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Abrechnung von IOS Projekten
IOS Regionalpartner Eberswalde
INFORMATIONSVERANSTALTUNG
Leistungsverträge; ANBest-P v. 01.01.2009; ESF-Fördergrundsätze Brandenburg 2007-2013 Stand: 27.03.2009
Investition in Ihre Zukunft
Gefördert durch das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des
Landes Brandenburg
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
INHALT
I. Allgemeine Hinweise
1. Bestätigte Mittel
2. Feste Kosten
3. Belege
4. EAÜ-Liste
5. zuschussfähige Ausgaben
6. nichtzuschussfähige
Ausgaben
II. Mitarbeiter im Projekt
III. Gehaltsabrechnung
IV. Weitere Hinweise
V. Projektabrechnung
VI. Sonstiges
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
1. Bestätigte Mittel dürfen nur für das genehmigte Projekt und in dem festgelegten Zeitraum verwendet werden (ESF-AA Mittel)
2. Die festgelegten Kosten im Finanzierungsplan sind durch Belege – Rechnungen/Kassenbons - anteilig nummerisch darzustellen und zu untersetzen, d.h. auf jedem Einzelbeleg muss die Zuordnung zum Projekt (Projektnummer) zu erkennen sein, ohne erkennbare Zuordnung werden diese Belege nicht bearbeitet. Quittungen sind nicht förderfähig
3. Originalbelege verbleiben beim Leistungserbringer und sind erst nach Aufforderung bzw. mit der Schlussrechnung einzureichen.
4. (EAÜ-Liste) Es ist eine chronologische Einnahmen- und Ausgabenübersicht über die Datenbank zu führen (ANBest-P Nr. 6.4).
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Datenbank: www.ios-brandenburg.de
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
Zuschussfähige Ausgaben
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
1. Personalausgaben / Besserstellung (ANBest-P
Nr. 1.3) Besserstellungsverbot für jeden MA ausfüllen. MA dürfen nicht besser gestellt sein als vergleichbare
Landesbedienstete mit entsprechender Tätigkeit.
Überstunden sind nicht förderfähig.
Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) sind unter Beachtung des Besserstellungsverbotes förderfähig – nur die zeitlich den Tätigkeiten des Projektes zuzurechnenden Anteile können abgerechnet werden und wenn die Zahlung erfolgt ist.
Nutzung von PKWs auf der Grundlage der 1% Regelung durch Mitarbeiter in IOS-Projekten ist nicht förderfähig.
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
2. Lehr- und Lernmittel
3. Öffentlichkeitsarbeit
ausgeschlossen sind Honorare an Mitarbeiter, die beim LE sozialversicherungspflichtig angestellt sind
Vor- und Nacharbeiten sind in den Honorarverträgen separat auszuweisen
Lehr-und Lernmaterial welches zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind, z.B.:
Holz, Steine, Kies, Tapeten, Kopierpapier …
z. B. Gestaltung Internetseite (Logos), Foto-Videodokumentationen, Verlinkung zur ESF-Homepage (www.esf.brandenburg.de) zur Homepage der EU-Kommission und zur ios.bbv-eberswalde.de Website, Pressemitteilung vor Beginn und zum Ende des Projektes
4. Honorare für externe Kräfte (z. B. Trainer, Psychologen,
Dozenten …)
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
http://www.bravors.brandenburg.de/sixcms/detail.php?gsid=land_bb_bravors_01.c.24610.de
Zuschussfähige Ausgaben
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
5. Ersatzbeschaffungen GwG bis 410,00 € netto pro selbständig nutzungsfähigem Wirtschaftsgut ist im Finanzplan korrekt zu erläutern bzw. beim Regionalpartner Eberswalde zu beantragen, Projektbezug nachweisen -die Anschaffung muss mit dem Inhalt des Projekts übereinstimmen
Gem. Punkt 7 der Fördergrundsätze sind investive Ausgaben, z. B.
Kauf von Möbeln,
Ausrüstungsgegenständen,
Fahrzeuge,
Fahrrad (Projektbezug)
Anschaffungen zum Ende der Maßnahme !!
nicht zuschussfähig
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
6. Mieten und Mietnebenkosten für extern angemietete
Unterrichts-
/Büroräume, (Pauschalen sind nicht förderfähig; Anteil muss nachgewiesen
werden)
7. Büromaterial (z. B. Schere, Papier, Stifte, Druckerpatronen, usw.)
8. Post- und Fernsprechgebühren, u.a. Einzelverbindungsnachweis,
Karte für
das Projekt (Projektbezug)
9. Dienstreise- und Reisekosten der unter Finanzpl. Posit. 1.
genannten Personen
Für die Erstattung sind neben den VV zu § 44 LHO weitere Vorschriften zu
beachten:
Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostengesetz ,Allg.
