DMS

WWS

CRM

MES IPS

Prozessoptimierung

Software-Auswahl

Software

Einführung

SW-Einsatzoptimierung

Richtige Auswahl einer

Controlling-, Finanz-

Kostenrechnung- oder BI-Software

http://www.controllerverein.de/

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Zum Referenten:

Wer steht hier vor Ihnen?

Zum Thema:

Was wollen wir eigentlich?

Wer kann was?

Wie recherchieren wir das?

Wie bewerten wir das Leistungsangebot?

Wie strukturieren wir die Softwareauswahl?

inkl. Live Internet Marktrecherche mit Anbieterbewertung

Heutige Zielsetzung: Beantwortung folgender Fragen


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Persönliche Vorstellung

• Seit 2005 Unternehmensberater im Bereich Softwarebedarfsermittlung und

Auswahl

• Geschäftsprozessoptimierung auf Basis von Informationstechnologie

• Aktuell bei persönlicher Betreuung Auswahlprojekt/Kunde NR. 39

• 27+ Jahre Erfahrung in Beratung, Marketing, Vertrieb und Implementierung

von IT Lösungen

• International tätig in mehr als 20 Ländern.

• 2008 Auszeichnung für die Beratungsleistung im Bereich Auswahl von

Software-Lösungen.

Einige betreute Kunden:


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Was wollen wir eigentlich?

Beispiel: eine neue BI Software

(Vorgehensweise für alle Lösungen gleich)


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• Die richtige Lösung

• Alle Funktionen

• Der beste Anbieter

• Nur den nötigen Aufwand

• Keine Kosten- und Zeitüberschreitungen

• Keine „Überraschungen“

• Keine „Missverständnisse“

• Keine „Wenn wir das gewusst hätten“ Aussagen

• Keine unzufriedenen Mitarbeiter

• Kein Scheitern des Projekts

• Falls Probleme auftreten haben Sie die besseren Karten (Vertrag)

Fazit: Bestes Ergebnis bei kleinstem Risiko

Allgemeine Ziele bei der Softwareauswahl


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Das Angebot ist größer als man denkt!

Und welche Lösung bzw. welchen

Anbieter sollen wir nun auswählen?


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Und bei wem suchen wir?

• Bekannte Softwareanbieter?

• Vom Geschäftspartner empfohlene Lösung?

• Anbieter von BI-Lösungen? (Business Intelligence)

• Anbieter von ERP-Lösungen? (Enterprise Ressource Planning)

• Anbieter von WWS-Lösungen? (Warenwirtschaft)

• Nationale Anbieter?

• Internationale Anbieter?

• Hersteller von Standardlösungen?

• Systemhäuser die Individuallösungen erstellen?

• Der Programmierer um die Ecke?

oder etwas ein Kombination von Allem?


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Ganz wichtig bei der Auswahl:

Der „Software-Schuh“ muss Ihnen passen!


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Und übrigens….

• Nur weil Sie denken, dass Ihnen der Schuh passen müsste bedeutet dies NICHT

dass der Schuhverkäufer Ihnen auch etwas verkaufen will oder sollte!

• Unternehmensgröße – Branche – potentieller Umsatz potentieller Deckungsbeitrag –

Referenzierbarkeit!

Ihr Bedarf! Die Deckung des Anbieters!


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Wie recherchieren wir das?


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Die richtige Fragetechnik – Wissen wir was wir suchen?

ERP Lösung mit integrierter Finanzbuchhaltung UND BI?

oder

Kennzahlenmanagement für Transportlösungen?

oder

Business Intelligence für Fibu und Controlling?

oder

Fertigungssteuerung und Planung mit Steuerungscockpit?

Fazit – richtig Fragen muss gelernt sein!

Nur wer seine eigenen Fragen richtig stellen kann,

kann die Antworten der Anbieter richtig interpretieren!

Bestes Beispiel: WAS willst Du schon WIEDER!


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Bewertungsstufen – Beispiel – Immer „Top Down“ Scannen Sie immer möglichst den gesamten Markt und schreiben

nicht nur die „üblichen“ bekannten Anbieter an!

Verfügbare Anbieter von Software

Anbieter Kombination von Lösungen

Marktrecherche

Anfrage

Angebote

Workshops

Verhandlung

Vertrag Beispiel NUR IT-Matchmaker®


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Wie bewerten wir das

Leistungsangebot?


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Woher? Wohin?

„Die“ BI/Kennzahlenlösung? Welche Daten wollen wir auswerten?

Fertigung

Einkauf & Vertrieb

Mobiles

Auftragsmanagement

Betriebsdatenerfassung

Speditionslösung Warehouse-

Management Finanzbuchhaltung

Controlling


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Was müssen wir eigentlich „recherchieren“?

… und bewerten!

Programmieren

vs. „Drag“ und „Drop“

Auswertung?

