โครงการการพัฒนาระบบ ... · เช่น im01 วัสดุส านักงาน, im02 วัสดุไฟฟ้า manual is งานจ้าง

โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร

File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 1 of 30

โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร เอกสารคมอระบบบรหารงานทรพยากรองคกร (ERP Business User Manual) ระบบการเบกวสด (Inventory Control)



ชอเอกสาร แผนการท างานและรายละเอยดของเนองาน เวอรชน : Version 1.0 เอกสารวนท : 7 สงหาคม 2555 ชอแฟมขอมล : KU_Usermanual_P02การเบกวสด.doc

ผจดท า : บรษท อนโนวซ โซลชนส จ ากด ประวตการปรบปรงแกไข วนท ค าอธบาย 07 สงหาคม 2555 ด าเนนการจดท าครงท 1 โดยนายวษณ สตวมล 17 กนยายน 2555 ด าเนนการจดท าครงท 2 โดยนายวษณ สตวมล ตรวจสอบและอนมตโดย :

(นายวษณ สตวมล) ( ) วนท: 7 / ส.ค. / 2555 วนท: ____/____/______



สารบญ

1. รายการกลมสนคา ...............................................................................................................................................4

2. การสรางรายการสนคา ........................................................................................................................................9

3. การเลอกรหสรายการ .........................................................................................................................................12

4. การบนทกรายการเบกวสด .................................................................................................................................13

5. การพมพรายงานการเบกวสด .............................................................................................................................18

6. การตรวจนบวสด ..............................................................................................................................................24

7. การค านวณตนทนใหม ......................................................................................................................................29



1. รายการกลมสนคา

ส าหรบกลมของรายการสนคา เปนประเภทของสนคาทจะระบไปยงบญชแยกประเภท โดย มกลมของรายการสนคาดงน

กลมสนคา หมายเลขสนคา Auto Running

IM

วสดคงคลง

IMAA

เชน IM01 วสดส านกงาน, IM02 วสดไฟฟา

Manual

IS

งานจาง

IS############

เชน IS510401010401 – คาวสด-ภายนอก

AUTO

ZE

งานจาง

ZE############

เชน ZE510401011201 – คาจางเหมาบรการ

AUTO

FA, FS

ครภณฑ

FA##########, FS##########

เชน FA120601010201 – บญชพกครภณฑส านกงาน

Manual

FW, FY

งานระหวางกอสราง

FW##########, FY##########

เชน FW121101010201 – บญชพกงานระหวางกอสราง

Manual

5

รายจาย

5##########

เชน 510101010101 – บญชเงนเดอน

AUTO

4

รายรบ

4##########

เชน 430101010002 – รายไดจากการขายแบบพมพและอนๆ

AUTO

2

ภาษหก ณ ทจาย

2##########

เชน 211102019999 – เงนรบฝากอน

AUTO



ตวอยาง กลมรายการสนคา IM

ตวอยาง กลมรายการสนคา IS



ตวอยาง กลมรายการสนคา ZE

ตวอยาง กลมรายการสนคา บญชพกครภณฑ



ตวอยาง กลมรายการสนคา บญชพกงานระหวางกอสราง

ตวอยาง กลมรายการสนคา รายจาย 5*

ตวอยาง กลมรายการสนคา รายได 4*



ตวอยาง กลมรายการสนคา ภาษหก ณ ทจาย, รายไดรบลวงหนา, เงนรบฝาก 2*

โดยผใชงานสามารถเขาไปไดท เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> การตงคา >> กลมสนคา



2. การสรางรายการสนคา

เมอมรายการสนคาใหมๆ เกดขนใหฝายพสด เปนผรบผดชอบในการสรางรายการสนคาใหม โดยเขาไปทเมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายละเอยดสนคา

กดปม สราง

ฟลด ค าอธบาย

กลมสนคา ระบกลมสนคา หมายเลขสนคา ระบหมายเลขสนคา หากระบไม Auto Running ชอสนคา ใสชอสนคา หรอ รายการ ชนดสนคา สนคา - กรณเกบเขาคลง

บรการ – ไมเกบเขาคลง ประเภทเอกสาร รายการสนคานใชกบเอกสารประเภทใด

- ใบสงซอ - ใบสงจาง - คาใชจาย-ด าเนนงาน - ใบเสรจรบเงน - ลกหนระหวางกน - บญชเจาหนระหวางกน