Verwaltungsvorschriften
des Landes Brandenburg
Dienstreiseauftrag
0,20 €/km
Höchstens 130,00 €/Tag (ca. 650 km)
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
Nicht zuschussfähige Ausgabensind unter anderen folgende Ausgabepositionen:
Bußgelder, Geldstrafen, Prozesskosten
Kosten für Bilanzen und Wirtschaftsprüfer
Bankspesen, Darlehenszinsen, Sollkredit- und
Überziehungszinsen,
Kautionen
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
10. Teilnehmerbezogene Ausgaben Gruppenfahrten
Übernachtung- Verpflegung
Eintrittsgelder (Belege aufkleben, Gesamtsumme ermitteln, Anzahl der TN,
Unterschrift und Stempel des Projektverantw., Anwesenheitsliste von TN
unterschreiben lassen)
Pauschalen, Skonto, Rabatte
Besserstellungsverhältnis von Personal (ANBest.-P)-PKW Nutzung
Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen belegt werden
Ausgaben ohne Zahlungsnachweis
Ausgaben, die nicht innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen
Kosten, die nicht kostenwirksam werden (z. B. Einsatz von
Materialbeständen)
Abschreibungen
Ausgaben, die nicht im Finanzierungsplan enthalten sind, es sei denn,
es erfolgte
eine unverzügliche Änderungsmitteilung (Änderungsantrag),
die vom RP Eberswalde/LASA bestätigt wurde
Nicht zuschussfähige Ausgaben
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
IOS Formular Personaleinsatz
Übersicht Personaleinsatz Vorname Name von…bis… Jahr……… Diese Formular ist vor Beginn der Maßnahme beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen und bei Personalwechsel oder Einsatzänderung aktualisiert neu vorzulegen.durchschnittliche Arbeitszeit je Monat .. Stunden
Personaleinsatz
Maßnahme Personaleinsatz Projektnummer März April Mai Juni Juli
in% in Stunden in% in Stunden in% in Stunden in% in Stunden in% in Stunden
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 1111
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 2222
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 3333
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 4444
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 5555
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 6666
Initiative Oberschule lOS- EW/FFO- 7777
Qualifizierungsinitiative 12
50 plus wertuio
Kompetenzagentur Kp 0000
Sonstiges
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
Summe: 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
sachlich richtig: Datum: Stempel:
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
MITARBEITER IM PROJEKT
Beispiel: 52 Wochen/Jahr zu je 40 h = 2080 hminus z.B.: 12 gesetzl. Feiertage / 8 h = - 90 hminus z.B.: 30 Tage Urlaub = -
240 h --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
= 1750 effektive Arb.-Stunden/Jahr
1. Ermittlung der effektiven Jahresarbeitszeit
MITARBEITER IM PROJEKT
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2. Ermittlung des % Anteils im Projekt
Stundenanteil im Projekt (Meilensteine) - Beispiel: 80 h
Stundenanteil im Projekteffektive Arbeitszeit X 100 = 4,57 %
MITARBEITER IM PROJEKT
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Obergrenze für MA im Projekt ist der TVL-13
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung
bei Entgeltstufe 5 muss eine 10-jährige Tätigkeit im Bildungssektor
nachgewiesen werden
IOS Formblatt Gehaltsaufteilung
Dieses Formblatt ist mit jeder Abrechnung (Zwischenrechnung, Schlussrechnung) im aktuellen Zustand beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen.