„zertifizierte“ Integration

Nutzung „Fertige“

Auswertungen Support

Technologie

Lieferant =

bestehender oder neutraler?

Gleiche Entwicklungsumgebung

Wie Lösung A,B,C?

Verfügbare

Sprachen? Nur Technik

oder auch

Beratung liefern?

Software aus

der „Cloud“?

Mehr als nur den Lieferant, die Referenzen, Funktionen oder den Preis!

Und Vieles

mehr?


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Wir suchen eine BI-Lösung – nach welchen Kriterien?

Durch K.O. Kriterien filtern, damit Sie sich nur mit

relevanten Anbietern und Lösungen beschäftigen!

Stand 06.11.2012 z.B.: auch Referenzen…..

Integrierte BI-Lösung

250-499 MA

20-49 Arbeitsplätze

Maschinen & Anlagenbau

Plus weitere

Schon mal „vorbereitet“


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Referenzen.. Und wo ist die Firma Meggle Referenz?


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Fazit:

• Bedarf erkennen

• Bedarf definieren

• Bedarfsgerecht recherchieren

• Bedarfsgerecht bewerten

Ergebnis = Ihre individuelle Marktrecherche


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Marktrecherche LIVE

„Wir suchen eine BI Lösung“


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Zur Online Recherche……


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Die Marktrecherche im IT-Matchmaker

Kriterien

Gewichtung

Bereiche


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Beispielergebnis: BI Lösungen

Status 06.11.2012


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Und was nach der

Marktrecherche?


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Die Methodik und Werkzeuge

bei der Bedarfsermittlung und

Auswahl


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Prozessschritte beim Auswahlprojekt

Welche benötigen wir im Auswahlprojekt?

Au

dit

ieru

ng

Strategie

Projektmanagement Projekteinrichtung

Erste Marktanalyse

Potenzialanalyse

Prozessanalyse

Lastenheft

Marktrecherche

Vorauswahl

Endauswahl

Vertragsverhandlung

Implementierung


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Projektplan Softwareauswahl: 3 bis 5 Monate je nach

Unternehmensgröße oder auch mehr..


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Ziele im Unternehmen – Optimieren wo es sich lohnt!

Vorgehensweise in der Analyse

Problemstellung:

Ursachen:

Ergebnis:

Lösung:

Kosten

Zeiten

Fehler etc.

Prozess

Applikation etc.

Neuer Prozess

Unterstützt durch IT

Neue Funktionalität

Zeitgewinn

Kostenreduzierung

Durchlaufzeitreduzierung

Fehlervermeidung

Hoher Aufwand für manuelle Erstellung

von Auswertungen, Grafiken etc. in

MS Excel

Keine ausreichende Lösungsunterstützung

in der bestehenden ERP Lösung

BI System für alle Anwendergruppen

ohne Programmierung

Aufwandsreduzierung um 80%

X Stunden p.a. = Y €€€


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Organisationsanalyse bei der Software-Auswahl

Zielsetzung

• Einheitliches Verständnis der zukünftigen betrieblichen Aufgaben und Abläufe

• Einheitliches Verständnis der zukünftig erforderlichen Informationen und Informationsflüsse

• Einheitliches Verständnis der Bedeutung einzelner Aufgabenbereiche

• Eingesetzte IT-Infrastruktur

Ergebnis

Solide Grundlage zur Ableitung funktionaler und technischer Anforderungen an eine

neue Software-Lösung


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Lastenheft und Aufgabenstrukturierung z.B. mit dem

MindManager®

Bereich Frage

Kriterien

Unterpunkt


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Lastenheft: Risiko- und Kostenkalkulation

Simple Kalkulation:

• Projektbudget für Software und Dienstleistungen € 100.000

• nur 5% Mehrkosten wegen ungenauer Definition der Anforderungen = € 5.000,--!

• Abweichung von Projekten ohne Lastenheft eher 10-15%+ = € 10.000,-- bis € 15.000,-- +

• Alternativ Verzicht auf eigentlich benötigte Funktionalität

Kundenbeispiel

• ERP Projekt nur 35 MA, 25 User Kosten 135.000,--

• Detailliertes Lastenheft erstellt – Anbieter hatte Module „vergessen“ – Wert € 20.000,--

• Ergebnis: In Verhandlung musste Anbieter Module kostenlos liefern.

• Mehr > als Beratungskosten (Siehe Referenzschreiben Inheco auf www.scc-center.de)

Bemerkung:

• Nicht vergessen auch den internen Aufwand bei den Mehrkosten einzukalkulieren.

• Regel: 1 externer Tag kostet Sie min. 2 Tage internen Aufwand.

• Diese Kosten kommen noch zu den oben genannten externen Kosten hinzu.