กดท แทบ ทวไป


กลมแบบจ าลองสนคาคงคลง

10 – เกบเขาคลง 99 – ไมเกบคลง

กลมมต 10 – เกบเขาคลง 99 – ไมเกบคลง

กดท แทบ การตงคา


ราคาซอลาสด เลอกราคาซอลาสด ราคาตนทนหลงสด เลอกราคาตนทนหลงสด หนวยสนคาคงคลง เลอกหนวย



กดท แทบ ขอมลอางอง


หนวยการซอ ระบหนวยทใชในการซอ หนวยการขาย ระบหนวยทใชในการออกใบเสรจรบเงน



3. การเลอกรหสรายการ

ส าหรบหลกการในการเลอกรหสรายการมดงน กลมสนคา หมายเลขสนคา เกบคลง ประเภท

IM

วสดคงคลง

IMAABBBBCCCDDDD

- IMAA เปนกลมของวสด

- BBBB เปน กลม+ประเภท

- CCC เปน ชนด

- DDDD เปน รายละเอยด(คณลกษณะ)

เชน IM0171100050001 – กระดานด า

เกบคลง PO-ใบสงซอ

IS

IS############

เชน IS51040101040101 – คาวสด-ภายนอก

ไมเกบคลง PO-ใบสงซอ

ZE

งานจาง

ZE############

เชน ZE510401011201 – คาจางเหมาบรการ

ไมเกบคลง PS-ใบสงจาง

PS-ใบสงจาง

FA, FS

ครภณฑ

FA############, FS############

เชน FA12060101020101 – บญชพกครภณฑส านกงาน



FW, FY

งานระหวางกอสราง

FW############, FY############

เชน FW12110101020101 – บญชพกงานระหวางกอสราง



5

รายจาย

5############

เชน 51010101010101 – บญชเงนเดอน

ไมเกบคลง คาใชจาย

4

รายรบ

4############

เชน 43010101000201 – รายไดจากการขายแบบพมพและอนๆ

ไมเกบคลง

2

ภาษหก ณ ทจาย

2############

เชน 21110201999901 – เงนรบฝากอน

ไมเกบคลง



4. การบนทกรายการเบกวสด

หากตองการบนทกรายการเบกวสดใหเขาไปท เมน: ระบบการบรหารสนคาคงคลง >> สมดรายวน >> ธรกรรมสนคา >> การเบกจาย

เลอกท หรอ กด Ctrl+N พรอมกน เพอสรางรายการใหม ทฟลด “ชอ” เลอกสมดการเบกตามประเภทของเงนและคณะ ทฟลดค าอธบาย ระบวตถประสงควาจายใหกบหนวงานใด เพออะไร

ในแถป มต ระบมต และกดปมบนทกและกดปมทางดานขวา บนทกรายละเอยด



ระบบจะเปดหนาตางใหม ชอ บรรทดสมดรายวน ส าหรบบนทกรายการเบกสนคา

ระบบจะสรางบรรทดแรกขนมาให หรอ เลอกท หรอ กด Ctrl + N พรอมกน จากนนระบขอมลทส าคญดงน

- ระบวนทท ารายการโดยกด และเลอกวนทตองการ

- เลอกหมายเลขสนคาทตองการท าการเบกวสด โดยใชรหสทขนตนดวย IM

- ระบ ไซต (หรอ อาจระบคลงสนคากอนกได)

- ระบ คลงสนคา ซงสามารถด ปรมาณคงเหลอได โดยเลอกท แทบ ปรมาณคงเหลอ

- ระบปรมาณทตองการโดย

o ระบเครองหมายตดลบ (-) ขางหนาตวเลข ส าหรบรายการเบกใช

o ระบตวเลขเพยงอยางเดยว ส าหรบรายการทสงคน

- ราคาตนทน จะระบเฉพาะรายการทสงคน (เพอรบรมลคา) แตส าหรบรายการเบกจะไมตองระบ

ราคาตนทนได เนองจากราคาตนทนจะถกค านวณอตโนมตจากในระบบ

- ยอดตนทน ระบบจะคณปรมาณและราคาตนทนมาใหเปนยอดรวมของตนทน แตหากผลคณแสดง

ดวยทศนยมทไมถกตอง สามารถแกไขไดตามตองการ

- พนกงาน ระบพนกงานทเบก

หมายเหต หากหนาจอไมแสดงฟลดของ ไซตหรอคลงสนคา ผใชงานสามารถเพมไดเอง



โดยคลกปมเมนทางดานขวา สนคาคงคลง -> การแสดงมต

- ตกเลอก ไซต, คลงสนคา และ บนทกการตงคา จากนนกดปม ตกลง

สามารถบนทกรายการเพมเตมโดยกดลกศรลง บนคยบอรด ระบบจะขนบรรทดใหมให เพอบนทกรายการตอและเพมบรรทดไดตามตองการ เมอบนทกรายการเรยบรอย จะตองตรวจสอบความถกตองไดโดยกดปม “ตรวจสอบความถกตอง” ทางขวามอ และกดตกลง