Monat ………….. 2012
Gehaltsaufteilung Vorname Name (Beträge in €)
Gesamtbe-trag lOS-1111 lOS-2222 lOS-3333 Maßnahme Maßnahme Maßnahme Maßnahme Summe
Std.Summe
Maß- nahmen
Kst. xxx Kst. xxx Kst. xxx Kst xxx Kst xxx Kst xxx Kst xxx
Std. Betrag Std. Betrag Std. Betrag Std. Betrag Std. Betrag Std. Betrag Std. Betrag
Nettoverdienst
SV-Beiträge AG/AN
Steuer
- - - - - - - - - - - - - - - - -
sachlich richtig: Datum: Stempel:
GEHALTSABRECHNUNG
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1. Zeile Nettoverdienst
3. Zeile Steuern
2. Zeile SV Abgaben
Die Personalausgaben für im Projekt tätige Mitarbeiter sind in der EAÜ-Liste für jeden MA wie folgt darzustellen:
GEHALTSABRECHNUNG
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
Auf den Gehaltsnachweisen sind die einzelnen Positionen handschriftlich darzustellen und vom Bearbeiter mit Datum und Unterschrift zu bestätigen.
Siehe Beispiel:
Muster MustermannMusterstrasse 100123456 Musterhausen
Nettoverdienst 2.422,82 davon 4,57 %= 110,72 EUR
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
SV-AG = 681,01 SV-AN = 726,70 U2 = 12,33--------------------------------
1.420,04 davon 4,57 % = 64,89 für IOS
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
Muster MustermannMusterstrasse 100123456 Musterhausen
Steuer-Gesamt = 379,80davon 4,57 % = 17,35 € für IOS
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
2. Einbinden in die EAÜ - ListeDatum Glied
erung
lt.FPL
Einzahler /
Empfänger
Grund der Zahlung
Beleg Nr. Zahlungsbeweis Bank/Kasse
Einnahme ges.
Ausgabe Rechnung gesamt
davon Betrag Projekt
24.06.11
1.2 Musterzahler
Gehalt Herr Mustermann August 2011
Gehaltsabrechnung Nettoverdienst August 2011 Bank
2.422,82
110,72
24.06.11
1.2 Musterzahler
Gehalt Herr Mustermann August 2011
Gehaltsabrechnung SV Abgaben August 2011 Bank
1.420,04 64,89
30.06.11
1.2 Musterzahler
Gehalt Herr Mustermann August 2011
Gehaltsabrechnung SteuernAugust 2011 Bank 379,80 17,35
24.07.11
BBV EBW 1. MAF Zwischenrechnung/Schlussrechnung 005/10
KA 14/10 192,96
30.07.11 3.3 Musterzahler anteilige Verpflegung TN
Rechnung Nr. 12/12 KA 15/10
1200,00
600,00
GEHALTSABRECHNUNG
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
Handreichung zum Erstellen eines Angebotes
und Erfassen der Ausgaben und Einnahmen finden Sie in auf der Website
des Regionalpartners Eberswalde
ios.bbv-eberswalde.de
WEITERE HINWEISE
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
1. Bei Nutzung von Miet-, Leasing und betriebseigenen Fahrzeugen (projektbezogenen Dienstreisen) sind tatsächlich getätigte Ausgaben anteilmäßig (gefahrene km lt. Fahrtenbuch) zuwendungsfähig, wie z.B: Kraftstoff, Öl, Wartung und Pflege, Reparaturen Versicherungen …
2. Liefer- und Leistungsverträge Es gelten folgende Auftragswerte:
- Aufträge bis 500 € - freihändige Vergabe
- bei Aufträgen von 500,01 - 20.000 € - freihändige Vergabe und
mind. 3 Angebote, Vergabevermerk
WEITERE HINWEISE
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
WEITERE HINWEISE
3. Miete und Nebenkosten Ausgaben für Mieten von Räumlichkeiten und
Nebenkosten sind grundsätzlich zuschussfähig. Pauschale sind nicht förderfähig (Heizung, Reinigung, etc.).
Für die Abrechnung sind vorzulegen:
• Mietverträge mit dem anteiligen m²
Nachweis,
• rechnerische Ermittlung der anteiligen
Beträge,
• Rechnungen,
• Zahlungsbeweise. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
WEITERE HINWEISE5. Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind grundsätzlich nicht förderfähig.
→ Nur bei Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung,
Workshops können im Einzelfall Bewirtungskosten in
angemessener Höhe als zuschussfähig anerkannt werden
(z. B. Kaffee, Tee, belegte Brötchen, alkoholfreie Getränke),
→ Der Verwendungszweck (Bezeichnung und Dauer der
Veranstaltung)
und die TN (Zahl) sind auf den Belegen anzugeben,
→ Arbeitsberatungen sind normale Tagesgeschäfte und nicht
förderfähig
6. Information und Publizität - Öffentlichkeitsarbeit Wer eine Zuwendung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds
erhält, ist verpflichtet, dies in geeigneter Form öffentlich bekannt zu geben und bei allen Veröffentlichungen zum Projekt auf die Mitfinanzierung durch den ESF hinzuweisen (Art. 8 VO (EG) Nr. 1828/2006).