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Kosten: Eigene Struktur definieren die dann auch vergleichbar ist


itm_tools/07_Ausschreibung/kosten_konfigurator.mmap

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Ausführliche Dokumente erstellen

Anfrage: genau definieren was man eigentlich erwartet


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Anfrageüberwachung: Nicht warten bis keiner anbietet


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Funktionsvergleich: „Äpfel sind nicht immer Äpfel“


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Kostenvergleich: Nur strukturierte Kosten erkennen

die Unterschiede


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Angebote prüfen: Qualität und Quantität!

• Sind alle Funktionen und Module angeboten?

• Sind die Anzahl der angebotenen Dienstleistungstage korrekt?

• Sind die Vertragsbedingungen vollständig und akzeptabel?

• Sind alle Unterlagen vorhanden?

• Welche Folgekosten sind möglich?

• Wie lange sind die Vertragslaufzeiten?

• Wer macht die Projektleitung?

• Was sind unsere personellen Aufgaben?

• Gibt es „nach Aufwand“ Positionen

• Was passiert mit ungeplanten Kosten/Aufwänden?

• Sind die Anzahl der Benutzer richtig kalkuliert?

• Sind unsere Anforderungen auch wirklich abgedeckt? Lastenheft?

• Was bekommt man wirklich für die jährliche Wartung?

• Reicht die vorhandene Hardware bzw. was kostet die neue Hardware?

• etc. etc.

Ziel: Angebotscontrolling – Die Angebote/Bestätigungen sind IMMER fehlerhaft!

Keine Mehrkosten und Aufwände, keine Überraschungen


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Ausführliche Dokumente inkl. Workshopvorgaben erstellen

Workshops: Ergänzende Dokumentationen


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Workshops dokumentieren:

Detaillierte Vorgaben überwachen, Aussagen festhalten

Tipp: Präsentation per Video festhalten

Aber vorher abzeichnen lassen!


../../../Customers/IFS/Workshop/SCC-Center - IFS - Workshop CD/Daten/Kunde Workshop-Auswertung-Anonym.mmap

../../../Customers/IFS/Workshop/Initialunterlagen SCC/IFS-Workshop-09-02-27-Kunde-Workshop-Gesamtauswertung.xls

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Referenzcheckliste: Geben Sie vor wen und was Sie

sehen wollen


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Vertragsprüfung: Vergleichen anhand einer Checkliste


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Überwachung der Implementierung: Beispiel

Z.B. via Projektportal

• Abbildung aller Projektschritte

• Detailüberwachung inkl. Fortschritt

• Integriertes Dokumentenmanagement

• Lastenheftcontrolling

• Offene Punkte Verwaltung

• Tätigkeitsmanagement

• Zeiterfassung

• Diverse Auswertungen

• etc.


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Zeiterfassung im Projekt: Genau prüfen und

überwachen

Im Auswahlprojekt werden Aufwände genau erfasst und nachvollziehbar abgerechnet!

Sie haben jederzeit Kenntnisse über:

• Gesamtbudget

• Status Soll/Ist

• Bereits abgerechnet

• Noch abzurechnen

• Aufwände vor Ort

• Aufwände im Büro

Übrigens: Berater UND Anbieter prüfen!


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Zielerfassung: Plan, Lastenheft und Zielerreichung

überwachen

Auch nicht vergessen:

• Nach der Implementierung ist vor der Implementierung

• Einmal erstelltes Lastenheft kontrollieren

• Definierte Ziele prüfen

• Und das Vorhandene regelmäßig in Frage stellen und sich

kontinuierlich verbessern!


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Da war noch was…..…

Der Schuh muss passen, damit es im Projekt gut „läuft“


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Veröffentlichungen

Auszug – Fokus Finanzen und Softwareauswahl

12-01 Finanzbuchhaltungssoftware - Doch nicht so ganz integriert, oder?

11-10 Die Richtige Controllingsoftware finden.

11-07 IT Auditierung leicht gemacht.

11-02 Marktübersicht „Controlling für Speditionen“

10-11 Stundensatz & Gemeinkostenermittlung

10-07 Tipps zur Auswahl des richtigen Beraters

Demnächst in CFOWorld Online

12-11 Auswahl einer Fuhrparkmanagementlösung

Demnächst im Controllermagazin

13-03 Warum so viele IT Projekte an der schlechten IT Ausstattung und

Organisation der Softwareanbieter kranken

13-05 Was passiert mit den Daten nach der „Scheidung“ von der Cloud basierten

Software Lösung?

13-09 So kalkulieren Sie sich ins eigene Grab


http://rsw.beck.de/rsw/default.asp

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Supply Chain Competence Center

Groß & Partner

Kazmair Straße 17

80339 München

Ihr Ansprechpartner: Christoph Groß

Tel. +49-89-500098-15

Mobil +49-151-22345659

E-Mail [email protected]

www.scc-center.de

P.S. Der Tipp des Beraters

zur Auswahl eines Beraters:

Download Fachartikel auf

www.scc-center.de

Veröffentlichungen


http://www.scc-center.de/



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