ระบบจะขนหนาจอวา สมดรายวนปกต แสดงวาขอมลทงหมดถกตองและสามารถลงบญชได แตหากเกดขอผดพลาด ระบบจะแจงเตอนขอมลทจ าเปนตองระบเพม เชน ปรมาณ, ไซต หรอ คลงสนคา

เมอผใชงานท าการกดปมตรวจสอบและระบบแสดงหนาจอวา สมดรายวนปกต ผใชงานยงสามารถบนทกรายการเพมไดอก แตหากบนทกขอมลครบถวนถกตองแลว จะตองท าการบนทกบญชโดย กดปม “ลงรายการบญช” และกด “ตกลง”

หากด าเนนการผาน ระบบจะแสดงหนาจอวาลงบญชแลวดงภาพ (หลงจากลงบญชแลว สมดรายวนรายการน จะไมสามารถแกไขหรอเพมบรรทดไดอก)



เมอลงรายการบญชแลว สามารถพมพเอกสารจากหนาตาง สมดรายวนสนคาคงคลง >>พมพ >> สมดรายวน



5. การพมพรายงานการเบกวสด

หลงจากบนทกรายการเบกวสดเขาไปในระบบ ERP แลว ในระบบมรายงานใหตรวจสอบในสวนของการเบกจายวสด ดงน

5.1 รายงานการเบกวสด เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายงาน >> รายงานสรปการเบกวสด

ระบเงอนไข วนทเรมตน วนทสนสด ทตองการ กดปมเลอก เพอเงอนไขอนๆ



ยกตวอยางเชน ตองการดเฉพาะกลม วสดส านกงาน เลอก IM01* และกดปม ตกลง

และกดปมตกลง

รปแบบรายงานเปนดงน



5.2 รายการแสดงการรบ-จายวสด รายงานน จะแสดงรายละเอยดของการรบจาย คงเหลอ ของวสด แบบละเอยด

เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายงาน >> รายงานแสดงการรบ-จายวสด

ใสวนททตองการด หากตองการระบเงอนไขอนเพมเตม กดปมเลอก




และกดปม ตกลง

รปแบบรายงานทไดจะเปนดงน



5.3 สรปการรบเขา-เบกจาย-คงเหลอของวสด รายงานน จะแสดงรายละเอยดของการรบจาย คงเหลอ ของวสด แบบสรป

เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายงาน >> รายงานสรปการเบกวสด

ใสวนททตองการด หากตองการระบเงอนไขอนเพมเตม กดปมเลอก




และกดปม ตกลง

รปแบบรายงานทได จะเปนดงน



6. การตรวจนบวสด

ส าหรบการตรวจนบวสดทกสนงวด หรอสนเดอน เพอนบจ านวนวสดทมอยจรง เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> สมดรายวน >> การตรวจนบ

กดปม สราง หรอ Ctrl + N เพอเพมรายการใหม ระบบจะ ขนกลองขอความมาใหเลอก วาจะนบยอดสนคาคงคลงตาม คลงสนคา กดปม ตกลง



เลอก สมดรายวนในการตรวจนบ และ ค าอธบายรายการ วาตรวจนบสนคาคงคลง ณ สนเดอนเทาไหร หลงจากนน กดปมบนทกรายละเอยด

หลงจากนน กดปม สราง >> ปรมาณคงเหลอ

ระบ วนทตรวจนบ ณ สนเดอน ระบเงอนไขอนๆ เพมเตม โดยการกดปมเลอก




หลงจากนน กดปม ตกลง



ระบบ ERP จะแสดงยอดคงเหลอในระบบมาให ทชองปรมาณคงคลง คงเหลอ

ตอมา ใหท าการพมพรายการตรวจนบ โดยการกดปม พมพ รายการตรวจนบ

เลอก พมพ ปรมาณคงคลงคงเหลอ หากตองการแสดงยอดคงเหลอจากระบบดวย และกดปม ตกลง



รายการตรวจนบทได จะเปนดงน

หลงจากตรวจนบแลว ใหใสตวเลขทนบไดจรง เขามาในระบบ ERP ทชอง ตรวจนบแลว กดปม ตรวจสอบความถกตอง และลงรายการบญช



7. การค านวณตนทนใหม

ทกสนงวดบญช ตองมการค านวณตนทนของวสดใหม โดยเขาไปท เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> งานประจ างวด >> การปดและการปรบปรง

ใหผใช กดปม การค านวณใหม

ใสวนท สนงวด และสามารถใสเงอนไขได โดยสามารถค านวณทละกลมสนคาได กดปมเลอกเพอใสเงอนไข หลงจากนน กดปม ตกลง



สามารถพมพรายการปรบปรงได โดยการกดปม พมพ >> การปรบปรง

Documents

โครงการการพัฒนาระบบ ... · เช่น im01 วัสดุส านักงาน, im02 วัสดุไฟฟ้า manual is งานจ้าง