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
WEITERE HINWEISE
- Arbeitshinweise und verbindliche Vorgaben zur Öffentlichkeitsarbeit sind:
im Merkblatt „Information und Publizität für ESF-
geförderte Projekte“ zusammengefasst und stehen im
Internet auf der jeweiligen Website der LASA Brandenburg
GmbH und unter
Des Weiteren können Sie sich Dokumente, Vorlagen und
Richtlinien von
der Website des IOS Regionalpartners ios.bbv-eberswalde.de
herunterladen oder einsehen.
zum downloaden bereit.
www.esf.brandenburg.de/sixcms/media.php/land_bb_boa_01.c.71312.de
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
- Ausgabebelege: Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag gesamt, Betrag anteilig für das Projekt
(Skonto beachten) Zahlungsbeweis, bei Gegenständen den Verwendungszweck Eindeutige Zuordnung zum Projekt Steuernummern auf Rechnungen, Bearbeiterkürzel
WEITERE HINWEISE
Die Beschaffenheit der Belege sind die ANBest-P Nr. 6.4 benannt:
- Einnahmebeleg: Einzahler, Grund der Zahlung, Datum, Projektzuordnung
7. Rechnungen/Kassenbons
- Kassenbon (Kassenbuch ) Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag
gesamt Betrag anteilig für das Projekt-Projektzuordnung Steuernummern Max. 150,00 €
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
WEITERE HINWEISE
Als Eigenmittel bei Privatschulen kommen die zusätzlichen Einnahmen nicht in Betracht. Sie sind nicht Bestandteil des bestätigten Finanzplans. Die Schulen müssen den laut Antrag geplanten Eigenanteil erbringen.
„ … Die aus den Schulprojekten generierten Einnahmen (z.B. bei Schülerfirmen) sind nach Bewilligung hinzugetretene zusätzliche Mittel. Die Einnahmen müssen in die Projektfinanzierung einbezogen werden. Spätestens mit der Endabrechnung des Schulprojekts sind diese mit anzugeben. Gemäß Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen
zur Projektförderung (ANBest- P) Ziffer 2.2 verringert sich dadurch die Zuwendung (hier für das Schulprojekt) um den vollen in Betracht kommenden Betrag. (bei Fehlbedarfsfinanzierung, sofern sich der Fehlbedarf dadurch verringert)…“
8. Projekte mit Schülerfirmen
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
WEITERE HINWEISE
Meilensteine (Datenbank)• korrekt eintragen, hier sind die Stunden / MA
erkennbar, welche für die Erstellung des Besserstellungsverbotes notwendig sind
Finanzplan (Datenbank)• Erläuterungen detailliert ausfüllen, wenn Platz nicht
reicht, unter Bemerkungen weiterführen (siehe „Bemerkungen“) Entsorgungsleistungen z.B.
wie Holzkeile, Tapetenreste, Werkzeuge, Abfälle etc.. sind nur dann förderfähig, wenn im Einzelfall ein Projektbezug eindeutig hergestellt werden kann.
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
PROJEKTABRECHNUNGDie Grundlage für eine Abrechnung von Projekten ist das korrekte Ausfüllen der EAÜ-Liste in der Datenbank:1. Zwischenrechnung
mit der Zwischenrechnung sind einzureichen: Statistik zum Jahresende Formblatt Gehaltsaufteilung/Person 1 Stichprobe aus den Personalkosten – Mittelfluß
nachweisen (Gehaltsnachweise, BG Nachweis, Zahlungsbeweis) 1 Stichprobe aus den Sachkosten - Mittelfluß
nachweisen (Rechnung, Zahlungsnachweis, Honorarvertrag, Mietverträge, Rechnung, Zahlungsnachweis)
2. Schlussrechnung Alle Kopien der Originalbelege einreichen – Mittelfuß
nachweisen Formblatt Gehaltsaufteilung/Person Sachbericht 3. Formulare Alle Vorlagen und Formblätter können auf der Website
ios.bbv-eberswalde.de heruntergeladen werden.